Gestione delle operazioni: 3 parole per un vasto programma!

Per gestire un’agenzia o una ESN di successo, che abbia 20 o 100 dipendenti, che sia specializzata in marketing, pubblicità o sviluppo web, una gestione aziendale efficace è una questione di vita o di morte.

Se per alcuni la gestione operativa di un’agenzia equivale alla gestione di un progetto, è importante capire che in realtà si tratta di fornire servizi nel modo più efficiente possibile. In altre parole, una gestione operativa di successo dovrebbe avere un impatto positivo sulla redditività dell’azienda. Se non è così, allora state sbagliando qualcosa.

In quanto strumento di gestione end-to-end, abbiamo imparato un paio di cose sulla gestione aziendale e operativa.

Scorrete in basso per scoprire un’analisi dettagliata dei ruoli e delle responsabilità principali, delle best practice e dei rischi principali della gestione operativa. In breve, come gestire al meglio il business e i team?

Inoltre, scoprite come i COO utilizzano la potenza di Furious nelle vendite, nella pianificazione delle risorse, nella gestione dei progetti, nella fatturazione e nella reportistica.

Cosa fa un direttore operativo?

Il direttore operativo ha generalmente studiato in una prestigiosa scuola di economia, gestione o ingegneria. È anche possibile una formazione universitaria, con specializzazioni in gestione, economia, marketing, diritto, ecc. Ma i ruoli e le responsabilità variano a seconda del settore in cui si opera.

Ad esempio, se lavorate come direttore operativo in una fabbrica che produce pasta, probabilmente vi occuperete maggiormente dell’efficienza delle macchine. Una parte minore del vostro lavoro consisterà nel bilanciare il carico di lavoro degli operai.

Che cosa fa un direttore operativo in un’agenzia o in una società di consulenza?

La risposta breve è: dipende.

La risposta lunga: il suo compito principale sarà quello di gestire la pianificazione delle risorse e il lavoro organizzativo, supervisionare le esigenze dei profili di alto livello e comunicare con la direzione generale e finanziaria.

Il COO (Chief Operating Officer) è un elemento fondamentale per la corretta gestione dell’azienda. La sua azione è fondamentale anche per le risorse umane.

Se lavora in un’organizzazione di grandi dimensioni, lavorerà a stretto contatto con i project manager e gli account manager per garantire il successo dei progetti, bilanciando i carichi di lavoro in base alle competenze, alle scadenze e ai budget.

“Il COO, sebbene il suo compito principale sia quello di supportare gli elementi operativi dell’azienda, svolge un ruolo strategico trasversale (gestione di diversi dipartimenti) e partecipa pienamente allo sviluppo della struttura. Per questo motivo il COO è sempre presente nel comitato direttivo e/o nella direzione generale delle aziende.”

Thomas DAVID, Direttore operativo del Sarawak

Il direttore operativo di un’agenzia è una sorta di project manager?

Il direttore operativo è responsabile della gestione quotidiana e del miglioramento dell’efficienza complessiva dell’azienda. Alcuni dei ruoli e delle responsabilità principali includono

• Pianificazione delle risorse ad alto livello e delle decisioni strategiche nella gestione delle risorse.
• Sviluppo, implementazione e revisione delle procedure operative
• Lavorare a stretto contatto con i project manager o i responsabili dei clienti per supervisionare i budget, l’utilizzo delle risorse, la redditività e altri indicatori chiave di performance aziendale.
• Riferire alla direzione generale
• Assicurare che tutti i dipendenti tengano traccia del loro tempo di lavoro
• Aiutare il team delle risorse umane a reclutare e promuovere una cultura che incoraggi prestazioni eccellenti.

Inoltre, la maggior parte dei direttori operativi dovrà possedere una buona combinazione di capacità analitiche e sociali, quali:

• Eccellenti capacità comunicative e interpersonali
• Capacità analitiche per convertire i dati in decisioni corrette.
• Capacità di mantenere la calma e la concentrazione in condizioni di alta pressione.

Concentriamoci sulle attività più importanti:

1. Pianificazione delle risorse

In qualità di manager operativo, non è possibile effettuare una buona pianificazione delle risorse senza comprendere i requisiti del progetto. Collaborerete con i project manager o gli account manager per stabilire chi lavorerà su un progetto e quando. I project manager decideranno le stime dei tempi e valuteranno la disponibilità dei team, mentre voi sarete responsabili dello spostamento delle risorse da un livello superiore.

2. Monitorare l’evoluzione del progetto

Anche se la gestione delle operazioni non è la stessa cosa della gestione dei progetti, dovrete comunque confrontarvi regolarmente con i project manager per rispondere alle seguenti domande: Quali sono gli aspetti positivi e negativi del progetto? Entro quali scadenze dobbiamo consegnare? Qual è il background del cliente? ecc.

È essenziale quando i colleghi si assentano inaspettatamente per malattia o chiedono le ferie. O quando c’è un cambiamento nell’ambito del progetto, cosa che accade spesso… #agencylife

3. Monitoraggio dei tempi e dei costi

Vendete tempo in cambio di denaro. La gestione del tempo comprende quindi anche il monitoraggio dei costi, ossia la supervisione dei budget con i project manager. Le risorse che avete scelto per lavorare su questo o quel progetto stanno dando buoni risultati? Come può influire sulla redditività?

Il rispetto delle scadenze non è negoziabile di default, anche se sappiamo tutti come spesso funziona. Il monitoraggio di come viene impiegato il tempo dell’azienda è essenziale per mantenere i clienti soddisfatti e i progetti redditizi.

4. Collaborare con le risorse umane per le esigenze di assunzione e la gestione dei permessi

Con un monitoraggio regolare del tempo impiegato per ogni progetto, è molto più facile collaborare con le risorse umane e prendere decisioni di assunzione basate su dati concreti, soprattutto se alcuni progetti richiedono molti straordinari da parte dei vostri dipendenti.

5. Rapporti con la direzione

Il monitoraggio delle ore non facilita solo le assunzioni. I dati in tempo reale che derivano dagli orari regolarmente monitorati sui centri, così come il fatto di avere le spese generali e le altre spese integrate nei vostri KPI di redditività… Tutto questo aiuta il management a gestire e anticipare. Saprete quando è necessario far pagare di più, aumentare il budget o offrire sconti ai clienti… E si potranno utilizzare i dati storici per migliorare la gestione delle operazioni aziendali in futuro.

Anche in questo caso, le modalità di gestione delle operazioni variano a seconda delle dimensioni e del tipo di azienda per cui si lavora. Allo stesso modo, le principali tensioni e sfide sono diverse da un’agenzia all’altra. Tuttavia, abbiamo trattato le tre questioni più comuni.

Gestione delle operazioni – Migliori pratiche

1. Siate onesti con i vostri dipendenti e clienti.

Stabilite aspettative chiare per i vostri dipendenti e clienti e siate realistici sulle scadenze. Prima che la vostra azienda si imbarchi in un nuovo progetto, assicuratevi anche di includere una tempistica. Ciò consentirà ai team di fornire un lavoro di qualità.

2. Richiedete ai vostri colleghi aggiornamenti regolari sul carico di lavoro.

Mettetevi in contatto con i project manager e il personale su base giornaliera o settimanale per monitorare l’avanzamento dei lavori. E per capire come ottimizzare la pianificazione delle risorse.

3. Prendetevi del tempo per la revisione contabile

In termini di gestione delle operazioni, è importante effettuare controlli regolari dopo la conclusione di un progetto. E prendersi il tempo per migliorare i processi e le procedure organizzative. Cosa è andato bene? Cosa è andato storto? Cosa si sarebbe potuto fare diversamente? È essenziale prendersi il tempo per misurare ciò che può essere migliorato per la prossima volta.

Gestite le vostre operazioni con Furious

Esaminiamo alcuni aspetti della gestione delle operazioni con Furious:

Business

Con Furious, impostate il vostro canale di vendita in più fasi. Aggiungete l’importo previsto per ogni accordo, la ponderazione e altre informazioni chiave relative a ogni nuovo progetto o potenziale cliente. In questo modo il responsabile operativo dell’agenzia avrà un’idea delle risorse da allocare nelle settimane e nei mesi successivi. E programmerà le riunioni per sincronizzarle con lo sviluppo del business.

Progetti e pianificazione

Con il project manager di Furious potete creare tutti i flussi di lavoro che desiderate. Organizzate i vostri progetti di conseguenza. Programmate gli eventi da allegare e potrete così automatizzare facilmente una parte della vostra attività.

Furious offerta anche la possibilità di creare cartelle di lavoro. Potete creare una cartella per i progetti tecnici, un’altra per i progetti di comunicazione, un’altra ancora per gli studi, ecc.

Troverete anche avvisi in tempo reale in caso di nuovi incarichi.

I tre pilastri della gestione delle risorse in Furious sono:

• Bilanciare i carichi di lavoro dei dipendenti e determinare in tempo reale la loro disponibilità per i prossimi giorni, settimane e mesi. Furious avvisa automaticamente le persone interessate in caso di sovraccarico di lavoro sul profilo o di superamento del budget per il progetto.
• Anticipare la necessità di competenze, materiali o siti.
• Gestione delle ferie

Una parte importante della gestione degli orari dei collaboratori consiste nel disporre di un sistema di monitoraggio e gestione dei permessi o del telelavoro. Avviso automatico da parte del manager, convalida con un solo clic.

Una volta approvate in Furious, le richieste di ferie o telelavoro vengono automaticamente integrate nei piani di lavoro.

Pannelli decisionali

Furious incrocia tutti i dati provenienti da varie fonti: stipendi, costi generali, tracciamento del tempo, spese, tassi di occupazione, budget, competenze disponibili, ecc. per estrarre dei pannelli decisionali.

Per la gestione delle operazioni, è possibile utilizzare un pannello predefinito con i widget di reporting ritenuti più rilevanti. Oppure potete creare i vostri pannelli personalizzati con tutti i parametri che desiderate.

Questi pannelli possono naturalmente essere condivisi, scaricati e stampati 🙂

È possibile anche inviare avvisi automatici e periodici, in modo da alleggerire un po’ il vostro carico mentale!

Fatturazione

Con Furious non è necessario copiare e incollare i dati dallo strumento di gestione aziendale al software di fatturazione.

Furious vi permette di generare fatture con un semplice clic, di automatizzare l’invio e i promemoria e di eliminare il rischio di errore umano durante la fatturazione mensile.

Infatti, vi abbiamo dato i nostri consigli su come spendere meno tempo per fatturare il tempo speso!

E se utilizzate un tariffario, è ancora più veloce!

Gestite le vostre operazioni con Furious

L’aumento dei margini di profitto dell’azienda è solo uno dei tanti vantaggi di una buona gestione delle operazioni. Con una pianificazione ottimizzata e una visione chiara delle esigenze e dei rischi, si creano le basi per un migliore processo decisionale e quindi un futuro migliore per la vostra azienda.

Richiedete una demo con il team Success e scoprite come trarre il massimo vantaggio da Furious!