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I 10 errori da evitare durante la migrazione a un ERP

Finalmente, la direzione ha dato il consenso per l’acquisizione di un nuovissimo software gestionale ERP.

Lo strumento eccezionale che ti ha conquistato (speriamo che sia Furious😉) dovrebbe consentire di automatizzare i processi tra i vari settori, risparmiare tempo quotidianamente e, alla fine, guadagnare denaro.

Ti stai preparando a questo grande passo e l’impazienza si mescola a una leggera ansia:

Come fare in modo che questa migrazione strategica per l’azienda si svolga nel migliore dei modi?

Siccome sappiamo la pressione che può provocare e i potenziali errori che possono insorgere, da Furious i nostri clienti sono affiancati passo dopo passo.

Con questi presupposti, ecco i 10 errori più comuni da evitare durante una migrazione:

1- Non chiedersi perché si sta cambiando strumento

Può sembrare ovvio detto così, ma è importante mettere in chiaro la situazione esistente prima di intraprendere qualsiasi cambiamento. Alcuni dei nostri clienti partono praticamente da zero: hanno qualche file Excel e nessun vero strumento; altri sono già familiari con strumenti monofunzione (CRM, gestione progetti) che non comunicano necessariamente tra loro; altri ancora hanno già maturità nell’uso di un ERP concorrente e non ne sono soddisfatti.

In questi casi, poiché un ERP è per definizione uno strumento trasversale, è fondamentale raccogliere i bisogni e i vincoli dei team che lo utilizzeranno, ma soprattutto stabilire gli obiettivi di questa migrazione. Avete identificato i “punti critici” che desiderate risolvere e definito una griglia di valutazione?

2- Non nominare un responsabile per questo progetto di migrazione

Cambiare lo strumento centrale del funzionamento dell’azienda coinvolge tutti i collaboratori.

Il successo di questo progetto interno – quanto mai strategico – richiede un coordinatore che funga da collegamento tra i vari settori e servizi. Allo stesso modo in cui un Project Manager coordina tutti gli attori che lavorano per il successo di un progetto, un intermediario tra i team software e i tuoi collaboratori è una condizione indispensabile per la riuscita della migrazione.

Non tutti possono essere responsabili. Questo strumento avrà il compito di stabilire una pianificazione e assicurarsi che essa venga rispettata.

3- Affidare il progetto a uno stagista

Proprio come non affideresti il più grande budget e progetto della tua azienda a uno stagista, sembra ovvio che affidargli la migrazione dello strumento che gestirà l’intera attività non sia la scelta migliore. Anche se pensi che sarai l’ultimo a usarlo (cosa falsa, ma è un altro discorso!).

Lo stagista, per quanto abbia la migliore volontà del mondo, non ha né l’esperienza, né la visione globale degli aspetti di questo progetto e dell’azienda. E probabilmente non ha neanche l’autorità necessaria per imporre un cambiamento.

4- Non coinvolgere la direzione

Un ERP come Furious ha un ampio campo d’azione. Coinvolge e facilita il lavoro degli operatori, dei Manager, del back-office, ecc… Ma non è tutto: oltre alla gestione operativa dei progetti e dell’azienda, è anche uno strumento di gestione straordinario. 

La direzione deve essere sia il motore del cambiamento (chi tiene il timone) che l’attore dello stesso.

 

Integriamo Furious in media sei volte più velocemente quando la direzione (DG, DAF, Direzione delle Operazioni, Direzione Commerciale, ecc.) è coinvolta: sia perché impone l’orientamento e il ritmo, ma anche perché comprende più rapidamente dei collaboratori i vantaggi incredibili che un ERP come Furious può portare all’azienda: crescita redditizia, ottimizzazione dei flussi e analisi approfondita della soddisfazione dei team e clienti.

D’altronde, le nostre migliori implementazioni sono nella stragrande maggioranza dei casi condotte da un membro della direzione.

5- Non approfittarne per mettere a punto i processi

Un esempio concreto: quando ti trasferisci, ne approfitti per fare ordine, riordinare e pulire, giusto? Un cambiamento di ERP è la stessa cosa.

È l’opportunità ideale per ripensare all’organizzazione, fare un bilancio di ciò che funziona e di ciò che appesantisce la routine quotidiana. In breve, rivedere i processi, semplificarli e/o ottimizzarli.

In questo modo, troverai rapidamente un valore aggiunto a questa migrazione. Un buon ERP di solito ti proporrà una strutturazione che massimizza le migliori pratiche.

6- Cercare di riprodurre esattamente ciò che si aveva nei precedenti strumenti

Normalmente, se non sei incappato nel primo errore, saprai evitarlo.

Ma può accadere che, nonostante una reale volontà di cambiamento, nonostante chiari punti di miglioramento e modifiche pianificati, la nostra naturale propensione ad andare verso ciò che conosciamo, ciò che padroneggiamo (anche se a volte è tutto tranne che logico) interferisca con una migrazione serena.

Se usi Excel fin dall’adolescenza, c’è la possibilità che il tuo nuovo ERP non restituisca esattamente i KPI nello stesso modo.

Furious è un ERP recente, quindi all’avanguardia in termini di pratiche e tecnologia. Per sua natura, la sua filosofia è diversa dagli strumenti ERP sviluppati negli anni 2000. La nostra assistenza ti consentirà di scoprire connettori e integrazioni che non avresti mai potuto immaginare!

7- Affidare il progetto esclusivamente ai finanziatori

La migrazione a un software ERP, ovviamente, coinvolge anche i finanziatori. Tuttavia, allo stesso modo in cui non ti affidi solo a loro per la realizzazione dei progetti dell’agenzia o per la gestione commerciale del tuo studio di consulenza, i finanziatori e il loro team non possono essere gli unici decisori e attori nella scelta e nella migrazione del tuo ERP.

Una buona gestione dei progetti è centrale in Furious e il suo ampio raggio d’azione riguarda tutti i settori della tua azienda. I moduli si interconnettono per consentirti di gestire e anticipare al meglio i tuoi progetti e l’azienda.

8- Voler ottenere l'unanimità

Se hai mai organizzato un webinar, una festa di fine anno o semplicemente un pranzo tra colleghi, sai che è impossibile soddisfare appieno tutti.

Per un ERP è la stessa cosa. Stiamo parlando di cambiamento e l’essere umano non ama il cambiamento (neanche i gatti, del resto, informazione inutile ma vera).

In base ai profili interni, alle personalità e alle interazioni con gli attuali strumenti, incontrerai più o meno resistenza: alcuni si mostreranno estremamente entusiasti (e saranno ottimi ambasciatori), altri, al contrario, opporranno una forte resistenza.

Torniamo ai punti 2 e 3: un leader per la migrazione deve essere il motore del cambiamento e avere l’autorità necessaria (ehi, punto 4) per convincere i più refrattari 🙂

9- Non aver mappato i tuoi dati / diritti di accesso / il processo di recupero

Usciamo dalla dimensione psicologica della migrazione per entrare nella parte pratica.

Passare da uno strumento (o da più strumenti) a un altro implica un trasferimento di dati significativo: informazioni su progetti, clienti, collaboratori, finanziamenti, ma anche chi ha accesso a cosa.

Il responsabile della migrazione deve essere in grado di recuperare tutti i dati, sia presso l’attuale fornitore che presso i responsabili.

Per tua informazione, tutti i dati nel tuo Furious ti appartengono. Sono esportabili in qualsiasi momento dalle persone dell’azienda autorizzate, senza costi aggiuntivi.

E nell’ambito della tua migrazione verso il nostro strumento, le nostre squadre ti assistono nell’importazione dei tuoi dati e ti aiutano a configurare e personalizzare al meglio il tuo Furious. Sempre gratuitamente e senza limiti di tempo.

Hai un’idea chiara di dove si trovano i tuoi dati? Chi può o non può accedere a determinate informazioni? Abbiamo spesso lunghe ore di discussioni qui con i clienti per incrociare queste informazioni.

10- Non autoimporre un piano e una metodologia di migrazione

Lo abbiamo detto e ripetuto: si tratta di un progetto strategico per la tua azienda e ogni progetto richiede una pianificazione.

Inquadrare la migrazione in una pianificazione consente di fissare gli obiettivi giusti in termini di tempistiche.

La metodologia è indispensabile per portare a termine il progetto: da Furious, offriamo ai clienti un piano di implementazione chiaro e collaudato. Lo adattiamo ovviamente ad ogni fase, ma ciò consente di ottimizzare il tempo di implementazione. Il nostro tempo di implementazione è tra i più brevi sul mercato!

Speriamo che questi consigli ti aiutino a gestire la migrazione in modo efficiente e senza intoppi (sì, è possibile, credici!). Per ulteriori domande, siamo qui!

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