Abbiamo la fortuna di lavorare con molte aziende di tutte le dimensioni – agenzie, ESN, inserzionisti, aziende, start-up – e abbiamo osservato una costante: la maggior parte delle aziende con meno di 20 dipendenti monitora la propria attività attraverso la fatturazione. Mentre quasi nessuna agenzia con più di 100 dipendenti lo fa. Monitorano la loro produzione in base all’avanzamento….
Ma perché monitorare la produzione per stato di avanzamento piuttosto che per fattura?
Noi di Furious abbiamo deciso di svelarvi il segreto gestionale condiviso dalle aziende più strutturate…
Monitorare l’attività attraverso la fatturazione
Che cosa significa? Significa che tutto il monitoraggio della produzione si basa sul numero di fatture inviate ai clienti per anno. Il fatturato viene solitamente definito alla fine dell’anno. Jean-Mi, il contabile, chiede rapidamente cosa succede con le ultime fatture inviate (sapete, le ultime settimane di dicembre, quando tutti i dir cli fatturano come matti dopo il colpo di avvertimento di BigBoss o DAFchéri) per fare il rapporto con il fatturato.
Dicembre è quindi sinonimo di liste di APC e FACE da compilare per il reparto contabilità. Per queste agenzie è anche, curiosamente, il mese migliore…
Il vantaggio? Questo metodo di monitoraggio è semplice e non complicato: basta sommare le fatture inviate e presentarle all’ufficio contabilità.
Lo svantaggio? È una prospettiva contabile, molto diversa dalla realtà.
Esempio: immaginate di essere in ritardo nella fatturazione di alcuni clienti. Potreste pensare che l’azienda stia andando male; e se foste in anticipo, potreste essere tentati di credere – erroneamente – che siete bravi…
Ma la cosa più grave è che vi assumete il rischio che ci sia uno scarto di diverse settimane o addirittura mesi tra la realtà e ciò che questo metodo di monitoraggio vi fa credere… #failed
Un altro rischio non trascurabile (e sappiamo che probabilmente vi è già capitato… Se non è così, che fortuna!): avete fatto più progressi sul progetto di quanti il cliente ne abbia pagati… E il cliente vi tiene in ostaggio per ottenere più tempo di quello che ha comprato”.
In breve, di solito si passa al monitoraggio dell’avanzamento del progetto dopo un disastro…
Monitoraggio dell’avanzamento
In questo caso non seguiamo più il livello di fatturazione dei clienti, ma il livello effettivo di avanzamento del progetto.
Quindi se siamo al 50% dell’avanzamento del progetto → siamo a metà del progetto.
Tutto diventa più chiaro perché la somma dell’avanzamento dei progetti fornisce il livello di produzione effettivo in tempo reale. E quindi il fatturato reale della vostra azienda IN TEMPO REALE! Niente più noiose revisioni di APC e FAE…
E così, in tempo reale, vedete tutto: ritardi e anticipi di fatturazione, rischi del progetto, rischi del cliente, rischi di sotto o sovra personale, ecc.
Niente più sorprese: tutto diventa più semplice, più chiaro e le prospettive nel tempo sono evidenti.
Ma come fare? Non c’è nulla di magico o impossibile. Riconoscere l’avanzamento in tempo reale di un progetto richiede una metodologia solida. Questo spiega perché questo metodo viene utilizzato nella grande maggioranza dei casi nelle aziende più strutturate. E quindi di una certa portata.
Peccato, perché una piccola agenzia che lavora sul progresso crescerebbe più serenamente e quindi avrebbe maggiori possibilità di successo nella sua crescita!
In realtà, per esperienza, le aziende aspettano e si rendono conto del problema una volta raggiunti i 30-50 dipendenti. La fase in cui non si ha più tutto sotto controllo, e quindi non si percepiscono più le cose in modo intuitivo e corretto.
È troppo tardi, perché a questo punto diventa difficile cambiare le abitudini di tutta l’agenzia!
Come fare, quindi, per arrivarci?
Furious aiuta centinaia di aziende a implementare facilmente e serenamente la gestione della produzione attraverso indicatori visivi e divertenti.
Non è mai troppo tardi per scegliere i processi (e gli strumenti!) giusti che vi aiuteranno a strutturare la vostra attività. Il riconoscimento della vostra attività in anticipo è uno di quei Must-Have che ogni buon CEO deve implementare.
Oltre a una panoramica accurata e in tempo reale dei vostri progetti – e del vostro business – vi darà soprattutto la serenità di cui avete bisogno per crescere in modo furiosamente redditizio!
