Zusammengefasst:
Dank dieser 5 KPIs:
- Vermeiden Sie Überlastungs- und Unterauslastungsrisiken dank klarer Indikatoren.
- Überprüfen Sie, ob Ihre Teams ihre Timesheets korrekt ausfüllen, um ein präzises Staffing-Tracking zu gewährleisten.
- Stellen Sie sicher, dass die für Kundenprojekte geplante Zeit eingehalten wird.
- Analysieren Sie interne Aufgaben: Identifizieren Sie, wer zu viel Zeit dafür aufwendet, warum und welche Art von Aktivitäten dies sind.
Das Staffing in Agenturen ohne KPIs zu steuern, bedeutet, ohne Orientierung voranzukommen. Werden zu viele Ressourcen mobilisiert, „bricht Ihre Marge ein. Zu wenige, und Ihre Teams sind erschöpft“ oder Ihre Projekte geraten in Verzug. Glücklicherweise gibt es einen zuverlässigen Kompass: Staffing-KPIs. Mit ihnen maximieren Sie die Rentabilität und schonen gleichzeitig Ihre Talente. In diesem Artikel werden wir die 5 wichtigsten KPIs vorstellen.
Die Risiken eines Managements ohne KPIs
Ohne klare Indikatoren setzen Sie Ihre Agentur mehreren großen Risiken aus:
- Überbesetzung von Projekten: Wenn Sie zu viele Ressourcen zuweisen, wie z.B. mehr Tage oder teurere Profile als nötig, reduzieren Sie Ihre Marge und schwächen die Gesamtrentabilität.
- Unterauslastung oder Überlastung der Mitarbeiter: Überlastete Teams brennen schnell aus, während unterausgelastete Talente demotiviert werden, was das Risiko von Burnout oder Fluktuation erhöht.
- Mangelnde Transparenz: Ohne zuverlässige Daten wird es komplex, Ihre Prioritäten oder zukünftigen Bedürfnisse zu antizipieren, was die Planung zu einem Albtraum macht.
- Verpasste Chancen und Unzufriedenheit der Teams: Es könnte Ihnen schwerfallen, auf dringende Anfragen zu reagieren oder Phasen geringer Aktivität zu managen, was sich sowohl auf Ihre Ergebnisse als auch auf die Motivation der Teams auswirkt.
Diese Fallstricke gefährden nicht nur die finanzielle Performance Ihrer Agentur, sondern auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter. Im Gegensatz dazu ebnet ein Management, das auf relevanten KPIs basiert, den Weg zu einer umfassenden Optimierung. Lassen Sie uns diese im Detail erkunden.
Die 5 wesentlichen KPIs zur Optimierung Ihres Staffings
1. Auslastungsgrad (oder Staffing-Rate)
Der Auslastungsgrad misst die tatsächliche Arbeitslast im Verhältnis zur gesamten verfügbaren Kapazität Ihrer Teams. Er ist ein entscheidender Indikator, um Szenarien von Überarbeitung oder Inaktivität zu vermeiden, die der Gesamtleistung Ihrer Agentur schaden.
Dieser KPI hilft, Folgendes zu identifizieren:
- Mitarbeiter mit Überlastung.
- Phasen oder Projekte, in denen Talente unterausgelastet sind.
- Abweichungen zwischen der abrechenbaren Zeit und der für Nebentätigkeiten aufgewendeten Zeit.
Warum ist das wichtig?
Ein zu hoher Grad führt zu Überlastungen, während ein zu niedriger Grad eine Unterauslastung der Ressourcen und finanzielle Verluste zur Folge hat.
Wie verfolgt man ihn?
- Ressourcenmanagement-Software: Integrieren Sie ein Tool, um individuelle und kollektive Arbeitslasten in Echtzeit zu zentralisieren und zu visualisieren.
- Anpassbare Dashboards: Konfigurieren Sie Schlüsselindikatoren, um Überlastungs- oder Unterauslastungssituationen schnell zu identifizieren.
- Forecasting: Nutzen Sie prädiktive Tools, um zukünftige Bedürfnisse vorherzusehen und Engpässe bei Aktivitätsspitzen oder längeren Inaktivitätsphasen zu vermeiden.
Erwarteter Einfluss: Ein ausgewogenes Management der Arbeitslasten verbessert die Produktivität der Mitarbeiter, reduziert das Burnout-Risiko und maximiert die effiziente Nutzung der Ressourcen, während gleichzeitig die Gesamtrentabilität steigt.
2. Ineffizienzrate
Ein Unternehmen verschwendet 11,4 % seiner Ressourcen aufgrund schlechten Projektmanagements.
Dieser KPI misst die nicht abrechenbare Zeit oder die für interne Aufgaben aufgewendete Zeit. Er hebt Ineffizienzen im Zeit- und Prioritätenmanagement hervor.
Dieser KPI hilft, Folgendes zu identifizieren:
- Mitarbeiter, die zu viel Zeit für interne Projekte oder Aktivitäten mit geringem Mehrwert aufwenden.
- Engpässe in den Prozessen, die die Lieferungen verlangsamen.
- Zeitaufwendige, nicht abrechenbare Aktivitäten wie unnötige Meetings oder administrative Aufgaben.
Warum ist das entscheidend?
Die Reduzierung der Ineffizienz ermöglicht es, die abrechenbare Zeit zu maximieren und die Rentabilität zu verbessern.
Wie verfolgt und optimiert man ihn?
- Timesheet-Analyse: Überprüfen Sie regelmäßig die Zeiterfassungsbögen, um nicht abrechenbare Aktivitäten und interne Aufgaben zu identifizieren, die einen unverhältnismäßig großen Raum einnehmen.
- Automatisierung: Implementieren Sie Tools zur Automatisierung wiederkehrender oder administrativer Aufgaben, wie Dateneingabe oder Meeting-Management.
- Meeting-Optimierung: Begrenzen Sie die Dauer und die Teilnehmerzahl von Meetings und führen Sie klare Agenden ein, um Zeitverluste zu vermeiden.
- Vereinfachte Prozesse: Identifizieren Sie unnötige Schritte in Ihren Workflows und vereinfachen Sie diese, um die Lieferungen zu beschleunigen.
- Team-Feedback: Organisieren Sie Sessions mit Ihren Mitarbeitern, um Engpässe in deren Zeitmanagement zu identifizieren und passende Lösungen zu priorisieren.
Erwarteter Einfluss: Durch die Reduzierung nicht abrechenbarer Aufgaben konzentrieren Sie die Anstrengungen Ihrer Teams auf wertschöpfende Aktivitäten, was die Margen verbessert und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
3. Das abrechenbare Ziel
Das abrechenbare Ziel ermöglicht es, einen Zielprozentsatz der abrechenbaren Zeit pro Mitarbeiter zu definieren und diesen mit der Realität abzugleichen. Dieser Indikator ist entscheidend, um zu bewerten, ob die Ressourcenzuweisung weiterhin mit den finanziellen Zielen der Agentur übereinstimmt.
Dieser KPI hilft, Folgendes zu identifizieren:
- Abweichungen zwischen der erwarteten abrechenbaren Rate und der tatsächlichen Rate pro Mitarbeiter.
- Abweichungen, die die Rentabilität von Projekten beeinträchtigen und die Kosten pro Mitarbeiter erhöhen.
- Anzeichen eines Ungleichgewichts zwischen der für Kundenprojekte aufgewendeten Zeit und Nebentätigkeiten.
Warum ist das entscheidend?
Ein realistisches abrechenbares Ziel stellt sicher, dass die Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren. Liegt die tatsächliche abrechenbare Rate unter dem Ziel, führt dies zu einer Erhöhung der Kosten pro Mitarbeiter und einem erhöhten Druck auf die Gesamtrentabilität.
Wie verfolgt man es?
- Analyse der abrechenbaren Raten pro Mitarbeiter: Verfolgen Sie regelmäßig den Prozentsatz der für Kundenprojekte aufgewendeten Zeit im Verhältnis zur Gesamtzahl der geleisteten Stunden. Identifizieren Sie Abweichungen, um Ihre Prioritäten anzupassen.
- Projektrentabilitäts-Tracking: Überprüfen Sie, ob die tatsächlich für Kundenprojekte aufgewendete Zeit mit den geplanten Zielen übereinstimmt, um finanzielle Abweichungen zu vermeiden.
- Bewertung von Nebentätigkeiten: Identifizieren Sie Mitarbeiter, die zu viel Zeit für nicht kundenbezogene Aktivitäten aufwenden, und implementieren Sie Lösungen zur Optimierung ihrer Zeit.
Erwarteter Einfluss:
Ein gut verfolgtes abrechenbares Ziel ermöglicht es, die Projektrentabilität aufrechtzuerhalten, einen Anstieg der Betriebskosten zu vermeiden und eine optimale Zuweisung der Ressourcen für strategische Aufgaben sicherzustellen.
Caroline Vignand
Assoziierte Direktorin, POP FOR YOU (Humanskills Gruppe)
Dank einer vorausschauenden Ressourcenplanung und einer besseren Schätzung des pro Projekt aufgewendeten Zeitaufwands hat die Agentur nicht nur ihr Rentabilitäts-Tracking verbessert, sondern auch 5 Stunden pro Woche eingespart. Ein echter Fortschritt, der durch den Einsatz von Furious ermöglicht wurde.
4. Rate der für verkaufte Projekte aufgewendeten Zeit
Dieser KPI misst den Anteil der Zeit, die Ihre Teams für fakturierte Projekte aufwenden, im Verhältnis zur Gesamtzahl der geleisteten Stunden.
Dieser KPI hilft, Folgendes zu identifizieren:
- Abweichungen zwischen der geplanten Zeit und der tatsächlich für Kundenprojekte aufgewendeten Zeit.
- Zeitverluste bei nicht prioritären oder ineffizienten Aktivitäten.
- Unterausgelastete Ressourcen bei Projekten, wo ihre Kompetenzen besser genutzt werden könnten.
Warum ist das entscheidend?
Dieser KPI stellt sicher, dass die von den Mitarbeitern investierte Zeit einen maximalen Wert für die Agentur generiert.
Wie verfolgt man ihn?
- Vergleich Prognosen/Realisierungen: Integrieren Sie eine Ressourcenmanagement-Software, um die für jedes Projekt geplante Zeit automatisch mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit zu vergleichen. Diese Abweichungen sollten regelmäßig analysiert werden, um Ineffizienzen zu erkennen oder Praktiken anzupassen.
- Detaillierte Dashboards: Konfigurieren Sie Indikatoren, um Folgendes zu verfolgen:
- Das Verhältnis zwischen fakturierten Stunden und geleisteten Stunden.
- Abweichungen pro Projekt oder pro Team, um weniger rentable Aufgaben zu identifizieren.
- Qualitative Analyse: Organisieren Sie Projekt-Reviews, um zu identifizieren, warum bestimmte Projekte mehr Zeit als geplant in Anspruch nehmen (unvorhergesehene Schwierigkeiten, unterschätzte Planung, falsch zugewiesene Kompetenzen).
- Prioritätenoptimierung: Identifizieren Sie nicht prioritäre Aufgaben, die die verfügbare Zeit für fakturierte Aufträge belasten, und implementieren Sie Lösungen, um diese Aktivitäten zu reduzieren oder auszulagern.
- Mitarbeiter-Feedback: Konsultieren Sie die Teams, um mögliche Engpässe in ihrem Zeitmanagement zu verstehen und passen Sie Ihre Prozesse an, um Verluste zu reduzieren.
Erwarteter Einfluss:
Eine bessere Beherrschung dieses KPIs ermöglicht es Ihnen, die produktive Zeit für Kundenprojekte zu erhöhen, die Rentabilität jeder Aufgabe zu verbessern und die Nutzung der Mitarbeiterkompetenzen zu maximieren.
5. Abwesenheitsrate
Die Abwesenheitsrate misst den Einfluss von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Fluktuation) auf die Gesamtproduktivität der Agentur. Dieser KPI sollte sich nicht nur auf punktuelle Abwesenheiten beschränken, sondern auch die Auswirkungen von Abgängen und Zugängen von Mitarbeitern berücksichtigen, die die Projektkontinuität beeinträchtigen können.
Dieser KPI hilft, Folgendes zu identifizieren:
- Wiederkehrende Abwesenheiten, die die Planungen stören.
- Kritische Phasen, in denen Fluktuation oder Urlaub die Projektkontinuität beeinträchtigen.
- Zusätzliche Flexibilitätsbedürfnisse, um Unvorhergesehenes abzufedern.
- Übergangsphasen im Zusammenhang mit Abgängen und Integrationen neuer Mitarbeiter, die zu Unterbrechungen in Projekten führen können.
Warum ist das entscheidend?
Ein präzises Tracking von Abwesenheiten und Übergängen ermöglicht es, Störungen in Projekten zu verhindern, Aktivitätsspitzen zu antizipieren und die Überlastung der verbleibenden Teams zu reduzieren. Ein schlechtes Management dieser Phasen kann Projekte verzögern und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.
Wie verfolgt und optimiert man ihn?
- Echtzeit-Tracking: Nutzen Sie ein zentralisiertes System, um Abwesenheiten und Personalbewegungen zu erfassen. Dies gibt Ihnen einen Überblick über geplante Urlaube, unvorhergesehene Abwesenheiten und Übergangsphasen.
- Dynamische Dashboards: Konfigurieren Sie Indikatoren, um Folgendes zu verfolgen:
- Die Abwesenheitsrate pro Team oder pro Zeitraum.
- Kritische Abwesenheiten (bei Schlüsselprojekten oder zu sensiblen Zeitpunkten).
- Übergangsphasen (Kündigungsfrist, Onboarding), um den Einfluss auf Projekte zu antizipieren.
- Strukturierter Übergangsplan: Antizipieren Sie Abgänge und Integrationen mit klaren Übergabeprozessen. Implementieren Sie Lösungen wie Mentoring, Projektdokumentation oder beschleunigte Schulungen für neue Mitarbeiter.
- Backup-Ressourcen: Planen Sie flexible Lösungen wie Backup-Mitarbeiter oder einen Pool an Freelancern ein, um die Projektkontinuität aufrechtzuerhalten.
- Regelmäßige Kommunikation: Informieren Sie Ihre Teams über bevorstehende Abgänge und Zugänge, um die Aufgabenverteilung besser zu organisieren und Übergänge zu erleichtern.
Erwarteter Einfluss: Durch die Integration des Abwesenheitsmanagements und der Übergangsphasen begrenzen Sie Störungen in Ihren Projekten, gewährleisten eine Kontinuität in der Produktion und reduzieren die Arbeitsüberlastung für Ihre Teams. So stärken Sie die Resilienz Ihrer Organisation gegenüber Personalbewegungen.
Wie Sie diese KPIs in Ihre täglichen Praktiken integrieren
Beziehen Sie Ihre Teams in den Prozess ein
Ein gutes KPI-Tracking beginnt mit einer guten Akzeptanz der Tools und Praktiken. Teams, die die Bedeutung von KPIs verstehen, engagieren sich stärker bei deren Verfolgung und Einhaltung.
Praxistipp: Organisieren Sie regelmäßige Treffen, um die Leistungen zu teilen und zu erklären, wie die Daten Ihre Entscheidungen beeinflussen. Die kollektive Zustimmung stärkt die Teamdynamik.
Zentralisieren Sie Ihre Daten für eine globale Ansicht
Mit KPIs zu arbeiten, die über mehrere Dateien oder Tools verstreut sind, ist wie das Zusammensetzen eines Puzzles, bei dem Teile fehlen. Eine effiziente Zentralisierung ermöglicht es Ihnen, den Status Ihrer Ressourcen in Echtzeit zu visualisieren.
Wie geht das?
Nutzen Sie eine einzige Plattform, um Ihre Daten in Echtzeit zu sammeln, zu analysieren und zu teilen. Richten Sie anpassbare Dashboards ein, die allen Verantwortlichen zugänglich sind.
Einfluss: Sie gewinnen an Transparenz und können schnell fundierte Entscheidungen treffen.
Automatisieren Sie das Tracking der Indikatoren
Das manuelle Tracking von KPIs ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine Automatisierung ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit strategischen Aufgaben zu widmen.
Wie geht das?
- Richten Sie automatische Warnmeldungen ein, um kritische Abweichungen in Echtzeit zu erkennen.
- Nutzen Sie ein Tool, um das Reporting zu automatisieren und präzise Daten zu erhalten.
Einfluss: Sie sparen Zeit und verbessern die Zuverlässigkeit Ihrer Analysen.
(Mit Furious werden die Dashboards automatisch basierend auf den von Ihren Teams eingegebenen Daten aktualisiert. Sie erhalten sogar Warnmeldungen, um Überlastungen oder Ungleichgewichte zu antizipieren.)
Gehen Sie zur prädiktiven Analyse über
Ein effizientes Management beschränkt sich nicht auf die Gegenwart: Es blickt in die Zukunft. Dank Forecasting-Tools antizipieren Sie zukünftige Bedürfnisse und verteilen Ihre Ressourcen besser.
Wie geht das?
- Integrieren Sie Forecasting-Tools, um Aktivitätsschwankungen zu antizipieren.
- Analysieren Sie historische Trends, um Ihre Strategien anzupassen.
Einfluss: Sie reduzieren Unvorhergesehenes und optimieren Ihre Planungen.
Bewerten Sie Ihre Praktiken regelmäßig
KPIs sind nicht statisch. Die Bedürfnisse Ihrer Agentur entwickeln sich weiter, und Ihre Indikatoren müssen sich anpassen, um relevant zu bleiben.
Unser Tipp: Nach jedem Projekt organisieren Sie eine Bilanz, um zu analysieren, was funktioniert hat (oder nicht) und Ihre Methodologien anzupassen. Dadurch erhalten Sie ein agiles und leistungsstarkes Management aufrecht.
Machen Sie Ihre KPIs zu einem strategischen Hebel
Diese KPIs zu verfolgen bedeutet, Ihrer Agentur die Mittel an die Hand zu geben, ihr Staffing effizient zu steuern und gleichzeitig die Rentabilität zu maximieren.
Mit Furious visualisieren Sie diese KPIs in Echtzeit. Dank klarer Dashboards und automatischer Benachrichtigungen verwandeln Sie Ihre Daten in fundierte Entscheidungen. Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Stress und eine Agentur, die auf Wachstumskurs bleibt.
Lassen Sie KPIs nicht nur einfache Zahlen sein: Machen Sie sie zu strategischen Hebeln Ihres Erfolgs.
Buchen Sie jetzt Ihre kostenlose Demo und entdecken Sie, wie Sie Ihre Agentur gelassen und effizient steuern können.
