La gestione del tempo è il nervo della guerra per ogni società di consulenza. Quando la vostra attività si basa sulla fatturazione a giornata, ogni ora mal allocata è un’opportunità persa. Uno strumento di timesheet ben integrato diventa una leva strategica per strutturare la gestione dei progetti e aumentare la produttività. A condizione di usarlo bene.
Perché il timesheet è una priorità nella gestione del tempo?
In una società di consulenza, il tempo non è solo una risorsa: è la materia prima. Ogni minuto investito da un collaboratore dovrebbe idealmente contribuire al valore fornito al cliente, alla crescita dell’attività e a una migliore redditività. Gestito male, questo tempo si trasforma in costi nascosti o in opportunità mancate.
Prendiamo un esempio semplice: una missione di trasformazione digitale stimata in 25 giorni che si conclude in 35 a causa di un’incertezza nella ripartizione dei compiti. Il risultato? Una redditività ridotta, un team sotto pressione e un cliente potenzialmente insoddisatto. È “qui che l’implementazione d” un timesheet si rivela cruciale.
Senza una chiara visibilità sul carico reale e sulle deviazioni, è impossibile anticipare o aggiustare per aumentare la produttività. In breve, nessuna gestione dei dati senza padronanza del tempo — e nessuna padronanza senza un timesheet adatto.
Società di consulenza: il funzionamento di un timesheet efficace
Uno strumento di timesheet è innanzitutto un sistema attraverso il quale un collaboratore dichiara il suo tempo di lavoro per progetto o per compito. Può assumere la forma di un foglio Excel ben costruito. Meglio ancora, può essere un software integrato nel vostro ERP o nel vostro strumento di gestione dei progetti.
Il principio è semplice:
Il collaboratore registra le sue ore ogni giorno o ogni settimana.
Assegna queste ore a progetti o a codici di attività predefiniti (cliente, interno, formazione, intercontratto…).
Il manager o capo progetto convalida i tempi.
I dati vengono consolidati per produrre rapporti utili alla direzione, alle risorse umane e alla contabilità.
Il timesheet diventa uno strumento sia operativo (per i consulenti), tattico (per i manager) che strategico (per i dirigenti). Questa base di dati permetterà di aggiustare le missioni e i compiti per un migliore monitoraggio, ma anche per facilitare la pianificazione e la gestione dei progetti.
Ottimizzazione della produttività: strutturate il quotidiano dei consulenti
Alcuni temono che il timesheet sia percepito come uno strumento di controllo. In realtà, esso struttura l’autonomia. È uno specchio del tempo trascorso, che offre ai consulenti stessi una migliore visibilità sulle loro azioni.
“Perché ho trascorso 10 ore su un compito stimato in 4 ore”
“Cosa posso delegare o automatizzare la prossima volta?”
Il timesheet spinge alla riflessione, alla prioritizzazione e, in definitiva, allo sviluppo delle competenze dei collaboratori all’interno della società di consulenza. È uno strumento di professionalizzazione regolare, preciso e formativo. E bonus: non c’è più bisogno di scervellarsi il venerdì sera per ricordarsi del cliente del martedì mattina o delle missioni già svolte. La scheda attività diventa indispensabile quando si tratta di strutturazione e implementazione.
Timesheet in società di consulenza: 5 benefici concreti
Ecco cosa guadagnate a strutturare la vostra gestione del tempo con uno strumento di timesheet adatto:
– Migliore gestione della fatturazione: ogni ora è annotata. È possibile fatturare il cliente per il tempo effettivo.
– Gestione in tempo reale: visibilità immediata sull’avanzamento delle missioni e dei carichi futuri.
– Ottimizzazione delle risorse: riallocazione agile dei profili in base alle esigenze, senza sovraccarico né sottoutilizzo.
– Analisi di redditività: confronto tempo venduto vs tempo impiegato per ogni progetto, per aggiustare i margini di fatturazione e le offerte.
– Giustificazione trasparente al cliente: rapporti chiari e datati, il che evita discussioni inutili in sede di comitato di pilotaggio.
Un buon timesheet non serve a sorvegliare, ma a fluidificare la pianificazione dei compiti e ad aumentare la chiarezza o l’efficacia, permettendo al contempo di affrontare le missioni con maggiore serenità.
Uno strumento al servizio della pianificazione strategica
Il timesheet permette anche di anticipare in modo intelligente. Grazie ai dati consolidati, potete rilevare i periodi di bassa attività futuri, prevedere formazioni interne o aggiustare il vostro piano di staffing. Ciò permette di assegnare meglio le missioni in base alla pianificazione e alle risorse disponibili.
Gli strumenti moderni offrono inoltre avvisi, dashboard personalizzate e integrazioni con le pianificazioni dei progetti. In sintesi: guadagnate in agilità senza perdere in struttura.
Migliore gestione dei progetti, la relazione con il cliente guadagna in credibilità
Quando un cliente vi chiede perché una consegna ha richiesto cinque giorni invece di tre, avete due opzioni: improvvisare una risposta o presentare un rapporto dettagliato delle ore assegnate a ogni compito.
Con un buon timesheet, potete dimostrare la complessità imprevista di un aspetto tecnico, le validazioni tardive del cliente, i feedback multipli su una consegna.
Ciò non risolve tutte le controversie che possono sorgere all’interno della società di consulenza, ma evita molti malintesi. E in un ambiente in cui la fiducia è fondamentale, è un vantaggio competitivo discreto ma formidabile.
Il timesheet: una leva di performance per i dirigenti
Dal lato della direzione, il timesheet offre una vista sintetica. Potete monitorare indicatori chiave come:
– il tasso di carico medio per consulente (idealmente > 85%),
– il rapporto tra tempo fatturabile e non fatturabile,
– la redditività per missione o per dipartimento.
Questi dati sono preziosi per rivedere le offerte commerciali, riequilibrare i team o identificare i clienti a basso margine. E siamo onesti: ciò fa anche risparmiare tempo in sede di comitato di direzione, dove ognuno dispone di cifre concrete piuttosto che di percezioni confuse.
Furious: una migliore gestione del tempo e dei progetti
Furious è un ERP di nuova generazione progettato specificamente per società di consulenza, agenzie ed ESN. Centralizzando i dati di tempo, pianificazione, fatturazione e gestione, permette di risparmiare tempo prezioso sui compiti che richiedono molto tempo.
Furious ci ha fatto risparmiare il 10% del tempo complessivo dell'agenzia. Può sembrare poco, ma man mano che l'“azienda cresce, diventa considerevole. Ci sono molte cose che abbiamo automatizzato” grazie a Furious. E soprattutto, l'automazione e gli indicatori regolari hanno fatto una grande differenza.
La sua forza risiede nella sua capacità di incrociare automaticamente i tempi inseriti con la redditività, il carico dei team e i budget di progetto. Risultato dell’implementazione di un ERP: una visione chiara, decisioni rapide e un’esecuzione fluida.
Vero strumento all-in-one, Furious sostituisce fino a cinque software tradizionali e si integra perfettamente nel vostro quotidiano operativo.
Ti poni forse queste domande?
01 Che cos'è la classificazione automatica delle transazioni?
È una funzione basata sull’intelligenza artificiale che categorizza automaticamente le spese in base alla loro natura, per un monitoraggio finanziario più semplice e affidabile.
02 Come funziona l'intelligenza artificiale di Furious per classificare le transazioni?
Ogni volta che si importa o si sincronizza una transazione bancaria, l’intelligenza artificiale analizza la dicitura, l’importo e il contesto per suggerire una categoria e dei tag pertinenti. Voi convalidate, modificate se necessario e lo strumento impara dalle vostre scelte.
03 Quali sono i vantaggi dell'archiviazione automatica per i team finanziari?
Meno inserimento manuale dei dati, maggiore coerenza contabile, meno errori umani e notevole risparmio di tempo per le attività ricorrenti.
04 Possiamo mantenere il controllo sulle categorie proposte dall'IA?
Sì, il cliente mantiene il controllo dei suggerimenti: ogni classificazione può essere accettata, modificata o perfezionata. L’automazione è un supporto, non una sostituzione.
05 L'IA migliora i suoi suggerimenti nel tempo?
Assolutamente sì. Più si utilizza la funzione, più l’intelligenza artificiale impara dalle vostre correzioni e suggerisce classifiche adatte alle vostre abitudini.
06 A chi è destinata questa funzione?
Manager finanziari, dirigenti o chiunque voglia automatizzare l’elaborazione della contabilità, ottimizzare il flusso di cassa e concentrarsi sull’analisi anziché sull’inserimento dei dati.
