Il 70% dei progetti fallisce a causa di una cattiva gestione di tempo e risorse, secondo uno studio del PMI (Project Management Institute)*.
Se sei un “agenzia di comunicazione, una società di consulenza in rapida crescita o un” azienda di servizi, questa statistica è particolarmente preoccupante. È la redditività di questi progetti a influenzare la tua capacità di generare profitti e crescita.
Quindila tua capacità di calcolare con precisione il tasso di avanzamento di un progetto non è solo un vantaggio, ma una necessità per garantire il successo e la redditività della tua attività.
I progetti che monitorano rigorosamente i propri progressi hanno il 30% di probabilità in più di raggiungere i propri obiettivi nei tempi e nei costi previsti (rapporto McKinsey**).
Queste statistiche evidenziano l’importanza fondamentale di una buona gestione del progetto e di un accurato monitoraggiodei progressi.
Quali metodi si possono utilizzare per calcolare questo tasso diprogresso?
L’importanza di ogni metodo per tipo di unità aziendale o di team? Vieni a trovarci per scoprire come integrare queste pratiche nella tua azienda. migliorare le prestazioni e la soddisfazione dei clienti.
Il calcolo dell’avanzamento dei lavori ti permette di mettere in relazione il tempo dedicato a un progetto, la fatturazione e il calendario con l’effettivo avanzamento del progetto. Esistono diversi metodi per misurare l’avanzamento dei lavori, ognuno con i propri vantaggi e svantaggi.
Comprendere i diversi tipi di avanzamento del progetto
Alimentazione manuale
Il prerequisito per padroneggiare l “avanzamento manuale è disporre delle risorse – strumenti o file – per monitorare correttamente gli attributi relativi ai progetti: date di consegna stimate all” inizio, tempo venduto per progetto e per competenza, tipo di attività da completare, tempo consumato, ecc.
Le piccole organizzazioni (< 10 dipendenti) riescono a tenere traccia di tutte queste informazioni abbastanza facilmente (le informazioni interne sono spesso conosciute da tutti i membri del team). Quando si superano i 15 dipendenti, diventa molto difficile non utilizzare uno strumento adeguato, anche per misurare i progressi manualmente: ogni team inizia a utilizzare uno strumento diverso, le informazioni si incrociano tra i dipendenti, le vacanze si confondono con i periodi di fatturazione… A questo punto, è il momento di reagire!
- Vantaggi e svantaggi dell'alimentazione manuale
In questo contesto, l “avanzamento del progetto dipende dalla persona che sposta manualmente l” indicatore che mostra la percentuale stimata diavanzamento effettivo del progetto.. Il vantaggio di questa modalità è che ill’avanzamento è totalmente indipendente dagli altri elementi del progetto (date, carico, pianificazione e fatturazione). In questo modo è possibile confrontare con precisione l’effettivo con tutti gli altri indicatori.
- Esempio pratico nello strumento Furious
Per indicare l “avanzamento del progetto, è sufficiente cliccare sull” indicatore dell “elemento‘avanzamento’. Furious visualizzerà quindi le linee tariffarie vendute per il preventivo in questione e potrai regolare l” avanzamento di ogni linea tariffaria. Ad esempio, se hai una linea tariffaria di 1500 euro con un avanzamento del 100% e un “altra di 500 euro, l” avanzamento complessivo del progetto sarà del 75%.
Avanzamento manuale basato su griglie di prezzo in Furious
Per indicare l “avanzamento del progetto , clicca sull” indicatore “avanzamento”.“. Furious visualizzerà quindi le linee di prezzo vendute per il preventivo in questione. Puoi regolare il progressi di ciascuna linea tariffaria.
Esempio: ho due linee tariffarie per un totale di 2.000 euro: una linea per 1.500 euro e una linea per 500 euro. Se indico che la mia linea tariffaria da 1.500 euro ha un valore di 100%di progresso, allora ilprogresso del mio progetto scenderà al 75%.
Avanzamento automatico in base al carico
Il prerequisito per misurare automaticamente il tasso di avanzamento di un progetto è disporre di uno strumento aziendale adeguato.
Il tuo strumento dovrà essere in grado di prendere in considerazione tutti gli elementi di base: data di inizio del progetto, data di fine del progetto, milestone di fatturazione stabilite (al 30% di avanzamento del progetto, al 60% ecc.), essere sincronizzato con il calendario del progetto (in modo da poter misurare automaticamente il tempo impiegato per ogni attività e il tempo venduto).
Utilizzo e benefici
Il carico di lavoro corrisponde al tempo impiegato dai dipendenti. Questa modalità è preferibile per progetti dove il tempo speso corrisponde al tempo venduto. Ciò significa che quando si aggiunge tempo, il la percentuale dicompletamento del progetto aumenta automaticamente.
Attenzione alle vendite di pacchetti
ATTENZIONE: non utilizzare mai questa modalità per le vendite a prezzo fisso, in quanto vedrai una variantedi avanzamento del carico solo quando l’intero progetto sarà stato consumato.
Avanzamento automatico in base alle date del progetto
Principio di funzionamento
Avanzamento automatico in base alle date di inizio e fine inserite nella configurazione del progetto è semplice ed efficace. Ad esempio, se un Il progetto inizia il 1° gennaio 2022 e termina il 30 gennaio 2022. Il 15 gennaio il progetto sarà completato al 50%.
Avanzamento automatico in base alla fatturazione
Metodologia e applicazione
In questa modalità, l’avanzamento del progetto aumenta a seconda della fattura. Per esempio, se crei una fattura per un progetto costituito da un calendario con una singola fattura, l’avanzamento del progetto salirà al 100%.
Anticipo automatico in base alle unità prodotte
Processo e monitoraggio
Progressi effettivi del progetto dipende dalle unità prodotte. È possibile indicare che è stata prodotta un’unità, il che aumenta il valore di avanzamento quando aggiungi un tempo. Ad esempio, se hai due unità da produrre per un totale di €10.000 (un’unità a €9.000 e un’unità a €1.000) e indichi di aver prodotto l’unità a €1.000, la tabella L’aumento sarà del 10%.
Impatto della scelta di ogni tipo di avanzamento per i team di un'agenzia
La scelta della modalità diavanzamento di un progetto può avere un impatto significativo sui diversi team di un’agenzia.
Ogni team ha le proprie esigenze e priorità e il tipo dipromozione scelta può influenzare l’efficacia e la capacità di raggiungere gli obiettivi.
Team di progetto (team operativo)
Per il team di progetto, che è direttamente coinvolto nell’esecuzione dei compiti, l’avanzamento manuale basato su griglie di prezzi o l’avanzamento automatico basato sul carico di lavoro possono essere particolarmente vantaggiosi.
Questi tipi diavanzamento consentono al team di monitorare da vicino il tempo e le risorse investite in ogni attività, fornendo una visione precisa del lavoro rimanente.
Questo facilita la gestione quotidiana la pianificazione delle risorse e la regolazione delle priorità.
Inoltre, per i progetti complessi che richiedono continui adattamenti, l’avanzamento manuale offre la flessibilità necessaria per adeguare le stime alla realtà sul campo.
Dipartimento finanziario della filiale
Il reparto finanziario è favorevole alla misurazione automatica dei progressi in base alla fatturazione e alle unità prodotte.
Questi tipi dianticipo consentono di contabilizzare con precisione i ricavi generati in ogni fase del progetto, ma anche per tipo di business unit, se necessario, allineando gli sforzi del team agli obiettivi finanziari dell’agenzia.
Utilizzando questi metodi, il reparto finanziario può anticipare meglio i flussi di cassa, gestire i budget e garantire una redditività ottimale.
Dati finanziari accurati in ogni progetto sono fondamentali per un reporting finanziario affidabile e un processo decisionale strategico informato.
Gestione della produzione dell'agenzia
Per la gestione della produzione, è particolarmente utile l’avanzamento automatico basato su date e tappe del progetto.
Questi metodi consentono di monitorarei progressi rispetto alle tappe e alle scadenze principali del progetto.
Utilizzando questi tipi di misurazione dell‘avanzamento, la gestione della produzione può assicurarsi che i progetti stiano procedendo secondo la tabella di marcia iniziale, identificando rapidamente potenziali ritardi e ostacoli.
In questo modo è possibile una gestione proattiva, che consente di adattare le risorse e le priorità per mantenere il progetto in carreggiata.
Direzione generale della filiale
La direzione generale, da parte sua, richiede una visione integrata e accurata dell’avanzamento del progetto .
I progressi basati su una combinazione di metodi, come le date dei progetti, la fatturazione e il carico di lavoro, possono fornire un quadro generale delle prestazioni dell’agenzia.
Questo approccio ibrido consente al senior management di confrontare i dati operativi, finanziari e temporali, rendendo più facile prendere decisioni strategiche.
Con l “accesso a rapporti il management può allineare meglio gli obiettivi dell” agenzia, ottimizzare i processi e garantire una crescita sostenibile.
I migliori metodi per misurare i progressi dell'agenzia
La scelta del tipo diavanzamento necessario per garantire il buon funzionamento dei progetti di agenzia deve essere adattata alle esigenze specifiche di ciascun team, tenendo conto della necessità di una gestione precisa e delle problematiche legate alla gestione del team.
Comprendendo l “impatto di ciascun metodo diavanzamento sulle varie funzioni, un” agenzia può migliorare la gestione dei progetti. ottimizzare le prestazioni e garantire la massima soddisfazione dei clienti. In breve, per evitare errori comuni delle agenzie. Adattare ilin linea con le esigenze dei team, con un migliore coordinamento, una maggiore trasparenza e una gestione più efficiente dei progetti. . Questa scelta, ovviamente, deve essere correlata alla scelta giusta per vendere il tuo servizio: sulla base del tempo speso, a prezzo fisso o a tempo pieno. ?
Impatto della scelta di ogni tipo di avanzamento per i team di una società di consulenza, una ESN o uno studio di progettazione
Con questo tipo di attività, spesso vendi i tuoi progetti a prezzo fisso o a tempo e materiali.
Ogni team ha le sue priorità specifiche, ma è più facile unificare le esigenze di tutti.
Progressi per il team operativo
Per il team operativo, i consulenti che sono direttamente coinvolti negli incarichi ai clienti, l’avanzamento automatico si basa sul carico di lavoro. è particolarmente utile. In una società di consulenza o in una ESN, gli incarichi possono essere prolungati per un lungo periodo e richiedono una gestione precisa delle risorse e del tempo. Un cliente non può chiedere regolarmente al consulente di prolungare la sua presenza o il suo tempo se questo non viene registrato in un programma preciso.
Per il dipartimento finanziario
Il reparto finanziario di una società di consulenza o di ingegneria trae grandi vantaggi dall “avanzamento automatico basato sulla fatturazione e sulle unità prodotte. Questi tipi di avanzamento consentono di contabilizzare con precisione i ricavi generati in ogni fase della missione del consulente, allineando gli sforzi del team agli obiettivi finanziari dell” organizzazione.
Grazie a questi metodi, il reparto finanziario può anticipare meglio i flussi di cassa, gestire i budget e garantire una redditività ottimale. L’accuratezza dei dati finanziari è fondamentale per un reporting finanziario affidabile e per un processo decisionale strategico informato.
Inoltre, in un ambiente di consulenza in cui i margini possono essere ristretti, una gestione finanziaria precisa è essenziale per mantenere la salute finanziaria dell’azienda.
Per il Dipartimento Operazioni
Per la gestione delle operazionil’avanzamento automatico basato su date e tappe della missione èparticolarmente utile.
Questi metodi consentono di monitorare i progressi rispetto alle tappe e alle scadenze principali del progetto.
Utilizzando questi tipi di progressi, la gestione delle operazioni può assicurarsi che i progetti stiano procedendo secondo la tabella di marcia iniziale, identificando rapidamente potenziali ritardi e ostacoli.
In questo modo è possibile una gestione proattiva, che consente di adattare le risorse e le priorità per mantenere il progetto in carreggiata.
In un ufficio di progettazione o in un ESN, dove i progetti possono avere implicazioni tecniche complesse, questo approccio è essenziale per garantire il rispetto delle scadenze e dei requisiti tecnici.
E per la gestione generale...
La direzione generale di una società di consulenza o di uno studio di progettazione deve gestire bene i suoi team, e in particolare il personale, per essere redditizia.
I progressi basati su una combinazione di metodi, come le date dei progetti, la fatturazione e il carico di lavoro, possono fornire un quadro generale delle prestazioni dell’organizzazione e consentire di anticipare le potenziali assunzioni per soddisfare la crescente domanda dei clienti.
Accesso ai rapporti Con una reportistica dettagliata e accurata, il senior management può allineare meglio gli obiettivi dell “organizzazione, ottimizzare i processi e garantire una crescita sostenibile. La possibilità di avere una visione d” insieme di La capacità di monitorare i progetti in corso e i loro progressi è fondamentale per soddisfare le richieste dei clienti e mantenere un vantaggio competitivo.
Suggerimenti e trucchi per una gestione ottimale delle tue promozioni
Usa un software ERP aziendale come Furious
Per le agenzie di comunicazione, le società di consulenza e le aziende di servizi, un pacchetto software che L’ERP, un copilota all-in-one come Furious, è indispensabile. Non solo centralizza tutti i Non si tratta solo didati di progetto , ma anche di monitorarei progressi in tempo reale, automatizzare i processi e generare report accurati e dettagliati.
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Risparmia tempo e aumenta l’efficienza
Utilizzando Furious, puoi automatizzare la maggior parte delle attività amministrative, permettendoti di concentrarti sulla tua attività principale. Inoltre, l’accuratezza di I dati raccolti e analizzati consentono di prendere decisioni più rapide e informate.
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Migliorare la collaborazione
Un ERP come Furious facilita anche la collaborazione tra imembri del team.. Il Con idati centralizzati e accessibili in tempo reale, ogni membro può avere una visione chiara dell’avanzamento del progetto e dei compiti a lui assegnati.
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Riduzione dei costi
Ottimizzando la gestione dei progetti e riducendo gli errori, Furious aiuta a ridurre i costi operativi. Inoltre, la possibilità di tracciare con precisione i costi e i ricavi consente una migliore gestione del budget.
Altri metodi per calcolare lo stato di avanzamento di un progetto in diverse aziende
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Il metodo del progresso fisico
Il metodo fisico di avanzamento si basa su misure tangibili del lavoro completato. Può includere la quantità di materiale utilizzato, il numero di ore lavorate o l’avanzamento fisico del lavoro. Questo metodo è spesso utilizzato nei progetti edilizi dove i progressi possono essere misurati in termini concreti.
Vantaggi e svantaggi
Uno dei principali vantaggi del metodo fisico è la sua precisione. Misurando elementi tangibili, si ottiene un quadro chiaro dell “effettivo avanzamento del progetto. Tuttavia, questo metodo può essere laborioso e richiede un” attenta raccolta dei dati.
- Il metodo delle pietre miliari
Le pietre miliari sono punti chiave di un progetto che indicano fasi importanti o specifici risultati. Stabilendo delle milestone chiare, puoi monitorare i progressi rispetto al loro raggiungimento.
Esempio pratico
Ad esempio, un progetto di sviluppo software potrebbe avere delle tappe fondamentali come il completamento della fase di progettazione, ilcompletamento dello sviluppo dei moduli chiave e la consegna del prodotto finale. Tracciando queste tappe, puoi valutare i progressi del progetto in modo strutturato.
L'importanza della precisione nel calcolo dei progressi
Impatto sul budget e sui costi
Una stima accurata dell “avanzamento di un progetto è essenziale per la contabilità dei costi e la gestione del budget. Gli errori nel calcolo dell” avanzamento possono portare a sforamenti del budget, ritardi e insoddisfazione del cliente.
Altri impatti
La scelta del metodo giusto per calcolare i progressi può avere un impatto anche sul morale e sull’organizzazione dei tuoi team, e quindi sulla loro produttività.
Prendiamo l’esempio dell’avanzamento manuale, applicato in un’agenzia con 30 dipendenti, che vende le proprie competenze a prezzo fisso. Il monitoraggio dei progetti e la fatturazione non saranno ottimali ed è possibile che nel lungo periodo il tuo progetto a prezzo fisso non è redditizioIn questo caso, sarebbe stato più opportuno prevedere la fatturazione automatica dell “avanzamento su più milestone se stiamo parlando di progetti di grandi dimensioni (in termini di tempo di completamento). In questo caso, sarebbe stato più opportuno prevedere la fatturazione automatica dell” avanzamento su diverse milestone se stiamo parlando di progetti di grandi dimensioni (in termini di tempo di completamento).
In breve, sii Furioso!
Calcolare il tasso diavanzamento dei tuoi progetti è essenziale per garantire la redditività, la crescita e il futuro a lungo termine della tua organizzazione.
Utilizzando metodi di calcolo appropriati e integrando un software ERP specializzato come Furious, non solo puoi migliorare l’accuratezza dei tuoi calcoli, ma puoi anche migliorare la tua produttività . ma anche l’organizzazione e il benessere dei tuoi team. Che tu scelga Il segreto è scegliere il metodo più adatto alle tue esigenze e alla natura dei tuoi progetti.
Non esitare a testare diversi approcci e a modificare i tuoi processi di conseguenza per garantire il successo delle tue iniziative.
Con una gestione efficace dei progetti, la tua azienda può non solo soddisfare le aspettative dei clienti, ma anche superarle, massimizzando la redditività e l’efficienza.
Sei pronto a ottimizzare la gestione dei progetti con Furious?
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