Muitos dos nossos utilizadores recorriam ao Excel, ou mesmo ao Word ou InDesign para os mais audaciosos, antes de descobrirem o Furious para criar os seus orçamentos e faturas.
No entanto, para além das limitações estéticas e do tempo dedicado a estas tarefas, a opção de não utilizar um software de faturação dedicado revela-se um verdadeiro erro na gestão diária da sua empresa.
De facto, uma fatura emitida sem a utilização de um software aprovado (quer seja de tarefa única ou ERP como o Furious) pode ser juridicamente contestada. Além disso, a integração de uma ferramenta de faturação no seu sistema de gestão apresenta múltiplas vantagens, e é precisamente isso que vamos detalhar.
Para começar, um software de faturação permite-lhe ter um melhor reporting e um acompanhamento preciso do IVA. Tem a garantia de que todas as menções legais e obrigatórias estão presentes nos seus documentos, em conformidade com as exigências da direção-geral das finanças públicas (DGFIP). Isto é ainda mais importante se for uma empresa sujeita a IVA ou se realizar operações com o setor público.
Um software como o Furious garante que cada fatura emitida respeita as normas em vigor, apresentando claramente as informações essenciais, como o número SIREN, a “morada do” emissor e do destinatário, bem como os detalhes relativos à entrega ou à prestação de serviço.
Quando uma fatura é emitida, deve ser transmitida através de uma plataforma de desmaterialização aprovada pela DGFIP, garantindo assim uma transmissão segura dos dados de transação. Em 2023, o adiamento da data de entrada em vigor da obrigatoriedade da faturação eletrónica entre empresas foi aprovado, o que implica que todas as empresas abrangidas pela faturação devem estar preparadas para emitir as suas faturas num formato estruturado e em conformidade com as exigências da DGFIP.
Em resumo, a “utilização de um software de faturação é agora um elemento crucial na gestão administrativa da sua empresa. Garante a conformidade dos seus documentos, facilita a transmissão dos dados essenciais à DGFIP e permite-lhe poupar um tempo precioso (automatização de orçamentos e faturas). Não subestime a importância desta etapa e certifique-se de que escolhe a melhor solução para a sua empresa, a fim de” estar perfeitamente preparado para a entrada em vigor da generalização da faturação eletrónica.
*Abril de 2024: o nosso software, Furious, acaba de receber a renovação da certificação NF203 para o ano de 2024/2025 e com os parabéns do júri – garantia para os nossos clientes da conformidade com as novas normas para a faturação eletrónica. Somos um software certificado!
O que é a faturação eletrónica e porque se tornou incontornável?
A faturação eletrónica é o envio e a receção de faturas num formato digital, permitindo um processamento mais rápido, seguro e eco-responsável. Assumiu um lugar preponderante no mundo dos negócios, nomeadamente com as evoluções legislativas que a tornam obrigatória em muitos casos.
- Modernidade e eficiência: numa era em que tudo se acelera, a faturação eletrónica permite não perder tempo com os envios postais e os riscos de erro associados à introdução manual.
- Segurança reforçada: as faturas eletrónicas são frequentemente mais seguras do que as suas homólogas em papel, com sistemas de encriptação e de assinatura eletrónica.
- Arquivo simplificado: acabaram-se os arquivos empoeirados! As suas faturas são armazenadas de forma digital, facilitando a sua pesquisa e o seu acesso em caso de necessidade.
- Eco-responsabilidade: ao escolher a faturação eletrónica, participa na redução da utilização do papel e na diminuição da pegada de carbono.
As vantagens da faturação eletrónica para as empresas
A adoção da faturação eletrónica representa uma alavanca de crescimento e de segurança para as empresas, seja qual for o seu setor de atividade.
- Redução de custos: menos papel, menos envios postais, menos erros... A faturação eletrónica permite realizar economias substanciais.
- Melhoria da tesouraria: os pagamentos são frequentemente mais rápidos com as faturas eletrónicas, melhorando assim a tesouraria da empresa.
- Conformidade assegurada: com a obrigatoriedade crescente de passar para a faturação eletrónica, a sua adoção assegura a sua conformidade com as últimas regulamentações.
- Relações fornecedores e clientes otimizadas: a clareza e a rapidez das transações eletrónicas contribuem para reforçar a confiança entre si, os seus fornecedores e os seus clientes.
Assim, integrar a faturação eletrónica nos seus processos não é apenas uma obrigação legal, é também uma oportunidade de otimizar a sua gestão e de reforçar a segurança e a eficiência das suas transações comerciais.
A obrigatoriedade de digitalização das faturas em bónus
O Estado francês, através da Lei de Finanças de 2020 e 2021, pretende acelerar o seu plano de modernização da vida económica das empresas (ou e-invoicing) e a transmissão de dados à administração fiscal (ou e-reporting). A título de exemplo, alguns países como a Itália estão mais avançados do que nós neste tema.
A obrigatoriedade de digitalização das faturas será, portanto, efetiva a 1 de julho de 2024 em todas as trocas B2B.
Porquê?
- Reduzir o custo de processamento
O custo de processamento das faturas não é negligenciável e a diferença entre a versão em papel (avaliada em 10 euros) VS a versão desmaterializada (avaliada em 1 euro) fala por si… #ahouiquandmême
- Simplificar e fiabilizar as trocas / reduzir os prazos de pagamento
É também evidente que é mais fácil assegurar a boa receção das faturas, simplificar as trocas entre fornecedores e clientes e acelerar todo o processo ao passar pela desmaterialização. Mas isso implica que todas as partes interessadas estejam em capacidade de emitir e de receber faturas eletrónicas.
- Reforçar a luta contra a fraude ao IVA, mas também pré-preencher as suas declarações de IVA. Resumindo, uma melhor rastreabilidade.
- Reforçar a competitividade das empresas francesas
A fatura eletrónica é obrigatória em França e quem é abrangido?
Desde o anúncio da Lei de Finanças de 2020 e 2021, o Estado francês manifestou claramente a sua vontade de acelerar a digitalização das transações comerciais e das trocas de dados com a administração fiscal. Mas então, a fatura eletrónica tornou-se uma obrigação para todas as empresas?
- Obrigatoriedade para todas as trocas B2B: a partir de 1 de julho de 2024, a faturação eletrónica será obrigatória para todas as trocas entre empresas (B2B).
- Quem é abrangido? : todas as empresas, independentemente da sua dimensão e do seu setor de atividade, serão abrangidas por esta obrigação. Isto inclui as PME, as grandes empresas, mas também os trabalhadores independentes.
O impacto da obrigatoriedade da faturação eletrónica nas PME e nas grandes empresas
A obrigatoriedade de passar para a faturação eletrónica vai ter um impacto considerável no funcionamento das empresas, e particularmente nas PME que ainda não deram o passo para o digital.
Para as PME:
- Investimento em ferramentas adaptadas: as PME deverão investir em soluções de faturação eletrónica para estarem em conformidade.
- Formação das equipas: será necessário formar os colaboradores para a utilização destas novas ferramentas.
- Otimização dos processos internos: é a oportunidade de rever e de otimizar os processos internos ligados à faturação.
Para as grandes empresas:
- Adaptação dos sistemas existentes: as grandes empresas, frequentemente já equipadas, deverão adaptar os seus sistemas para estarem em conformidade com as novas exigências.
- Reforço da segurança: a digitalização das faturas necessita de um nível de segurança elevado para proteger os dados sensíveis.
As datas-chave de implementação da faturação eletrónica obrigatória
A implementação da faturação eletrónica obrigatória vai ser feita progressivamente, com datas-chave a não perder.
- 1 de julho de 2024: obrigatoriedade para todas as empresas de aceitar as faturas eletrónicas.
- 1 de julho de 2024 - 30 de junho de 2025: as grandes empresas deverão emitir todas as suas faturas em formato eletrónico.
- 1 de julho de 2025 - 30 de junho de 2026: as empresas de dimensão intermédia serão, por sua vez, obrigadas a emitir todas as suas faturas em formato eletrónico.
- A partir de 1 de julho de 2026: esta obrigação será alargada às PME e às microempresas.
No entanto, estas são as datas inicialmente previstas. Ora, a implementação é adiada e será decidida durante a lei de finanças para 2024.
Em resumo, a transição para a faturação eletrónica não é apenas uma obrigação legal, mas representa também uma oportunidade para as empresas modernizarem as suas práticas, ganharem em eficiência e reforçarem a segurança das suas trocas comerciais. É, portanto, crucial para cada empresa preparar-se e adaptar-se a estas mudanças para se manter competitiva e em conformidade com a legislação.
Quais os prazos para estar em conformidade?
Laurent Chetcuti, advogado associado da KPMG, partilhou a sua experiência junto do dafMag.fr:
“A partir de 1 de julho de 2024, todas as empresas deverão estar em condições de receber uma fatura eletrónica. Nesta mesma data, as grandes empresas terão obrigatoriedade de emitir faturas eletrónicas. Esta obrigação será efetiva a partir de 1 de janeiro de 2025 para as ETI e 1 de janeiro de 2026 para as TPE e PME. Trata-se aqui de ter em conta a estrutura jurídica da empresa e não do grupo.”
Duas opções se apresentarão a si nesse momento:
- depositar as suas faturas em plataformas acreditadas
- ou depositá-las diretamente no portal público de faturação, o que já fazem, por exemplo, as empresas italianas.
Como deverão ser as minhas faturas?
Como terá compreendido, o Estado e, mais genericamente, a União Europeia, pretendem, através desta diretiva, uniformizar e estruturar as faturas, a fim de reforçar a coerência, a segurança e a qualidade dos dados assim transmitidos continuamente à administração fiscal.
As faturas emitidas e recebidas deverão imperativamente respeitar um formato específico e dados precisos a fim de serem tratadas automaticamente.
Adeus, portanto, aos formatos em papel e PDF não normalizados!
Deverá também comunicar à administração fiscal os seus dados provenientes de:
- das suas vendas realizadas com empresas estrangeiras e/ou com particulares (franceses e estrangeiros)
- das suas compras realizadas junto de sociedades estrangeiras.
- de pagamento de certas faturas emitidas, bem como o seu estado.
Quais são as normas e os formatos a respeitar para as faturas eletrónicas?
Para se conformar com a nova legislação e garantir uma transição suave para a faturação eletrónica, é essencial compreender as normas e os formatos que as suas faturas devem respeitar.
- Formato UBL (Universal Business Language): é um formato normalizado para os documentos comerciais eletrónicos, recomendado pela União Europeia.
- Factur-X: é uma norma franco-alemã que permite integrar os dados da fatura eletrónica num ficheiro PDF, facilitando assim a leitura pelo homem e pela máquina.
Porquê estes formatos?
- Interoperabilidade: estas normas permitem uma melhor comunicação e troca de dados entre os diferentes sistemas informáticos utilizados pelas empresas e a administração fiscal.
- Automatização do processamento: graças a estes formatos, é possível tratar automaticamente as faturas, reduzindo assim os erros e acelerando os prazos de processamento.
Dados a comunicar:
- Vendas com empresas e particulares estrangeiros: deve transmitir os dados relativos a estas transações.
- Compras junto de sociedades estrangeiras: estas informações devem igualmente ser comunicadas.
- Pagamento de certas faturas: é necessário transmitir as informações de pagamento e o estado das faturas.
Em resumo, adotar os bons formatos e normas para as suas faturas eletrónicas não é apenas uma questão de conformidade; é também uma forma de simplificar e de acelerar os seus processos de faturação, reduzindo ao mesmo tempo os riscos de erros. Isto representa uma etapa crucial para se certificar de que a sua empresa está preparada e equipada para responder às exigências da faturação eletrónica obrigatória.
Quais são os riscos se eu não estiver em conformidade?
É evidente que a faturação eletrónica é uma arma eficaz para lutar contra os prazos alargados de pagamento, melhorar o seu BRF e, assim, evitar a falência. Atualmente, cerca de 420 mil milhões de dívidas financeiras são estimadas em França!
Aqueles que não estiverem em conformidade serão penalizados: « Pelo não cumprimento do e-invoicing, arriscam-se a uma multa de 15 euros por fatura, limitada a 15.000 euros por ano. Pelo não cumprimento do e-reporting, a multa é de 250 euros por transmissão, limitada também a 15.000 euros por ano civil. Mas a principal penalização situa-se, de forma indireta, ao nível do cash. Se uma empresa não transmitir uma fatura eletrónica, simplesmente não será paga » indica ainda Laurent Chetcuti.
Como é que me preparo?
“Nenhum vento é favorável para quem não sabe para onde ir”
Reanalisamos as nossas ferramentas e antecipamos a escolha do nosso parceiro. De passagem, dê uma olhadela a este TOP 10 das armadilhas a evitar durante a migração de um ERP. 😉
O Furious deteta automaticamente as faturas a emitir, assegura uma reconciliação bancária, antecipa a sua tesouraria a 12 meses, troca de forma autónoma com as suas equipas e permite-lhe poupar tempo. E, sobretudo, permite-lhe estar em conformidade com a regulamentação futura.
O Furious é também e sobretudo um software certificado para a faturação eletrónica (certificação NF203)
Quais são os passos a seguir para implementar a faturação eletrónica na sua empresa?
A implementação da faturação eletrónica é um processo que requer organização e precisão. Aqui estão os passos-chave a seguir:
- Avaliação das necessidades e dos recursos existentes: analise as ferramentas e os sistemas que utiliza atualmente para a faturação.
- Pesquisa e escolha de uma solução de faturação eletrónica: opte por um software adaptado à dimensão e às necessidades específicas da sua empresa.
- Formação das equipas: assegure-se de que os seus funcionários estão formados e à vontade com o novo sistema.
- Teste do sistema: antes de passar completamente para a faturação eletrónica, efetue testes para se certificar de que tudo funciona corretamente.
- Implementação: assim que tudo estiver pronto e testado, implemente a faturação eletrónica em toda a empresa.
- Acompanhamento e ajustes: monitorize o processo e faça os ajustes necessários para garantir uma transição suave.
Plataforma de fatura eletrónica: como escolher a solução certa?
O mercado oferece uma variedade de soluções de faturação eletrónica, e é crucial escolher aquela que melhor se adapta à sua empresa.
- Facilidade de utilização: opte por uma solução intuitiva e fácil de utilizar.
- Conformidade com a legislação: assegure-se de que a solução respeita as normas e os padrões em vigor.
- Integração com as suas outras ferramentas: a solução deve poder integrar-se facilmente com os outros softwares que utiliza.
- Suporte e assistência: verifique a qualidade do apoio ao cliente proposto pelo fornecedor.
Em suma, toda a mudança é uma oportunidade e esta reforma dá-lhe mais uma razão para adotar um ERP.
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