webleads-tracker

Padroneggia l’arte della gestione progetti: consigli e strategie uniche

fasi-della-gestione-progetti

La gestione progetti è una disciplina complessa e ampia che richiede un approccio strutturato e ben definito. Coinvolge diversi processi e metodi di lavoro, essenziali per creare e portare a termine qualsiasi tipo di progetto, dalla sua concezione al suo lancio. 

Furious, in quanto sistema centrale di gestione delle operazioni, accompagna quotidianamente una vasta gamma di professionisti del progetto, come project manager e direttori dei progetti. Il nostro team è costantemente impegnato nello scambio e nell’analisi delle best practice da adottare, e ciò include la comprensione e l’applicazione dei cinque processi chiave di gestione progetti, un ciclo di vita del progetto che deve essere rigorosamente rispettato.

Infatti, un project manager esperto, oltre alle sue competenze in comunicazione, organizzazione e previsione, può (e deve) fare affidamento sulla Guida PMBOK dell’Istituto di Gestione dei Progetti. Questo documento è un punto di riferimento nel settore, offrendo conoscenze, metodi e tecniche utili per portare a termine con successo un progetto, dalla sua inizio alla sua conclusione. 

Questo articolo ha lo scopo di aiutarti a comprendere meglio le diverse fasi e gli elementi chiave della gestione progetti. Troverai un’analisi dettagliata delle fasi di gestione, degli strumenti e delle metodologie da utilizzare, oltre a consigli per il successo nell’integrazione dei tuoi progetti. Affronteremo anche l’importanza di aggiornare regolarmente le informazioni e di garantire la corretta conduzione dei processi durante tutto il progetto. 

Speriamo che questo articolo sia una guida utile, un solido punto di partenza per coloro che desiderano intraprendere la gestione progetti o che cercano di migliorare la loro pratica attuale. I vari punti e indicatori trattati qui ti forniranno una comprensione approfondita dei fattori chiave di successo e ti consentiranno di gestire i tuoi progetti con maggiore efficacia e precisione. 

Benvenuto nel complesso e impegnativo mondo della gestione progetti!

La gestione progetti è l’arte di pianificare, organizzare e gestire le risorse per raggiungere gli obiettivi specifici di un progetto entro un determinato periodo di tempo. Ma perché è così importante?

I principi fondamentali della gestione progetti

La gestione progetti si basa su diversi principi fondamentali che guidano i project manager lungo l’intero processo. Ecco una panoramica di questi principi chiave:

Questi principi sono la base di qualsiasi gestione progettuale di successo, assicurando che il progetto rimanga sulla buona strada e raggiunga i suoi obiettivi in modo efficace ed efficiente.

I 5 processi di gestione progetti da conoscere

Elenchiamo qui di seguito 5 fasi principali che siamo lieti di condividere:

Avvio

Questa fase è la genesi del progetto. È dedicata alla definizione dello scopo del progetto, che comporta una comprensione chiara e precisa di ciò che il progetto mira a realizzare.

È anche in questa fase che vengono identificate le parti interessate. Le parti interessate sono tutte coloro che hanno un interesse nel progetto, sia diretto che indiretto, inclusi i membri del team del progetto, gli sponsor, gli utenti finali e altre persone o organizzazioni interessate al progetto.

La valutazione della fattibilità è anche una parte importante di questa fase, per assicurarsi che il progetto sia tecnicamente realizzabile, che sia possibile entro i vincoli di budget e di tempo, e che abbia un valore aggiunto per l’organizzazione.

Infine, viene redatta la carta del progetto. Questo documento chiave descrive gli obiettivi del progetto, i risultati attesi, i vincoli come il budget e il calendario, e identifica i principali rischi.

Per illustrare il nostro argomento, immaginiamo qui che quest’anno ti sei impegnato nella preparazione del pranzo di Natale. Hai il compito di preparare un banchetto regale per una folla di ospiti esigenti.

Pianificazione

Questa fase consiste nel definire dettagliatamente come verrà realizzato il progetto:

Esecuzione

Durante la fase di esecuzione, il team del progetto mette in atto il piano di progetto.

Le task vengono completate e i deliverable, che sono i prodotti tangibili del progetto, vengono prodotti.

Questa fase include anche l’allocazione delle risorse, per assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e che il progetto rimanga all’interno del budget. Il motore di anticipazione di Furious ti propone la migliore combinazione di produzione per ottimizzare in tempo reale il tuo forecast mensile di produzione.

exemple-gestion-de-projets-furious

Anche i piani di comunicazione vengono attuati, per mantenere tutte le parti interessate informate sui progressi del progetto.

La gestione delle aspettative delle parti interessate è anche una parte importante di questa fase, per assicurarsi che il progetto soddisfi le loro esigenze e aspettative. Furious integra strumenti di valutazione automatica per i tuoi clienti e i tuoi collaboratori, così come un insieme di indicatori di qualità in tempo reale.

Continua la nostra metafora culinaria. È il momento di seguire la ricetta, di completare ogni compito, di gestire le risorse e di assicurarti che tutto proceda come previsto.

Ci sono momenti di stress, di risate e di sorprese. Forse l’assistente cuoco si rivela un asso del taglio, o il forno capriccioso decide di cooperare per una volta.

Devi anche gestire le aspettative delle parti interessate, fornendo loro aggiornamenti regolari sull’avanzamento del pasto (tuo zio è impaziente e la nonna ha fame!).

Monitoraggio e Controllo

Questa fase avviene parallelamente all’esecuzione del progetto.

Implica il monitoraggio dei progressi del progetto rispetto al piano di progetto, per assicurarsi che il progetto sia sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi.

I rischi e i problemi che sorgono vengono gestiti per ridurne al minimo l’impatto sul progetto.

La qualità dei deliverable deve essere controllata per prendere le misure correttive se necessario.

In sostanza, devi monitorare i progressi del pasto, assicurarti che tutto sia in ordine, gestire i piccoli incidenti (come la salsa che trabocca o l’arrosto che brucia) e adattare i tuoi piani se necessario.

Mentre cucini, devi tenere d’occhio tutto ciò che accade. È un esercizio di equilibrio e vigilanza, che richiede nervi d’acciaio e una buona dose di umorismo.

Furious assiste quotidianamente i tuoi project manager per massimizzare la redditività, anticipare i carichi e avvisare sugli errori potenziali. Il nostro motore di anticipazione accoppiato al nostro approccio conversazionale diventa indispensabile per la gestione dei tuoi progetti.

Chiusura

L’ultima fase del progetto è la chiusura. Ciò implica:

Il pasto è pronto! Gli ospiti sono serviti, ed è il momento della verità.

Controlli che tutti siano soddisfatti, che tutti i piatti siano stati serviti, e fai un bilancio post-cottura per vedere cosa ha funzionato e cosa potrebbe essere migliorato per la prossima volta.

È un momento di celebrazione, ma anche di apprendimento e crescita.

Il nostro strumento ERP Furious ti offre una visione chiara e precisa dell’utilizzo delle risorse umane, materiali e finanziarie. Grazie a dashboard personalizzabili e report dettagliati, puoi seguire in tempo reale l’evoluzione di ogni progetto e imparare continuamente!

Queste cinque fasi forniscono un quadro per la gestione progetti che aiuta a garantire che il progetto sia realizzato in modo efficace e di successo.

Strumenti e metodologie nella gestione progetti

La gestione progetti richiede non solo competenze ed esperienza, ma anche strumenti adeguati e una metodologia rigorosa. In questa sezione, esploreremo questi due aspetti importanti che possono influenzare notevolmente il successo dei progetti.

Quali strumenti utilizzare per una gestione progetti ottimizzata?

La scelta dei giusti strumenti è fondamentale per ottimizzare la gestione dei tuoi progetti. Ecco alcuni dei software più popolari ed efficaci:

  • Software di gestione progetti: strumenti come Furious o Trello consentono di monitorare l’avanzamento delle task, gestire le risorse e facilitare la comunicazione all’interno del team.
  • Strumenti di collaborazione: Slack, Microsoft Teams e altri offrono piattaforme per una comunicazione fluida e istantanea.
  • Software di pianificazione: Furious Squad, ad esempio, offre funzionalità avanzate per la pianificazione e il monitoraggio dei progetti.
  • Strumenti di gestione delle risorse: aiutano ad allocare efficientemente le risorse e a evitare il sovraccarico del team.

 

L’uso di questi strumenti può migliorare significativamente la produttività del team e garantire una migliore gestione del tempo e delle risorse.

L'importanza della metodologia nel successo di un progetto

Adottare una metodologia di gestione progetti è altrettanto importante quanto scegliere i giusti strumenti. Ecco perché:

  • Struttura e chiarezza: una metodologia ben definita offre una struttura chiara, facilitando la comprensione delle fasi da seguire.
  • Migliore gestione delle risorse: consente di ottimizzare l’utilizzo delle risorse disponibili.
  • Riduzione dei rischi: anticipando i potenziali problemi, una metodologia aiuta a ridurre i rischi.
  • Miglioramento della comunicazione: promuove una comunicazione trasparente ed efficace tra tutte le parti interessate.

 

Che tu scelga una metodologia Agile, Scrum o qualsiasi altra, l’importante è trovare quella che meglio si adatta alla natura del tuo progetto e al tuo team. Combinando i giusti strumenti con una metodologia adatta, metti tutte le probabilità dalla tua parte per portare a termine con successo i tuoi progetti.

Non esitare a rivedere anche le poche regole di base per una gestione progetti redditizia di cui parliamo qui. 😉

FAQ - Risposte alle domande più frequenti sulle fasi della gestione progetti

Che cos'è un processo nella gestione progetti?

Una processo in gestione progetti è una serie di azioni e attività svolte per raggiungere un obiettivo specifico. Questi processi sono essenziali per organizzare, pianificare, eseguire, monitorare e chiudere un progetto con successo. Garantiscono che le risorse siano utilizzate in modo efficace e che gli obiettivi del progetto vengano raggiunti entro i tempi e i budget stabiliti.

Chi utilizza il CRM in un'azienda e perché?

Il CRM è utilizzato da vari dipartimenti all’interno di un’azienda, tra cui:

  • Sales: per monitorare i lead, gestire i flussi di vendita e stabilire previsioni.
  • Marketing: per segmentare i clienti, condurre campagne mirate e analizzare il ritorno sugli investimenti.
  • Customer service: per gestire i ticket di supporto, monitorare le interazioni con i clienti e migliorare la soddisfazione del cliente.
  • Direzione: per avere una visione d’insieme delle performance aziendali e guidare le decisioni strategiche.

 

L’uso di un CRM consente una migliore organizzazione, una comunicazione migliorata e una presa di decisione informata basata su dati precisi.

logo Furious

Inscrivez-vous à notre newsletter

Vous recevrez chaque mois toute l’actualité de FURIOUS