I 5 KPI per gestire in modo efficace il personale in agenzia

Juliette Saez-Lopez
Autore verificato
10 Settembre 2025

In sintesi:

Grazie a questi 5 KPI:

  • Evita i rischi di sovraccarico e sottoutilizzo grazie a indicatori chiari.
  • Controlla se i tuoi team compilano correttamente i fogli presenze, in modo da poter monitorare con precisione l’organico.
  • Assicurati che i tempi previsti per i progetti dei clienti vengano rispettati.
  • Analizza le attività interne: individua chi ci dedica troppo tempo, perché e di che tipo sono queste attività.

Gestire il personale in agenzia senza KPI è come andare avanti senza punti di riferimento. Se mobiliti troppe risorse, il tuo margine crolla. Se ne mobiliti troppo poche, i tuoi team si esauriscono o i tuoi progetti subiscono ritardi. Per fortuna, c’è una bussola affidabile: i KPI di gestione del personale. Grazie a questi, puoi massimizzare la redditività senza rinunciare ai tuoi talenti. In questo articolo vedremo quali sono i 5 indispensabili.

I rischi di una gestione senza KPI

Senza indicatori chiari, esponi la tua agenzia a diversi rischi importanti:

  • Sovraffollamento dei progetti: quando assegni troppe risorse, come giorni di lavoro o profili più costosi del necessario, riduci il tuo margine e metti a rischio la redditività complessiva.
  • Sottoutilizzo o sovraccarico dei collaboratori: i team sovraccarichi si esauriscono in fretta, mentre i talenti sottoutilizzati perdono la motivazione, aumentando il rischio di burn-out o di turnover.
  • Mancanza di visibilità: senza dati affidabili, diventa difficile prevedere le tue priorità o le tue esigenze future, il che rende la pianificazione un vero rompicapo.
  • Opportunità perse e insoddisfazione dei team: potresti avere difficoltà a rispondere alle richieste urgenti o a gestire i periodi di minor lavoro, con ripercussioni sia sui tuoi risultati che sulla motivazione dei team.

Queste insidie non compromettono solo i risultati finanziari della tua agenzia, ma anche il benessere dei tuoi collaboratori. Al contrario, una gestione basata su KPI pertinenti apre la strada a un’ottimizzazione globale. Vediamoli nel dettaglio.


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I 5 KPI fondamentali per ottimizzare la gestione del personale

1. Tasso di utilizzo (o di copertura del personale)

Il tasso di utilizzo misura il carico di lavoro effettivo rispetto alla capacità totale disponibile dei tuoi team. È un indicatore fondamentale per evitare situazioni di sovraccarico o inattività che compromettono le prestazioni complessive della tua agenzia.

Questo KPI aiuta a identificare:

  • I collaboratori sono oberati di lavoro.
  • I periodi o i progetti in cui le competenze non vengono sfruttate appieno.
  • Le differenze tra il tempo fatturabile e quello dedicato ad attività accessorie.


Perché è importante?

Un tasso troppo alto causa sovraccarichi, mentre un tasso troppo basso comporta un sottoutilizzo delle risorse e perdite finanziarie.

Come si fa a seguirlo?

  • Software di gestione delle risorse: integra uno strumento per centralizzare e visualizzare in tempo reale i carichi di lavoro individuali e collettivi.
  • Dashboard personalizzabili: configura gli indicatori chiave per individuare rapidamente le situazioni di sovraccarico o sottoutilizzo.
  • Previsioni: usa strumenti predittivi per prevedere le esigenze future ed evitare colli di bottiglia durante i picchi di attività o i periodi di inattività prolungata.


Risultati attesi: una gestione equilibrata dei carichi di lavoro migliora la produttività dei collaboratori, riduce il rischio di burn-out e massimizza l’uso efficiente delle risorse, aumentando al contempo la redditività complessiva.

2. Tasso di improduttività

Un’azienda spreca l’11,4% delle proprie risorse a causa di una cattiva gestione dei progetti.

Questo KPI misura il tempo non fatturabile o dedicato ad attività interne. Mette in evidenza le inefficienze nella gestione del tempo e delle priorità.

Questo KPI aiuta a identificare:

  • I collaboratori che dedicano troppo tempo a progetti interni o ad attività con scarso valore aggiunto.
  • I colli di bottiglia nei processi che rallentano la consegna dei risultati.
  • Le attività che richiedono molto tempo ma non sono fatturabili, come le riunioni inutili o le pratiche amministrative.


Perché è così importante?
Ridurre l’improduttività permette di massimizzare il tempo fatturabile e di migliorare la redditività.

Come monitorarlo e ottimizzarlo?

  • Analisi dei fogli presenze: controlla regolarmente i fogli presenze per individuare le attività non fatturabili e gli incarichi interni che occupano una quota sproporzionata di tempo.
  • Automazione: implementa strumenti per automatizzare le attività ripetitive o amministrative, come l’inserimento dei dati o la gestione delle riunioni.
  • Ottimizzazione delle riunioni: limita la durata e il numero dei partecipanti alle riunioni e stabilisci ordini del giorno chiari per evitare perdite di tempo.
  • Processi semplificati: individua le fasi superflue nei tuoi flussi di lavoro e semplificale per velocizzare la consegna dei risultati.
  • Feedback dei team: organizza delle sessioni con i tuoi collaboratori per individuare gli ostacoli nella loro gestione del tempo e dare priorità alle soluzioni più adatte.


Impatto previsto: riducendo le attività non fatturabili, concentri gli sforzi dei tuoi team su attività che generano valore, migliorando così i margini e aumentando la soddisfazione dei collaboratori.

3. L’obiettivo fatturabile

L’obiettivo fatturabile permette di definire una percentuale target di tempo fatturabile per collaboratore e di confrontarla con la realtà sul campo. Questo indicatore è fondamentale per valutare se l’allocazione delle risorse sia ancora in linea con gli obiettivi finanziari dell’agenzia.

Questo KPI aiuta a identificare:

  • Le differenze tra il tasso fatturabile previsto e quello effettivo per collaboratore.
  • Gli eccessi che incidono sulla redditività dei progetti e aumentano il costo per collaboratore.
  • I segnali di uno squilibrio tra il tempo dedicato alle questioni relative ai clienti e alle attività collaterali.

Perché è così importante?

Un obiettivo di fatturabilità realistico garantisce che i collaboratori rimangano concentrati su attività ad alto valore aggiunto. Se il tasso di fatturabilità effettivo è inferiore all’obiettivo, ciò comporta un aumento dei costi per collaboratore e una maggiore pressione sulla redditività complessiva.

Come si fa a seguirlo?

  • Analisi delle tariffe fatturabili per collaboratore: monitora regolarmente la percentuale di tempo dedicato ai progetti dei clienti rispetto al totale delle ore lavorate. Individua gli scostamenti per adeguare le tue priorità.
  • Monitoraggio della redditività dei progetti: verifica che il tempo effettivamente dedicato ai progetti dei clienti sia in linea con gli obiettivi previsti, per evitare scostamenti finanziari.
  • Valutazione delle attività secondarie: individua i collaboratori che dedicano troppo tempo ad attività non legate ai clienti e metti in atto delle soluzioni per ottimizzare il loro tempo.


Impatto previsto:
Un obiettivo fatturabile ben monitorato permette di mantenere la redditività dei progetti, evitare un aumento dei costi operativi e garantire un’allocazione ottimale delle risorse alle attività strategiche.

Grazie a una pianificazione anticipata delle risorse e a una stima più accurata del tempo dedicato a ciascun progetto, l’agenzia non solo ha migliorato il monitoraggio della redditività, ma ha anche risparmiato 5 ore a settimana. Un vero passo avanti reso possibile dall’uso di Furious.

Caroline Vignand, Direttrice associata di POP FOR YOU (Gruppo Humanskills)​

4. Percentuale di tempo dedicato ai progetti venduti

Questo KPI misura la percentuale di tempo che i tuoi team dedicano ai progetti fatturati rispetto al totale delle ore lavorate.

Questo KPI aiuta a identificare:

  • Le differenze tra il tempo previsto e quello effettivamente impiegato nei progetti dei clienti.
  • Le perdite di tempo dovute ad attività non prioritarie o inefficienti.
  • Le risorse sottoutilizzate in progetti in cui le loro competenze potrebbero essere sfruttate al meglio.


Perché è così importante?

Questo KPI permette di garantire che il tempo dedicato dai collaboratori generi il massimo valore per l’agenzia.

Come si fa a seguirlo?

  • Confronto tra previsioni e risultati: integra un software di gestione delle risorse per confrontare automaticamente il tempo previsto per ogni progetto con quello effettivamente impiegato. Queste discrepanze vanno analizzate regolarmente per individuare eventuali inefficienze o adeguare le procedure.
  • Dashboard dettagliati: configura gli indicatori per monitorare:
    • Il rapporto tra ore fatturate e ore lavorate.
    • Gli scostamenti per progetto o per team, per individuare gli incarichi meno redditizi.
  • Analisi qualitativa: organizza delle riunioni di revisione dei progetti per capire perché alcuni progetti richiedono più tempo del previsto (difficoltà impreviste, pianificazione sottostimata, competenze assegnate in modo errato).
  • Ottimizzazione delle priorità: individua le attività non prioritarie che ti rubano tempo che potresti dedicare a incarichi fatturabili e trova delle soluzioni per ridurle o esternalizzarle.
  • Feedback dei collaboratori: chiedi ai team quali sono gli eventuali ostacoli nella gestione del loro tempo e modifica i tuoi processi per ridurre le perdite.


Impatto previsto:

Una migliore gestione di questo KPI ti permetterà di aumentare il tempo produttivo dedicato ai progetti dei clienti, migliorare la redditività di ogni incarico e sfruttare al massimo le competenze dei collaboratori.


5. Tasso di assenze

Il tasso di assenze misura l’impatto delle assenze (ferie, malattie, turnover) sulla produttività complessiva dell’agenzia. Questo KPI non deve limitarsi solo alle assenze occasionali, ma deve anche tenere conto degli effetti delle dimissioni e delle nuove assunzioni dei collaboratori, che possono influire sulla continuità dei progetti.

Questo KPI aiuta a identificare:

  • Le assenze ricorrenti che mandano all’aria i programmi.
  • I periodi critici in cui il turnover o le ferie incidono sulla continuità dei progetti.
  • La necessità di maggiore flessibilità per far fronte agli imprevisti.
  • Le fasi di transizione legate alle dimissioni e all’inserimento di nuovi collaboratori, che possono causare interruzioni nei progetti.


Perché è così importante?
Un monitoraggio accurato delle assenze e dei passaggi di consegne permette di prevenire interruzioni nei progetti, anticipare i picchi di attività e ridurre il sovraccarico di lavoro per i team rimanenti. Una cattiva gestione di queste fasi può ritardare i progetti e influire sulla soddisfazione dei clienti.

Come monitorarlo e ottimizzarlo?

  • Monitoraggio in tempo reale: usa un sistema centralizzato per registrare le assenze e i movimenti del personale. Questo ti offre una panoramica completa delle ferie programmate, delle assenze impreviste e dei periodi di transizione.
  • Dashboard dinamici: configura gli indicatori per monitorare:
    • Il tasso di assenze per squadra o per periodo.
    • Le assenze critiche (su progetti chiave o in momenti delicati).
    • I periodi di transizione (preavviso, inserimento) per prevedere l’impatto sui progetti.
  • Piano di transizione strutturato: anticipa le uscite e le nuove assunzioni con procedure di passaggio di consegne chiare. Metti in atto soluzioni come il mentoring, la documentazione dei progetti o corsi di formazione accelerati per i nuovi arrivati.
  • Risorse di riserva: prevedi soluzioni flessibili, come collaboratori di riserva o un pool di freelance, per garantire la continuità dei progetti.
  • Comunicazione regolare: informa i tuoi team delle prossime partenze e arrivi per organizzare meglio la ripartizione dei compiti e rendere più agevoli le transizioni.


Impatto previsto: integrando la gestione delle assenze e delle fasi di transizione, riduci al minimo le interruzioni nei tuoi progetti, garantisci la continuità della produzione e riduci il sovraccarico di lavoro per i tuoi team. In questo modo rafforzi la resilienza della tua organizzazione di fronte ai cambiamenti nel personale.

Come integrare questi KPI nelle tue attività quotidiane

Coinvolgi i tuoi team nel processo

Un buon monitoraggio dei KPI inizia con una corretta adozione degli strumenti e delle pratiche. I team che capiscono l’importanza dei KPI si impegnano di più nel monitorarli e nel rispettarli.

Consiglio pratico: organizza incontri regolari per condividere i risultati e spiegare in che modo i dati influenzano le tue decisioni. Il coinvolgimento di tutti rafforza lo spirito di squadra.

Centralizza i tuoi dati per avere una visione d’insieme

Lavorare con KPI sparsi in diversi file o strumenti è come comporre un puzzle a cui mancano dei pezzi. Una centralizzazione efficace ti permette di visualizzare in tempo reale lo stato delle tue risorse.

Come si fa?

Usa un’unica piattaforma per raccogliere, analizzare e condividere i tuoi dati in tempo reale. Crea dashboard personalizzabili accessibili a tutti i responsabili.

Risultato: ottieni maggiore visibilità e puoi prendere decisioni informate in tempi rapidi.

Automatizza il monitoraggio degli indicatori

Il monitoraggio manuale dei KPI richiede molto tempo ed è soggetto a errori. L’automazione ti permette di dedicare il tuo tempo ad attività strategiche.

Come si fa?

  • Imposta degli avvisi automatici per individuare in tempo reale gli scostamenti critici.
  • Usa uno strumento per automatizzare la reportistica e ottenere dati precisi.


Vantaggi: risparmi tempo e migliori l’affidabilità delle tue analisi.

(Con Furious, i cruscotti si aggiornano automaticamente in base ai dati inseriti dai tuoi team. Ricevi persino degli avvisi per anticipare eventuali sovraccarichi o squilibri.)

Passa all’analisi predittiva

Una gestione efficace non si ferma al presente: guarda al futuro. Grazie agli strumenti di previsione, puoi anticipare le esigenze future e distribuire meglio le tue risorse.

Come si fa?

  • Integra strumenti di previsione per anticipare le variazioni dell’attività.
  • Analizza l’andamento storico per adeguare le tue strategie.


Risultato: riduci gli imprevisti e ottimizzi le tue pianificazioni.

Valuta regolarmente le tue pratiche

I KPI non sono fissi. Le esigenze della tua agenzia cambiano e i tuoi indicatori devono adattarsi per rimanere rilevanti.

Il nostro consiglio : Dopo ogni progetto, fai un bilancio per capire cosa ha funzionato (e cosa no) e adattare le tue metodologie. In questo modo, manterrai una gestione agile ed efficiente.

Trasforma i tuoi KPI in una leva strategica

Monitorare questi KPI significa dare alla tua agenzia gli strumenti per gestire in modo efficace il proprio organico, massimizzando al contempo la redditività.

Con Furious puoi visualizzare questi KPI in tempo reale. Grazie a dashboard intuitive e avvisi automatici, trasformi i tuoi dati in decisioni informate. Risultato: maggiore visibilità, meno stress e un’agenzia che continua a crescere.

Non lasciare che i KPI siano solo dei numeri: trasformali nelle leve strategiche del tuo successo.

Prenota subito la tua demo gratuita e scopri come gestire la tua agenzia con tranquillità ed efficienza.


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Forse ti stai ponendoqueste domande

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01 Come scegliere la giusta frequenza di monitoraggio per questi KPI (giornaliera, settimanale, mensile)?

La frequenza dipende dal tipo di agenzia, dalle sue dimensioni, dal ritmo di produzione e dal grado di variabilità degli incarichi. Ad esempio, in un’agenzia molto dinamica o che gestisce tanti incarichi brevi, può essere utile un monitoraggio settimanale di indicatori come il tasso di utilizzo. Invece, i KPI più strategici (redditività, margine, turnover) possono essere monitorati mensilmente o trimestralmente per individuare le tendenze. L’importante è essere costanti e riuscire a reagire abbastanza in fretta se si nota una deviazione.

È una situazione comune. I KPI sono interdipendenti: ad esempio, un tasso di utilizzo elevato (positivo) può andare di pari passo con un alto livello di affaticamento o un calo della qualità se i team sono sovraccarichi (negativo). In questo caso, bisogna andare a fondo: capire le cause, adeguare le risorse o i processi, riequilibrare il carico di lavoro. L’idea non è ottimizzare un indicatore isolato, ma raggiungere un equilibrio affinché il sistema nel suo complesso funzioni bene.

Secondo l’agenzia, si potrebbe pensare di aggiungere alcuni KPI come:

  • Costo delle competenze (costo effettivo delle risorse interne ed esterne destinate a un incarico)

  • Tasso di conversione dei lead/prospezione se l’agenzia gestisce molte attività di prevendita

  • Soddisfazione del cliente (o Net Promoter Score) per valutare la percezione del servizio offerto

  • Tasso di turnover o di fidelizzazione dei collaboratori interni (ed esterni, se del caso)

  • Tempo medio di fatturazione / termine di pagamento, se questo ha un forte impatto sulla liquidità.

Alcune buone pratiche:

  • Utilizza strumenti di monitoraggio (software di gestione dei progetti, ERP, registrazione delle ore lavorative) che centralizzino i dati.

  • Assicurati che tutti i membri compilino regolarmente e correttamente i registri delle ore lavorative e delle mansioni.

  • Definire chiaramente cosa è “fatturabile” e cosa “non fatturabile”, cosa si intende per “tempo produttivo”, ecc., in modo uniforme in tutta l’agenzia.

  • Controlla i dati storici per individuare eventuali anomalie o errori di inserimento.

  • Automatizzare il più possibile la trasmissione delle informazioni (avvisi, dashboard) per limitare la perdita o il deterioramento dei dati.

Ecco un possibile approccio:

  • Diagnosticare: individuare con precisione quali indicatori sono problematici e in quali contesti (incarichi, team, clienti, tipo di attività).

  • Coinvolgere le parti interessate: i responsabili di progetto, le risorse umane, il personale operativo, per capire le cause.

  • Provare delle misure correttive: ridistribuire i carichi di lavoro, trasformare alcune attività non produttive, adeguare la pianificazione, formare il personale, assumere nuovi collaboratori, delegare.

  • Imposta degli indicatori secondari / avvisi per monitorare l’impatto delle modifiche.

  • Controlla regolarmente (ad esempio dopo un mese o un trimestre) per vedere se le misure sono efficaci o se è il caso di provarne altre.

La frequenza dipende dal tipo di agenzia, dalle sue dimensioni, dal ritmo di produzione e dal grado di variabilità degli incarichi. Ad esempio, in un’agenzia molto dinamica o che gestisce tanti incarichi brevi, può essere utile un monitoraggio settimanale di indicatori come il tasso di utilizzo. Invece, i KPI più strategici (redditività, margine, turnover) possono essere monitorati mensilmente o trimestralmente per individuare le tendenze. L’importante è essere costanti e riuscire a reagire abbastanza in fretta se si nota una deviazione.

È una situazione comune. I KPI sono interdipendenti: ad esempio, un tasso di utilizzo elevato (positivo) può andare di pari passo con un alto livello di affaticamento o un calo della qualità se i team sono sovraccarichi (negativo). In questo caso, bisogna andare a fondo: capire le cause, adeguare le risorse o i processi, riequilibrare il carico di lavoro. L’idea non è ottimizzare un indicatore isolato, ma raggiungere un equilibrio affinché il sistema nel suo complesso funzioni bene.

Secondo l’agenzia, si potrebbe pensare di aggiungere alcuni KPI come:

  • Costo delle competenze (costo effettivo delle risorse interne ed esterne destinate a un incarico)

  • Tasso di conversione dei lead/prospezione se l’agenzia gestisce molte attività di prevendita

  • Soddisfazione del cliente (o Net Promoter Score) per valutare la percezione del servizio offerto

  • Tasso di turnover o di fidelizzazione dei collaboratori interni (ed esterni, se del caso)

  • Tempo medio di fatturazione / termine di pagamento, se questo ha un forte impatto sulla liquidità.

Alcune buone pratiche:

  • Utilizza strumenti di monitoraggio (software di gestione dei progetti, ERP, registrazione delle ore lavorative) che centralizzino i dati.

  • Assicurati che tutti i membri compilino regolarmente e correttamente i registri delle ore lavorative e delle mansioni.

  • Definire chiaramente cosa è “fatturabile” e cosa “non fatturabile”, cosa si intende per “tempo produttivo”, ecc., in modo uniforme in tutta l’agenzia.

  • Controlla i dati storici per individuare eventuali anomalie o errori di inserimento.

  • Automatizzare il più possibile la trasmissione delle informazioni (avvisi, dashboard) per limitare la perdita o il deterioramento dei dati.

Ecco un possibile approccio:

  • Diagnosticare: individuare con precisione quali indicatori sono problematici e in quali contesti (incarichi, team, clienti, tipo di attività).

  • Coinvolgere le parti interessate: i responsabili di progetto, le risorse umane, il personale operativo, per capire le cause.

  • Provare delle misure correttive: ridistribuire i carichi di lavoro, riorganizzare alcune attività non produttive, adeguare la pianificazione, formare il personale, assumere nuovi collaboratori, delegare.

  • Imposta degli indicatori secondari / avvisi per monitorare l’impatto delle modifiche.

  • Controlla regolarmente (ad esempio dopo un mese o un trimestre) per vedere se le misure sono efficaci o se è il caso di provarne altre.