En pocas palabras:
Gracias a estos 5 KPI:
- Evite los riesgos de sobrecarga y subutilización gracias a indicadores claros.
- Verifique si sus equipos rellenan correctamente sus timesheets para un seguimiento preciso del staffing.
- Asegúrese de que se respeta el tiempo previsto en los proyectos de clientes.
- Analice las tareas internas: identifique quién les dedica demasiado tiempo, por qué, y la naturaleza de estas actividades.
Dirigir el staffing en agencia sin KPI es avanzar sin referencias. Demasiados recursos movilizados, y su margen s “e desploma. Muy pocos, y sus equipos s” e agotan o sus proyectos se retrasan. Afortunadamente, existe una brújula fiable: los KPI de staffing. Con ellos, maximiza la rentabilidad preservando sus talentos. En este artículo, vamos a ver cuáles son los 5 imprescindibles.
Los riesgos de una gestión sin KPI
Sin indicadores claros, expone su agencia a varios riesgos importantes:
- Sobrestaffing de proyectos: Cuando asigna demasiados recursos, como días o perfiles más costosos de lo necesario, reduce su margen y debilita la rentabilidad global.
- Subutilización o sobrecarga de colaboradores: Los equipos sobrecargados se agotan rápidamente, mientras que los talentos subutilizados se desmotivan, aumentando el riesgo de burn-out o rotación.
- Falta de visibilidad: Sin datos fiables, se vuelve complejo anticipar sus prioridades o necesidades futuras, lo que convierte la planificación en un rompecabezas.
- Oportunidades perdidas e insatisfacción de los equipos: Podría tener dificultades para responder a demandas urgentes o gestionar períodos de actividad reducida, impactando tanto en sus resultados como en la motivación de los equipos.
Estos escollos no solo comprometen el rendimiento financiero de su agencia, sino también el bienestar de sus colaboradores. Por el contrario, una gestión basada en KPI pertinentes abre el camino a una optimización global. Explorémoslos en detalle.
Los 5 KPI esenciales para optimizar su staffing
1. Tasa de utilización (o de staffing)
La tasa de utilización mide la carga de trabajo real en relación con la capacidad total disponible de sus equipos. Es un indicador crucial para evitar escenarios de sobrecarga o inactividad que perjudican el rendimiento global de su agencia.
Este KPI ayuda a identificar:
- Los colaboradores en sobrecarga.
- Los períodos o proyectos donde los talentos están subutilizados.
- Las diferencias entre el tiempo facturable y el tiempo empleado en actividades anexas.
¿Por qué es importante?
Una tasa demasiado elevada genera sobrecargas, mientras que una tasa demasiado baja conlleva una subutilización de recursos y pérdidas financieras.
¿Cómo seguirlo?
- Software de gestión de recursos: Integre una herramienta para centralizar y visualizar en tiempo real las cargas de trabajo individuales y colectivas.
- Cuadros de mando personalizables: Configure indicadores clave que permitan identificar rápidamente las situaciones de sobrecarga o subutilización.
- Forecasting: Utilice herramientas predictivas para prever las necesidades futuras y evitar cuellos de botella durante los picos de actividad o períodos de inactividad prolongada.
Impacto esperado: Una gestión equilibrada de las cargas de trabajo mejora la productividad de los colaboradores, reduce el riesgo de burn-out y maximiza la utilización eficaz de los recursos, aumentando al mismo tiempo la rentabilidad global.
2. Tasa de improductividad
Una empresa desperdicia el 11,4% de sus recursos debido a una mala gestión de proyecto.
Este KPI mide el tiempo no facturable o empleado en tareas internas. Pone de manifiesto las ineficiencias en la gestión del tiempo y las prioridades.
Este KPI ayuda a identificar:
- Los colaboradores que emplean demasiado tiempo en proyectos internos o actividades de bajo valor añadido.
- Los cuellos de botella en los procesos que ralentizan los entregables.
- Las actividades no facturables que consumen tiempo como reuniones innecesarias o tareas administrativas.
¿Por qué es crucial?
Reducir la improductividad permite maximizar el tiempo facturable y mejorar la rentabilidad.
¿Cómo seguirlo y optimizarlo?
- Análisis de timesheets: Examine regularmente las hojas de tiempo para identificar las actividades no facturables y las misiones internas que ocupan un lugar desproporcionado.
- Automatización: Implemente herramientas para automatizar tareas repetitivas o administrativas, como la introducción de datos o la gestión de reuniones.
- Optimización de reuniones: Limite la duración y el número de participantes en las reuniones, e introduzca agendas claras para evitar pérdidas de tiempo.
- Procesos simplificados: Identifique los pasos innecesarios en sus flujos de trabajo y simplifíquelos para acelerar los entregables.
- Feedback de los equipos: Organice sesiones con sus colaboradores para identificar los bloqueos en su gestión del tiempo y priorice las soluciones adaptadas.
Impacto esperado: Al reducir las tareas no facturables, concentra los esfuerzos de sus equipos en actividades generadoras de valor, lo que mejora los márgenes y aumenta la satisfacción de los colaboradores.
3. El objetivo facturable
El objetivo facturable permite definir un porcentaje objetivo de tiempo facturable por colaborador y compararlo con la realidad del terreno. Este indicador es crucial para evaluar si la asignación de recursos permanece alineada con los objetivos financieros de la agencia.
Este KPI ayuda a identificar:
- Las diferencias entre la tasa facturable esperada y la tasa real por colaborador.
- Las desviaciones que impactan en la rentabilidad de los proyectos y aumentan el coste por colaborador.
- Los signos de desequilibrio entre el tiempo empleado en temas de clientes y tareas anexas.
¿Por qué es crucial?
Un objetivo facturable realista garantiza que los colaboradores permanezcan concentrados en misiones de alto valor añadido. Si la tasa facturable real es inferior al objetivo, esto conlleva un aumento de los costes por colaborador y una presión incrementada sobre la rentabilidad global.
¿Cómo seguirlo?
- Análisis de las tasas facturables por colaborador: Siga regularmente el porcentaje de tiempo empleado en proyectos de clientes en relación con el total de horas trabajadas. Identifique las diferencias para ajustar sus prioridades.
- Seguimiento de la rentabilidad del proyecto: Verifique que el tiempo realmente dedicado a los proyectos de clientes esté en adecuación con los objetivos previstos para evitar desviaciones financieras.
- Evaluación de tareas anexas: Identifique a los colaboradores que dedican demasiado tiempo a actividades no relacionadas con clientes y establezca soluciones para optimizar su tiempo.
Impacto esperado:
Un objetivo facturable bien seguido permite mantener la rentabilidad de los proyectos, evitar un aumento de los costes operacionales y asegurar una asignación óptima de recursos a las misiones estratégicas.
Caroline Vignand
Directora Asociada, POP FOR YOU (Grupo Humanskills)
Gracias a una planificación anticipada de recursos y a una mejor estimación del tiempo empleado por proyecto, la agencia no solo ha mejorado su seguimiento de rentabilidad, sino que también ha ahorrado 5 horas por semana. Un verdadero avance posible gracias al uso de Furious.
4. Tasa de tiempo empleado en proyectos vendidos
Este KPI mide la proporción de tiempo que sus equipos dedican a proyectos facturados, en relación con el total de horas trabajadas.
Este KPI ayuda a identificar:
- Las diferencias entre el tiempo previsto y el tiempo realmente empleado en proyectos de clientes.
- Las pérdidas de tiempo en actividades no prioritarias o ineficaces.
- Los recursos subutilizados en proyectos donde sus competencias podrían ser mejor explotadas.
¿Por qué es crucial?
Este KPI permite garantizar que el tiempo invertido por los colaboradores genere un máximo de valor para la agencia.
¿Cómo seguirlo?
- Comparación previsiones/realizaciones: Integre un software de gestión de recursos para comparar automáticamente el tiempo previsto para cada proyecto con el tiempo realmente empleado. Estas diferencias deben analizarse regularmente para detectar ineficiencias o ajustar las prácticas.
- Cuadros de mando detallados: Configure indicadores para seguir:
- La relación entre horas facturadas y horas trabajadas.
- Las diferencias por proyecto o por equipo para localizar las misiones menos rentables.
- Análisis cualitativo: Organice revisiones de proyecto para identificar por qué ciertos proyectos consumen más tiempo del previsto (dificultades imprevistas, planificación subestimada, competencias mal asignadas).
- Optimización de prioridades: Identifique las tareas no prioritarias que gravan el tiempo disponible para misiones facturadas y establezca soluciones para reducir o externalizar estas actividades.
- Feedback del colaborador: Consulte a los equipos para comprender los eventuales bloqueos en la gestión de su tiempo y ajuste sus procesos para reducir las pérdidas.
Impacto esperado:
Un mejor dominio de este KPI le permitirá aumentar el tiempo productivo asignado a proyectos de clientes, mejorar la rentabilidad de cada misión y maximizar la utilización de las competencias de los colaboradores.
5. Tasa sobre las ausencias
La tasa sobre las ausencias mide el impacto de las ausencias (vacaciones, enfermedades, rotación) en la productividad global de la agencia. Este KPI no debe limitarse únicamente a las ausencias puntuales, sino también integrar los efectos de las marchas y llegadas de colaboradores, que pueden afectar la continuidad de los proyectos.
Este KPI ayuda a identificar:
- Las ausencias recurrentes que perturban las planificaciones.
- Los períodos críticos donde una rotación o vacaciones impactan en la continuidad de los proyectos.
- Las necesidades de flexibilidad adicionales para paliar los imprevistos.
- Las fases de transición relacionadas con las marchas e integraciones de nuevos colaboradores, que pueden conllevar interrupciones en los proyectos.
¿Por qué es crucial?
Un seguimiento preciso de las ausencias y transiciones permite prevenir perturbaciones en los proyectos, anticipar los picos de actividad y reducir la sobrecarga para los equipos restantes. Una mala gestión de estas fases puede retrasar los proyectos e impactar en la satisfacción del cliente.
¿Cómo seguirlo y optimizarlo?
- Seguimiento en tiempo real: Utilice un sistema centralizado para registrar las ausencias y movimientos del personal. Esto le da una visión de conjunto sobre las vacaciones planificadas, ausencias imprevistas y períodos de transición.
- Cuadros de mando dinámicos: Configure indicadores para seguir:
- La tasa de ausencias por equipo o por período.
- Las ausencias críticas (en proyectos clave o en momentos sensibles).
- Los períodos de transición (preaviso, onboarding) para anticipar el impacto en los proyectos.
- Plan de transición estructurado: Anticipe las marchas e integraciones con procesos de transferencia claros. Establezca soluciones como el mentoring, la documentación de proyectos o formaciones aceleradas para los recién llegados.
- Recursos de respaldo: Prevea soluciones flexibles como colaboradores de back-up o una reserva de freelances para mantener la continuidad de los proyectos.
- Comunicación regular: Informe a sus equipos de las marchas y llegadas futuras para organizar mejor la distribución de tareas y fluidificar las transiciones.
Impacto esperado: Al integrar la gestión de ausencias y fases de transición, limita las perturbaciones en sus proyectos, asegura una continuidad en la producción y reduce la sobrecarga de trabajo para sus equipos. Refuerza así la resistencia de su organización frente a los movimientos de personal.
Cómo integrar estos KPI en sus prácticas cotidianas
Implique a sus equipos en el proceso
Un buen seguimiento de los KPI comienza por una buena adopción de herramientas y prácticas. Los equipos que comprenden la importancia de los KPI se implican más en su seguimiento y cumplimiento.
Consejo de campo: Organice reuniones regulares para compartir los rendimientos y explicar cómo los datos influyen en sus decisiones. La adhesión colectiva refuerza la dinámica de equipo.
Centralice sus datos para una visión global
Trabajar con KPI dispersos en varios archivos o herramientas es como montar un puzzle al que le faltan piezas. Una centralización eficaz le permite visualizar en tiempo real el estado de sus recursos.
¿Cómo hacerlo?
Utilice una plataforma única para recopilar, analizar y compartir sus datos en tiempo real. Establezca cuadros de mando personalizables accesibles a todos los responsables.
Impacto: Gana en visibilidad y puede tomar decisiones informadas rápidamente.
Automatice el seguimiento de indicadores
El seguimiento manual de los KPI consume tiempo y es propenso a errores. Una automatización le permite dedicar su tiempo a tareas estratégicas.
¿Cómo hacerlo?
- Establezca alertas automáticas para detectar desviaciones críticas en tiempo real.
- Utilice una herramienta para automatizar el reporting y obtener datos precisos.
Impacto: Ahorra tiempo y mejora la fiabilidad de sus análisis.
(Con Furious, los cuadros de mando se actualizan automáticamente en función de los datos introducidos por sus equipos. Incluso recibe alertas para anticipar sobrecargas o desequilibrios.)
Pase al análisis predictivo
Una gestión eficaz no se detiene en el presente: se proyecta hacia el futuro. Gracias a herramientas de forecasting, anticipa las necesidades futuras y distribuye mejor sus recursos.
¿Cómo hacerlo?
- Integre herramientas de forecasting para anticipar las variaciones de actividad.
- Analice las tendencias históricas para ajustar sus estrategias.
Impacto: Reduce los imprevistos y optimiza sus planificaciones.
Evalúe regularmente sus prácticas
Los KPI no están fijados. Las necesidades de su agencia evolucionan y sus indicadores deben adaptarse para seguir siendo pertinentes.
Nuestro consejo: Después de cada proyecto, organice un balance para analizar lo que ha funcionado (o no) y ajustar sus metodologías. De esta forma, mantendrá una gestión ágil y eficaz.
Haga de sus KPI una palanca estratégica
Seguir estos KPI es dar a su agencia los medios para dirigir eficazmente su staffing maximizando al mismo tiempo su rentabilidad.
Con Furious, visualiza estos KPIs en tiempo real. Gracias a cuadros de mando claros y alertas automáticas, transforma sus datos en decisiones informadas. Resultado: más visibilidad, menos estrés, y una agencia que se mantiene en la senda del crecimiento.
No deje que los KPIs sean simples cifras: conviértalos en las palancas estratégicas de su éxito.
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