Sie stecken tief in den roten Zahlen, und dennoch ist Ihr Pauschalprojekt nicht rentabel?
Geprüfter Autor
15. Mai 2021
Wer hat nicht schon einmal diesen Moment der Einsamkeit erlebt, wenn Ihr Vorgesetzter oder die Buchhaltung Ihnen mitteilt, dass dieses Projekt, für das Sie Ihre Abende und Wochenenden opfern und das Ihnen seit mehreren Wochen oder Monaten den Kopf zerbricht, trotz all der Zeit und Energie, die Sie darin investieren, abgrundtiefe Verluste verzeichnet?
Arbeiten Sie auf Pauschalbasis? Das wissen Sie selbst am besten.
Aber warum ist Ihr Projekt nicht rentabel, obwohl Sie tief in den roten Zahlen stecken?
Zunächst werden die Vertriebsmitarbeiter beschuldigt: Sie hätten einfach teurer verkaufen sollen! Man hat ihnen bereits gesagt: „Sie tun alles, um den Auftrag zu bekommen, und danach müssen wir uns selbst durchschlagen …“ Eine andere Variante: „Sie haben zu billig verkauft, weil sie keine Ahnung haben“ usw. usw.
Die Vertriebsmitarbeiter werfen dem Projektmanagement manchmal vor, es könne „nicht rechnen“ … Die Produktion gibt allen anderen die Schuld.
Kurz gesagt: Alle sind schuld, und daher oft niemand. Und genau aus diesem Grund kommt es immer wieder zu solchen Situationen … sehr oft. Tolle Stimmung.
Tatsächlich ist dies typisch für Agenturen , die weder über die entsprechenden Instrumente noch über Methoden zur Steuerung von Pauschalprojekten verfügen und dadurch oft die Schwächen einer Agentur.
Hier sind einige Grundregeln, die Ihnen helfen werden, diesen Trend umzukehren:
Zeiterfassung
Eine ganz einfache Frage: Wissen Sie, wie Sie jede Woche die Zeit erfassen können, die jede Person für ein Projekt aufwendet? Wenn die Antwort „nein“, „nicht so recht“ oder „mehr oder weniger“ lautet, ist es an der Zeit, Abhilfe zu schaffen.
Mit Furious wird diese Aufgabe in 80 % der Fälle einfach oder sogar automatisch erledigt. Eine echte Umwälzung – sowohl in Ihrem Projektmanagement als auch in Ihrer Produktionssteuerung.
Die wöchentliche Überprüfung der Projekte und der aufgewendeten Zeiten im Vergleich zu den erzielten Umsätzen
Wer ist bei Ihnen dafür zuständig, wöchentlich die Projektüberschreitungen zu überprüfen? Haben Sie einen „Hirten“, der für die Einhaltung der Zeitpläne verantwortlich ist?
Auch wenn in manchen Agenturen die Überlastung eine feste Einrichtung ist, wird sie immer weniger toleriert, und das ist verständlich. Man erwartet von seinem Arbeitgeber, dass er die Arbeitsbelastung einschätzen kann, um bei Überlastung gegenzusteuern.
Der wöchentliche Austausch von Projektinformationen mit dem Kunden
Es ist unerlässlich, dass Sie Ihrem geschätzten Kunden mindestens einmal pro Woche die Kostenquoten im Verhältnis zum Umsatz, den Zeitplan, die Rechnungsstellung usw. mitteilen. Auf diese Weise kann er sich nicht auf Unwissenheit berufen, und vor allem zwingt es Sie dazu, Probleme mit Kostenüberschreitungen zu beheben, sobald diese auftreten.
Mit Furious können Sie diese KPIs mit nur einem Klick an Ihren Kunden weitergeben!
Die Anrechnung der im Vorverkauf aufgewendeten Zeiten auf das verkaufte Projekt
Wenn man einen Auftrag erhält, wirft man die für die Vorverkaufsphase aufgewendete Zeit nicht einfach weg. In der Regel hat man bereits einen Teil des Projekts vorangetrieben, daher ist es nur natürlich, diese Zeit in den Projektzeitplan einzubeziehen.
Darüber wird übrigens hier berichtet.
Ein Motor der Vorausschau
Ganz abgesehen von Science-Fiction: Mit guten Tools wie Furious wissen Sie bereits, bevor es zu spät ist, dass das Projekt scheitern wird. Diese Funktionen helfen Ihnen dabei, Projekte in Echtzeit zu überwachen und zu steuern, indem sie komplexe Projekte modellieren und von Anfang an die geschätzte Rentabilität auf lange Sicht aufzeigen. Ein echter Vorteil für die taktische Steuerung Ihres Unternehmens!
Die Rentabilität analysieren können
Sie benötigen eine Analyse zu:
- Wirtschaftlichkeit: verkaufte Zeit im Vergleich zur aufgewendeten Zeit
- Nettorentabilität: aufgewendete Zeit × tatsächliche Kosten der am Projekt beteiligten Mitarbeiter im Vergleich zur in Rechnung gestellten Zeit.
Um diese Analyse zu verfeinern, ist es von entscheidender Bedeutung, die Berechnung des Return on Investment (ROI) einzubeziehen – eine unverzichtbare Methode zur genauen Bewertung der Effizienz Ihrer Projekte. Und um noch einen Schritt weiter zu gehen: Die Produktionsplanung mittels künstlicher Intelligenz ermöglicht es, diese Daten automatisch mit den aufgewendeten Zeiten, den Kosten und der prognostizierten Auslastung abzugleichen, um Reibungspunkte frühzeitig zu erkennen und jede Ressource zu optimieren. Der feine Unterschied zwischen beiden ermöglicht es Ihnen beispielsweise, die Auslastung von Führungskräften oder Praktikanten zu bewerten … und das verändert natürlich alles!
Die Einstellung unrentabler Projekte
In Agenturen gilt dies als Tabu, und doch ist es so unglaublich wichtig!
Sie sollten nicht zögern, ein Projekt zu beenden, wenn es auf eine Katastrophe zusteuert … bevor es tatsächlich dazu kommt!
Sie haben mehr zu verlieren, wenn Sie Ihre Teams überlasten (die Kosten der Mitarbeiterfluktuation werden in Agenturen oft unterschätzt) und sie mit unrentablen Projekten beschäftigen, als wenn Sie einen Kunden verlieren.
Um Ihnen dabei zu helfen, stehen Ihnen Tools zur Unternehmenssteuerung wie Furious zur Verfügung, die Ihnen die Nachverfolgung dieser Themen auf sehr anschauliche Weise erleichtern. Es ist ein echter Verbündeter bei der Optimierung Ihres Projektmanagements und Ihres Aktionsplans und bietet Ihnen gleichzeitig einen vorausschauenden Überblick, der Sie rechtzeitig warnt, bevor es zu spät ist.
Ein weiterer (und nicht zuletzt wichtiger) Vorteil: Die Zusammenarbeit im Team verläuft reibungsloser, da Schwierigkeiten anhand rationaler Daten analysiert werden und nicht aufgrund von Missverständnissen oder Vorurteilen zwischen verschiedenen Berufsgruppen und Profilen!