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Gestion financière en agence : sécurisez la rentabilité de vos projets

“Un chiffre ne vit que parce qu’il est partagé et parce qu’il est enrichi par l’ensemble des acteurs de la chaîne”. 

Cette affirmation de Matthieu Didailler, CFO d’Insign, résonne avec une pertinence particulière dans l’univers des agences, où la gestion financière ne se résume pas à une simple surveillance des chiffres. Elle se veut être une danse complexe, où précision, anticipation et adaptation constituent les réflexes de base pour ne pas tomber dans le piège de l’imprécision.

Quand on sait que seulement 36% des organisations réussissent à livrer leurs projets dans les limites du budget initial (enquête Project Management Institute), l’affirmation souligne d’autant plus une réalité inéluctable. 

À mesure que les entreprises se développent, les responsables financiers se retrouvent submergés par un déluge de tâches quotidiennes et répétitives, perdant ainsi la perspective nécessaire pour gérer les aspects stratégiques cruciaux à la rentabilité de leur organisation. Le temps passé par projet est-il mesuré et ajusté en fonction des compétences internes attachées auxdits projets ? Mes business units sont-elles profitables ? Qu’en est-il de mes taux d’occupation individuel ? 

Au-delà du constat et des questions, il est temps pour chacun de passer à l’action en adoptant des réflexes stratégiques permettant d’évaluer la rentabilité des projets à tout moment, en quelques clics seulement. 

Back to basics avec les clefs d’une mise en pratique immédiatement applicable, pour vous, en trois étapes simples, éprouvées par les plus grandes agences francophones, pour transformer la gestion financière et sécuriser simplement la rentabilité de leurs projets.

Dans le monde compétitif des agences, identifier rapidement les projets déficitaires est crucial.

Un projet peut se retrouver en situation de déficit pour plusieurs raisons, telles des estimations budgétaires initiales inexactes, une gestion du périmètre projet inadéquate, ou encore des retards dans les livrables qui entraînent des coûts supplémentaires.

Identifier les signes d’alerte

La première étape pour traiter cette urgence est de mettre en place un système de détection des signes avant-coureurs de dépassements budgétaires.
Cela inclut la surveillance des heures travaillées versus les heures budgétées, les coûts directs et indirects, ainsi que l’efficacité des communications au sein de l’équipe projet. Les outils de gestion de projets modernes offrent des fonctionnalités de rapport et d’alerte qui peuvent faciliter cette tâche.

Pour avoir les idées claires sur un projet et pouvoir avancer sereinement, vous devez impérativement avoir accès à 2 métriques clés :

L’avancement dans le projet : où en sont les équipes à l’instant T dans la production par rapport à ce qui a été vendu
Le temps passé réellement sur le projet : la charge dépensée par équipe, compétence ou business unit

Pour un financier, l’exercice est difficile. Encore trop peu utilisés, sous exploités ou dispersés, les outils qu’utilisent chacunes des équipes en interne ne se révèlent que très rarement être des outils financiers suffisamment efficients sur ces sujets.

Agréger la donnée se traduit alors comme un exercice de funambule manquant de tomber dans l’imprécision à chaque pas supplémentaire, sur la corde mince que constituent les informations partagées par chacun individuellement et de manière sporadique.  

Pourtant, si vous voulez faciliter le suivi financier et pouvoir avoir accès aux bonnes métriques aisément c’est inévitablement une étape à franchir.

Analyse et diagnostic

Une fois les projets déficitaires identifiés, une analyse approfondie est nécessaire pour comprendre les causes sous-jacentes. Cette analyse peut révéler des problèmes dans la planification des ressources, des erreurs dans l’estimation des coûts, ou des lacunes dans la gestion du changement.

Pour chaque projet identifié, il est crucial de documenter les écarts entre le budget prévu et les dépenses réelles, en se concentrant sur les domaines où les dérapages budgétaires sont les plus significatifs.

Plan d’action

Avec un diagnostic clair en main, l’étape suivante est la mise en œuvre d’un plan d’action pour redresser la situation. Ce plan peut inclure des mesures telles que la réaffectation des ressources, la renégociation des délais ou des livrables avec les clients, et l’ajustement des estimations pour les phases restantes du projet

La communication est également essentielle à ce stade : une transparence totale avec les clients et les parties prenantes internes est nécessaire pour gérer les attentes et assurer un soutien à la stratégie de redressement.

Pour éviter les déficits, une approche rigoureuse de la planification et du suivi budgétaire est essentielle. Cela inclut la mise en place de systèmes robustes pour la gestion des changements et des risques, l’utilisation de méthodologies de budgétisation adaptées au type de projet (traditionnelle vs agile, de haut en bas vs de bas en haut, budgétisation basée sur la valeur), et une prise en compte attentive des défis communs comme la gestion inefficace du périmètre et les estimations inexactes.

“Avoir un outil qui est sur toute la chaine de valeur : de la centralisation du début (édition du devis à l’avant-vente) à la production et la livraison du dispositif nous permet d’être plus cohérent et de mieux maitriser nos process”
Jérôme Balmain
COO et co-fondateur - La Haute Société

Si vous avez la chance de posséder un outil de gestion commun sur toute votre chaîne de valeur, efficace de la finance à la gestion de projet en passant par le commercial, pensez à vérifier que vous pouvez y suivre à la fois vos projets à l’avancement, que la facturation de vos clients se fait au bon moment (et dans l’idéal de manière automatisée à chaque échéance !) et que la planification des ressources par projet est anticipée à au moins 3 mois afin, si besoin, de réaffecter vos forces vives et vérifier aisément l’impact de ces changements sur le budget du projet et ses marges.

L'action chirurgicale : augmentez votre capacité à anticiper les dépassements budgétaires

Anticiper les dépassements budgétaires demande une gestion financière agile et réactive. Cette capacité à prévoir et à réagir aux imprévus est comparée à une intervention chirurgicale dans le sens où elle requiert précision et réactivité. Pour ce faire, l’adoption d’une méthodologie de gestion budgétaire agile s’avère cruciale. Contrairement à la gestion traditionnelle, où les budgets sont souvent rigides et établis de façon annuelle, une approche agile permet des ajustements en continu, en fonction de l’évolution du projet.

Adopter une vision proactive

Il est souvent inévitable que les projets dépassent le budget estimé au départ, et c’est OK. Seulement vous devez, vous, savoir sur quels pans se situent ces dépassements, et ajuster le tir, si ce n’est pas pour ce projet en question, appliquer les apprentissages sur les prochains. 

Comprendre précisément la rentabilité dès le devis est crucial. Maîtriser le temps passé pendant le projet, mais aussi en avant vente l’est tout autant. 

Pour ne pas inciser trop profondément et faire des choix trop radicaux – si il est encore temps – pilotez régulièrement, de manière hebdomadaire et sur la base des métriques que nous avons développé précédemment aux côtés de vos clients. 

“L’avantage d’utiliser un logiciel multitâche c’est les connexions évidentes entre les différentes tâches. Utiliser un tel logiciel permet d’avoir en tête un large scope financier”
Paul Vedrine Jin Group
Paul Vedrine
Responsable contrôle de gestion - Agence Jin

Trouver le bon co-pilote pour votre structure n’est pas chose facile. Le temps du bon vieux excel pour le suivi de projets est révolu et n’est plus efficace lorsque vous dépassez la quinzaine de collaborateurs. Parce qu’une gestion budgétaire efficace commence bien avant l’apparition des problèmes. 

Elle repose sur des estimations précises, une planification soignée, et surtout, une capacité à s’adapter aux changements. La budgétisation agile, par exemple, favorise une allocation des ressources par incréments et soutient la collaboration au sein des équipes projet. 

Cette approche permet de séparer les objectifs du budget en plusieurs processus gérables de manière flexible, offrant ainsi plus d’opportunités pour réagir à des changements internes ou externes soudains.

Intégration de la gestion des risques

La gestion des risques joue un rôle prépondérant dans l’anticipation des dépassements budgétaires. Une analyse des risques effectuée en amont et tout au long du projet permet d’identifier les potentiels points de défaillance et de mettre en place des stratégies pour les mitiger. 

Les outils de gestion de projet modernes offrent des fonctionnalités avancées pour la gestion des risques, incluant la surveillance et l’évaluation des risques, la planification des réponses aux risques, et la communication efficace autour des risques identifiés (alertes automatiques lorsque les paliers de dépenses budgétaires clefs du projets sont atteints par exemple 50 – 75% etc

La communication, pilier de l’anticipation

Une communication transparente et régulière avec toutes les parties prenantes du projet est essentielle. Elle permet de partager les avancements, les défis rencontrés et les ajustements budgétaires nécessaires en temps réel

Des réunions de suivi régulières, des rapports d’avancement, et l’utilisation de plateformes collaboratives sont autant de moyens pour assurer cette communication efficace.

Assurez l’opération : utiliser la budgétisation du projet dès l'ouverture et pendant le projet pour améliorer ses résultats

La budgétisation ne doit pas être perçue comme une tâche ponctuelle effectuée au lancement du projet. Au contraire, elle doit être intégrée tout au long du cycle de vie du projet, permettant ainsi d’améliorer continuellement les résultats.

Définir un périmètre clair et des objectifs précis

La définition du périmètre du projet et l’identification claire des objectifs sont les premières étapes vers une gestion budgétaire réussie. Cela inclut la création d’une Structure de Découpage du Travail (WBS) détaillée, qui aide à comprendre tous les composants du projet et facilite l’estimation des coûts associés.

Choisir la méthodologie de budgétisation adaptée

Selon le type de projet, différentes méthodes de budgétisation peuvent être appliquées, de la budgétisation de haut en bas à celle de bas en haut, en passant par la budgétisation basée sur la valeur. Chaque méthode a ses avantages et peut être choisie en fonction de la nature du projet, de l’industrie, et des préférences de l’équipe de gestion.

Suivi et itération pour l’amélioration continue

La clé d’une gestion budgétaire réussie réside dans le suivi continu et l’itération. Cela signifie surveiller régulièrement les dépenses par rapport au budget prévu, ajuster les estimations en fonction des changements du projet, et implémenter des mesures correctives en cas de besoin. L’utilisation d’outils de gestion de projet intégrés peut grandement faciliter cette tâche, en offrant une visibilité en temps réel sur les performances budgétaires et en permettant des ajustements rapides.

Cicatriser sans stigmates et devenez Furious pour développer votre rentabilité

Il n’est maintenant plus à prouver que l’adoption d’une solution logicielle intégrée peut révolutionner la gestion budgétaire de votre agence. 

Furious, véritable co-pilote tout-en-un, est l’outil idéal pour assurer non seulement une gestion financière sans faille mais aussi pour optimiser l’ensemble des opérations de votre agence.

Rationalisation des processus avec Furious

Furious offre une plateforme centralisée pour la gestion de toutes les facettes d’un projet – de la planification et budgétisation initiales à la facturation et au suivi des performances. En intégrant les données financières, le suivi du temps, et la gestion de projet en un seul lieu, Furious simplifie les processus, améliore la précision des données, et facilite la prise de décisions éclairées.

Amélioration de la collaboration et de la transparence

Une communication efficace est au cœur de la gestion de projet réussie, et Furious facilite cette collaboration. En offrant une visibilité en temps réel sur les budgets, les dépenses, et l’avancement des projets, toutes les parties prenantes – qu’il s’agisse de l’équipe projet ou des clients – disposent des informations nécessaires pour agir de manière proactive et pour ajuster les plans selon les besoins.

Suivi en temps réel et alertes automatiques

L’un des avantages clés de Furious est sa capacité à fournir des mises à jour en temps réel et des alertes automatiques sur l’état des budgets et des projets. Cette fonctionnalité permet aux gestionnaires de projet de rester à l’avant-garde des dépassements potentiels, de prendre des mesures correctives rapidement, et d’assurer que les projets restent sur la voie de la rentabilité.

Des décisions basées sur des données solides

Furious transforme les données de gestion de projet en insights précieux pour la prise de décision. Grâce à des rapports détaillés et des analyses de rentabilité, les CFO, CEO, COO et vos équipes peuvent comprendre en profondeur les performances financières de leurs projets, identifier les tendances, et prendre des mesures stratégiques chacun à leur niveau pour améliorer la rentabilité future.

Qu’attendez-vous pour passer le pas ?

Avec les bonnes stratégies et outils, il est possible de surmonter les obstacles de la gestion financière en agence et de sécuriser la rentabilité de vos projets. Mettez l’accent sur l’anticipation, la communication, et l’utilisation de méthodologies budgétaires flexibles, et vous pourrez améliorer significativement vos résultats.

En tirant parti de Furious pour ses capacités de suivi en temps réel, de collaboration, et d’analyse, votre agence peut non seulement cicatriser les déficits sans laisser de stigmates mais aussi ouvrir la voie à une rentabilité accrue et à un succès durable.

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