Ecco fatto! La direzione ha finalmente approvato l’acquisizione di un nuovo software di gestione aziendale. Un ERP.
Il grande strumento che vi ha sedotto (speriamo sia Furious😉) dovrebbe aiutarvi ad automatizzare i processi tra le diverse divisioni, a risparmiare tempo su base giornaliera e quindi a risparmiare denaro.
Quindi vi state preparando alla migrazione e c’è un po’ di impazienza e ansia:
Come possiamo garantire che questa migrazione strategica per l’azienda avvenga senza problemi?
Poiché conosciamo la pressione che può rappresentare e i potenziali pericoli, in Furious guidiamo i nostri clienti passo dopo passo, per tutto il tempo necessario.
E possiamo già elencare i 10 errori più comuni da evitare durante una migrazione:
1/ Dimenticare di chiedere perché si sta cambiando strumento.
Può sembrare ovvio detto così, ma è importante dare un’occhiata a ciò che è già presente prima di iniziare qualsiasi modifica. Alcuni dei nostri clienti partono praticamente da zero: qualche Excel e nessuno strumento vero e proprio. Altri hanno già una certa dimestichezza con strumenti per singole attività (CRM, project management) che non necessariamente comunicano tra loro. Altri ancora hanno già raggiunto la maturità nell’utilizzo di un ERP concorrente e non ne sono soddisfatti.
In tutti i casi, poiché un ERP è uno strumento trasversale per definizione, è fondamentale raccogliere le esigenze e i vincoli dei team che lo utilizzeranno Ma soprattutto definire gli obiettivi di questa migrazione. Avete identificato i “punti dolenti” che volete risolvere e definito una tabella di valutazione?
2/ Non nominate un manager per questo progetto di migrazione
Il cambiamento dello strumento al centro delle operazioni dell’azienda coinvolge tutti i dipendenti.
Il successo di questo progetto interno, così strategico, richiede un coordinatore che faccia da collegamento tra le varie divisioni e i vari reparti.
Così come un project manager coordina tutte le persone che lavorano al progetto, un intermediario tra i team informatici e il vostro è un requisito essenziale per il successo della vostra migrazione.
Non tutti possono essere responsabili. Una delle mansioni del responsabile sarà quella di redigere un calendario e di assicurarsi che venga rispettato.
3/ Assegnare il progetto a un tirocinante
… Il responsabile non può essere un tirocinante. Così come non affidereste il budget e il progetto più importante della vostra azienda a Corentin il tirocinante, sembra ovvio che affidargli la migrazione dello strumento che gestirà tutta la vostra attività non sia la cosa migliore da fare. Anche se pensate che sarete gli ultimi a usarlo (il che non è vero, ma questo è un altro argomento!).
Corentin può avere la determinazione più forte del mondo, ma non ha né l’esperienza né la visione globale dei pro e dei contro di questo progetto e dell’azienda. E probabilmente non ha nemmeno l’autorità per imporre un cambiamento.
4/ Non coinvolgere il management
Un ERP come Furious ha un’ampia portata. Riguarda e facilita il lavoro del personale operativo, dei manager, del personale di back-office, ecc. Ma non solo. Oltre alla gestione operativa dei progetti e dell’azienda, è anche un ottimo strumento di gestione. E quando si dice management, si intende manager CVD.
Il management deve quindi essere sia il leader del cambiamento (chi è al timone, mille milioni di miglia!?) sia lo stakeholder del cambiamento.
In media, integriamo Furious sei volte più velocemente quando il management (CEO, CFO, Operations, Sales, ecc.) è coinvolto: non solo perché è lui a stabilire la direzione e il ritmo, ma anche perché comprende ancora più rapidamente del personale operativo gli incredibili vantaggi che un ERP come Furious può portare all’azienda: crescita redditizia, ottimizzazione dei flussi di lavoro e analisi dettagliata della soddisfazione di team e clienti.
In effetti, le nostre migliori implementazioni sono molto spesso guidate da un membro della direzione.
5/ Non perdete l’occasione di rivedere i processi
Un esempio concreto che piacerà a tutti: quando vi trasferite in una nuova casa, cogliete l’occasione per riordinare, buttare e pulire? Un cambio di ERP è la stessa cosa.
È l’occasione perfetta per riconsiderare l’organizzazione, valutare ciò che funziona e ciò che appesantisce la routine quotidiana. In breve, rivedere i processi, semplificarli e/o ottimizzarli.
In questo modo, troverete rapidamente un ulteriore valore aggiunto a questa migrazione.
Un buon ERP vi suggerirà in genere una struttura che massimizza le best practice.
6/ Cercare di replicare esattamente ciò che si aveva nello strumento precedente
Di solito, se non siete caduti nella trappola n. 1, saprete come evitarla.
Ma può succedere che, nonostante il reale desiderio di cambiare, nonostante i chiari punti di miglioramento e di modifica, la nostra naturale tendenza ad andare verso ciò che conosciamo, ciò che abbiamo imparato (anche se a volte è tutt’altro che logico) interferisce con una migrazione serena.
Se utilizzate Excel fin dall’adolescenza, è probabile che il vostro nuovo ERP non rappresenti i vostri KPI nello stesso modo.
Furious è un ERP recente, quindi all’apice dell’utilizzo e della tecnologia. Per sua natura, la sua filosofia è diversa dagli strumenti ERP sviluppati negli anni 2000. Vi aiuteremo a iniziare e scoprirete strutture e ottimizzazioni che non avreste mai immaginato!
7/ Affidare il progetto solo ai vostri finanziatori
Un sistema ERP coinvolge naturalmente il servizio finanziario. Pertanto, ha parola in merito.
Tuttavia, così come non vi affidate esclusivamente a loro per l’attuazione dei progetti di agenzia o per la gestione commerciale della vostra consulenza, Michel-le-DAF e il suo team non possono essere gli unici decisori e interlocutori nella scelta e nella migrazione del vostro ERP.
Una buona gestione del progetto è fondamentale per Furious e la sua ampia portata copre tutte le aree della vostra attività. I moduli sono interconnessi per permettervi di gestire, anticipare e monitorare i vostri progetti e l’azienda.
Il nostro feedback di esperienze guidate esclusivamente dai finanziatori non sempre si traduce in un’adesione ottimale da parte dei team (a meno che, ovviamente, il finanziatore non sia nel Comex).
8/ Voler raggiungere l’unanimità
Se avete mai organizzato un seminario aziendale, una festa di fine anno o semplicemente un pranzo con i colleghi, sapete che è impossibile soddisfare tutti.
Per un ERP è la stessa cosa. Prima di tutto, stiamo parlando di cambiamenti. Ma gli esseri umani non amano i cambiamenti (nemmeno i gatti, informazione inutile ma vera).
A seconda dei profili interni, delle loro personalità e delle loro difficoltà con gli strumenti attuali, si avranno più o meno resistenze. Alcuni saranno estremamente entusiasti (e saranno ottimi ambasciatori), mentre altri saranno molto resistenti.
Torniamo ai punti 2 e 3: un leader per la migrazione deve essere il leader del cambiamento e avere l’autorità necessaria (vedi punto 4) per convincere i più riluttanti.
9/ Non aver mappato i propri dati / diritti di accesso / processo di recupero.
Usciamo dalla dimensione psicologica della migrazione ed entriamo nella parte pratica.
Il passaggio da uno strumento (o da più strumenti) a un altro comporta un trasferimento significativo di dati: informazioni relative a progetti, clienti, dipendenti e finanze, ma anche di chi ha accesso a cosa.
Il responsabile della migrazione deve essere in grado di recuperare tutti i dati, sia dal fornitore attuale che dai gestori.
A titolo informativo, tutti i dati contenuti nel vostro Furious appartengono a voi. Possono essere esportati in qualsiasi momento dalle persone autorizzate dell’azienda senza alcun costo aggiuntivo.
Inoltre, nell’ambito della migrazione al nostro strumento, i nostri team vi assisteranno nell’importazione dei dati e vi aiuteranno a configurare e personalizzare il vostro Furious. Anche in questo caso, gratuitamente e senza limiti di tempo.
Avete un’idea chiara di dove si trovano i vostri dati? Chi deve o non deve avere accesso a questa o quella informazione? Molto spesso discutiamo a lungo con i clienti per verificare questi dettagli.
10/ Non imporre un calendario e una metodologia di migrazione.
È stato detto più volte: questo è un progetto strategico per la vostra azienda.
E ogni progetto ha bisogno di un piano, perché “Nessun vento è favorevole a chi non sa dove andare“.
Inquadrare la migrazione in un programma permette di fissare i giusti obiettivi in termini di tempistica.
La metodologia è fondamentale per realizzare le cellule: Noi di Furious offriamo ai nostri clienti un piano di implementazione chiaro e collaudato. Ovviamente lo adattiamo a ogni fase, ma questo ci permette di ottimizzare i tempi di implementazione. Infatti, i nostri tempi di implementazione sono tra i più rapidi del mercato!
Ci auguriamo che questi 10 consigli vi aiutino a superare il processo di migrazione senza problemi e con serenità (sì, sì, è possibile, credeteci!).
Per qualsiasi domanda, ecco qui!
