La gestione progetti è una disciplina complessa e ampia che richiede un approccio strutturato e ben definito. Coinvolge diversi processi e metodi di lavoro, essenziali per creare e portare a termine qualsiasi tipo di progetto, dalla sua concezione al suo lancio.
Furious, in quanto sistema centrale di gestione delle operazioni, accompagna quotidianamente una vasta gamma di professionisti del progetto, come project manager e direttori dei progetti. Il nostro team è costantemente impegnato nello scambio e nell’analisi delle best practice da adottare, e ciò include la comprensione e l’applicazione dei cinque processi chiave di gestione progetti, un ciclo di vita del progetto che deve essere rigorosamente rispettato.
Infatti, un project manager esperto, oltre alle sue competenze in comunicazione, organizzazione e previsione, può (e deve) fare affidamento sulla Guida PMBOK dell’Istituto di Gestione dei Progetti. Questo documento è un punto di riferimento nel settore, offrendo conoscenze, metodi e tecniche utili per portare a termine con successo un progetto, dalla sua inizio alla sua conclusione.
Questo articolo ha lo scopo di aiutarti a comprendere meglio le diverse fasi e gli elementi chiave della gestione progetti. Troverai un’analisi dettagliata delle fasi di gestione, degli strumenti e delle metodologie da utilizzare, oltre a consigli per il successo nell’integrazione dei tuoi progetti. Affronteremo anche l’importanza di aggiornare regolarmente le informazioni e di garantire la corretta conduzione dei processi durante tutto il progetto.
Speriamo che questo articolo sia una guida utile, un solido punto di partenza per coloro che desiderano intraprendere la gestione progetti o che cercano di migliorare la loro pratica attuale. I vari punti e indicatori trattati qui ti forniranno una comprensione approfondita dei fattori chiave di successo e ti consentiranno di gestire i tuoi progetti con maggiore efficacia e precisione.
Benvenuto nel complesso e impegnativo mondo della gestione progetti!
Cos'è la gestione progetti e perché è importante per il successo di un'azienda?
La gestione progetti è l’arte di pianificare, organizzare e gestire le risorse per raggiungere gli obiettivi specifici di un progetto entro un determinato periodo di tempo. Ma perché è così importante?
- Allineamento degli obiettivi: assicura che gli obiettivi del progetto siano allineati con gli obiettivi strategici dell'azienda.
- Ottimizzazione delle risorse: consente un utilizzo efficiente delle risorse, sia esse umane, finanziarie o materiali.
- Gestione dei rischi : aiuta a identificare, analizzare e mitigare i rischi, garantendo così una maggiore stabilità del progetto.
- Miglioramento della comunicazione : facilita una comunicazione chiara e trasparente tra tutte le parti interessate, evitando fraintendimenti e conflitti.
- Monitoraggio e controllo: consente di monitorare i progressi del progetto e apportare le modifiche necessarie in tempo reale.
I principi fondamentali della gestione progetti
La gestione progetti si basa su diversi principi fondamentali che guidano i project manager lungo l’intero processo. Ecco una panoramica di questi principi chiave:
- Definizione chiara degli obiettivi: prima di iniziare, è essenziale definire chiaramente gli obiettivi del progetto.
- Pianificazione precisa: una pianificazione dettagliata è importante per definire il percorso da seguire, le risorse necessarie e il calendario del progetto.
- Gestione efficace delle risorse: utilizzare in modo ottimale le risorse disponibili è un'arte in sé.
- Comunicazione trasparente: mantenere linee di comunicazione aperte e trasparenti con tutte le parti interessate.
- Flessibilità e adattabilità: essere pronti a adattarsi ai cambiamenti e agli imprevisti che possono verificarsi.
- Monitoraggio costante: monitorare regolarmente i progressi e essere pronti a modificare il piano se necessario.
Questi principi sono la base di qualsiasi gestione progettuale di successo, assicurando che il progetto rimanga sulla buona strada e raggiunga i suoi obiettivi in modo efficace ed efficiente.
I 5 processi di gestione progetti da conoscere
Elenchiamo qui di seguito 5 fasi principali che siamo lieti di condividere:
Avvio
Questa fase è la genesi del progetto. È dedicata alla definizione dello scopo del progetto, che comporta una comprensione chiara e precisa di ciò che il progetto mira a realizzare.
È anche in questa fase che vengono identificate le parti interessate. Le parti interessate sono tutte coloro che hanno un interesse nel progetto, sia diretto che indiretto, inclusi i membri del team del progetto, gli sponsor, gli utenti finali e altre persone o organizzazioni interessate al progetto.
La valutazione della fattibilità è anche una parte importante di questa fase, per assicurarsi che il progetto sia tecnicamente realizzabile, che sia possibile entro i vincoli di budget e di tempo, e che abbia un valore aggiunto per l’organizzazione.
Infine, viene redatta la carta del progetto. Questo documento chiave descrive gli obiettivi del progetto, i risultati attesi, i vincoli come il budget e il calendario, e identifica i principali rischi.
Per illustrare il nostro argomento, immaginiamo qui che quest’anno ti sei impegnato nella preparazione del pranzo di Natale. Hai il compito di preparare un banchetto regale per una folla di ospiti esigenti.
- Inizi definendo il menu, un compito che richiede audacia, ispirazione e una buona dose di realismo.
- Devi anche identificare gli ospiti (o le parti interessate), che possono variare dallo zio brontolone alla nipote vegetariana.
- Poi c'è la valutazione della fattibilità, che somiglia a un momento di panico controllato in cui ti chiedi se sei davvero in grado di cucinare quel piatto ambizioso con un forno dubbio e un budget stretto.
- Infine, redigi una carta del progetto, che è un po' come un elenco dettagliato degli ingredienti, con le fasi della ricetta, i rischi potenziali (il forno potrebbe spegnersi in qualsiasi momento!) e i risultati attesi (ospiti sazi e soddisfatti).
Pianificazione
Questa fase consiste nel definire dettagliatamente come verrà realizzato il progetto:
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Definisci il campo di applicazione del progetto: cosa sarà incluso nel progetto e cosa ne rimarrà escluso. È come elaborare una ricetta dettagliata, con ogni ingrediente, ogni fase di cottura, ogni dettaglio preso in considerazione. Gli strumenti di visualizzazione di Furious cambiano radicalmente il modo di gestire i tuoi progetti e di apprezzarne le prestazioni.
In un colpo d'occhio, Furious ti presenta la disponibilità delle risorse, gli orari delle squadre, la redditività dei progetti, la produttività individuale e per area, o anche la soddisfazione del cliente.
Diverse dashboard ti consentono di visualizzare i KPI in modo semplice e ti aiutano a definire le azioni da intraprendere. Identifichi le risorse necessarie per realizzare il progetto, inclusi il team del progetto, le attrezzature, i materiali e altre risorse.
- Elabora un calendario dettagliato che indichi quando verrà completato ogni compito del progetto. Gli strumenti di pianificazione collaborativi e conversazionali di Furious ti sollevano dall'80% del load di pianificazione.
- Anche i piani di comunicazione vengono messi in atto, per assicurare che tutte le parti interessate siano informate sui progressi del progetto e che le informazioni siano condivise in modo efficace. Con Furious, intorno a una piattaforma unica e conversazionale, i tuoi collaboratori lavorano insieme, condividono facilmente e vengono avvisati sugli errori potenziali.
- Infine, elabora piani per la gestione dei rischi e dei problemi. Furious, ad esempio, ti invia via email rapporti sui progetti dove rileva anomalie.
Esecuzione
Durante la fase di esecuzione, il team del progetto mette in atto il piano di progetto.
Le task vengono completate e i deliverable, che sono i prodotti tangibili del progetto, vengono prodotti.
Questa fase include anche l’allocazione delle risorse, per assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e che il progetto rimanga all’interno del budget. Il motore di anticipazione di Furious ti propone la migliore combinazione di produzione per ottimizzare in tempo reale il tuo forecast mensile di produzione.
Anche i piani di comunicazione vengono attuati, per mantenere tutte le parti interessate informate sui progressi del progetto.
La gestione delle aspettative delle parti interessate è anche una parte importante di questa fase, per assicurarsi che il progetto soddisfi le loro esigenze e aspettative. Furious integra strumenti di valutazione automatica per i tuoi clienti e i tuoi collaboratori, così come un insieme di indicatori di qualità in tempo reale.
Continua la nostra metafora culinaria. È il momento di seguire la ricetta, di completare ogni compito, di gestire le risorse e di assicurarti che tutto proceda come previsto.
Ci sono momenti di stress, di risate e di sorprese. Forse l’assistente cuoco si rivela un asso del taglio, o il forno capriccioso decide di cooperare per una volta.
Devi anche gestire le aspettative delle parti interessate, fornendo loro aggiornamenti regolari sull’avanzamento del pasto (tuo zio è impaziente e la nonna ha fame!).
Monitoraggio e Controllo
Questa fase avviene parallelamente all’esecuzione del progetto.
Implica il monitoraggio dei progressi del progetto rispetto al piano di progetto, per assicurarsi che il progetto sia sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi.
I rischi e i problemi che sorgono vengono gestiti per ridurne al minimo l’impatto sul progetto.
La qualità dei deliverable deve essere controllata per prendere le misure correttive se necessario.
In sostanza, devi monitorare i progressi del pasto, assicurarti che tutto sia in ordine, gestire i piccoli incidenti (come la salsa che trabocca o l’arrosto che brucia) e adattare i tuoi piani se necessario.
Mentre cucini, devi tenere d’occhio tutto ciò che accade. È un esercizio di equilibrio e vigilanza, che richiede nervi d’acciaio e una buona dose di umorismo.
Furious assiste quotidianamente i tuoi project manager per massimizzare la redditività, anticipare i carichi e avvisare sugli errori potenziali. Il nostro motore di anticipazione accoppiato al nostro approccio conversazionale diventa indispensabile per la gestione dei tuoi progetti.
Chiusura
L’ultima fase del progetto è la chiusura. Ciò implica:
- Assicurarsi che tutti i lavori siano stati completati.
- Assicurarsi che tutti i deliverable siano stati accettati.
- Effettuare una valutazione post-progetto per trarre lezioni.
- Documentare i risultati del progetto per un possibile utilizzo futuro.
Il pasto è pronto! Gli ospiti sono serviti, ed è il momento della verità.
Controlli che tutti siano soddisfatti, che tutti i piatti siano stati serviti, e fai un bilancio post-cottura per vedere cosa ha funzionato e cosa potrebbe essere migliorato per la prossima volta.
È un momento di celebrazione, ma anche di apprendimento e crescita.
Il nostro strumento ERP Furious ti offre una visione chiara e precisa dell’utilizzo delle risorse umane, materiali e finanziarie. Grazie a dashboard personalizzabili e report dettagliati, puoi seguire in tempo reale l’evoluzione di ogni progetto e imparare continuamente!
Queste cinque fasi forniscono un quadro per la gestione progetti che aiuta a garantire che il progetto sia realizzato in modo efficace e di successo.
Strumenti e metodologie nella gestione progetti
La gestione progetti richiede non solo competenze ed esperienza, ma anche strumenti adeguati e una metodologia rigorosa. In questa sezione, esploreremo questi due aspetti importanti che possono influenzare notevolmente il successo dei progetti.
