Pünktlich liefern, ohne die Teams zu überfordern. Das richtige Gleichgewicht zwischen Auslastung, Verfügbarkeit und Rentabilität finden. Das ist der Kern der Sache für jede Agentur.
Doch zwischen sich ständig ändernden Zeitplänen, unvorhergesehenen Kundenanforderungen und teilweiser Zeiterfassung wird die Personalplanung oft zum Kopfzerbrechen. Und es sind immer dieselben Fallen, die wiederkehren… leise, aber kostspielig.
Hier sind die 5 Fehler, die (immer noch) Ihr Ressourcenmanagement belasten – und vor allem, wie Sie sie sofort vermeiden können.
Fehler Nr. 1: Nicht alle Zeiten erfassen
In vielen Agenturen erfasst man nur die „sichtbare“ Zeit: die, die für die fakturierbare Produktion aufgewendet wird. Der Rest? Vergessen. Dabei verbirgt sich oft genau dort ein Großteil des Problems.
- Der Pre-Sales, Konzeptionsphasen oder Ausschreibungen binden die Teams… ohne jemals erfasst zu werden.
- Die Freelancer werden manchmal separat verwaltet, ohne Integration in die Personalplanungstools. Ergebnis: Sie haben den Eindruck, Verfügbarkeiten zu haben… obwohl diese bereits belegt sind.
- Bestimmte interne Zeiten wie F&E, Support oder Schulungen werden einfach nicht erfasst.
Diese Unklarheit führt zu erheblichen Abweichungen zwischen der tatsächlichen Auslastung und der, die Sie zu haben glauben. Und auf Monats- oder Quartalsbasis ist es die gesamte Ihre Marge, die darunter leidet.
Ohne umfassende Zeiterfassung unterschätzen Sie Ihre Projekte, überlasten Ihre Teams und verlieren den Überblick über die Rentabilität.
Fehler Nr. 2: Nicht 100 % der tatsächlichen Verfügbarkeit der Teams erfassen
Viele Agenturen glauben, eine gute Übersicht über die Zeitpläne zu haben. In Wirklichkeit arbeiten sie mit unvollständigen Daten. Und unvollständige Daten führen zu fehlerhaften Entscheidungen.
- Wenn ein Mitarbeiter nur das erfasst, was er für „nützlich“ hält (die Kundenproduktion, wichtige Meetings), lässt er einen Großteil seiner Aktivitäten im Dunkeln.
- Ergebnis: Sie sehen ihn als zu 40 % verfügbar an, obwohl er bereits durch Pre-Sales, Support oder interne Aufgaben ausgelastet ist.
- Diese Untererfassung verfälscht die tatsächliche Kapazität der Teams. Sie denken, Sie können Personal einplanen, aber Sie überlasten es unbeabsichtigt.
Um effektiv zu steuern, muss eine 100%ige Zeiterfassung angestrebt werden, auch für nicht fakturierbare Aufgaben. Das ist der einzige Weg, Auslastung, Verfügbarkeit und mentale Belastung in Einklang zu bringen.
Fehler Nr. 3: Keinen gemeinsamen Rhythmus oder keine gemeinsame Frist für die Zeiterfassung festlegen
In manchen Agenturen erfasst jeder „wenn er Zeit hat“… Das heißt: nie zum richtigen Zeitpunkt, nie einheitlich.
- Ohne einen gemeinsamen Rahmen werden die Zeiterfassungen unbrauchbar: manche werden täglich gemacht, andere am Monatsende schnell und hastig.
- Diese Variabilität macht die Daten inkonsistent und unbrauchbar für die Echtzeitsteuerung.
- Um das zu vermeiden, muss ein klares Ritual eingeführt werden: eine wöchentliche Frist, automatische Erinnerungen und eine Managementverantwortung.
Das Ziel ist nicht, zu kontrollieren, sondern zuverlässige Daten zu gewährleisten. Denn ohne einen gemeinsamen Rhythmus baut Ihre Personalplanung auf Sand.
Fehler Nr. 4: Nicht kontrollieren, was erfasst wird
Erfasste Zeiten zu haben, ist gut. Aber sicherzustellen, dass sie konsistent sind, ist besser. Zu viele Agenturen lassen Ungenauigkeiten unbeanstandet.
- Klassisches Beispiel: Eine für 1 Stunde geplante Aufgabe wird mit 5 Stunden erfasst… ohne Begründung.
- Ohne Management-Validierung bleiben diese Abweichungen unbemerkt, verfälschen die Zeitpläne und trüben die Auslastungsanalyse.
- Das ist auch ein Warnsignal: Wenn ein Mitarbeiter zu viel Zeit für eine Aufgabe aufwendet, liegt möglicherweise ein Problem mit dem Briefing, dem Umfang oder der Kompetenzentwicklung vor.
Eine regelmäßige Kontrolle einführen, ist keine Überwachung: Es ist gesundes Management. Das ermöglicht es, anzupassen, zu schulen und zu optimieren, ohne zu warten, bis es aus dem Ruder läuft.
Fehler Nr. 5: Mehr Personal einplanen, als verkauft wurde
In der Absicht, es gut zu machen, tappen manche Agenturen in eine häufige Falle: zusätzliche Ressourcen hinzuzufügen, um „sicherzustellen“, ohne zu prüfen, ob das Budget dies zulässt.
- Sie haben 10 Tage verkauft, aber Sie setzen 12 ein, um pünktlich fertig zu werden. Ergebnis: Die Marge schmilzt, oder wird sogar negativ.
- Diese Diskrepanz zwischen der tatsächlichen Personalplanung und dem verkauften Umfang ist schwer zu erkennen ohne ein spezielles Tool.
- Schlimmer noch: Ohne klare Warnungen normalisieren Sie die Überschreitung und schaffen einen verlustbringenden Betrieb.
Die Personalplanung darf niemals vom Vertrieb getrennt werden. Ohne präzise Steuerung geben Sie mehr als erwartet… und das zahlen Sie teuer.
Wie lassen sich diese Fehler mit einem Tool wie Furious vermeiden?
Diese Fehler sind häufig, aber kein Schicksal. Mit einem guten Tool gewinnen Sie an Transparenz, Präzision und Rentabilität. Furious wurde dafür entwickelt, Ihnen zu helfen, die Kontrolle über Ihre Personalplanung zurückzugewinnen ohne unnötige Komplexität.
- 100 % der erfassten Zeiten, einschließlich Pre-Sales, Support, Freelancer oder interne Zeiten.
- Automatische Erinnerungen für die Zeiterfassung, konfigurierbare Fristen und integrierter Validierungsworkflow.
- Echtzeit-Vergleich zwischen der verkauften Zeit und der tatsächlich verbrauchten Zeit.
- Zentrale Ansicht über Verfügbarkeiten und Auslastungen, um Personal mit voller Klarheit einzuplanen.
- Und vor allem: eine zu 80 % vorgefertigte Planung, die Sie nur noch anpassen müssen.
Mit Furious steuern Sie Ihre Projekte immer einen Schritt voraus. Keine Unklarheiten mehr. Keine unerwartete Überlastung mehr. Nur noch klares, reibungsloses und profitables Management.
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