Abbiamo la fortuna di lavorare con un’ampia gamma di aziende, da start-up dinamiche e agenzie creative a software house innovative, inserzionisti audaci e società di consulenza esperte. Grazie a questa diversità, siamo stati in grado di creare una sintesi ricca e accurata delle tendenze osservate nel monitoraggio delle attività. È interessante notare come la maggior parte delle aziende con meno di 20 dipendenti opti per un approccio basato sulla fatturazione, mentre le agenzie con più di 100 dipendenti stiano andando in una direzione completamente diversa.
Il mondo del lavoro è in continua evoluzione e i metodi per tenere il passo con i vari progetti e incarichi in corso non fanno eccezione. Ma allora perché privilegiare lo stato di avanzamento dei progetti rispetto alla fatturazione? Quali sono i vantaggi concreti per la tua azienda e per ogni membro del tuo team?
Furious, con la sua esperienza e la sua competenza, ha come obiettivo quello di fornirti le risposte a queste domande. Siamo qui per guidarti, per costruire insieme a te il percorso che ti porterà a una gestione più precisa e dinamica dei tuoi progetti. Dalla stesura di report alla creazione di diagrammi dinamici, alla definizione di obiettivi specifici e all’organizzazione di riunioni di monitoraggio settimanali, siamo qui per aiutarti a risolvere i tuoi problemi e a ottimizzare i tuoi processi.
Utilizzando le percentuali per rappresentare lo stato di avanzamento dei tuoi progetti, organizzando riunioni settimanali per aggiornare i diagrammi e utilizzando diversi colori per illustrare lo stato di avanzamento, sarai in grado di vedere, a colpo d’occhio, a che punto sei e cosa c’è da fare. Ciò consentirà a ciascun membro del team di comprendere il proprio ruolo e il proprio carico di lavoro, assicurando il raggiungimento degli obiettivi e il successo dei progetti in modo sicuro.
Noi di Furious crediamo che questo approccio orientato all’avanzamento sia la chiave per comprendere e monitorare sia il workflow che i costi associati. Vieni a scoprire come possiamo aiutarti a trasformare il tuo modo di lavorare e a creare insieme il futuro del tuo project management.
Monitoraggio dell'attività in base alla fatturazione
Cosa vuol dire? Il fatturato viene generalmente determinato alla fine dell’anno e quindi significa che tutto il monitoraggio della produzione si basa sul numero di fatture inviate ai clienti per anno.
Dicembre è sinonimo di documenti da compilare per il reparto contabilità. Stranamente, è anche il mese migliore dell’anno per queste agenzie…
Pro: Questo metodo di monitoraggio è semplice e diretto: basta sommare tutte le fatture inviate e inviarle al dipartimento contabile.
Contro: è una visione contabile, lontana dalla realtà.
Esempio: immagina di essere in ritardo con la fatturazione di alcuni clienti, potresti pensare che l’azienda stia andando male e se sei in anticipo, al contrario, potresti essere tentato di credere – a torto – che sia tutto regola…
Ma la cosa peggiore è che corri il rischio di avere uno scarto di diverse settimane o addirittura mesi tra la realtà e ciò che questo metodo di monitoraggio fa credere… #YouFailed
Un altro rischio non trascurabile (e sappiamo che probabilmente ti è già capitato… e se non ti è successo sei fortunato!) è che tu abbia fatto più progressi sul progetto di quanto il cliente abbia già pagato e che il cliente ti tenga in ostaggio per ottenere più tempo.
Solitamente i motivi per cui si passa al monitoraggio sull’avanzamento dei progetti è proprio dopo un’esperienza drammatica di questo tipo.
Monitoraggio dell'attività in base all'avanzamento
In questo caso non si monitora più il livello di fatturazione dei clienti, ma il livello effettivo di avanzamento del progetto.
Quindi, se ti trovi al 50% dell’avanzamento del progetto vuol dire che sei a metà del progetto.
A questo punto tutto diventerà più chiaro perché la somma dei livelli di avanzamento dei progetti fornisce in tempo reale il vero livello di produzione e quindi anche il fatturato reale della tua azienda IN TEMPO REALE! Puoi dire addio alle noiose revisioni delle entrate maturate e del fatturato da emettere.
In questo modo hai una visualizzazione di TUTTO in tempo reale: ritardi e avanzamenti di fatturazione, rischi di progetto, rischi per i clienti, rischi di sotto o sovra organico, ecc.
Niente più sorprese: tutto diventa più semplice, più chiaro e le prospettive nel tempo sono evidenti.
Ma come si fa? Non c’è niente di magico o di impossibile. Riconoscere l’avanzamento in tempo reale di un progetto richiede una metodologia solida. Questo spiega in particolare perché questo metodo viene utilizzato nella stragrande maggioranza dei casi nelle aziende più strutturate e di una certa dimensione.
Pensa che se una piccola agenzia iniziasse a lavorare su un progetto in anticipo sarebbe in grado di crescere più serenamente e con molte più opportunità!
In realtà, per esperienza, le aziende aspettano e si rendono conto del problema una volta raggiunti i 30-50 collaboratori. È la fase in cui non si ha più tutto a portata di mano e quindi non si percepiscono più le cose in modo intuitivo.
Ma a quel puno è troppo tardi perché diventa difficile cambiare le abitudini dell’intera agenzia!
I vantaggi di un approccio orientato al monitoraggio dell'avanzamento dei progetti
Seguire un progetto in base allo stato di avanzamento piuttosto che in base alla fatturazione presenta una serie di vantaggi che possono migliorare significativamente la gestione e la realizzazione dei tuoi progetti.
Ecco perché questo approccio può essere vantaggioso:
- Migliore visibilità: ottieni una panoramica accurata dell'avanzamento dei progetti, in modo da poter anticipare meglio eventuali ritardi e reagire in modo proattivo.
- Ottimizzazione delle risorse: conoscendo lo stato di avanzamento del progetto, è possibile allocare le risorse in modo più efficiente, in termini di tempo, denaro o personale.
- Miglioramento della comunicazione: il monitoraggio dell'avanzamento favorisce una comunicazione trasparente ed efficace all'interno del team, oltre che con i clienti e gli stakeholder.
- Decisioni informate: con dati accurati a disposizione, è possibile prendere decisioni migliori e modificare la strategia, se necessario.
- Maggiore soddisfazione dei clienti: consegnando i progetti in tempo e secondo gli obiettivi prefissati, aumenti la soddisfazione e la fiducia dei clienti.
Adottare un approccio orientato all’avanzamento per monitorare i progetti ti consente di migliorare l’efficienza, la trasparenza e la soddisfazione del cliente, riducendo allo stesso tempo i rischi di slittamento.
Come si inserisce lo stato di avanzamento nel ciclo di vita di un progetto?
Lo stato di avanzamento svolge un ruolo cruciale lungo l’intero ciclo di vita di un progetto, dall’inizio alla chiusura. Ecco come si integra in ciascuna fase:
- Avvio: in questa fase, lo stato di avanzamento aiuta a definire chiaramente gli obiettivi e le aspettative, garantendo che tutte le parti interessate siano sulla stessa lunghezza d'onda.
- Pianificazione: durante la pianificazione, consente di mettere a punto un piano di progetto realistico, che tenga conto delle risorse disponibili e dei vincoli temporali.
- Esecuzione: durante l'esecuzione, monitorare l'avanzamento è essenziale per assicurarsi che il progetto rimanga sulla buona strada, identificando rapidamente eventuali scostamenti rispetto al piano iniziale.
- Monitoraggio e controllo: in questa fase, lo stato di avanzamento viene utilizzato per monitorare i progressi, controllare la qualità del lavoro svolto e effettuare eventuali riallineamenti al piano iniziale se necessario.
- Chiusura: infine, nella fase di chiusura, la valutazione dell'avanzamento garantisce che tutti gli obiettivi siano stati raggiunti e che il progetto possa considerarsi completato.
Integrando lo stato di avanzamento in ogni fase del ciclo di vita del tuo progetto, massimizzi le tue possibilità di successo e assicuri una gestione efficace e trasparente dall’inizio alla fine.
Metodi e strumenti per valutare lo stato di avanzamento
Valutare con precisione lo stato di avanzamento dei tuoi progetti è fondamentale per il loro successo. Fortunatamente, esistono molteplici metodi e strumenti disponibili per aiutarti in questa attività.
Ecco una panoramica per guidarti:
I KPI per misurare l'avanzamento
Per monitorare l’avanzamento di un progetto, è essenziale concentrarsi su dei KPI.
Ecco alcuni dei più rilevanti:
- Percentuale di completamento: stima della percentuale di lavoro già completato rispetto all'intero progetto.
- Valore d'acquisto (Earned Value): un metodo di gestione del progetto che valuta le prestazioni, confrontando il lavoro svolto con il planning e il budget previsti.
- Cost Performance Index (CPI): calcola l'efficenza dei costi del progetto dividendo l'earned value per i costi effettivi.
- Schedule Performance Index (SPI): valuta l'efficacia del tempo impiegato dividendo il l'earned value per il valore pianificato.
- Ritardo sulla pianificazione: identifica eventuali discrepanze tra i tempi previsti e la realtà.
Monitorando questi indicatori, sarai in grado di prendere decisioni informate per mantenere il progetto sulla giusta strada.
Utilizzare un software di project management per un monitoraggio efficace
I software di project management sono strumenti preziosi per monitorare l’avanzamento dei progetti, perché offrono:
- Centralizzazione delle informazioni: tutti i dati del progetto vengono archiviati in un unico luogo, facilitando l'accesso e l'aggiornamento.
- Automatizzazione dei report: consentono di generare rapidamente report sull'avanzamento da condividere con il team e le parti interessate.
- Collaborazione in tempo reale: consentono al team di collaborare efficacemente, ovunque si trovi.
- Monitoraggio delle risorse: ti permettono di verificare che le risorse siano correttamente allocate e, se necessario, di effetturare riallineamenti in tempo reale.
Utilizzando questi strumenti, puoi monitorare l’avanzamento dei tuoi progetti in modo più efficiente e accurato.
Strumenti manuali: pro e contro
Sebbene gli strumenti digitali siano molto diffusi, alcuni team preferiscono o devono utilizzare strumenti manuali per monitorare l’avanzamento.
Pro:
- Semplicità: non richiedono una formazione complessa o investimenti in software.
- Flessibilità: facilmente adattabili a situazioni diverse senza vincoli tecnici.
Contro:
- Meno accurati: senza calcoli automatizzati il rischio di errore è maggiore.
- Consumo di tempo: gli aggiornamenti e i report richiedono più tempo per essere completati.
- Mancanza di centralizzazione: i dati possono essere dispersi, rendendo più complicato l'accesso e l'analisi.
Valutando i pro e i contro, puoi scegliere il metodo che più si adatta al tuo progetto e al tuo team.
Strategie per una comunicazione efficace sull'avanzamento del progetto
La comunicazione è un elemento chiave del project management, in particolare per quanto riguarda il monitoraggio dell’avanzamento. Ecco come ottimizzare la comunicazione a vantaggio di tutti i soggetti coinvolti nel progetto.
Come tenere informati gli stakeholder sui progressi?
- Report regolari: fornisci aggiornamenti periodici per tenere tutti informati.
- Riunioni di follow-up: organizza riunioni dedicate per discutere gli avanzamenti e le fasi successive.
- Strumenti di comunicazione: utilizza strumenti appropriati per condividere le informazioni in modo rapido ed efficace.
- Comunicazione personalizzata: adatta la comunicazione in base al pubblico per garantire chiarezza e pertinenza.
L'importanza della trasparenza e della chiarezza nella comunicazione
- Evita il linguaggio tecnico: usa un linguaggio chiaro e semplice in modo che tutti possano capire.
- Sii trasparente: condividi sia le buone che le cattive notizie per creare fiducia.
- Chiarisci le responsabilità: assicurati che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro per evitare malintesi.
- Fornisci esempi concreti: utilizza esempi reali per illustrare l'avanzamento e le sfide.
Gestire le aspettative e rispondere alle preoccupazioni sull'avanzamento
- Sii proattivo: anticipa le domande e le preoccupazioni e affrontale prima che diventino un problema.
- Ascolta attivamente: presta attenzione ai feedback e dimostra di tenere conto delle preoccupazioni.
- Adatta la pianificazione se necessario: sii pronto a riallineare i piani per soddisfare le esigenze e le aspettative.
- Mostra empatia: comprendi le preoccupazioni degli stakeholder e dimostra che attribuisci loro importanza.
Per monitorare l’avanzamento di un progetto, è essenziale concentrarsi su dei KPI.
Ecco alcuni dei più rilevanti:
- Percentuale di completamento: stima della percentuale di lavoro già completato rispetto all'intero progetto.
- Valore d'acquisto (Earned Value): un metodo di gestione del progetto che valuta le prestazioni, confrontando il lavoro svolto con il planning e il budget previsti.
- Cost Performance Index (CPI): calcola l'efficenza dei costi del progetto dividendo l'earned value per i costi effettivi.
- Schedule Performance Index (SPI): valuta l'efficacia del tempo impiegato dividendo il l'earned value per il valore pianificato.
- Ritardo sulla pianificazione: identifica eventuali discrepanze tra i tempi previsti e la realtà.
Monitorando questi indicatori, sarai in grado di prendere decisioni informate per mantenere il progetto sulla giusta strada.
Utilizzare un software di project management per un monitoraggio efficace
I software di project management sono strumenti preziosi per monitorare l’avanzamento dei progetti, perché offrono:
- Centralizzazione delle informazioni: tutti i dati del progetto vengono archiviati in un unico luogo, facilitando l'accesso e l'aggiornamento.
- Automatizzazione dei report: consentono di generare rapidamente report sull'avanzamento da condividere con il team e le parti interessate.
- Collaborazione in tempo reale: consentono al team di collaborare efficacemente, ovunque si trovi.
- Monitoraggio delle risorse: ti permettono di verificare che le risorse siano correttamente allocate e, se necessario, di effetturare riallineamenti in tempo reale.
Utilizzando questi strumenti, puoi monitorare l’avanzamento dei tuoi progetti in modo più efficiente e accurato.
Strumenti manuali: pro e contro
Sebbene gli strumenti digitali siano molto diffusi, alcuni team preferiscono o devono utilizzare strumenti manuali per monitorare l’avanzamento.
Pro:
- Semplicità: non richiedono una formazione complessa o investimenti in software.
- Flessibilità: facilmente adattabili a situazioni diverse senza vincoli tecnici.
Contro:
- Meno accurati: senza calcoli automatizzati il rischio di errore è maggiore.
Valutando i pro e i contro, puoi scegliere il metodo che più si adatta al tuo progetto e al tuo team.
Consigli e buone pratiche per monitorare l'avanzamento con successo
Per garantire un monitoraggio dell’avanzamento di successo è essenziale adottare buone pratiche e rimanere attenti ai potenziali errori.
Errori da evitare nel monitoraggio dell'avanzamento
- Trascurare l'aggiornamento dei dati: assicurati che tutte le informazioni siano aggiornate per avere una visione precisa dell'avanzamento.
- Ignorare piccoli scostamenti: anche i piccoli scostamenti possono accumularsi, quindi bisogna essere vigili.
- Tacere sui problemi: condividi le sfide e i ritardi non appena vengono identificati per trovare rapidamente delle soluzioni.
- Monitoraggio incoerente: adotta un metodo di monitoraggio coerente per garantire risultati affidabili.
Suggerimenti per migliorare continuamente il processo di monitoraggio
- Rivaluta regolarmente i tuoi metodi: prenditi il tempo per riflettere su ciò che funziona e su ciò che potrebbe essere migliorato.
- Forma il tuo team: assicurati che tutti abbiano le competenze necessarie per contribuire efficacemente al monitoraggio.
- Utilizza gli strumenti giusti: adotta strumenti di project management che rispondano alle esigenze del tuo team.
- Richiedi feedback: incoraggia il team e gli stakeholder a condividere le loro idee per migliorare il processo.
Utilizza i feedback per migliorare il monitoraggio dell'avanzamento
- Analizza i progetti passati: esamina ciò che è andato bene e ciò che potrebbe essere migliorato per i progetti futuri.
- Crea una cultura dell'apprendimento: incoraggia un approccio in cui gli errori siano visti come opportunità di apprendimento.
- Condividi ciò che hai appreso: assicurati che le conoscenze acquisite siano condivise all'interno del team e dell'organizzazione.
- Adatta i processi se necessario: sii pronto a modificare i tuoi metodi e strumenti in base al feedback e alle esperienze acquisite.
Seguendo questi consigli e rimanendo attenti alle esigenze di comunicazione del tuo team e delle parti interessate, potrai garantire un monitoraggio dell’avanzamento efficace e contribuire al successo dei tuoi progetti.
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