Todos los editores de ERP prometen lo mismo: ahorro de tiempo, visibilidad recuperada, rentabilidad mejorada. Los folletos comerciales están repletos de porcentajes impresionantes y promesas seductoras.
¿Pero cuántas horas se ganan realmente ? ¿Qué impacto medible en su rentabilidad? ¿Qué diferencia concreta en su día a día?
Para responder a estas preguntas, hemos pedido a cinco directores de agencias y de consultoras que abran sus paneles de control de Furious. Nada de discursos de marketing. Solo cifras reales, ganancias medibles, transformaciones vividas.
Los protagonistas:
- Lou Van Assche, Directora de operaciones en KOHE
- Pascal VanBerten, Director asociado de Progress Partners
- Shirley Jagle, Fundadora de Kairos
- Amaury Bataille, Director general de Monet
- Jérémy Mazaud, Responsable Administrativo y Financiero en Ctzar
Esto es lo que han ganado. De verdad. Con cifras.
El tiempo recuperado: de varios días a unas horas
La facturación que ya no estresa
La facturación es el quid de la cuestión. Y, sin embargo, en la mayoría de las agencias también es un pozo sin fondo en cuanto a tiempo. Exportaciones manuales desde tres herramientas diferentes, consolidación de datos en archivos Excel que se bloquean en el peor momento, recordatorios a clientes que se hacen a mano…
Lou Van Assche (KOHE) no se anda con rodeos : «Hemos pasado de varios días de facturación a medio día al mes. Y, sobre todo, sin estrés». Varios días. Medio día. Hagan cuentas: es entre un 70% y un 90% de tiempo ganado en una tarea que se repite cada mes.
En Ctzar, Jérémy Mazaud vivía un infierno administrativo: «Los pagos a proveedores me llevaban hasta tres días. Hoy en día, se soluciona en 30 minutos». Tres días. Treinta minutos. El tipo de cifra que dan ganas de llorar cuando uno piensa en los años que ha pasado haciendo eso manualmente.
No es solo tiempo ganado. Es menos estrés, errores evitados, una tesorería mejor gestionada. Lou lo confirma: «Lo que era una fuente de tensión permanente se ha convertido en una formalidad. Hemos recuperado el control de nuestra gestión».
La constatación : Entre un 70% y un 95% de tiempo ganado en la facturación y las tareas administrativas. No un 10%. No un 20%. Hablamos de dividir por 5 a 20 el tiempo dedicado.
Los plannings que se hacen (casi) solos
Quien dice agencia dice planning. Y quien dice planning, a menudo dice pesadilla. Archivos Excel compartidos donde tres personas escriben al mismo tiempo, duplicados de entrada entre la herramienta de gestión de proyectos y el planning, reuniones de producción que se eternizan porque nadie tiene la misma versión de la verdad…
Shirley Jagle (Kairos) lo ha cronometrado: «Calculo que me ha hecho ganar alrededor de un 30% de tiempo en todos los puestos de jefe de proyecto. El planning, tardo tres veces menos en hacerlo porque ya está pre-rellenado».
30% en todos los puestos de jefe de proyecto. Tres veces menos tiempo en los plannings. En una agencia de 10 personas con 3 jefes de proyecto, hablamos de recuperar el equivalente a un medio tiempo.
En J’articule, Estelle, office manager, testifica: las reuniones de producción han pasado de 3 horas a 45 minutos. Y, sobre todo: «Ya nadie sale enfadado». El tiempo ganado está bien. La serenidad recuperada es mejor.
Caroline Vignand-Olivier, directora asociada en Pop For You, ha hecho sus cuentas: «Utilizar Furious me hace ganar alrededor de 5 horas por semana». Cinco horas. Por semana. En un año, son 260 horas. Más de un mes y medio a tiempo completo.
La constatación : 30% a 70% de tiempo ganado en la gestión operativa. Un mes y medio al año recuperado para hacer otra cosa que reporting.
Del retrovisor al GPS en tiempo real
Hay una diferencia fundamental entre constatar que un proyecto se ha desviado y ver llegar la desviación. Entre pilotar con el retrovisor y tener un GPS que te avisa 5 km antes de la curva.
Amaury Bataille (Monet) lo explica sencillamente: «Nos permite pilotar nuestro negocio y hacer que la gente trabaje junta. Tenemos KPIs que nos permiten ver de un vistazo dónde estamos».
Matthieu Didailler (Insign) utiliza una metáfora elocuente: «Antes, era como hacer fotos. Mirábamos la situación a posteriori, en el retrovisor. Con Furious, ahora podemos anticipar y proyectarnos hacia el futuro gracias a la planificación en tiempo real».
Harold Gardas, CEO de Köm Média, ya ni siquiera coge el teléfono: «Ya no necesito preguntar a mis directores, consulto directamente mi dashboard y tengo una visión clara de todo».
La constatación : Paso de una gestión reactiva (constatamos el problema cuando es demasiado tarde) a una gestión anticipativa (vemos venir y actuamos antes). Es la diferencia entre apagar incendios y evitar que se declaren.
La rentabilidad desbloqueada: el dinero que ya no se esfuma
El 30% de las facturas que ya no se pierden
Hablemos de dinero. ¿Cuántas misiones facturan realmente en comparación con lo que deberían facturar? Si no conocen esta cifra, probablemente tengan un problema.
Pascal VanBerten (Progress Partners) tenía un gran problema : «Antes, perdíamos el 30% de las facturas y el 80% de las misiones en régimen de administración no se facturaban». Vuelvan a leer esta frase. 30% de las facturas. 80% de las misiones en régimen de administración. Es su dinero que va directamente a la basura.
«Con Furious, todo lo que se registra se factura, lo que ha aumentado nuestros ingresos. Hoy en día, solo el 9% de las facturas quedan impagadas gracias a la automatización».
De un 30% de pérdida a un 9% de impagos. Son 21 puntos porcentuales recuperados. En una consultora que factura 500.000 €, eso representa 105.000 € que entran en las arcas en lugar de evaporarse.
Nicolas Quilliet (Wokine) ha trabajado en otro ángulo: «Hemos conseguido dividir por dos las facturas pendientes de pago, para no superar un mes de facturación pendiente».
Dividir por dos su BFR es dividir por dos el riesgo de tensión de tesorería. También es dividir por dos el dinero inmovilizado que no trabaja para ustedes.
La constatación : Hasta un 30% de ingresos recuperados + mejora drástica de la necesidad de fondos de maniobra. Según los estudios del sector, las empresas de servicios que no hacen un seguimiento preciso de sus horas facturables pueden perder hasta 50.000 € de ingresos anuales por colaborador.
Los proyectos salvados in extremis
¿Conoce esa sensación? Un proyecto que debía ser rentable, un cliente contento, todo parece ir bien… y tres meses después de la entrega, se dan cuenta de que han perdido dinero en él. Pero es demasiado tarde para hacer nada.
Shirley Jagle (Kairos) ha cambiado de enfoque: «El KPI que sigo prioritariamente es el del margen. Me permite asegurarme de que no superamos los tiempos asignados en los presupuestos. Si lo superamos, o lo hablo con el cliente, o ajusto el próximo presupuesto para no volver a cometer el mismo error».
El seguimiento del margen en tiempo real no es un lujo. Es la diferencia entre descubrir que han perdido 15.000 € en un proyecto seis meses después de su finalización, y poder reaccionar durante el proyecto.
Vincent Tenenbaum (Fidesio) puede dar fe de ello: «Reaccionamos en tiempo real en una misión que se estaba yendo al garete. Eso salvó nuestro margen y desencadenó una revisión de nuestra tabla de precios».
Alexandre Ayme (Adveris) resume la transformación: «En nuestra antigua herramienta, constatábamos que el proyecto ya estaba en la pared. Lo que realmente importa es poder verlo venir y evitar la pared, y eso es exactamente lo que Furious nos permite hacer».
La constatación : La detección precoz de las desviaciones = márgenes preservados. Cuando facturan a tanto alzado, cada hora no anticipada merma su rentabilidad. Según los datos del sector, las agencias que no controlan su valoración inicial sufren una erosión media del 25% al 35% en el margen operativo real.
La facturación que se duplica (y que sigue siendo rentable)
Crecer está bien. Crecer sin dejar de ser rentable es mejor. Muchas agencias experimentan el doloroso crecimiento no controlado: la facturación aumenta, los equipos crecen, pero, curiosamente, no queda más dinero a final de mes.
Amaury Bataille (Monet) tiene una anécdota elocuente: «Utilizamos Furious desde hace ya algo más de dos años. Desde que instalamos Furious, hemos duplicado nuestra facturación en dos años».
Duplicado. En dos años. Pero eso no es todo: «Hemos puesto en marcha la gestión de las compras, lo que nos permite ver la rentabilidad del margen bruto por proyecto de forma automatizada. Podemos agregar nuestras estimaciones de margen bruto, tanto en lo realizado como en lo previsto. Ya no podríamos prescindir de nuestra estimación de margen bruto, que seguimos casi a diario».
Facturación x2, pero con un seguimiento diario de la rentabilidad. Esa es toda la diferencia entre engordar y desarrollarse.
Michael Illouz (Conceptory) lo confirma: «Desde que utilizamos Furious, nuestros proyectos son cada vez más rentables, sobre todo gracias a los estados y al back-office. Para la facturación y la tesorería, también es mucho más claro».
Harold Gardas (Köm Média) utiliza esta visibilidad para pilotar: «Furious nos ayuda a identificar los proyectos rentables gracias a una auditoría con KPIs de clientes, lo que nos permite saber dónde intensificar nuestros esfuerzos comerciales».
La constatación : Un crecimiento controlado y rentable. No solo facturación por la facturación. Facturación que se transforma efectivamente en tesorería y en resultado. Según un estudio de Sage de 2017, las pymes pierden de media 142 días al año en tareas administrativas que podrían automatizarse.
La visibilidad recuperada: saber por fin lo que pasa
Cuando todo el mundo tiene acceso a la misma información
En muchas agencias, están «los que saben» y «los que ejecutan». La información está centralizada en una o dos personas. Si estas personas están ausentes o desbordadas, todo se detiene. Y, sobre todo, eso crea silos, incomprensiones, fricciones.
Jérémy Mazaud (Ctzar) ha vivido esta transformación: «Furious ha sustituido a varias herramientas por sí solo. Todo está centralizado, ganamos tiempo, cometemos menos errores».
Jérôme Balmain (La Haute Société) describe el antes y el después: «Antes de Furious, la información estaba centralizada en una persona y no dábamos visibilidad a todo el mundo. Hoy en día, podemos ver el planning de cada colaborador; todo el mundo tiene acceso a la información sin necesidad de preguntar. El mayor ahorro de tiempo se produce en los plannings compartidos. Eso ha permitido descentralizar el papel del director de producción: hoy en día, los jefes de proyecto pueden gestionar directamente las adaptaciones».
Véronique Gervais (O2M) lo confirma: «Toda la información relativa a un proyecto está centralizada y compartida. Esto refuerza la autonomía de los consultores y agiliza los intercambios».
La constatación : Descentralización de la información = mayor autonomía + colaboración fluida. Cuando todo el mundo trabaja sobre la misma base de datos en tiempo real, ya no hay versiones contradictorias, ni «yo pensaba que», ni doble trabajo.
La serenidad que vuelve
Están las ganancias medibles en euros y en horas. Y luego están las ganancias «invisibles» que lo cambian todo: la carga mental que disminuye, el estrés que se desvanece, los equipos que respiran.
Lou Van Assche (KOHE) lo dice claramente: «Lo que era una fuente de tensión permanente se ha convertido en una formalidad. Hemos recuperado el control de nuestra gestión».
Shirley Jagle (Kairos) ha constatado el efecto desde la primera semana: «Hemos ganado en serenidad muy rápido. Ya al cabo de una semana, teníamos más visibilidad».
Jérémy Mazaud (Ctzar) resume en tres palabras: «¿Qué nos ha aportado Furious? Estructura, visibilidad y, sobre todo… serenidad».
En J’articule, el cambio es flagrante según Estelle: «Ya nadie sale enfadado de las reuniones de producción». Cuando sus reuniones de producción ya no terminan en pugilato, es que algo ha cambiado fundamentalmente.
Vincent Tenenbaum (Fidesio) describe el paso de un modo de funcionamiento a otro: «Estamos menos en la reactividad sufrida, más en la anticipación. Y eso cambia todo en el estrés del día a día».
La constatación : Bienestar en el trabajo preservado = equipos duraderos. La rotación de personal cuesta caro, muy caro. Según los estudios de RR. HH., sustituir a un directivo cuesta entre 6 y 9 meses de salario. Mantener a sus equipos serenos y comprometidos no es solo un plus. Es un reto de rentabilidad.
¿Por qué funciona (y por qué podría no funcionar)?
La adopción rápida: cuando la herramienta no combate a los usuarios
Un ERP, por muy eficiente que sea, no vale nada si nadie lo utiliza. ¿Cuántas empresas han comprado licencias para herramientas que han permanecido desiertas después de tres meses de prueba?
Lou Van Assche (KOHE) ha encontrado la diferencia: «Furious es la primera vez que una herramienta se adapta realmente a nuestra forma de trabajar. No nos plegamos a ella, es ella la que se adapta a nosotros».
Estelle (J’articule) ha constatado el efecto desde la primera semana: «Tres meses después de la implantación, Furious ya formaba parte de los reflejos del equipo. Hoy en día, ya no podríamos prescindir de él».
Laurent Kretz (Cosa) explica lo que marca la diferencia: «¿Qué nos ha convencido? Furious habla nuestro idioma. Está pensado para agencias, por gente que entiende nuestras verdaderas limitaciones».
El punto clave : Una herramienta pensada POR agencias PARA agencias. No un ERP generalista que se intenta adaptar como se puede a su profesión. Una herramienta que entiende de inmediato lo que es un TJM, un staffing, un margen bruto de proyecto.
El fin del milhojas de herramientas
¿Cuántas herramientas utiliza hoy en día? Un CRM por aquí, una herramienta de gestión de proyectos por allá, una hoja de cálculo de Excel para la facturación, otra para la planificación, un Trello para las tareas, un Slack para comunicarse, un Google Drive para los documentos…
Según los estudios, las empresas de servicios utilizan de media entre 7 y 12 herramientas diferentes. Resultado: duplicados, triple introducción de datos, incoherencias, nadie que tenga una visión global.
Amaury Bataille (Monet) describe el efecto de un sistema centralizado: «Nos permite dirigir nuestro negocio y hacer que la gente trabaje junta, que vean lo que se está haciendo y que realmente ganemos en fluidez».
Jérémy Mazaud (Ctzar) hizo limpieza: «Furious ha reemplazado varias herramientas por sí solo. Todo está centralizado, ganamos tiempo, cometemos menos errores y aligeramos nuestra nube».
Michael Illouz (Conceptory) confirma: «Desde que usamos Furious, hemos podido prescindir de dos herramientas.»
Cédric Morel (Hula-Hoop) lo resume: «Antes utilizábamos varias herramientas dispersas: una para la gestión, otra para la planificación y otra para la relación con el cliente. La verdadera fuerza de Furious es que toda la actividad de la agencia está ahora centralizada, de arriba abajo, lo que nos da una visión global en tiempo real».
La constatación : Un sistema nervioso central único. Se acabó la doble introducción de datos. Se acabó el «espera, ¿en qué herramienta estaba esto?». Se acabaron las versiones contradictorias de la verdad. Una sola base de datos, actualizada en tiempo real, accesible a todos.
Furious nos ayuda a identificar los proyectos rentables mediante una auditoría con KPIs de clientes, lo que nos permite saber dónde intensificar nuestros esfuerzos comerciales.
Lo que hemos aprendido (y lo que debería recordar)
El ROI medible
Volvamos a los números brutos:
Sobre el tiempo:
- 70% a 95% de tiempo ganado en la facturación (varios días → media jornada)
- 30% a 70% de tiempo ganado en la gestión operativa
- 5 horas recuperadas por semana por jefe de proyecto
- Reuniones de producción divididas por 4 (3h → 45 min)
Sobre la rentabilidad:
- Hasta un 30% de ingresos recuperados en las facturas perdidas
- 80% de las misiones de régimen ahora facturadas (vs 20% antes)
- BFR dividido por dos
- CA duplicado en 2 años con rentabilidad controlada
Sobre la visibilidad:
- Paso de una gestión post-mortem a una gestión anticipativa
- Descentralización de la información y autonomía de los equipos
- Decisiones tomadas sobre datos en tiempo real, no estimaciones a ojo
El ROI «invisible» (pero igual de real)
Más allá de las cifras, hay ganancias que no se miden en euros pero que cambian fundamentalmente su día a día:
- La serenidad recuperada: «Lo que era una fuente de tensión permanente se ha convertido en una formalidad»
- La confianza en sus decisiones: se acabó la gestión a ojo
- La capacidad de escalar: duplicar su CA sin perder el control
- El compromiso de los equipos: cuando las herramientas ayudan en lugar de combatir
Lo que realmente marca la diferencia
No todos los ERP son iguales. Y, sobre todo, no todos los despliegues de ERP son iguales. Lo que se desprende de los testimonios:
- La adecuación al sector: una herramienta pensada para su sector, no algo genérico que se intenta adaptar
- La adopción rápida: si sus equipos no la utilizan después de 3 meses, está muerto
- La centralización: una herramienta que sustituye a 3 o 5 herramientas existentes, no una herramienta más
- El tiempo real: datos actualizados permanentemente, no exportaciones de Excel mensuales
- El acompañamiento: un equipo que escucha y hace evolucionar el producto
La pregunta que debe hacerse
No es «¿necesito un ERP?». Si gestiona una agencia o una consultoría de más de 5 personas, la respuesta es probablemente sí.
La verdadera pregunta es: ¿cuánto le cuesta el hecho de NO tener un ERP adaptado?
- ¿Cuántas horas pierde cada semana en la doble introducción de datos, en la consolidación manual, en la búsqueda de información?
- ¿Cuántas facturas nunca se emiten porque caen en el olvido?
- ¿Cuántos proyectos se descontrolan porque descubre el problema demasiado tarde?
- ¿Cuántas decisiones toma «a ojo» porque no tiene las cifras a mano?
Shirley Jagle había perdido clientes potenciales «porque no los volvía a contactar lo suficientemente rápido». Pascal VanBerten perdía el 30% de sus facturas. Lou Van Assche pasaba varios días al mes en la facturación.
¿Cuánto le cuesta,cada mes, el hecho de funcionar así?
Los cinco clientes cuyos testimonios ha leído no son casos excepcionales. Son agencias y consultorías normales, con problemáticas normales, que han optado por una herramienta sectorial adaptada.
Los resultados están ahí. Medibles. Reales. Reproducibles.
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01 ¿Cuánto tiempo se tarda en ver un retorno de la inversión después de la implementación de un ERP sectorial?
La mayoría de las agencias constatan ganancias desde las primeras semanas. Shirley Jagle (Kairos) habla de una visibilidad accrue «desde la primera semana». Las ganancias en la facturación y la administración son inmediatas. Para el ROI financiero completo, calcule entre 8 y 15 meses según los estudios del sector, pero los beneficios operativos se hacen sentir mucho antes.
02 ¿Cuáles son los principales indicadores a seguir para medir el ROI de un ERP?
Los indicadores clave son: el tiempo ganado en las tareas administrativas (facturación, planificación), la tasa de facturas perdidas, el BFR (necesidad de fondos de rotación), la tasa de superación presupuestaria en los proyectos y el margen bruto por proyecto. Estos KPI le dan una visión clara del impacto real en su rentabilidad.
03 ¿Cómo convencer a mis equipos de que adopten una nueva herramienta de gestión?
La adopción depende de dos factores: elegir una herramienta pensada para su sector (no un ERP genérico) y mostrar los beneficios concretos desde el principio. Como dice Lou Van Assche: «Es la primera vez que una herramienta se adapta realmente a nuestra forma de trabajar. No nos plegamos a ella, sino que ella se adapta a nosotros». Si la herramienta facilita realmente su día a día, la adopción se produce de forma natural en 2-3 meses.
04 ¿Puede realmente un ERP sectorial sustituir a varias herramientas existentes?
Sí. Jérémy Mazaud (Ctzar) lo confirma: «Furious ha reemplazado varias herramientas por sí solo. Todo está centralizado, ganamos tiempo, cometemos menos errores». Un ERP sectorial bien diseñado centraliza CRM, gestión de proyectos, planificación, facturación, seguimiento financiero y gestión en un solo sistema, eliminando los duplicados y las incoherencias.
05 ¿Cuáles son los riesgos de un proyecto ERP que no ofrece el ROI esperado?
Los principales escollos son: elegir una solución demasiado compleja o demasiado genérica, subestimar la importancia de la formación, descuidar el acompañamiento al cambio y no definir objetivos medibles al principio. El 30% de los proyectos ERP no alcanzan sus objetivos, principalmente debido a una mala adecuación al sector o a una adopción insuficiente por parte de los equipos.
