Estruturação do crescimento sem multiplicação de ferramentas: o método Ctzar

Quando o crescimento significa que tens de estruturar melhor os teus processos, é melhor estares equipado.

Na Ctzar, uma agência em pleno crescimento, a gestão financeira tornou-se um desporto radical. Com uma necessidade premente de centralização, automatização… e paz de espírito. E, para tua surpresa, encontraram a solução.

O desafio: racionalizar um sistema de gestão disperso (e por vezes doloroso)

Antes de Furious, as finanças da Ctzar eram :

• Planilhas em abundância,
• Acompanhamento do orçamento dividido entre correio eletrónico e ferramentas não sincronizadas,
• E alguns problemas bem reais: facturas incompletas de clientes, pagamentos duplicados a fornecedores, etc.

Eu sabia que, se não planeasse com antecedência, passaria muito tempo em transferências. Seria um inferno.

- Jérémy Mazaud, Diretor Administrativo e Financeiro da Ctzar

À medida que a agência crescia, também crescia a necessidade de rigor e de uma visão global. É impossível guiar-se pela visão quando se gere projectos de vários milhões de euros.

O gatilho: um ERP concebido para agências (e realmente reativo)

A Ctzar teve conhecimento da ferramenta através de um diretor de consultoria recém-recrutado - que estava habituado ao Furious numa agência anterior.
E a promessa foi imediatamente apelativa: uma ferramenta tudo-em-um que abrange HRIS, compras, CRM, faturação, exportações contabilísticas… concebida para as necessidades diárias das agências criativas.

Não queríamos apenas mais uma peça de software. Queríamos a ferramenta certa, uma que se adaptasse ao nosso negócio. E a Furious fez exatamente isso - com uma capacidade de resposta incrível.

Jérémy Mazaud - Diretor Administrativo e Financeiro da Ctzar

3 erros que Ctzar não quer voltar a cometer

1. Processamento manual de pagamentos a fornecedores:
   Antes de Furious: 2 a 3 dias de trabalho. Hoje: apenas 30 minutos.
   Graças à exportação XML, as transferências vão diretamente para o banco, sem fricção.

2. Trabalhar em silos:
   CRM, gestão de vendas, faturação, armazenamento de documentos, etc.
   Tudo foi repatriado para a Furious, resultando em menos erros e numa melhor coordenação entre equipas.

3. Não capitalizar o feedback do terreno: o feedback do Ctzar alimentou diretamente o produto. O resultado foi uma ferramenta que evoluiu de acordo com as necessidades da agência - e não o contrário.

Implementação: sem problemas e com bom suporte

Não há stress a assinalar no que diz respeito à integração.

Formação clara, apoio sólido… e até alguns sorrisos quando os gestores de projeto perceberam que teriam de se envolver um pouco mais na gestão das compras.

Mas os benefícios não tardam a aparecer:

• Compreende melhor os projectos,
• Menos ”Acho que está na pasta partilhada na unidade da pasta bis”,
• Maior visibilidade para todos.

O que o Furious mudou na tua vida quotidiana

Lado CFO:

• Centralização de todos os dados-chave para o fecho mensal (projectos, volume de negócios, despesas, faturação).
• Previsão financeira mais fácil, integrando o negócio atual e as estimativas pendentes.
  Menos riscos, menos surpresas, mais controlo.

Equipa :

• Uma ferramenta que se está a tornar gradualmente um padrão quotidiano.
• Processos claros, relatórios automatizados e uma verdadeira sensação de antecipação.

E aquele bocadinho a mais?

A qualidade do apoio. Responsivo, atento e sempre pronto a adaptar a solução.

”Sentimo-nos ouvidos. O Furious não é uma ferramenta fixa, é um parceiro”.

O que uma agência como a tua pode fazer

• Os teus processos actuais podem estar a custar-te mais do que pensas. Em tempo, em erros, em carga de trabalho mental.
• Um bom ERP não impõe um método. Adapta-se às suas necessidades. Furious adapta-se às realidades do terreno - e não o contrário.
• Não precisas de 5 ferramentas quando uma pode fazer tudo. E melhor ainda.

Fazes malabarismos com folhas de cálculo, Drive, CRM e ficheiros de fornecedores?

Talvez seja altura de centralizar, estruturar e automatizar.

Centenas de pessoas já retomaram o controlo do seu tempo com a Furious.

Por que não deverias?

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Podes estar a fazer a ti próprio

estas perguntas.

Ao centralizar as suas ferramentas e estruturar os seus processos. O exemplo da Ctzar mostra que um sistema ERP bem concebido, como o Furious, proporciona uma maior visibilidade, automatiza tarefas-chave e minimiza os erros, mesmo quando a empresa está a crescer.

A proliferação de ferramentas, o tempo perdido em tarefas repetitivas, os erros de faturação, as dificuldades de acompanhamento dos projectos em tempo real… Ctzar vivia tudo isto antes de mudar para Furious.

Não necessariamente. A Ctzar beneficiou de uma implementação sem problemas, com um apoio personalizado. A ferramenta adaptou-se à sua forma de trabalhar, e não o contrário.

Um sistema ERP tudo-em-um unifica os dados, evita duplicações e simplifica a coordenação. Na Ctzar, isto reduziu o tempo de processamento dos pagamentos de vários dias para apenas 30 minutos.

Escolhe uma solução que evolui com os seus utilizadores. Furious é enriquecido pelo feedback do terreno. As necessidades da Ctzar foram rapidamente tidas em conta, o que reforçou o seu compromisso.