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Perché monitorare l’attività in base all’avanzamento invece che sulla fatturazione?

Abbiamo la fortuna di lavorare con un’ampia gamma di aziende, da start-up dinamiche e agenzie creative a software house innovative, inserzionisti audaci e società di consulenza esperte. Grazie a questa diversità, siamo stati in grado di creare una sintesi ricca e accurata delle tendenze osservate nel monitoraggio delle attività. È interessante notare come la maggior parte delle aziende con meno di 20 dipendenti opti per un approccio basato sulla fatturazione, mentre le agenzie con più di 100 dipendenti stiano andando in una direzione completamente diversa.

Il mondo del lavoro è in continua evoluzione e i metodi per tenere il passo con i vari progetti e incarichi in corso non fanno eccezione. Ma allora perché privilegiare lo stato di avanzamento dei progetti rispetto alla fatturazione? Quali sono i vantaggi concreti per la tua azienda e per ogni membro del tuo team?

Furious, con la sua esperienza e la sua competenza, ha come obiettivo quello di fornirti le risposte a queste domande. Siamo qui per guidarti, per costruire insieme a te il percorso che ti porterà a una gestione più precisa e dinamica dei tuoi progetti. Dalla stesura di report alla creazione di diagrammi dinamici, alla definizione di obiettivi specifici e all’organizzazione di riunioni di monitoraggio settimanali, siamo qui per aiutarti a risolvere i tuoi problemi e a ottimizzare i tuoi processi.

Utilizzando le percentuali per rappresentare lo stato di avanzamento dei tuoi progetti, organizzando riunioni settimanali per aggiornare i diagrammi e utilizzando diversi colori per illustrare lo stato di avanzamento, sarai in grado di vedere, a colpo d’occhio, a che punto sei e cosa c’è da fare. Ciò consentirà a ciascun membro del team di comprendere il proprio ruolo e il proprio carico di lavoro, assicurando il raggiungimento degli obiettivi e il successo dei progetti in modo sicuro.

Noi di Furious crediamo che questo approccio orientato all’avanzamento sia la chiave per comprendere e monitorare sia il workflow che i costi associati. Vieni a scoprire come possiamo aiutarti a trasformare il tuo modo di lavorare e a creare insieme il futuro del tuo project management.

Cosa vuol dire? Il fatturato viene generalmente determinato alla fine dell’anno e quindi significa che tutto il monitoraggio della produzione si basa sul numero di fatture inviate ai clienti per anno.

Dicembre è sinonimo di documenti da compilare per il reparto contabilità. Stranamente, è anche il mese migliore dell’anno per queste agenzie…

Pro: Questo metodo di monitoraggio è semplice e diretto: basta sommare tutte le fatture inviate e inviarle al dipartimento contabile.

Contro: è una visione contabile, lontana dalla realtà.

Esempio: immagina di essere in ritardo con la fatturazione di alcuni clienti, potresti pensare che l’azienda stia andando male e se sei in anticipo, al contrario, potresti essere tentato di credere – a torto – che sia tutto regola…

Ma la cosa peggiore è che corri il rischio di avere uno scarto di diverse settimane o addirittura mesi tra la realtà e ciò che questo metodo di monitoraggio fa credere… #YouFailed

Un altro rischio non trascurabile (e sappiamo che probabilmente ti è già capitato… e se non ti è successo sei fortunato!) è che tu abbia fatto più progressi sul progetto di quanto il cliente abbia già pagato e che il cliente ti tenga in ostaggio per ottenere più tempo.

Solitamente i motivi per cui si passa al monitoraggio sull’avanzamento dei progetti è proprio dopo un’esperienza drammatica di questo tipo.

Monitoraggio dell'attività in base all'avanzamento

In questo caso non si monitora più il livello di fatturazione dei clienti, ma il livello effettivo di avanzamento del progetto.

Quindi, se ti trovi al 50% dell’avanzamento del progetto vuol dire che sei a metà del progetto.

A questo punto tutto diventerà più chiaro perché la somma dei livelli di avanzamento dei progetti fornisce in tempo reale il vero livello di produzione e quindi anche il fatturato reale della tua azienda IN TEMPO REALE! Puoi dire addio alle noiose revisioni delle entrate maturate e del fatturato da emettere.

In questo modo hai una visualizzazione di TUTTO in tempo reale: ritardi e avanzamenti di fatturazione, rischi di progetto, rischi per i clienti, rischi di sotto o sovra organico, ecc.

Niente più sorprese: tutto diventa più semplice, più chiaro e le prospettive nel tempo sono evidenti.

Ma come si fa? Non c’è niente di magico o di impossibile. Riconoscere l’avanzamento in tempo reale di un progetto richiede una metodologia solida. Questo spiega in particolare perché questo metodo viene utilizzato nella stragrande maggioranza dei casi nelle aziende più strutturate e di una certa dimensione.

Pensa che se una piccola agenzia iniziasse a lavorare su un progetto in anticipo sarebbe in grado di crescere più serenamente e con molte più opportunità!

In realtà, per esperienza, le aziende aspettano e si rendono conto del problema una volta raggiunti i 30-50 collaboratori. È la fase in cui non si ha più tutto a portata di mano e quindi non si percepiscono più le cose in modo intuitivo.

Ma a quel puno è troppo tardi perché diventa difficile cambiare le abitudini dell’intera agenzia!

I vantaggi di un approccio orientato al monitoraggio dell'avanzamento dei progetti

Seguire un progetto in base allo stato di avanzamento piuttosto che in base alla fatturazione presenta una serie di vantaggi che possono migliorare significativamente la gestione e la realizzazione dei tuoi progetti.
Ecco perché questo approccio può essere vantaggioso:

Adottare un approccio orientato all’avanzamento per monitorare i progetti ti consente di migliorare l’efficienza, la trasparenza e la soddisfazione del cliente, riducendo allo stesso tempo i rischi di slittamento.

Come si inserisce lo stato di avanzamento nel ciclo di vita di un progetto?

Lo stato di avanzamento svolge un ruolo cruciale lungo l’intero ciclo di vita di un progetto, dall’inizio alla chiusura. Ecco come si integra in ciascuna fase:

Integrando lo stato di avanzamento in ogni fase del ciclo di vita del tuo progetto, massimizzi le tue possibilità di successo e assicuri una gestione efficace e trasparente dall’inizio alla fine.

Metodi e strumenti per valutare lo stato di avanzamento

Valutare con precisione lo stato di avanzamento dei tuoi progetti è fondamentale per il loro successo. Fortunatamente, esistono molteplici metodi e strumenti disponibili per aiutarti in questa attività.
Ecco una panoramica per guidarti:

I KPI per misurare l'avanzamento

Per monitorare l’avanzamento di un progetto, è essenziale concentrarsi su dei KPI.

Ecco alcuni dei più rilevanti:

Monitorando questi indicatori, sarai in grado di prendere decisioni informate per mantenere il progetto sulla giusta strada.

Utilizzare un software di project management per un monitoraggio efficace

I software di project management sono strumenti preziosi per monitorare l’avanzamento dei progetti, perché offrono:

Utilizzando questi strumenti, puoi monitorare l’avanzamento dei tuoi progetti in modo più efficiente e accurato.

Strumenti manuali: pro e contro

Sebbene gli strumenti digitali siano molto diffusi, alcuni team preferiscono o devono utilizzare strumenti manuali per monitorare l’avanzamento.

Pro:

Contro:

Valutando i pro e i contro, puoi scegliere il metodo che più si adatta al tuo progetto e al tuo team.

Strategie per una comunicazione efficace sull'avanzamento del progetto

La comunicazione è un elemento chiave del project management, in particolare per quanto riguarda il monitoraggio dell’avanzamento. Ecco come ottimizzare la comunicazione a vantaggio di tutti i soggetti coinvolti nel progetto.

Come tenere informati gli stakeholder sui progressi?

L'importanza della trasparenza e della chiarezza nella comunicazione

Gestire le aspettative e rispondere alle preoccupazioni sull'avanzamento

Consigli e buone pratiche per monitorare l'avanzamento con successo

Per garantire un monitoraggio dell’avanzamento di successo è essenziale adottare buone pratiche e rimanere attenti ai potenziali errori.

Errori da evitare nel monitoraggio dell'avanzamento

Suggerimenti per migliorare continuamente il processo di monitoraggio

Utilizza i feedback per migliorare il monitoraggio dell'avanzamento

Seguendo questi consigli e rimanendo attenti alle esigenze di comunicazione del tuo team e delle parti interessate, potrai garantire un monitoraggio dell’avanzamento efficace e contribuire al successo dei tuoi progetti.

Il metodo unico di Furious

Scopri Furious, il tuo futuro partner ideale per guidare i tuoi progetti con sorprendente facilità. Non si tratta solo di un semplice strumento, ma di una soluzione completa e integrata per soddisfare tutte le tue esigenze di gestione progettuale.

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Come puoi fare?

Furious aiuta centinaia di aziende a implementare in modo semplice la gestione della produzione, attraverso indicatori visivi e divertenti.

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Non è mai troppo tardi per scegliere i processi – e gli strumenti! – giusti per strutturare la tua attività. Riconoscere l’andamento della propria attività è uno dei must-heve che ogni buon CEO dovrebbe mettere in atto.

Oltre a fornirti una visione precisa e in tempo reale dei tuoi progetti – e della tua azienda – Furious ti darà soprattutto la tranquillità di cui hai bisogno per una crescita redditizia!

Come si valuta l'avanzamento di un progetto?

Valutare lo stato di avanzamento di un progetto è fondamentale per assicurarsi che sia in linea con i tempi e per identificare le aree che richiedono particolare attenzione.
Ecco le fasi di una valutazione efficace:

  • Definire i criteri di successo: prima di iniziare, è necessario avere chiari gli obiettivi del progetto e i criteri in base ai quali verrà misurato il successo.
  • Utilizzare strumenti di monitoraggio: utilizzare un software di gestione del progetto che tenga traccia dell’avanzamento dei compiti, delle risorse utilizzate e delle scadenze.
  • Stabilire i KPI: scegli KPI pertinenti per misurare l’efficacia e l’avanzamento del progetto.
  • Organizzare riunioni periodiche di follow-up: organizzare riunioni con il team di progetto per discutere i progressi, gli ostacoli incontrati e le fasi successive.
  • Confronto con il piano iniziale: valuta l’attuale stato di avanzamento rispetto al programma iniziale per identificare le lacune e, se necessario, modificare la rotta.

Che cos'è lo stato di avanzamento?

Lo stato di avanzamento è una valutazione precisa della progressione di un progetto in un determinato momento. Prende in considerazione diversi fattori, quali:

  • Completamento delle attività: la percentuale di lavoro già svolto rispetto a quanto pianificato.
  • Utilizzo delle risorse: come sono state impiegate finora le risorse umane, finanziarie e materiali.
  • Rispetto delle scadenze: se il progetto è in anticipo, in tempo o in ritardo rispetto alla tabella di marcia.
  • Ostacoli incontrati: eventuali sfide o problemi identificati e come sono stati o saranno risolti.

Quali sono le 4 fasi di un progetto?

Un progetto è generalmente suddiviso in quattro fasi principali, ciascuna con la sua importanza e le sue caratteristiche specifiche:

  • Avvio: comprende la definizione del progetto, l’identificazione dei bisogni e la costituzione del team di progetto.
  • Pianificazione: in questa fase si affinano i dettagli del progetto, si assegnano le risorse e si stabilisce un planning preciso.
  • Esecuzione: è la realizzazione vera e propria del progetto, in cui le attività vengono svolte secondo il piano stabilito.
  • Chiusura: comprende la valutazione del lavoro svolto, la consegna dei risultati finali al cliente e la chiusura amministrativa del progetto.

Come si richiede un report sullo stato di avanzamento?

La richiesta di un report sullo stato di avanzamento è una pratica comune nella gestione dei progetti. Ecco come procedere in modo efficace:

  • Formalizza la tua richiesta: invia un’email o un documento ufficiale in cui esprimi chiaramente la tua necessità di ricevere uno report sullo stato di avanzamento.
  • Sii preciso: indica esattamente quali aspetti del progetto ti interessano e quale livello di dettaglio ti aspetti nella risposta.
  • Stabilisci una scadenza: assegna una data limite per la ricezione di questo report, lasciando abbastanza tempo al team per preparare una risposta di qualità.
  • Sii aperto alla discussione: incoraggia i membri del team a condividere le loro prospettive e a fare domande per chiarire eventuali punti di ambiguità.
  • Utilizza le giuste formule di cortesia: assicurati che la tua richiesta sia formulata in modo professionale e cortese.
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