70% dos projetos falham devido a uma má gestão do tempo e dos recursos, de acordo com um estudo do PMI (Project Management Institute)*.
Quer seja uma agência de comunicação, uma consultora em crescimento ou uma empresa de serviços, esta estatística é particularmente preocupante. É a rentabilidade dos referidos projetos que influencia a sua capacidade de gerar lucros e crescimento.
A sua capacidade de calcular precisamente a taxa de progresso de um projeto não é, portanto, apenas uma mais-valia, é uma necessidade para garantir o sucesso e a rentabilidade dos negócios.
Os projetos que seguem rigorosamente o seu progresso têm 30% mais probabilidades de atingir os seus objetivos dentro dos prazos e do orçamento definidos (Relatório da McKinsey**).
Estas estatísticas destacam a importância crucial de uma boa gestão de projetos e de uma monitorização precisa do progresso.
Que métodos para calcular esta taxa de progresso?
A importância de cada método por tipologia de unidade de negócio, de equipa? Embarque connosco para descobrir como integrar estas práticas na sua empresa, melhorar o desempenho e a satisfação do cliente.
O cálculo do progresso permite correlacionar o tempo gasto num projeto, a faturação e o planeamento com o progresso real do projeto. Existem vários métodos para medir este progresso, cada um com as suas vantagens e desvantagens.
Compreender os diferentes tipos de progresso de um projeto
O progresso manual
O pré-requisito para dominar um progresso manual é dispor de recursos – ferramentas ou ficheiros – que permitam acompanhar corretamente os atributos relativos aos projetos: datas de entrega estimadas inicialmente, tempo vendido por projeto e por competências, tipologia de tarefas a realizar, tempo consumido, etc.
As pequenas estruturas (< 10 colaboradores) conseguem acompanhar o conjunto destas informações com bastante facilidade (as informações internas são, muitas vezes, conhecidas em grande parte por todos os membros da equipa). Quando ultrapassa os 15 colaboradores, torna-se muito complexo não utilizar uma ferramenta adequada, mesmo para medir manualmente o progresso: cada equipa começa a utilizar uma ferramenta diferente, as informações cruzam-se entre colaboradores, as férias misturam-se com os períodos de faturação… Nesta fase, é altura de reagir!
— Vantagens e desvantagens do progresso manual
Neste contexto, o progresso do projeto depende da pessoa que desloca manualmente o indicador de percentagem de progresso real estimado no projeto. A vantagem deste modo é que oprogresso é totalmente independente dos outros elementos do projeto (as datas, a carga, o planeado e a faturação). Isto permite uma comparação precisa do real com todos os outros indicadores.
— Exemplo prático na ferramenta Furious
Para indicar o progresso do projeto, basta clicar no indicador do elemento progresso. O Furious apresentará então as linhas tarifárias vendidas do orçamento em questão e poderá ajustar o progresso de cada uma das linhas tarifárias. Por exemplo, se tiver uma linha tarifária de 1500 euros com 100% de progresso e outra de 500 euros, o progresso global do projeto será de 75%.
O progresso manual baseado nas tabelas de preços no Furious
Para indicar o progresso do projeto, terá de clicar no indicador do elemento “progresso“. O Furious apresentará então as linhas tarifárias vendidas do orçamento em questão. Poderá ajustar o progresso de cada uma das linhas tarifárias.
Exemplo: Tenho duas linhas tarifárias para um montante total de 2000 euros: uma linha de um montante de 1500 euros e uma linha de um montante de 500 euros. Se indicar que a minha linha tarifária de 1500 euros tem um progresso de 100%, então o progresso do meu projeto passará para 75%.
O progresso automático baseado na carga
O pré-requisito para a medição da taxa de progresso de um projeto calculada de forma automática é dispor de uma ferramenta de gestão adequada.
A sua ferramenta deverá ser capaz de ter em conta o conjunto dos elementos de base: data de início do projeto, data de fim do projeto, marcos de faturação definidos (a 30% de progresso do projeto, a 60% etc.), estar sincronizada com o planeamento de projeto dos colaboradores (para poder medir automaticamente os tempos gastos em cada tarefa e tempo vendido).
Utilização e benefícios
A carga corresponde ao tempo gasto pelos colaboradores. Este modo é privilegiado para os projetos onde o tempo gasto corresponde ao tempo vendido. Isto significa que, quando é adicionado tempo, a percentagem de progresso do projeto aumenta automaticamente.
Atenção às vendas com preço fixo
ATENÇÃO: nunca utilize este modo para as vendas com preço fixo, pois constatará uma diferença de progresso com a carga apenas quando a totalidade do seu projeto for consumida.
O progresso automático baseado nas datas do projeto
Princípio de funcionamento
O progresso automático baseado nas datas de início e de fim indicadas na configuração do projeto é simples e eficaz. Por exemplo, se um projeto começar a 1 de janeiro de 2022 e terminar a 30 de janeiro de 2022, a 15 de janeiro, o progresso do projeto será de 50%.
O progresso automático baseado na faturação
Metodologia e aplicação
Neste modo, o progresso do projeto aumenta em função da faturação. Por exemplo, se criar uma fatura para um projeto composto por um calendário com uma única fatura, o progresso do projeto passará para 100%.
O progresso automático baseado nas unidades produzidas
Processo e acompanhamento
O progresso real do projeto depende das unidades produzidas. É possível indicar que uma unidade foi produzida, o que faz aumentar o progresso ao adicionar tempo. Por exemplo, se tiver duas unidades a produzir para um total de 10 000 euros (uma unidade a 9 000 euros e uma unidade a 1 000 euros) e indicar que produziu a unidade a 1 000 euros, o progresso será de 10%.
Impacto da escolha de cada tipo de progresso para as equipas de uma agência
A escolha do tipo de progresso para um projeto pode ter impactos significativos nas diferentes equipas dentro de uma agência.
Cada equipa tem as suas próprias necessidades e prioridades, e o tipo de progresso escolhido pode influenciar a sua eficácia e a sua capacidade de atingir os seus objetivos.
Equipa de projeto (equipa operacional)
Para a equipa de projeto , que está diretamente envolvida na execução das tarefas, o progresso manual baseado nas tabelas de preços ou o progresso automático baseado na carga pode ser particularmente benéfico.
Estas tipologias de progresso permitem à “equipa acompanhar de perto o tempo e os recursos investidos em cada tarefa, oferecendo uma visão precisa do”trabalho restante.
Isto facilita a gestão diária, o planeamento de recursos e o ajuste das prioridades.
Além disso, para projetos complexos que necessitam de uma adaptação contínua, o progresso manual oferece a flexibilidade necessária para ajustar as estimativas em função das realidades do terreno.
Direção financeira numa agência
A direção financeira favorece a medição em progresso automático baseado na faturação e nas unidades produzidas.
Estes tipos de progresso permitem uma contabilização precisa das receitas geradas em cada etapa do projeto, mas também por tipologia de unidade de negócio, se necessário, alinhando os esforços da equipa com os objetivos financeiros da agência.
Ao utilizar estes métodos, a direção financeira pode antecipar melhor os fluxos de caixa, gerir os orçamentos e garantir uma rentabilidade ótima.
A precisão dos dados financeiros em cada projeto é crucial para estabelecer relatórios financeiros fiáveis e tomar decisões estratégicas informadas.
Direção de produção numa agência
Para a direção de produção, o progresso automático baseado nas datas dos projetos e nos marcos é particularmente útil.
Estes métodos permitem acompanhar o progresso em função das etapas-chave do projeto e dos prazos definidos.
Ao utilizar estes tipos de medição de progresso , a direção de produção pode garantir que os projetos progridem em conformidade com o planeamento inicial, identificando rapidamente os atrasos e os obstáculos potenciais.
Isto permite uma gestão proativa, ajustando os recursos e as prioridades para manter o projeto no bom caminho.
Direção geral de uma agência
A direção geral, por sua vez, necessita de uma visão geral integrada e precisa do progresso dos projetos.
Um progresso baseado numa combinação de métodos, tais como as datas do projeto, a faturação e a carga, pode fornecer uma imagem global do desempenho da agência.
Esta abordagem híbrida permite à direção geral comparar os dados operacionais, financeiros e temporais, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Ao ter acesso a relatórios detalhados e precisos, a direção geral pode alinhar melhor os objetivos da agência, otimizar os processos e garantir um crescimento sustentável.
Melhores métodos de medição do progresso numa agência
A escolha do tipo de progresso para o bom funcionamento dos projetos numa agência deve ser adaptada às necessidades específicas de cada equipa, tendo em conta a necessidade de uma orientação precisa e os desafios relacionados com a direção desta última.
Ao compreender os impactos de cada método de progresso nas diferentes funções, uma agência pode melhorar a sua gestão de projetos, otimizar o seu desempenho e garantir a máxima satisfação do cliente. Em suma, evitar os erros comuns numa agência. Adaptar o método deprogresso em função das exigências das equipas permite uma melhor coordenação, uma maior transparência e uma gestão mais eficaz dos projetos. Esta escolha deverá, naturalmente, ser correlacionada com a da escolha certa para a venda da sua prestação de serviços: ao tempo gasto, com preço fixo ou em regime de administração?
Impacto da escolha de cada tipo de progresso para as equipas de uma consultora, de uma ESN ou de um gabinete de estudos
Para este tipo de negócio, vende os seus projetos muitas vezes com preço fixo ou em regime de administração.
A escolha do tipo de progresso para um projeto é, portanto, diferente, cada equipa mantém as suas prioridades específicas, mas é mais fácil unificar as necessidades de todos.
Progresso para a equipa operacional
Para a equipa operacional, os consultores que estão diretamente envolvidos nas missões nos clientes, o progresso automático baseado na carga é particularmente benéfico. Numa consultora ou numa ESN, as missões podem ser prolongadas e necessitar de uma gestão precisa dos recursos e do tempo. Um cliente não pode pedir regularmente extensões de presença ou de tempo ao consultor se estas não estiverem registadas num planeamento preciso.
Para a direção financeira
A direção financeira numa consultora ou num gabinete de estudos beneficia grandemente do progresso automático baseado na faturação e nas unidades produzidas. Estes tipos de progresso permitem uma contabilização precisa das receitas geradas em cada etapa da missão do consultor, alinhando os esforços da equipa com os objetivos financeiros da organização.
Ao utilizar estes métodos, a direção financeira pode antecipar melhor os fluxos de caixa, gerir os orçamentos e garantir uma rentabilidade ótima. A precisão dos dados financeiros é crucial para estabelecer relatórios financeiros fiáveis e tomar decisões estratégicas informadas.
Além disso, num ambiente de consultoria onde as margens podem ser apertadas, uma gestão financeira precisa é indispensável para manter a saúde financeira da empresa.
Para a direção das operações
Para a direção das operações, o progresso automático baseado nas datas de missão e marcos é particularmente útil.
Estes métodos permitem acompanhar o progresso em função das etapas-chave do projeto e dos prazos fixados.
Ao utilizar estes tipos de progresso, a direção das operações pode assegurar-se de que os projetos avançam em conformidade com o planeamento inicial, identificando rapidamente atrasos e obstáculos potenciais.
Isto permite uma gestão proativa, ajustando os recursos e as prioridades para manter o projeto no bom caminho.
Num gabinete de estudos ou numa ESN, onde os projetos podem ter implicações técnicas complexas, esta abordagem é essencial para garantir que os prazos e os requisitos técnicos são respeitados.
E para a direção geral…
A direção geral de um gabinete de consultoria ou de um gabinete de estudos necessita de pilotar bem as suas equipas, e nomeadamente a sua taxa de staffing para ser rentável.
Um progresso baseado numa combinação de métodos, tais como as datas do projeto, a faturação e a carga, pode fornecer uma imagem global do desempenho da sua organização, e permitir-lhes antecipar potenciais recrutamentos para responder a uma procura crescente dos clientes.
Ao ter acesso a relatórios detalhados e precisos, a direção geral pode alinhar melhor os objetivos da organização, otimizar os processos e assegurar um crescimento sustentável. A capacidade de ter uma visão geral das missões em curso e do seu progresso é crucial para responder às exigências dos clientes e manter uma vantagem competitiva.
Conselhos e dicas para uma gestão otimizada dos seus progressos
Utilizar um software ERP setorial como o Furious
Para as agências de comunicação, os gabinetes de consultoria e as empresas de serviços, um software ERP, verdadeiro co-piloto tudo-em-um como o Furious é indispensável. Não só centraliza todos os dados dos seus projetos, mas também permite acompanhar em tempo real o progresso, automatizar os processos e gerar relatórios precisos e detalhados.
Ganho de tempo e eficiência
Ao utilizar o Furious, pode automatizar a maioria das tarefas administrativas, o que lhe permite concentrar-se no núcleo da sua atividade. Além disso, a precisão dos dados recolhidos e analisados permite uma tomada de decisão mais rápida e mais esclarecida.
Melhoria da colaboração
Um ERP como o Furious facilita igualmente a colaboração entre os membros da equipa. Os dados estando centralizados e acessíveis em tempo real, cada membro pode ter uma visão clara do progresso do projeto e das tarefas que lhe são atribuídas.
Redução dos custos
Ao otimizar a gestão dos seus projetos e reduzindo os erros, o Furious contribui para reduzir os custos operacionais. Além disso, a possibilidade de acompanhar precisamente os custos e as receitas permite uma melhor gestão orçamental.
Outros métodos para calcular o progresso de um projeto em diversos negócios
O método físico de progresso
O método físico de progresso baseia-se em medidas tangíveis do trabalho realizado. Isto pode incluir a quantidade de material utilizado, o número de horas trabalhadas, ou o progresso físico dos trabalhos. Este método é frequentemente utilizado em projetos de construção onde o progresso pode ser medido de forma concreta.
Vantagens e desvantagens
Uma das principais vantagens do método físico é a sua precisão. Ao medir elementos tangíveis, obtém uma imagem clara do progresso real do projeto. No entanto, este método pode ser laborioso e necessitar de uma recolha de dados minuciosa.
- O método dos marcos
Os marcos são pontos de referência-chave num projeto que indicam etapas importantes ou entregáveis específicos. Ao definir marcos claros, pode acompanhar o progresso em função da realização destas etapas.
Exemplo prático
Por exemplo, um projeto de desenvolvimento de software poderia ter marcos tais como a finalização da fase de conceção, a conclusão do desenvolvimento de módulos-chave, e a entrega do produto final. Ao acompanhar estes marcos, pode avaliar o progresso do projeto de forma estruturada.
Importância da precisão no cálculo do progresso
Impacto no orçamento e nos custos
Uma estimativa precisa do progresso de um projeto é essencial para a contabilização dos custos e a gestão do orçamento. Erros no cálculo do progresso podem resultar em ultrapassagens orçamentais, atrasos, e insatisfação dos clientes.
Outros impactos
Escolher bem o seu método de cálculo de progresso pode igualmente, claro, impactar o moral e a organização das suas equipas – e portanto a sua produtividade.
Tomemos o exemplo da escolha de um progresso manual, aplicado numa agência de 30 colaboradores, que vende as suas competências a preço fixo. O acompanhamento dos projetos e a sua faturação não será otimizada, e é possível que a prazo o seu projeto a preço fixo não seja rentável, tendo as competências sido vendidas para a realização de tarefas precisas e já definidas. Neste caso, um progresso automático à faturação através de vários marcos se falarmos de grandes projetos (em tempo de realização) poderia ter sido mais adequado.
Em resumo, be Furious!
Calcular a taxa de progresso dos seus projetos é essencial para assegurar rentabilidade, crescimento e perenidade da sua estrutura.
Ao utilizar os métodos de cálculo adequados e integrando um software ERP setorial especializado como o Furious, pode não só melhorar a precisão dos seus cálculos mas também a organização, o bem-estar das suas equipas. Quer escolha o progresso manual ou um dos métodos automáticos, o importante é escolher aquele que corresponde melhor às suas necessidades e à natureza dos seus projetos.
Não hesite em testar diferentes abordagens e ajustar os seus processos em conformidade para garantir o sucesso das suas iniciativas.
Com uma gestão de projeto eficaz, a sua empresa pode não só responder às expectativas dos seus clientes mas também superar as suas esperanças, maximizando simultaneamente a sua rentabilidade e eficiência.
Prontos para otimizar a gestão dos seus projetos com o Furious?
*Estudo Pulse of the profession do PMI
** Relatório McKinsey – O humano, capital no centro do desempenho sustentável da empresa
Talvez se coloque estas questões?
01 Porquê acompanhar a taxa de progresso de um projeto?
Isto permite visualizar o progresso real, identificar atrasos ou desvios, e pilotar melhor os recursos, os custos e os prazos.
02 Quais são os métodos mais utilizados para a calcular?
Os mais comuns são: o progresso físico (baseado nos entregáveis realizados), o progresso cronológico (tempo decorrido vs tempo previsto) e o progresso orçamental (custo realizado vs orçamento previsto).
03 Que método escolher para o meu projeto?
Tudo depende da natureza do projeto. O progresso físico é frequentemente o mais representativo, mas uma combinação com o progresso orçamental pode oferecer uma visão mais refinada.
04 Com que frequência é necessário atualizar a taxa de progresso?
Depende da duração e da criticidade do projeto. Para um bom acompanhamento, uma atualização semanal ou a cada marco-chave é recomendada.
05 Existem ferramentas para automatizar o acompanhamento do progresso?
Sim, soluções como o Furious integram o acompanhamento da taxa de progresso na gestão global de projeto, com indicadores em tempo real e vistas consolidadas.
