Sind Sie auf die für 2026 geplante Reform der Rechnungsstellung vorbereitet?

Juliette Saez-Lopez
Geprüfter Autor
27. Mai 2022

Viele unserer Nutzer verwendeten Excel – die Mutigsten sogar Word oder InDesign –, bevor sie Furious entdeckten, um ihre Kostenvoranschläge und Rechnungen zu erstellen.

Abgesehen jedoch von den ästhetischen Einschränkungen und dem Zeitaufwand für diese Aufgaben ist die Entscheidung, keine spezielle Rechnungssoftware verzichtete, erweist sich im täglichen Geschäftsbetrieb Ihres Unternehmens als echter Fehler.

Tatsächlich kann eine Rechnung, die ohne die Verwendung einer zugelassenen Software (sei es eine Einzweck-Software oder ein ERP-System wie Furious) erstellt wurde, rechtlich angefochten werden. Darüber hinaus bietet die Integration eines Rechnungsstellungstools in Ihr Verwaltungssystem zahlreiche Vorteile, und genau diese möchten wir Ihnen im Folgenden näher erläutern.

Zunächst einmal ermöglicht Ihnen eine Rechnungssoftware eine bessere Berichterstattung und eine genaue Nachverfolgung der Mehrwertsteuer. Sie können sicher sein, dass alle gesetzlichen und vorgeschriebenen Angaben auf Ihren Belegen gemäß den Anforderungen der Generaldirektion für öffentliche Finanzen (DGFIP) enthalten sind. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie ein mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen sind oder Geschäfte mit dem öffentlichen Sektor tätigen.

Eine Software wie Furious stellt sicher, dass jede ausgestellte Rechnung den geltenden Vorschriften entspricht, indem sie wesentliche Angaben wie die SIREN-Nummer, die Adresse des Ausstellers und des Empfängers sowie die Details zur Lieferung oder Dienstleistung deutlich anzeigt.

Sobald eine Rechnung ausgestellt wurde, muss sie über eine von der DGFIP zugelassene Plattform zur elektronischen Rechnungsstellung übermittelt werden, wodurch eine sichere Übertragung der Transaktionsdaten gewährleistet wird. Im Jahr 2023 wurde die Verschiebung des Inkrafttretens der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen beschlossen, was bedeutet, dass alle von der Rechnungsstellung betroffenen Unternehmen darauf vorbereitet sein müssen, ihre Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen, das den Anforderungen der DGFIP entspricht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dassder Einsatz einer Rechnungssoftware mittlerweile ein entscheidender Bestandteil der Verwaltungsabläufe Ihres Unternehmens ist. Sie gewährleistet die Konformität Ihrer Dokumente, erleichtert die Übermittlung wichtiger Daten an die DGFIP und spart Ihnen wertvolle Zeit (Automatisierung von Angeboten und Rechnungen). Unterschätzen Sie die Bedeutung dieses Schrittes nicht und stellen Sie sicher, dass Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen wählen, damit Sie bestens auf das Inkrafttreten der flächendeckenden Einführung der elektronischen Rechnungsstellung vorbereitet sind.

*April 2024: Unsere Software „Furious“ hat soeben die Verlängerung der NF203-Zertifizierung für das Jahr 2024/2025 mit Auszeichnung erhalten – eine Garantie für unsere Kunden, dass die neuen Normen für die elektronische Rechnungsstellung eingehalten werden. Wir sind eine zertifizierte Software!

Was ist elektronische Rechnungsstellung und warum ist sie mittlerweile unverzichtbar geworden?

Unter elektronischer Rechnungsstellung versteht man den Versand und den Empfang von Rechnungen in digitaler Form, was eine schnellere, sicherere und umweltfreundlichere Bearbeitung ermöglicht. Sie hat in der Geschäftswelt eine herausragende Rolle eingenommen, insbesondere aufgrund gesetzlicher Änderungen, die sie in vielen Fällen zur Pflicht machen.


  • Modernität und Effizienz: In einer Zeit, in der sich alles immer schneller dreht, sorgt die elektronische Rechnungsstellung dafür, dass keine Zeit mit dem Postversand und den mit der manuellen Erfassung verbundenen Fehlerrisiken verloren geht.

  • Erhöhte Sicherheit: Elektronische Rechnungen sind dank Verschlüsselungs- und elektronischer Signaturverfahren oft sicherer als ihre Papiervorlagen.

  • Vereinfachte Archivierung: Schluss mit verstaubten Ordnern! Ihre Rechnungen werden digital gespeichert, sodass Sie sie bei Bedarf leicht finden und darauf zugreifen können.

  • Umweltbewusstsein: Indem Sie sich für die elektronische Rechnungsstellung entscheiden, tragen Sie dazu bei, den Papierverbrauch zu senken und den CO₂-Fußabdruck zu verringern.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung stellt für Unternehmen unabhängig von ihrer Branche einen Hebel für Wachstum und Sicherheit dar.


  • Kostensenkung: weniger Papier, weniger Postsendungen, weniger Fehler … Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht erhebliche Einsparungen.

  • Verbesserung des Cashflows: Zahlungen erfolgen bei elektronischen Rechnungen oft schneller, was den Cashflow des Unternehmens verbessert.

  • Garantierte Einhaltung der Vorschriften: Angesichts der zunehmenden Verpflichtung zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung gewährleistet deren Einführung, dass Sie die neuesten Vorschriften einhalten.

  • Optimierte Lieferanten- und Kundenbeziehungen: Die Transparenz und Schnelligkeit elektronischer Transaktionen tragen dazu bei, das Vertrauen zwischen Ihnen, Ihren Lieferanten und Ihren Kunden zu stärken.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Ihre Prozesse ist somit nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance, Ihre Verwaltung zu optimieren und die Sicherheit sowie die Effizienz Ihrer Geschäftstransaktionen zu steigern.

Die Verpflichtung zur Digitalisierung von Rechnungen als Vorteil

Der französische Staat beabsichtigt, im Rahmen des Haushaltsgesetzes für die Jahre 2020 und 2021 seinen Plan zur Modernisierung der Geschäftsabläufe von Unternehmen (auch bekannt als „E-Invoicing“) sowie die Datenübermittlung an die Steuerbehörden (auch bekannt als „E-Reporting“) voranzutreiben. So sind beispielsweise einige Länder wie Italien in dieser Hinsicht weiter fortgeschritten als wir.

Die Verpflichtung zur Digitalisierung von Rechnungen tritt somit am 1. Juli 2024 für den gesamten B2B-Handel in Kraft.

Warum?


  • Die Behandlungskosten senken

Die Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen sind nicht unerheblich, und der Unterschied zwischen der Papierversion (geschätzt auf 10 Euro) und der elektronischen Version (geschätzt auf 1 Euro) spricht für sich … #na,dasistdochwas


  • Den Datenaustausch vereinfachen und zuverlässiger gestalten / Zahlungsfristen verkürzen

Es liegt ebenfalls auf der Hand, dass es durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen einfacher ist, den ordnungsgemäßen Eingang der Rechnungen sicherzustellen, den Austausch zwischen Lieferanten und Kunden zu vereinfachen und den gesamten Prozess zu beschleunigen. Dies setzt jedoch voraus, dass alle Beteiligten in der Lage sind, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen.


  • Den Kampf gegen den Mehrwertsteuerbetrug verstärken, aber auch Ihre Mehrwertsteuererklärungen vorab ausfüllen. Kurz gesagt: eine bessere Rückverfolgbarkeit.

  • Die Wettbewerbsfähigkeit französischer Unternehmen stärken

Ist die elektronische Rechnung in Frankreich verpflichtend, und wer ist davon betroffen?

Seit der Bekanntgabe des Finanzgesetzes für die Jahre 2020 und 2021 hat der französische Staat deutlich seinen Willen bekundet, die Digitalisierung von Geschäftstransaktionen und des Datenaustauschs mit der Steuerbehörde voranzutreiben. Ist die elektronische Rechnung nun also für alle Unternehmen verpflichtend geworden?


  • Verpflichtung für den gesamten B2B-Handel: Ab dem 1. Juli 2024 ist die elektronische Rechnungsstellung für den gesamten Handel zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend.

  • Wer ist davon betroffen? : Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe und ihrer Branche, sind von dieser Verpflichtung betroffen. Dazu gehören KMU, Großunternehmen, aber auch Selbstständige.

Die Auswirkungen der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auf KMU und Großunternehmen

Die Verpflichtung zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung wird erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftsabläufe von Unternehmen haben, insbesondere auf KMU, die den Schritt in die digitale Welt noch nicht vollzogen haben.

Für KMU:


  • Investitionen in geeignete Tools: KMU müssen in Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung investieren, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

  • Schulung der Teams: Die Mitarbeiter müssen im Umgang mit diesen neuen Tools geschult werden .

  • Optimierung der internen Prozesse: Dies ist eine Gelegenheit, die internen Prozesse im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung zu überprüfen und zu optimieren.

Für große Unternehmen:


  • Anpassung bestehender Systeme: Große Unternehmen, die häufig bereits über entsprechende Systeme verfügen, müssen diese anpassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.

  • Verbesserung der Sicherheit: Die Digitalisierung von Rechnungen erfordert ein hohes Maß an Sicherheit, um sensible Daten zu schützen.

Die wichtigsten Termine für die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung erfolgt schrittweise, wobei es wichtige Termine gibt, die Sie nicht verpassen sollten.


  • 1. Juli 2024: Verpflichtung für alle Unternehmen, elektronische Rechnungen anzunehmen.

  • 1. Juli 2024 – 30. Juni 2025: Große Unternehmen müssen alle ihre Rechnungen in elektronischer Form ausstellen.

  • 1. Juli 2025 – 30. Juni 2026: Auch mittelständische Unternehmen werden verpflichtet sein, alle ihre Rechnungen in elektronischer Form auszustellen.

  • Ab dem 1. Juli 2026: Diese Verpflichtung wird auf KMU und Kleinstunternehmen ausgeweitet.

Es handelt sich hierbei jedoch um die ursprünglich vorgesehenen Termine. Die Umsetzung wird jedoch verschoben und im Rahmen des Haushaltsgesetzes für 2024 beschlossen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung ist, sondern für Unternehmen auch eine Chance darstellt, ihre Arbeitsabläufe zu modernisieren, ihre Effizienz zu steigern und die Sicherheit ihres Geschäftsverkehrs zu erhöhen. Daher ist es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, sich auf diese Veränderungen vorzubereiten und sich daran anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

Welche Fristen gelten für die Einhaltung der Vorschriften?

Laurent Chetcuti, Partner bei KPMG, hat dafMag.fr sein Fachwissen zur Verfügung gestellt:

„Ab dem 1. Juli 2024 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab demselben Zeitpunkt sind große Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Diese Verpflichtung gilt ab dem 1 . Januar 2025 für mittelständische Unternehmen und ab dem 1. Januar 2026 für Kleinstunternehmen und KMU. Dabei ist die Rechtsform des Unternehmens und nicht die des Konzerns zu berücksichtigen.“

Zu diesem Zeitpunkt stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:


  • Ihre Rechnungen auf akkreditierten Plattformen einreichen

  • oder sie direkt über das öffentliche Rechnungsportal einreichen, wie es beispielsweise italienische Unternehmen bereits tun.

Wie müssen meine Rechnungen aussehen?

Wie Sie sicher verstanden haben, möchte der Staat – und im weiteren Sinne die Europäische Union – mit dieser Richtlinie die Rechnungen vereinheitlichen und strukturieren, um die Kohärenz, die Sicherheit und die Qualität der Daten zu verbessern, die fortlaufend an die Steuerbehörde übermittelt werden.

Ausgestellte und eingegangene Rechnungen müssen zwingend ein bestimmtes Format und genau festgelegte Angaben aufweisen, damit sie automatisch verarbeitet werden können.

Auf Wiedersehen also mit nicht standardisierten Papier- und PDF-Formaten!

Außerdem müssen Sie der Steuerbehörde folgende Daten übermitteln:


  • Ihrer Umsätze mit ausländischen Unternehmen und/oder Privatpersonen (aus Frankreich und dem Ausland)

  • Ihrer Einkäufe bei ausländischen Unternehmen.

  • die Zahlung bestimmter ausgestellter Rechnungen sowie deren Status.

Welche Standards und Formate sind bei elektronischen Rechnungen einzuhalten?

Um die neuen gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und einen reibungslosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, die Standards und Formate zu kennen, denen Ihre Rechnungen entsprechen müssen.


  • UBL-Format (Universal Business Language): Hierbei handelt es sich um ein standardisiertes Format für elektronische Geschäftsdokumente, das von der Europäischen Union empfohlen wird.

  • Factur-X: Hierbei handelt es sich um einen deutsch-französischen Standard, der es ermöglicht, die Daten der elektronischen Rechnung in eine PDF-Datei zu integrieren, wodurch sowohl für Menschen als auch für Maschinen das Lesen erleichtert wird.

Warum gerade diese Formate?


  • Interoperabilität: Diese Standards ermöglichen eine bessere Kommunikation und einen besseren Datenaustausch zwischen den verschiedenen IT-Systemen, die von Unternehmen und der Steuerbehörde genutzt werden.

  • Automatisierung der Bearbeitung: Dank dieser Formate ist es möglich, Rechnungen automatisch zu bearbeiten, wodurch Fehler reduziert und die Bearbeitungszeiten verkürzt werden.

Zu übermittelnde Daten:


  • Verkäufe an ausländische Unternehmen und Privatpersonen: Sie müssen die Daten zu diesen Transaktionen übermitteln.

  • Einkäufe bei ausländischen Unternehmen: Diese Angaben müssen ebenfalls mitgeteilt werden.

  • Bezahlung bestimmter Rechnungen: Es ist erforderlich, die Zahlungsdaten und den Status der Rechnungen zu übermitteln.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwendung der richtigen Formate und Standards für Ihre elektronischen Rechnungen nicht nur eine Frage der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist, sondern auch eine Möglichkeit darstellt, Ihre Rechnungsstellungsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen und gleichzeitig das Fehlerrisiko zu verringern. Dies ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bereit und gut gerüstet ist, um die Anforderungen der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen.

Welche Risiken bestehen, wenn ich die Vorschriften nicht einhalte?

Es liegt auf der Hand, dass die elektronische Rechnungsstellung ein wirksames Mittel ist, um lange Zahlungsfristen zu bekämpfen, Ihren Umlaufkapitalbedarf zu verbessern und so eine Insolvenz zu vermeiden. Derzeit werden die Finanzverbindlichkeiten in Frankreich auf fast 420 Milliarden geschätzt!

Wer die Vorschriften nicht einhält, muss mit Sanktionen rechnen: „Bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht droht eine Geldbuße von 15 Euro pro Rechnung, begrenzt auf 15.000 Euro pro Jahr. Bei Nichteinhaltung der E-Reporting-Vorschriften beträgt die Geldbuße 250 Euro pro Übermittlung, ebenfalls begrenzt auf 15.000 Euro pro Kalenderjahr. Die schwerwiegendste Sanktion betrifft jedoch indirekt den Cashflow. Wenn ein Unternehmen keine elektronische Rechnung übermittelt, wird es schlichtweg nicht bezahlt“, erklärt Laurent Chetcuti weiter.

Wie bereite ich mich darauf vor?

„Kein Wind ist günstig für den, der nicht weiß, wohin er will“

Man überprüft seine Tools gründlich und plant die Wahl des Partners im Voraus. Werfen Sie dabei doch einen Blick auf diese TOP 10 der Fallstricke, die Sie bei der Migration eines ERP-Systems vermeiden sollten. 😉

Furious erkennt automatisch auszustellende Rechnungen, sorgt für den Kontenabgleich, erstellt eine Liquiditätsprognose für die nächsten 12 Monate, kommuniziert eigenständig mit Ihren Teams und spart Ihnen Zeit. Und vor allem ermöglicht es Ihnen, die künftigen gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.

Furious ist zudem und vor allem eine zertifizierte Software für die elektronische Rechnungsstellung (NF203-Zertifizierung)

Welche Schritte sind erforderlich, um die elektronische Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen einzuführen?

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist ein Prozess, der Organisation und Genauigkeit erfordert. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie befolgen sollten:


  • Bedarfsanalyse und Bestandsaufnahme der vorhandenen Ressourcen: Analysieren Sie die Tools und Systeme, die Sie derzeit für die Rechnungsstellung nutzen.

  • Suche und Auswahl einer Lösung für die elektronische Rechnungsstellung: Entscheiden Sie sich für eine Software, die auf die Größe und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

  • Schulung der Teams: Stellen Sie sicher , dass Ihre Mitarbeiter geschult sind und sicher mit dem neuen System umgehen können.

  • Systemtest: Bevor Sie vollständig auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen, führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.

  • Einführung: Sobald alles vorbereitet und getestet ist, führen Sie die elektronische Rechnungsstellung unternehmensweit ein.

  • Überwachung und Anpassungen: Beobachten Sie den Prozess und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Plattform für elektronische Rechnungen: Wie wählt man die richtige Lösung aus?

Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung, und es ist von entscheidender Bedeutung, diejenige auszuwählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.


  • Benutzerfreundlichkeit: Entscheiden Sie sich für eine intuitive und leicht zu bedienende Lösung.

  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Stellen Sie sicher , dass die Lösung den geltenden Normen und Standards entspricht.

  • Integration mit Ihren anderen Tools: Die Lösung muss sich problemlos in die anderen von Ihnen verwendeten Programme integrieren lassen.

  • Support und Kundendienst: Prüfen Sie die Qualität des vom Anbieter angebotenen Kundensupports.

Kurz gesagt: Jede Veränderung ist eine Chance, und diese Reform gibt Ihnen einen weiteren Grund, ein ERP-System einzuführen.

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