I 20 ERRORI PIÙ COMUNI NELLA GESTIONE DI UN’AGENZIA

Poiché è bene imparare dai propri errori, ma è più conveniente imparare da quelli degli altri, Davy Tessier, CEO e fondatore di Furious Squad, condivide la sua esperienza e quella degli altri!

Manager e capi, ecco i 20 errori più comuni di gestione delle agenzie. Sei stato avvisato!

Gli errori più comuni nelle vendite

• Non padroneggiare le tempistiche della pipeline di vendita: decine di tavoli, ore di riunioni, litri di caffè, le battute di Jipé, e ancora nessuna visibilità… E naturalmente, gestire il calendario all’ultimo minuto, altrimenti non è divertente.
• Non conoscere il costo esatto di una prevendita in tempo reale: è utile per confrontarlo con la probabilità di ottenere un profitto ed evitare il burn-out di Sylvie, che non porterà un centesimo.
• Non tenere un registro e analizzare i motivi per cui si perde una competizione, mentre una semplice tabella a fine anno mostra rapidamente dove non si è bravi. Questa è la base!
• Non è possibile tracciare il tasso di conversione. Ma sarebbe utile. Perché quando si usa un dito bagnato, spesso ci sono discrepanze reali e insospettabili (settore, cliente, vendite o offerte).

Gli errori di produzione più comuni

• Moltiplicare gli strumenti di gestione dei progetti. Ognuno ha il proprio strumento e il proprio metodo. Di conseguenza, è impossibile consolidare e capire che le cose stanno andando male prima che sia troppo tardi… Ahi!
• Centralizzare la pianificazione su un’unica persona. Alla fine della giornata, il responsabile del traffico è spesso colui che si occupa della pianificazione per gli altri, invece di risolvere i conflitti. Il risultato è un vero e proprio collo di bottiglia, spesso alla base di lentezze, ritardi e una totale mancanza di visione al di là della settimana di pianificazione.
• Non conoscere la redditività di un progetto. Poche agenzie sono in grado di dire con precisione se stanno guadagnando o perdendo denaro con i loro progetti (soprattutto se non monitorano il loro margine lordo), e ancora meno se stanno per guadagnare o meno nel caso delle prevendite.
• Non tenere traccia della produzione man mano che avanza (molte agenzie tengono traccia della produzione sulla base della fatturazione, il più delle volte). Il risultato: vere e proprie discrepanze di gestione e un dicembre che, guarda caso, è il mese migliore dell’anno in termini contabili. #OnVousVoit.
• Non collegare gli acquisti a un progetto. In questo modo è impossibile conoscere il costo reale di un progetto e quindi chi ci guadagna e chi ci perde.
• Non monitorare la qualità dei progetti. Poche agenzie pensano di associare automaticamente valutazioni qualitative ai loro progetti (ad esempio i sondaggi con i clienti).

Gli errori più comuni delle risorse umane

• “Chi c’è oggi?” È una frase che sentiamo spesso nelle agenzie e che dimostra la mancanza di strumenti per gestire il telelavoro…
• Paura del reporting tra i team. È strano sentire troppo spesso che i team temono l’introduzione di un nuovo strumento perché potrebbe mostrare alla dirigenza cose poco lusinghiere. Al contrario, è anche un’opportunità per evidenziare l’efficacia di quelli di cui si sente parlare meno.
• Associare una persona a più manager: questa è la B-A-BA degli errori manageriali.
• Non scrivere e inquadrare gli obiettivi individuali. Quanti dipendenti di un’agenzia non hanno un obiettivo chiaro stabilito dalla loro direzione? È molto utile sapere dove si sta andando.
• Non monitorare automaticamente la soddisfazione dei dipendenti. Chi chiede ai propri team la loro opinione sui progetti o sulle condizioni di lavoro? E quanti manager scoprono (troppo tardi) questa opinione su Twitter o in una storia di Instagram?
• Non rispondere alle richieste quotidiane dei dipendenti per fornire loro gli strumenti giusti per lavorare correttamente (attrezzature, ecc.). Oltre a renderli più efficienti, questo aiuta anche a ridurre il turnover del personale, che è troppo elevato nelle agenzie. Un dipendente che sa di essere ascoltato è un dipendente che vorrà rimanere.

Gli errori finanziari più comuni

• Complicare troppo le cose: codici contabili per ogni tipo di progetto, ad esempio, che richiedono di reinserire i dati in tutte le direzioni, società di partecipazione ad ogni passo… SIM-PLI-CI-TÉ, te lo diciamo noi.
• Nessun grafico di anticipazione (contanti, atterraggio, ecc.).
• Non automatizzare (fatturazione, solleciti, promemoria interni). In questo modo si evitano le sviste, senza contare il risparmio di tempo.
• Non sapere come classificare i clienti(margine lordo vs. redditività, dipendenza, ecc.).

Ti riconosci in alcuni di questi errori? Cambia i tuoi metodi adottando una strategia di gestione dei progetti più strutturata e adatta ai tuoi obiettivi. Questo è anche il momento giusto per elaborare un piano d’azione chiaro, per rivedere la tua organizzazione e creare una base più solida con i tuoi team e i tuoi clienti.

Questo top è stato condiviso su Stratégies il 25 agosto 2020.