Es ist soweit! Die Geschäftsleitung hat endlich ihre Zustimmung für die Anschaffung einer brandneuen Unternehmensmanagement-Software gegeben. Ein ERP-System.
Das großartige Tool, das Sie überzeugt hat (wir hoffen, es ist Furious😉), sollte es ermöglichen, Prozesse zwischen den verschiedenen Abteilungen zu automatisieren, im Alltag Zeit zu sparen und somit letztendlich Geld zu sparen.
Sie bereiten sich also auf die Migration vor, und Ungeduld trifft auf eine leichte Angst:
Wie stellen Sie sicher, dass diese strategische Migration für das Unternehmen optimal verläuft?
Da wir den Druck und die potenziellen Gefahren kennen, die dies mit sich bringen kann, begleiten wir bei Furious unsere Kunden Schritt für Schritt und so lange wie nötig.
Und wir können Ihnen bereits die 10 häufigsten Fehler auflisten, die es bei einer Migration zu vermeiden gilt:
Vergessen, sich zu fragen, warum man das Tool wechselt
Das mag so offensichtlich klingen, aber es ist wichtig, den Ist-Zustand zu analysieren, bevor man eine Änderung vornimmt. Einige unserer Kunden fangen quasi bei Null an: ein paar Excel-Tabellen und kein richtiges Tool. Andere sind bereits mit Einzweck-Tools (CRM, Projektmanagement) vertraut, die nicht unbedingt miteinander kommunizieren. Wieder andere haben bereits Erfahrung mit einem konkurrierenden ERP-System und sind damit nicht zufrieden.
In jedem Fall ist ein ERP-System per Definition ein transversales Tool, daher ist es unerlässlich, die Bedürfnisse und Einschränkungen der Teams zu erfassen, die es nutzen werden, aber vor allem die Ziele dieser Migration festzulegen. Haben Sie die „Pain Points“ identifiziert, die Sie beheben möchten, und ein Bewertungsraster definiert?
Keinen Verantwortlichen für dieses Migrationsprojekt benennen
Das Tool im Kern des Unternehmensbetriebs zu ändern, betrifft alle Mitarbeiter.
Der Erfolg dieses internen Projekts – ein äußerst strategisches Projekt – erfordert einen Koordinator, der die Verbindung zwischen den verschiedenen Abteilungen und Diensten herstellt.
So wie ein Projektleiter alle Personen koordiniert, die an der erfolgreichen Umsetzung eines Projekts arbeiten, ist ein Vermittler zwischen den Software-Teams und Ihren Teams eine Voraussetzung für den Erfolg Ihrer Migration.
Nicht jeder kann verantwortlich sein. Dieser wird insbesondere dafür zuständig sein, einen Zeitplan zu erstellen und sicherzustellen, dass dieser eingehalten wird.
Das Projekt einem Praktikanten anvertrauen
… Und dieser Verantwortliche kann kein Praktikant sein. So wie Sie das größte Budget und Projekt Ihres Unternehmens nicht Corentin, dem Praktikanten, anvertrauen würden, scheint es offensichtlich, dass es nicht die beste Lösung ist, ihm die Migration des Tools anzuvertrauen, das Ihre gesamte Aktivität verwalten wird. Auch wenn Sie denken, dass Sie der Letzte sein werden, der es benutzt (was falsch ist, aber das ist ein anderes Thema!).
Corentin mag den besten Willen der Welt haben, er hat weder die Erfahrung noch die globale Sicht auf die Zusammenhänge dieses Projekts und des Unternehmens. Und wahrscheinlich auch nicht die nötige Autorität, um eine Änderung durchzusetzen.
Die Geschäftsleitung nicht einbeziehen
Ein ERP-System wie Furious hat einen breiten Anwendungsbereich. Es betrifft und erleichtert die Arbeit von Operativen, Managern, dem Backoffice usw. Aber das ist noch nicht alles. Über die operative Verwaltung von Projekten und des Unternehmens hinaus ist es auch ein hervorragendes Tool, um das Unternehmen effizient zu steuern und strategische Entscheidungen zu antizipieren. Wer steuert, braucht einen Piloten. Q.E.D.
Die Geschäftsleitung muss also sowohl Motor des Wandels sein (wer hält das Ruder in der Hand!?) als auch Akteur desselben.
Die Gelegenheit nicht nutzen, um die Prozesse neu zu gestalten
Ein konkretes Beispiel, das jeder verstehen wird: Wenn Sie umziehen, nutzen Sie die Gelegenheit, um auszusortieren, wegzuwerfen und aufzuräumen? Ein ERP-Wechsel ist dasselbe.
Es ist die perfekte Gelegenheit, die Organisation neu zu überdenken, zu überprüfen, was funktioniert und was den Alltag erschwert. Kurz gesagt, die ERP-Prozesse zu überarbeiten, zu vereinfachen und/oder zu optimieren.
So werden Sie schnell einen zusätzlichen Mehrwert in dieser Migration finden.
Ein gutes ERP-System bietet Ihnen in der Regel eine Strukturierung, die Best Practices maximiert.
Versuchen, genau das zu reproduzieren, was man in seinem/seinen vorherigen Tool(s) hatte
Normalerweise, wenn Sie nicht in Falle Nr. 1 getappt sind, werden Sie diesen vermeiden können.
Es kann jedoch vorkommen, dass trotz eines echten Veränderungswillens, trotz klarer, analysierter Verbesserungs- und Änderungspunkte, unsere natürliche Tendenz, zu dem zu greifen, was wir kennen und beherrschen (auch wenn es manchmal alles andere als logisch ist), eine reibungslose Migration stört.
Wenn Sie seit Ihrer Jugend Excel verwenden, ist es wahrscheinlich, dass Ihr neues ERP-System Ihre KPIs nicht ganz auf die gleiche Weise darstellt.
Furious ist ein modernes ERP-System und somit auf dem neuesten Stand der Nutzung und Technologie. Von Natur aus unterscheidet sich seine Philosophie von ERP-Tools, die in den 2000er Jahren entwickelt wurden. Unsere Unterstützung bei der Einarbeitung ermöglicht es Ihnen, Erleichterungen und Optimierungen zu entdecken, die Sie nie für möglich gehalten hätten!
Das Projekt ausschließlich Ihren Finanzexperten anvertrauen
Ein ERP-System ist selbstverständlich für die Finanzabteilung relevant. Sie hat daher ein Mitspracherecht.
Andererseits können Michel-der-CFO und sein Team nicht die alleinigen Entscheidungsträger und Akteure bei der Auswahl und Migration Ihres ERP-Systems sein, so wie Sie sich bei der Durchführung von Agenturprojekten oder der kaufmännischen Leitung Ihrer Beratungsfirma nicht nur auf sie verlassen.
Gutes Projektmanagement ist in Furious zentral, und sein sehr umfassender Anwendungsbereich betrifft alle Abteilungen Ihres Unternehmens. Die Module sind miteinander verbunden, um Ihnen zu ermöglichen, Ihre Projekte und das Unternehmen optimal zu verwalten, zu antizipieren und zu steuern.
Unsere Erfahrungen mit Projekten, die ausschließlich von Finanzexperten geleitet wurden, führen nicht immer zur besten Akzeptanz der Teams (es sei denn, dieser Finanzexperte ist im Vorstand).
Alle zufriedenstellen wollen
Wenn Sie bereits ein Unternehmensseminar, eine Jahresendfeier oder einfach ein Essen mit Kollegen organisiert haben, wissen Sie, dass es unmöglich ist, alle vollständig zufriedenzustellen.
Für ein ERP-System ist es dasselbe. Zunächst einmal sprechen wir über Veränderungen. Der Mensch mag jedoch keine Veränderungen (Katzen übrigens auch nicht, unnötige, aber wahre Information).
Je nach internen Profilen, Persönlichkeiten und Problemen mit den aktuellen Tools werden Sie mehr oder weniger Widerstand erfahren. Einige werden sich äußerst enthusiastisch zeigen (und gute Botschafter sein), andere hingegen werden sich mit Händen und Füßen wehren.
Wir kommen zurück zu den Punkten 2 und 3: ein Migrationsleiter muss der Motor des Wandels sein und die nötige Autorität besitzen (siehe Punkt 4), um die Widerwilligsten zu überzeugen 🙂
Seine Daten / seine Zugriffsrechte / den Wiederherstellungsprozess nicht kartiert haben.
Verlassen wir die psychologische Dimension der Migration und gehen wir zum praktischen Teil über.
Der Wechsel von einem Tool (oder mehreren Tools) zu einem anderen bedeutet einen erheblichen Datentransfer: seien es Projekt-, Kunden-, Mitarbeiter- oder Finanzinformationen, aber auch, wer Zugriff auf was hat.
Der Migrationsverantwortliche muss in der Lage sein, alle Daten abzurufen, sowohl vom aktuellen Anbieter als auch von den Managern.
Zur Information: Alle Daten in Ihrem Furious gehören Ihnen. Sie können jederzeit von den dazu berechtigten Personen im Unternehmen ohne zusätzliche Kosten exportiert werden.
Und im Rahmen Ihrer Migration zu unserem Tool unterstützen unsere Teams Sie beim Import Ihrer Daten und helfen Ihnen, Ihr Furious optimal zu konfigurieren und anzupassen. Immer kostenlos und ohne zeitliche Begrenzung.
Haben Sie eine klare Vorstellung davon, wo sich Ihre Daten befinden? Wer darf auf welche Informationen zugreifen und wer nicht? Wir führen hier sehr oft lange Diskussionen mit Kunden, um diese Informationen abzugleichen.
Sich keinen Zeitplan und keine Migrationsmethodik auferlegen.
Wir haben es immer wieder gesagt: Es handelt sich um ein strategisches Projekt für Ihr Unternehmen.
Und jedes Projekt erfordert einen Zeitplan, denn „Kein Wind ist demjenigen günstig, der nicht weiß, wohin er segeln soll“.
Die Migration in einen Zeitplan einzubetten, ermöglicht es, die richtigen Ziele in Bezug auf das Timing zu setzen.
Die Methodik ist unerlässlich, um dies erfolgreich durchzuführen: bei Furious bieten wir unseren Kunden einen klaren und bewährten Implementierungsplan an. Wir passen ihn selbstverständlich in jeder Phase an, aber das ermöglicht es, die Implementierungszeit zu optimieren. Unsere Implementierungszeit gehört übrigens zu den kürzesten auf dem Markt!
Wir hoffen, dass diese 10 Tipps Ihnen helfen werden, die Migration reibungslos und gelassen zu meistern (doch, es ist möglich, glauben Sie uns!).
