LAS 20 ERRORES MÁS COMUNES EN LA GESTIÓN DE UNA AGENCIA

Porque está bien aprender de tus propios errores, pero sale más barato aprender de los de los demás, ¡Davy Tessier, director ejecutivo y fundador de Furious squad, comparte su experiencia y la de los demás!

Directivos y jefes, aquí tenéis los 20 errores más comunes en la gestión de una agencia. ¡Ya os lo hemos advertido!

Los errores más comunes en el ámbito comercial

• No tener controlado el calendario comercial: decenas de tablas, horas de reuniones, litros de café, las bromas de Jipé… y, aun así, sigue sin haber nada claro… Y, por supuesto, gestionar la planificación a última hora, porque si no, no tiene gracia.
• No saber en tiempo real el coste exacto de una preventa: y eso que sería útil para compararlo con la probabilidad de ganar y evitar que Sylvie se queme, ya que, además, no va a dar ni un kopek.
• No repasar ni analizar las causas de la derrota en una competición, cuando con una tabla muy sencilla se ve rápidamente, al final del año, en qué aspectos fallamos. ¡Eso es lo básico!
• No hacer un seguimiento de tu tasa de conversión. Y eso que sería útil. Porque, si te basas solo en corazonadas, a menudo hay diferencias reales que ni te imaginas (por sector, por cliente, por comercial o por ofertas).

Los errores más comunes en la fase de producción

• Cada uno usa su propia herramienta y su propio método de gestión de proyectos. Como resultado, es imposible tener una visión global y darse cuenta de que las cosas se van a torcer antes de que sea demasiado tarde… ¡Ay!
• Centralizar la planificación en una sola persona. Al final, el gestor de tráfico suele ser quien se encarga de planificar por los demás, en lugar de resolver los conflictos. Y así, de repente, se crea un buen cuello de botella que suele provocar lentitud, retrasos y una falta total de visión más allá de la semana de la planificación.
• No saber si un proyecto es rentable. Son pocas las agencias que pueden decir con exactitud si ganan o pierden dinero con sus proyectos (sobre todo porque no controlan su margen bruto), y mucho menos si van a sacar beneficio o no en el caso de las preventas.
• No hacer un seguimiento de la producción según el avance de los trabajos (la mayoría de las agencias suelen hacer el seguimiento según la facturación). Resultado: auténticas discrepancias en la gestión y un mes de diciembre que, como por casualidad, es el mejor del año en la contabilidad. #OnVousVoit.
• No vincules las compras a ningún proyecto. Así, es imposible saber el coste real de un proyecto y, por lo tanto, qué nos hace ganar dinero y qué nos hace perderlo.
• No se hace un seguimiento de la calidad de los proyectos. Son pocas las agencias que se plantean asociar de forma automatizada valoraciones cualitativas a sus proyectos (por ejemplo, encuestas a los clientes).

Los errores más comunes en el ámbito de RR. HH.

• «¿Quién está hoy por aquí?» Es una frase que se oye a menudo en la oficina y que pone de manifiesto la falta de herramientas para gestionar el teletrabajo…
• El miedo de los equipos a la presentación de informes. Es curioso oír con demasiada frecuencia a equipos que temen la implantación de una nueva herramienta porque podría mostrar a la dirección aspectos poco halagüeños. Al contrario, también es una oportunidad para poner de relieve la eficacia de aquellos a los que menos se escucha.
• Asignar a una persona a varios jefes: eso es lo más básico que puede hacer mal un jefe.
• No te olvides de escribir y definir bien los objetivos individuales. ¿Cuántos, en la agencia, no tienen un objetivo claro que les haya marcado la dirección? Y eso es bastante útil para saber hacia dónde vamos.
• No hacer un seguimiento automático de la satisfacción de los empleados. ¿Quién pide la opinión de sus equipos sobre los proyectos o las condiciones de trabajo? ¿Y cuántos jefes se enteran (demasiado tarde) de esa opinión en Twitter o en las historias de Instagram?
• No responder a las peticiones diarias de los empleados para proporcionarles las herramientas adecuadas para trabajar bien (material, etc.). Además de hacer que sean más eficaces, esto también ayuda a reducir la rotación de personal, que es demasiado alta en la agencia. Un empleado que sabe que se le escucha es un empleado que querrá quedarse.

Los errores más comunes en el ámbito financiero

• No lo compliques demasiado: códigos contables por tipo de proyecto que obligan a volver a introducir datos en todas direcciones, por ejemplo, sociedades holding por todas partes… SIM-PLI-CI-DAD, eso es lo que te decimos.
• No tener tablas de previsión (efectivo, aterrizaje…).
• No lo automatices (facturación, recordatorios, recordatorios internos). Así evitas olvidos, por no hablar del ahorro de tiempo.
• No saber cómo clasificar a tus clientes (margen bruto frente a rentabilidad, dependencia…).

¿Te ves reflejado en alguno de estos errores? Cambia tus métodos adoptando una estrategia de gestión de proyectos más estructurada y adaptada a tus objetivos. También es un buen momento para elaborar un plan de acción claro, replantearte tu organización y sentar unas bases más sólidas con tus equipos y tus clientes.

Este artículo se publicó en Stratégies el 25 de agosto de 2020.

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