Face aos crescentes desafios de rentabilidade e conformidade, o software de faturação tornou-se um pilar essencial da gestão financeira moderna. Ligado às ferramentas de contabilidade e integrado num ERP financeiro, permite automatizar processos enquanto assegura um melhor controlo da atividade. Uma solução bem escolhida torna-se uma alavanca estratégica para otimizar a produtividade.
Software de faturação: ferramenta de gestão indispensável
Num contexto económico em mudança, as empresas – do empresário em nome individual à PME – devem adotar um software de faturação eletrónica eficiente. Este tipo de ferramenta já não se limita a uma tarefa administrativa: otimiza a gestão comercial, melhora a tesouraria e fortalece a relação com o cliente. O ideal é uma solução que cumpra as normas em vigor, intuitiva, personalizável e integrada com outros sistemas como a contabilidade geral ou um CRM.
O melhor software de faturação é aquele que se adapta aos seus processos empresariais, cumpre os requisitos regulamentares em vigor e otimiza o seu tempo através de uma interface intuitiva e funcionalidades avançadas.
A faturação eletrónica, em breve obrigatória, exige ferramentas capazes de gerir orçamentos, pagamentos, lembretes e acompanhamento do cliente de forma fluida. Facilidade de utilização, automatização, integração e poupança de tempo tornam-se critérios decisivos. Um software como o Furious permite unificar estas necessidades numa única interface.
Hoje em dia, escolher um software de faturação é optar por uma verdadeira alavanca de gestão, capaz de oferecer visibilidade, reatividade e conformidade. O importante é encontrar uma solução adaptada à sua atividade, ao feedback do mercado e às crescentes exigências de gestão em tempo real.
O que é um software de faturação e por que é essencial?
Um software de faturação é uma ferramenta essencial para qualquer empresa, grande ou pequena. É um sistema informático que automatiza a criação, o envio e a gestão de faturas, permitindo poupar tempo valioso e reduzir erros manuais. Eis porque é um elemento indispensável para a sua atividade:
- Poupança de tempo: gerar faturas manualmente consome muito tempo. Com um software de faturação, crie e envie faturas em poucos cliques.
- Profissionalismo: uma fatura bem concebida reflete o profissionalismo da sua empresa. Um software permite criar documentos coerentes e esteticamente agradáveis.
- Acompanhamento facilitado: os softwares de faturação oferecem painéis de controlo para monitorizar pagamentos pendentes, atrasos e previsões de tesouraria.
- Conformidade legal: asseguram que as suas faturas incluem todas as menções legais necessárias e cumprem os mais recentes regulamentos fiscais.
- Segurança dos dados: proteja os seus dados financeiros através de sistemas avançados de backup e encriptação.
O software de faturação inteligente simplifica a contabilidade
Um software de faturação inteligente é uma verdadeira revolução para a gestão contabilística diária.
Transforma tarefas repetitivas e complexas em processos simples e rápidos, graças principalmente à automatização dos lançamentos contabilísticos: integra automaticamente os dados de faturação na sua contabilidade, reduzindo o risco de erros.
Além disso, os lembretes de pagamento automáticos permitem deixar de acompanhar manualmente as faturas em atraso, pois o software encarrega-se disso e envia lembretes por si.
Por outro lado, a análise financeira permite-lhe obter relatórios detalhados sobre os seus fluxos financeiros e capital próprio para uma melhor tomada de decisão. Além disso, a integração com outras ferramentas dá-lhe a possibilidade de sincronizar com o seu CRM, gestão de stock ou outras ferramentas para uma visão a 360 graus da sua empresa.
Por fim, a acessibilidade é garantida, pois pode gerir as suas faturas onde quer que esteja, através de aplicações móveis ou acesso na cloud.
Cada funcionalidade é concebida para libertar tempo e permitir que os empresários se concentrem no desenvolvimento do seu negócio em vez de tarefas administrativas.
Clareza e intuitividade do software de faturação na gestão financeira
A interface do utilizador, primeiro passo para uma faturação simplificada
A interface deve ser amigável e bem organizada, permitindo uma rápida familiarização com o software. As funcionalidades mais utilizadas devem ser facilmente acessíveis. Na Furious, os painéis de controlo muito visuais possuem drag fáceis e um menu de pesquisa global. O seu software de faturação deve fazer-lhe poupar tempo. É ele que deve adaptar-se aos usos atuais, e não o contrário.
Ajuda e suporte:
Um bom software de faturação deve oferecer documentação completa e recursos de ajuda online para facilitar a compreensão e utilização do software. O apoio ao cliente deve ser reativo e estar disponível para responder às suas questões. Na Furious, por exemplo, a equipa Success responde-lhe em menos de 10 minutos.
Personalização do software de faturação:
A possibilidade de personalizar a aparência e as funcionalidades do software de acordo com as suas preferências contribui não só para uma melhor experiência do utilizador, mas também simplifica a gestão financeira global. A Furious, como ferramenta modular, adapta-se ao perfil de cada empresa: as características não são, portanto, fixas e variam de acordo com as necessidades específicas. Esta flexibilidade é uma grande vantagem num contexto onde os requisitos evoluem rapidamente.
Num mercado dinâmico, a faturação ágil já não representa apenas uma vantagem competitiva; torna-se um verdadeiro pilar para assegurar o seu volume de negócios, reforçar a sua rentabilidade e manter uma tesouraria saudável. Permite nomeadamente:
Uma maior reatividade: face às rápidas mudanças nas exigências dos clientes e do mercado, a faturação ágil permite-lhe adaptar-se rapidamente a vários cenários de faturação.
Uma redução nos prazos de pagamento: ao enviar as faturas imediatamente após a prestação do serviço ou venda, acelera o processo de pagamento e melhora significativamente a tesouraria.
Uma melhor gestão dos valores por receber: graças a sistemas que monitorizam os pagamentos em tempo real, pode rapidamente identificar e relembrar as contas em atraso, reduzindo assim os riscos financeiros.
Por fim, ao basear-se em dados em tempo real provenientes da faturação ágil, beneficia de uma melhor visibilidade para ajustar as suas estratégias comerciais e propor ofertas personalizadas que respondam às expectativas do mercado.
A agilidade na faturação é, portanto, essencial não só para manter o seu volume de negócios, mas também para o fazer crescer, adaptando-se às necessidades em mudança do mercado e assegurando uma experiência do cliente sem atritos.
Centralização dos dados no software
Importação e exportação de dados:
O software deve permitir importar facilmente dados existentes (clientes, produtos, etc.) e exportar dados para utilização noutros softwares ou aplicações. É importante garantir que todos os dados permanecem sua propriedade. Algumas ferramentas de gestão financeira podem cobrar-lhe pela recuperação dos seus dados quando os deixa.
A Furious dá-lhe acesso à totalidade dos seus dados e pode descarregá-los a qualquer momento, com total autonomia.
Sincronização com outras ferramentas ou softwares:
A capacidade de sincronizar e integrar o software de faturação com outras ferramentas e aplicações que utiliza (contabilidade, CRM, ERP financeiro, etc.) pode melhorar a eficiência da sua empresa. A Furious desenvolveu até a sua própria API para lhe facilitar a vida, e a ligação bancária já revolucionou o quotidiano de muitos dos nossos clientes!
Gestão de clientes:
O software deve oferecer funcionalidades para gerir a sua base de clientes, como a possibilidade de adicionar, modificar e eliminar informações de clientes, bem como acompanhar o seu histórico de faturação.
Daí o interesse em ir além de um software de faturação monotarefa. Racionalizar os seus custos enquanto beneficia de uma verdadeira torre de controlo de toda a atividade da sua empresa: gestão comercial, gestão de projetos, gestão de RH, acompanhamento de recrutamento, gestão das necessidades das equipas, gestão de planeamento etc. além da gestão financeira e pré-contabilística!
As vantagens de um software de faturação online para as micro e PME
Para as micro e PME, um software de faturação online é sinónimo de simplicidade, eficiência e adaptabilidade.
Ao permitir um acesso remoto, oferece a possibilidade de gerir as suas faturas onde quer que esteja — seja em casa, no terreno ou em viagem de negócios.
Além disso, contribui para uma redução notável dos custos ao eliminar as despesas relacionadas com a compra de papel, impressão, armazenamento e envio físico dos documentos. As atualizações automáticas permitem ainda beneficiar continuamente das últimas funcionalidades e correções de segurança, sem intervenção manual nem custo adicional.
Entre as principais vantagens, encontramos:
Backup seguro: os dados são armazenados com segurança na cloud, o que limita os riscos de perda relacionados com um incidente técnico, um sinistro ou uma falha do sistema.
Integração fluida com outros serviços: o software liga-se facilmente a outras ferramentas como a contabilidade, os serviços bancários ou os CRM, oferecendo assim uma gestão empresarial coerente e centralizada.
Processamento de pagamentos online: os clientes podem pagar as suas faturas diretamente através de soluções de pagamento integradas, o que simplifica o processo e acelera os recebimentos.
Complementarmente, o software gera automaticamente relatórios e análises para acompanhar o rendimento da atividade, o que ajuda a tomar decisões informadas mais rapidamente. Facilita também a conformidade legal graças a atualizações em tempo real das taxas de IVA e dos formatos de faturas exigidos pela regulamentação. Por fim, ao automatizar a faturação, liberta um tempo precioso que pode dedicar aos seus clientes, contribuindo assim para um serviço ao cliente mais reativo e personalizado.
Com um software de faturação online, as micro e PME podem assim concentrar-se no seu core business, deixando a tecnologia otimizar e automatizar os processos administrativos e financeiros.
É um investimento que se traduz rapidamente num ganho de tempo precioso e numa melhor visão geral da saúde financeira da empresa.
Respeito pelas normas relacionadas com a faturação
Um software de faturação certificado deve garantir o cumprimento dos regulamentos fiscais e contabilísticos em vigor no seu país. Certifique-se de que o software está em conformidade com os requisitos legais e que é regularmente atualizado para ter em conta as evoluções regulamentares, nomeadamente as relacionadas com a obrigação de fatura eletrónica que entrará em vigor no próximo ano.
Segurança dos dados:
A proteção e confidencialidade dos dados devem ser uma prioridade para qualquer software de faturação. Verifique se o software utiliza medidas de segurança apropriadas para proteger as suas informações e as dos seus clientes. Por exemplo, na Furious, fazemos realizar a cada 6 meses uma série de testes de segurança pela empresa Devensys, empresa especializada em cibersegurança.
Como garantir a conformidade das suas faturas?
A conformidade das suas faturas com as obrigações legais é primordial para evitar os riscos relacionados com auditorias fiscais e penalidades. Para garantir isso, convém utilizar um software de faturação certificado que acompanhe de perto as evoluções legislativas e que se adapte rapidamente às mudanças nas normas de faturação.
Além disso, é essencial que o seu software de gestão financeira seja regularmente atualizado para integrar os últimos requisitos legais, como as taxas de IVA ou as menções obrigatórias nas faturas.
Por outro lado, é recomendado manter-se informado sobre as últimas leis e regulamentos fiscais que possam afetar o seu processo de faturação; alguns softwares propõem para este efeito newsletters ou alertas para o manter informado.
Além disso, convém confirmar que o software utiliza medidas de segurança sólidas para proteger os dados contra acessos não autorizados ou fugas, em conformidade com os regulamentos sobre proteção de dados.
É também crucial assegurar que o sistema permite um arquivo das faturas conforme os requisitos legais, frequentemente por um período mínimo de 6 a 10 anos, dependendo do país.
Por outro lado, é preferível dispor de acesso a um serviço de assistência ao cliente reativo e capaz de o guiar através das complexidades regulamentares.
Por fim, aproveite os recursos de formação fornecidos pelo prestador do software para compreender plenamente as funcionalidades de conformidade e utilizá-las eficazmente.
Tomando estas medidas, poderá ter a certeza de que as suas faturas permanecem conformes com as normas atuais.
A conformidade legal e a simplificação administrativa com o nosso software
Com o nosso software de faturação, a conformidade legal não é apenas uma obrigação, é também a oportunidade de simplificar a sua gestão administrativa no dia a dia. A nossa solução é certificada e concebida para respeitar escrupulosamente os mais recentes regulamentos.
As atualizações são efetuadas automaticamente para integrar as alterações legislativas, sem que tenha de mexer um dedo, garantindo-lhe uma conformidade contínua.
Diga adeus às horas passadas a verificar cada fatura para conformidade. O nosso software encarrega-se disso por si e alerta-o em caso de necessidade, fazendo-o ganhar um tempo precioso.
Um guia simples de utilização acompanha-o na configuração das suas faturas, passo a passo, para uma rápida e eficaz familiarização.
Graças a um painel de controlo intuitivo, acompanha num piscar de olhos o estado da sua conformidade, para manter o controlo a todo o momento.
Por fim, a nossa equipa de suporte está sempre disponível para responder às suas questões, seja sobre os aspetos regulamentares ou sobre a utilização do software.
Softwares de faturação: quais são as menções obrigatórias?
As regulamentações evoluem constantemente, e com elas, as informações obrigatórias a incluir nas suas faturas. É, portanto, essencial que os softwares de faturação sejam atualizados e postos ao dia em tempo real para integrar estas novas exigências legais. Entre os elementos a verificar figuram:
A identificação precisa: o nome e a morada do fornecedor e do cliente, bem como o número de identificação do IVA.
A numeração única e a data de faturação: deve ser utilizada uma série única sem interrupção, e a data de emissão da fatura deve sempre constar.
O detalhe da transação: isto inclui a designação clara do produto ou serviço vendido, o preço unitário sem IVA, a quantidade, a taxa de IVA aplicável, bem como eventuais menções específicas, como as isenções de IVA, as autoliquidações ou as condições particulares de venda.
Assim, o cumprimento destas menções garante não só a conformidade dos seus documentos, mas também a segurança dos seus processos em caso de controlo fiscal.
O seu software de faturação deve não só incluir estes elementos básicos mas também adaptar-se para incorporar qualquer nova menção obrigatória imposta pela lei. Assim, cada fatura que gera está perfeitamente em ordem.
Teste antes de comprar o seu software de faturação
Muitos softwares de faturação oferecem períodos de experiência gratuitos para lhe permitir testar as suas funcionalidades antes de se comprometer. Aproveite estas experiências para avaliar a adequação do software às suas necessidades!
Comparação das funcionalidades:
Ao avaliar os softwares de faturação, compare as funcionalidades oferecidas por cada software, tendo em conta as suas necessidades específicas. Algumas funcionalidades podem ser mais importantes para a sua empresa do que outras, por isso certifique-se de escolher um software que responda a essas necessidades.
Preço e custo do software de faturação
O preço de um software de faturação pode variar em função das funcionalidades oferecidas, do número de utilizadores, etc. Avalie cuidadosamente os custos associados a cada software para se certificar de que corresponde ao seu orçamento.
Custo total de propriedade (TCO, Total Cost of Ownership em inglês):
É um conceito utilizado em gestão financeira para avaliar o conjunto dos custos diretos e indiretos ligados à compra, utilização, manutenção e suporte de um produto. No contexto dos softwares de faturação, o TCO inclui os seguintes custos:
Custo de compra ou de subscrição do software
Trata-se do preço inicial do software ou das taxas de subscrição recorrentes se o software for baseado num modelo de subscrição (por exemplo, mensal ou anual).
Custos de implementação e de formação no software
Podem tratar-se das taxas de configuração e integração do software na sua empresa, bem como dos custos de formação do pessoal na utilização do software. A Furious acompanha-o de forma ilimitada nestas questões.
Custos de manutenção e de suporte do software
Estes custos englobam as taxas associadas à manutenção do software (atualizações, correções, etc.) e ao suporte ao cliente para resolver problemas ou responder às questões dos utilizadores. A Furious não impacta nenhum destes custos nos seus clientes, por exemplo.
Custos de personalização do software
Pode haver custos suplementares se tiver de personalizar o software para responder a necessidades específicas da sua empresa, tais como a adição de funcionalidades ou a integração com outros sistemas. Na Furious, os nossos clientes são os nossos melhores prescritores: muitas evoluções foram integradas no nosso roteiro técnico a pedido dos nossos utilizadores!
Custos de migração dos dados para o software
Se tiver de transferir dados de um sistema antigo para o novo software de faturação, pode haver custos associados a este processo. É completamente gratuito na Furious.
Custos de substituição do software
No final da vida útil do software, pode ser necessário substituí-lo ou atualizá-lo, o que pode acarretar custos suplementares. A vantagem dos softwares SaaS que estão em constante evolução sem impacto para os utilizadores.
Ao ter em conta o TCO, pode assim comparar as diferentes opções de softwares de faturação numa base mais completa e equilibrada, o que o ajudará a tomar decisões de investimento mais judiciosas.
Descubra as vantagens únicas do nosso software de faturação
O nosso software de faturação não se contenta em responder às suas necessidades básicas, oferece vantagens distintivas que o colocam à frente do seu arsenal administrativo.
Com efeito, quer prefira um pagamento único ou um modelo de subscrição, oferecemos planos flexíveis adaptados ao seu orçamento e à evolução da sua empresa.
Por outro lado, acreditamos num apoio ilimitado, o que significa que tem sempre acesso a uma assistência especializada sem custos suplementares.
Por fim, graças ao nosso modelo SaaS, beneficia de melhorias contínuas sem interrupções nem custos ocultos.
Estes trunfos são complementados por funcionalidades que reforçam ainda mais a eficiência no quotidiano:
Uma interface intuitiva: colocamos ênfase numa experiência do utilizador fluida, tornando a gestão da faturação acessível a todos, sem formação técnica aprofundada.
Integrações facilitadas: conecte-se facilmente com outros sistemas de planeamento e ferramentas de gestão que já utiliza, para uma sinergia perfeita nas suas operações comerciais.
Uma flexibilidade das opções de pagamento: adaptada às necessidades específicas de cada empresa, para acompanhar o seu crescimento sem constrangimentos.
O impacto de um software de faturação personalizável para a sua empresa
A personalização do seu software de faturação tem um impacto considerável na gestão da sua empresa, pois permite uma melhor adaptação às especificidades da sua atividade, ao mesmo tempo que reforça a eficiência global.
Um software personalizável pode evoluir com a sua empresa, adaptando-se às mudanças sem necessitar de substituições dispendiosas ou de tempos de paragem.
Esta flexibilidade contribui diretamente para a redução dos erros, para a otimização dos processos internos e para a melhoria da produtividade.
Por outro lado, a possibilidade de integrar o software nos seus sistemas existentes permite um intercâmbio fluido de informações, limitando as duplicações de introdução e simplificando a gestão no quotidiano.
Eis três vantagens concretas desta abordagem:
Diferenciação competitiva: a personalização permite-lhe adicionar toques únicos às suas faturas, reforçando a sua marca e distinguindo-o da concorrência.
Satisfação dos clientes: ao responder melhor às necessidades dos seus clientes através de processos de faturação adaptados, melhora a sua experiência e fidelidade.
Análise e relatórios: relatórios personalizados significam dados mais pertinentes para tomar decisões esclarecidas, otimizando assim a sua estratégia empresarial.
Em resumo, um software de faturação personalizável não é apenas uma ferramenta técnica: é uma alavanca estratégica para apoiar o crescimento, reforçar a sua imagem de marca e fidelizar os seus clientes.
Um software de faturação personalizável é bem mais do que uma ferramenta; é um investimento no crescimento e na eficiência da sua empresa.
Furious, software de faturação e muito mais
A Furious propõe um ERP que oferece várias vantagens em matéria de gestão financeira, tais como:
Gestão integrada:
A Furious é uma ferramenta completa que engloba vários módulos, incluindo a gestão financeira, permitindo-lhe assim centralizar o conjunto dos processos da empresa num só local. Isto facilita a colaboração entre as equipas de contabilistas certificados e melhora a produtividade bem como a rentabilidade.
Substituição de várias ferramentas ou softwares:
A Furious substitui em média 7 ferramentas nos nossos clientes, nomeadamente as ligadas à gestão dos orçamentos, das faturas e da contabilidade. Isto simplifica a gestão e reduz os custos associados à utilização de vários softwares.
«Antes da Furious, tínhamos várias ferramentas geridas por polo, mas era complexo de gerir. Com a Furious, uniformizámos tudo com uma ferramenta dedicada para as agências. Isto foi realmente uma mudança de paradigma para a comunicação interna e a produtividade das equipas.»
Citação de Harold Gardas – Köm Média
Automatização das faturas:
A Furious deteta automaticamente as faturas a emitir e comunica de forma autónoma com as equipas. Cria as faturas, envia-as aos clientes e relança-as no vencimento… Ao adotar um software de faturação recorrente, automatiza estas etapas críticas, ganha tempo precioso e melhora duradouramente a gestão dos seus créditos.
Gestão simplificada dos orçamentos e faturas:
A ferramenta integra funcionalidades que simplificam a emissão dos orçamentos e das faturas. Isto facilita o acompanhamento comercial e a gestão das transações financeiras.
Tesouraria previsional:
Graças à interconexão bancária, gere ao pormenor o quotidiano mas também as suas projeções financeiras.
Em suma, a Furious oferece-lhe um sistema integrado e automatizado para a gestão financeira. Os nossos clientes ganham assim em eficiência e produtividade. Contacte-nos para saber mais!
