Uma boa gestão de projeto com controlo do tempo gasto num projeto de preço fixo baseia-se numa planificação rigorosa e numa gestão eficiente dos recursos. A utilização de um software CRA (controlo do tempo e dos recursos) permite garantir um controlo preciso do tempo e do planeamento, oferecendo assim a flexibilidade necessária para se adaptar aos imprevistos, melhorar a faturação e cumprir os prazos. A otimização do planeamento é essencial nos setores informáticos e de desenvolvimento de software. Isto contribui para melhorar a produtividade, garantir o sucesso das missões e garantir a satisfação do cliente.
Otimizar o controlo do tempo para uma gestão de projeto eficaz
Seja uma SSII, uma ESN, uma agência de comunicação ou mesmo um consultor freelancer na área do desenvolvimento de software e informática, controlar o tempo de atividade dedicado às suas missões é essencial. Esta etapa é ainda mais importante para responder às necessidades quando se compromete com uma intervenção de preço fixo para cumprir as especificações .
A gestão de projetos de preço fixo é de importância capital, não só para o controlo da rentabilidade, mas também para manter uma relação saudável e transparente com os seus clientes.
Ter uma ideia clara e precisa da dimensão do trabalho realizado em relação ao que foi inicialmente acordado nas especificações permite-lhe destacar o «restante a fazer» e evitar surpresas ou mal-entendidos com o cliente. Isto é ainda mais crucial no setor da informática, onde os projetos podem evoluir rapidamente e tornar-se complexos, exigindo assistência técnica e um acompanhamento rigoroso.
É claro que o sucesso desta abordagem está estreitamente ligado à sua capacidade de integrar estas práticas de controlo no funcionamento diário da sua empresa. É também importante reforçar as competências das suas equipas para que possam evoluir em consonância com estes novos métodos de trabalho.
Provavelmente está a fazer muitas perguntas: Como otimizar o controlo do tempo de intervenção sem perturbar as operações e a ordem estabelecida? Como fornecer aos meus clientes uma visão exaustiva e impecável de do progresso do projeto ? Como garantir a implementação de uma solução que responda às necessidades específicas de cada missão, respeitando os prazos e o orçamento estabelecidos?
Ao ter em conta estes diferentes elementos e ao implementar os meios necessários, poderá superar os desafios relacionados com o controlo do tempo num projeto de preço fixo ou de gestão , minimizando os riscos de penalizações. Maximize as suas hipóteses de sucesso com um software CRA.
A importância de um software CRA
Para facilitar o controlo do tempo gasto num projeto de preço fixo , é essencial adotar ferramentas de gestão do tempo na empresa , como um software CRA. Este tipo de solução permite não só controlar com precisão as horas trabalhadas, mas também automatizar a gestão das atividades e a faturação.
Ao oferecer uma visão clara e detalhada das tarefas efetuadas, um software CRA (relatório de atividade) otimiza a gestão das suas missões e melhora a rentabilidade dos seus projetos. Torna-se, assim, um trunfo indispensável para garantir a transparência e a satisfação dos clientes.
Quais são os obstáculos ao controlo do tempo gasto?
Com efeito, embora seja fundamental para o bom acompanhamento dos negócios, verifica-se que existem frequentemente vários problemas que se colocam:
- É uma seca!!! Não vamos mentir, registar o tempo gasto diariamente é frequentemente encarado pelas equipas como uma tarefa repetitiva e sem interesse. O que é compreensível, na medida em que os desafios da rentabilidade estão frequentemente afastados daqueles que têm de registar o seu tempo todos os dias…
- O declarativo é frequentemente juiz e parte. Quem faz é quem diz, portanto, se disser disparates, isso causa problemas. Ou como fazer o cliente pagar mais pausas para café do que o avanço real do seu projeto…
- A dificuldade em controlar. Com efeito, este tipo de declarativo impõe a alguém que controle regularmente (idealmente todas as semanas) que o que é registado foi efetivamente feito.
Porque é que registar o tempo gasto é frequentemente encarado como uma tarefa árdua pelas equipas?
O registo do tempo gasto nos projetos pode rapidamente tornar-se uma fonte de frustração para as equipas. Eis algumas razões que explicam porque é que esta tarefa é frequentemente encarada como uma tarefa árdua:
- Falta de compreensão: os membros da equipa nem sempre veem claramente como é que registar o seu tempo real beneficia o projeto ou a empresa. Podem ter a impressão de que este método de gestão aumenta a carga de trabalho e serve unicamente para a vigilância e não para a melhoria dos processos.
- Tarefa repetitiva e fastidiosa: registar o seu tempo todos os dias ou todas as semanas pode parecer repetitivo e aborrecido, sobretudo se o sistema utilizado não for fácil de utilizar.
- Falta de tempo: paradoxalmente, os membros da equipa podem sentir-se demasiado ocupados com as suas tarefas diárias para dedicarem tempo a registar corretamente o seu tempo.
- Perceção negativa: pode haver um receio de que as informações registadas sejam utilizadas contra eles pelos chefes de projeto , sobretudo se o projeto estiver atrasado ou ultrapassar o orçamento.
Como superar o problema do declarativo no controlo do tempo?
O declarativo, embora essencial, coloca muitos desafios no controlo do tempo e na gestão do projeto informático. Eis algumas estratégias para superar estes problemas:
- Formação e sensibilização: certifique-se de que as suas equipas compreendem a importância de registar o seu tempo e como isso pode beneficiar todos, melhorando a transparência e permitindo uma melhor gestão dos projetos.
- Utilizar ferramentas de gestão fáceis de utilizar: invista em sistemas de controlo do tempo que sejam fáceis de utilizar e de implementar. As atualizações devem ser rápidas e sem esforço.
- Incentivar a regularidade: incentive as suas equipas a registar o seu tempo de forma regular, por exemplo, no final de cada dia ou de cada tarefa, para que isso se torne um hábito.
- Envolver as equipas no processo: dê a possibilidade às suas equipas de participar na escolha das ferramentas e dos métodos de controlo do tempo, para que se sintam mais envolvidas e responsáveis.
- Dar o exemplo: os líderes e os gestores devem dar o exemplo, registando eles próprios o seu tempo de forma rigorosa e transparente.
- Feedback positivo: saliente a importância do controlo do tempo e felicite os membros da equipa que o fazem corretamente e regularmente.
Ao abordar estes aspetos, contribuirá para criar uma cultura positiva em torno do registo do tempo, transformando uma tarefa encarada como uma tarefa árdua num elemento fundamental para o sucesso dos projetos. Isto permite implementar um método ágil que tem como objetivo uma melhor gestão dos riscos.
Como registar corretamente o seu tempo no seu projeto de preço fixo?
Na Furious, imaginámos inúmeros cenários possíveis para que todos se encontrem, com alegria e bom humor!
Controle o seu tempo e otimize a sua produtividade :
- A partir da sua agenda Outlook ou Gmail com a sincronização automática.
- Com um super widget onde indicar tudo o que fez na semana (ver captura)
- Com um time tracker da morte: play / pause / play / pause…“ao telefone com um cliente” etc…
- Diretamente a partir do planeamento com notificações inteligentes de produção vs gestão de projetos
- Com o registo do tempo diretamente no fecho de um ticket.
Como utilizar a sua agenda e as ferramentas de sincronização para controlar o tempo?
Utilizar a sua agenda pode revelar-se um meio eficaz e intuitivo para controlar o tempo gasto nos seus projetos. Eis como maximizar a sua utilização:
- Sincronização automática : certifique-se de que a sua agenda está sincronizada com as suas ferramentas de controlo do tempo. Quer utilize o Outlook, o Gmail ou qualquer outra agenda, a sincronização automática permite registar o seu tempo à medida que avança , sem esforço adicional.
- Criação de eventos dedicados : crie eventos específicos para cada tarefa ou projeto. Certifique-se de que os nomeia claramente e de que inclui todos os detalhes necessários.
- Utilização das categorias e das cores : utilize categorias e cores para diferenciar os tipos de tarefas e de projetos. Isto tornará o seu controlo visualmente intuitivo e fácil de analisar.
- Retrospetiva : reserve tempo, no final de cada semana, para rever a sua agenda para se certificar de que tudo está bem registado e para ajustar, se necessário.
A utilização de widgets e de time trackers para um registo otimizado do tempo
Os widgets e os time trackers são ferramentas valiosas para um registo otimizado do tempo. Eis como utilizá-los da melhor forma:
- Widgets no computador ou no telemóvel : utilize widgets acessíveis diretamente a partir do seu computador ou do seu telemóvel para registar o seu tempo rapidamente e sem interromper o seu fluxo de trabalho.
- Função play/pause : escolha um time tracker que proponha uma funcionalidade play/pause. Isto permite-lhe iniciar e parar o contador com um clique, o que é ideal para as tarefas que requerem uma grande precisão no controlo do tempo.
- Categorização : certifique-se de que o seu widget ou time tracker lhe permite categorizar as suas tarefas. Isto facilitará a análise do seu tempo e ajudá-lo-á a identificar as áreas onde pode ganhar eficiência.
- Relatórios e análises : escolha uma ferramenta que ofereça funcionalidades de relatório e de análise. Isto permitir-lhe-á visualizar os seus dados de tempo de forma compreensível e explorável para melhor respeitar os objetivos do projeto.
Como integrar o registo do tempo no fluxo de trabalho de fecho dos tickets?
Integrar o registo do tempo diretamente no fluxo de trabalho de fecho dos tickets pode otimizar grandemente o seu processo. Eis como proceder:
- Automatização : implemente uma automatização que recorde ao utilizador de registar o seu tempo no momento do fecho do ticket.
- Campos obrigatórios : torne o registo do tempo obrigatório para fechar um ticket. Isto garante que o tempo é contabilizado para cada tarefa realizada.
- Guias e tooltips : forneça guias e tooltips ao nível do campo de registo do tempo para ajudar os utilizadores a compreender como e porque registar o seu tempo.
- Feedback e melhorias contínuas : recolha os comentários dos utilizadores e melhore continuamente o processo para o tornar o mais fluido e intuitivo possível.
Ao seguir estes conselhos, otimizará o registo do tempo na sua equipa, contribuindo assim para uma melhor gestão dos projetos e uma produtividade acrescida.
E de um ponto de vista de RH?
Internamente, recomendamos vivamente que organize todo o processo e que tenha em conta todos os componentes. Para o saber, coloque a si próprio estas questões:
- Valoriza aqueles que registam o seu tempo? Por exemplo, acesso prioritário ao planeamento de produção, etc.
- Controla sistematicamente se as folhas de horas são preenchidas?
- O que é que implementa se isso não for feito? Numa grande agência de consultoria que não vamos citar, se as imputações não forem feitas na sexta-feira à noite, é o gestor que as faz para o colaborador na segunda-feira seguinte… Em geral, isso não acontece duas vezes!
- Gamificou a abordagem para a tornar lúdica?
- Deu sentido “ao projeto” à ação de imputar? Por exemplo, bónus sobre a rentabilidade do projeto, etc.
Como valorizar e motivar as suas equipas a registar corretamente o seu tempo?
Valorizar e motivar as suas equipas a registar corretamente o seu tempo é crucial para o sucesso e a precisão da sua gestão de projeto. Eis como consegui-lo:
- Reconhecimento : implemente um sistema de reconhecimento para os membros da equipa que registam o seu tempo de forma correta e regular. Isso pode assumir a forma de felicitações públicas, recompensas ou acesso prioritário a certos benefícios.
- Formação e acompanhamento : certifique-se de que cada membro da equipa sabe como e por que é importante registar o seu tempo. Organize sessões de formação e disponibilize recursos necessários para os orientar.
- Simplificação do processo : torne o processo de registo do tempo o mais simples e rápido possível. Quanto mais fácil for, mais as suas equipas estarão dispostas a fazê-lo.
- Feedback positivo: mostre às suas equipas como o registo correto do seu tempo contribui para o sucesso dos projetos e para a saúde financeira da empresa.
Que medidas tomar para garantir a integridade e a exatidão das folhas de horas?
Garantir a integridade e a exatidão das folhas de horas é essencial para uma gestão eficaz do tempo e dos recursos. Aqui estão as medidas a tomar:
- Verificações regulares : implemente verificações regulares das folhas de horas para garantir que estão completas e exatas. Isso pode ser feito pelos gestores ou por uma equipa dedicada.
- Lembretes automáticos: utilize lembretes automáticos para incentivar o registo regular do tempo.
- Transparência e comunicação: seja transparente sobre a importância da integridade e da exatidão das folhas de horas e comunique regularmente sobre este assunto.
- Formação contínua: ofereça formações contínuas para relembrar as boas práticas e os erros comuns a evitar.
A gamificação do acompanhamento do tempo: uma estratégia eficaz?
Garantir a integridade e a exatidão das folhas de horas é essencial para uma gestão eficaz do tempo e dos recursos. Aqui estão as medidas a tomar:
- Verificações regulares : implemente verificações regulares das folhas de horas para garantir que estão completas e exatas. Isso pode ser feito pelos gestores ou por uma equipa dedicada.
- Lembretes automáticos: utilize lembretes automáticos para incentivar o registo regular do tempo.
- Transparência e comunicação: seja transparente sobre a importância da integridade e da exatidão das folhas de horas e comunique regularmente sobre este assunto.
- Formação contínua: ofereça formações contínuas para relembrar as boas práticas e os erros comuns a evitar.
Estratégias e ferramentas para um acompanhamento eficaz do tempo
Um acompanhamento eficaz do tempo é essencial para garantir a rentabilidade e o sucesso dos seus projetos. Para isso, a aplicação das boas técnicas de gestão do tempo permite otimizar a organização do trabalho e melhorar a visibilidade sobre o avanço das missões.
- Utilização de ferramentas de tracking do tempo: adote ferramentas especializadas que permitam às suas equipas acompanhar o seu tempo de trabalho de forma precisa e em tempo real.
- Integração com outras ferramentas: certifique-se de que a sua ferramenta de acompanhamento do tempo pode ser integrada com outras ferramentas que utiliza, como os sistemas de gestão de projeto e os softwares de faturação.
- Formação e sensibilização: forme as suas equipas para a utilização correta das ferramentas e sensibilize-as para a importância do acompanhamento preciso do tempo.
- Análise dos dados: utilize os dados recolhidos pela sua ferramenta de acompanhamento do tempo para analisar as tendências, identificar as áreas a melhorar e otimizar os seus processos.
Acompanhamento do tempo e modelos de projeto
Um acompanhamento eficaz do tempo é essencial para a rentabilidade. Utilize ferramentas de acompanhamento em tempo real, integráveis nos seus softwares de gestão do tempo e de faturação. Forme as suas equipas e analise os dados para otimizar os seus processos.
- Ferramentas de acompanhamento: Adote ferramentas especializadas para um acompanhamento preciso do tempo de trabalho em tempo real.
- Integração: Garanta a integração com as suas ferramentas de gestão de projeto e de faturação.
- Formação: Forme para a utilização correta e sensibilize para a importância do acompanhamento preciso.
- Análise: Utilize os dados para analisar as tendências e otimizar os processos.
A escolha entre um projeto com preço fixo e outros modelos depende da natureza do projeto, das necessidades do cliente e das suas capacidades.
Comparação e escolha entre projeto com preço fixo e outros modelos
A escolha entre um projeto com preço fixo e outros modelos contratuais depende de muitos fatores, incluindo a natureza do projeto, as necessidades do cliente e as suas capacidades internas.
Projeto com preço fixo ou regime de administração: como fazer a escolha certa?
- Avalie o âmbito do projeto : um projeto com preço fixo é frequentemente mais adequado quando o âmbito e os resultados são claramente definidos. Em regime de administração, o cliente paga pelo tempo gasto, o que pode ser mais flexível se as necessidades evoluírem.
- Considere os riscos : o preço fixo implica que assume mais riscos, pois compromete-se com um preço fixo. Em regime de administração, os riscos são mais partilhados com o cliente.
- Pondere as vantagens financeiras: o preço fixo pode oferecer uma melhor margem se gerir bem o projeto, mas também pode causar perdas em caso de má estimativa.
Quais são as vantagens específicas do projeto com preço fixo?
- Previsibilidade financeira: o cliente e o prestador de serviços sabem antecipadamente quanto o projeto vai custar.
- Simplicidade administrativa: uma vez fixado o preço, a gestão financeira do projeto é simplificada.
- Incentivo à eficiência: o prestador de serviços é incentivado a trabalhar de forma eficiente para maximizar a sua margem.
Quais são as principais diferenças entre contrato com preço fixo e contrato em regime de administração?
- Modelo de faturação: num contrato com preço fixo, o preço é fixado antecipadamente, enquanto em regime de administração, o cliente paga em função do tempo gasto.
- Distribuição dos riscos: os riscos estão mais do lado do prestador de serviços num contrato com preço fixo, e mais partilhados em regime de administração.
- Flexibilidade: o contrato em regime de administração oferece mais flexibilidade para ajustar o âmbito e os recursos durante o projeto.
Ao ter em conta estes elementos, estará mais bem preparado para escolher o modelo contratual mais adequado ao seu projeto e às suas necessidades.
Em suma, sendo o acompanhamento dos tempos um pré-requisito indispensável para uma boa gestão rentável dos seus projetos, é essencial tanto equipar-se com ferramentas que permitam às suas equipas acompanhar os seus tempos de forma simples e eficaz, como também pensar numa comunicação interna valorizadora e motivadora!
