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Operation Manager: come gestire al meglio il business e i team?

Gestione delle operazioni: 3 parole, un vasto programma!

Per gestire con successo un’agenzia o una software house redditizia, che conti 20 o 100 dipendenti, che sia specializzata in marketing, pubblicità o sviluppo web, la gestione efficiente delle operazioni è una questione di estrema importanza.

Se per alcuni la gestione delle operazioni di un’agenzia equivale alla gestione dei progetti, è importante capire che, in realtà, si tratta di fornire servizi nel modo più efficiente possibile. 

In altre parole, una gestione operativa di successo deve avere un impatto positivo sulla redditività della tua azienda. Se così non è, significa che stai facendo qualcosa di sbagliato.

Come strumento di gestione end-to-end, abbiamo constatato che un software di gestione aziendale può migliorare notevolmente l’efficienza aziendale (ma non solo!).

Scorri per scoprire come gestire al meglio il business e i team.

Qual è il ruolo dell’Operation Manager?

In un mondo ideale, l’Operation Manager ha generalmente studiato in prestigiose università di economia o ingegneria, oppure ha seguito una formazione universitaria con specializzazioni brillanti, ma i ruoli e le responsabilità variano a seconda del settore in cui si opera.

Ad esempio, se lavori come Operation Manager in una fabbrica che produce pasta, probabilmente ti occuperai maggiormente dell’efficienza delle macchine e solo una parte minore del lavoro consisterà nel bilanciare il carico di lavoro degli operai.

La risposta corta è: dipende!

La risposta lunga sarebbe: il suo compito principale sarà quello di gestire la pianificazione delle risorse, l’organizzazione del lavoro e comunicare con la direzione generale e finanziaria.

Il COO (Chief Operating Officer) è un elemento fondamentale per la corretta gestione dell’azienda. La sua azione è fondamentale anche per le HR. Se lavora in un’organizzazione di grandi dimensioni, si troverà a stretto contatto con i Project Manager e gli Account Manager per garantire il successo dei progetti, bilanciando i carichi di lavoro in base alle competenze, alle scadenze e ai budget.

L’ Operation Manager è una sorta di Project Manager?

L’Operation Manager è responsabile quotidianamente di gestire e migliorare l’efficienza complessiva dell’azienda. Ecco alcune delle sue responsabilità e ruoli chiave:

  • Pianificazione delle risorse a livello strategico e decisioni importanti sulla gestione delle risorse.
  • Elaborazione, implementazione e revisione delle procedure operative.
  • Supervisione affiancata dai Project Manager sull’utilizzo delle risorse, budget, redditività e altri indicatori chiave delle performance aziendali.
  • Reporting alla direzione generale.
  • Garantire che tutti i collaboratori registrino il loro tempo dedicato.
  • Assistere il team delle risorse umane nella selezione e promozione di una cultura che favorisce le migliori performance.

Inoltre, la maggior parte degli Operation Manager deve possedere un buon mix di competenze analitiche e sociali, quali:

  • Eccellenti abilità di comunicazione e relazioni interpersonali.
  • Competenze analitiche che consentono di trasformare i dati in decisioni informate.
  • Capacità di rimanere calmi e concentrati sotto pressione.

Concentriamoci sulle attività più importanti:

1. Pianificare le risorse

Come responsabile delle operazioni, non puoi elaborare una pianificazione di risorse di qualità senza comprendere le esigenze del progetto. Lavorerai con i Project Manager per determinare chi e quando lavorerà su quel progetto. ​​I Project Manager faranno una stima dei tempi e valuteranno la disponibilità dei team.

2. Monitorare l’evoluzione del progetto

Anche se gestire le operazioni non equivale gestire i progetti, dovrai comunque fare il punto con i Project Manager per rispondere alle seguenti domande: quali sono i dettagli e gli esiti? Quali consegne entro quali scadenze? E così via.

Ancora più essenziale è tenere sotto controllo lo sviluppo dei progetti quando i colleghi si assentano improvvisamente per malattia o ferie, o nel caso di modifiche nel perimetro del progetto, eventi che possono verificarsi anche nella #agencylife.

3. Monitorare i tempi e i costi

Vendete il vostro tempo in cambio di denaro. La gestione del tempo include quindi il monitoraggio dei costi, ovvero la supervisione dei budget in collaborazione con i Project Manager. Le risorse che hai scelto per lavorare su determinati progetti sono efficienti? Come può influire ciò sulla redditività?

Il rispetto delle scadenze è – per impostazione predefinita – non negoziabile, anche se sappiamo tutti quanto spesso le cose possano andare diversamente. Affinché i clienti siano soddisfatti e i progetti siano redditizi, è essenziale monitorare come viene speso il tempo dell’azienda.

4. Collaborare con le HR per le esigenze di assunzione e la gestione dei permessi

Con un regolare monitoraggio del tempo dedicato a ciascun progetto, diventa molto più semplice collaborare con le HR e prendere decisioni di assunzione basate su dati concreti, soprattutto se alcuni progetti richiedono ore aggiuntive dai tuoi collaboratori.

5. Report alla direzione

Il monitoraggio del tempo non è solo utile per le assunzioni. I dati in tempo reale provenienti dai tempi delle diverse aree, – insieme all’integrazione dei costi generali e di altre spese nei KPI di redditività – aiutano la direzione nel prendere decisioni tempestive e prevedere le necessità future. Sarai in grado di identificare quando è opportuno aumentare le tariffe, incrementare i budget o concedere sconti ai clienti. Inoltre sfrutterai i dati per ottimizzare la gestione operativa nel tempo.

Anche in questo caso, il modo di gestire le operazioni varia in base alle dimensioni e al tipo di azienda in cui lavori. Allo stesso modo, le principali tensioni e sfide sono diverse da un’agenzia all’altra. Tuttavia, abbiamo comunque affrontato i tre punti più comuni.

Gestione delle operazioni – Best practices

1. Sii onesto con i collaboratori e i clienti

Definisci degli obiettivi per i tuoi collaboratori e i tuoi clienti e sii realista riguardo ai tempi. Prima di avviare un nuovo progetto, assicurati di prevedere un margine di tempo extra. Questo permetterà ai team di produrre un lavoro di qualità.

2. Chiedi regolarmente ai colleghi aggiornamenti sul carico di lavoro

Entra in contatto con i Project Manager e i collaboratori su base quotidiana o settimanale per seguire l’avanzamento dei progetti e capire come ottimizzare la pianificazione delle risorse.

3. Prenditi del tempo per la revisione contabile

Nel campo della gestione operativa, è importante effettuare regolarmente delle verifiche dopo la conclusione di un progetto. Dedica del tempo per migliorare i processi e le procedure organizzative. Cosa è andato bene? Cosa non ha funzionato? Cosa avresti potuto fare in modo diverso? 

È fondamentale prenderti il tempo di valutare cosa può essere migliorato per la prossima volta.

Gestisci le operazioni con Furious

Focalizziamoci su alcuni aspetti della gestione delle operazioni con Furious:

Business

Con Furious, personalizza il processo di vendita per fasi. Inserisci l’importo probabile per ogni affare, la ponderazione e altre informazioni legate a ciascun nuovo progetto o  potenziale cliente. Ciò consente al direttore operativo dell’agenzia di avere una  visione delle risorse da allocare nelle settimane e nei mesi a venire.

Progetti e pianificazione

Grazie al modulo Progetti di Furious, puoi creare quante sequenze di lavoro desideri. Organizza i tuoi progetti di conseguenza, programma gli eventi da associare e sarai in grado di automatizzare una parte del tuo business in modo semplice.

Furious offre anche la possibilità di creare un modulo ToDo: per i progetti tecnici, di comunicazione, per gli studi, ecc… 

Riceverai in tempo reale avvisi di nuovi compiti.

I tre pilastri della gestione delle risorse in Furious sono:

  • Bilanciare i carichi di lavoro e vedere in tempo reale chi ha quale disponibilità nei giorni, settimane, mesi a venire. Furious avvisa automaticamente le persone interessate in caso di sovraccarico sul profilo o di spese fuori budget per il progetto.
  • Anticipare le esigenze di competenze, attrezzature o luoghi.
  • Gestire le ferie
  •  

Una grande parte della gestione degli orari dei colleghi consiste nel disporre di un sistema per monitorare e gestire le ferie o il lavoro da remoto. Il Manager riceve automaticamente un avviso e può approvare con un clic.

Una volta che le richieste di ferie o di smart working sono approvate in Furious, vengono automaticamente integrate negli orari di lavoro.

Dashboard decisionali

Furious integra tutte le informazioni provenienti da varie fonti: stipendi, costi generali, monitoraggio del tempo, spese, tassi di occupazione, budget, competenze disponibili, ecc., per creare dashboard decisionali.

Per la gestione delle operazioni, puoi utilizzare una dashboard predefinita con i widget di report che abbiamo considerato più rilevanti, oppure crearne altre personalizzate con i parametri che desideri.

Queste dashboard sono condivisibili, scaricabili, stampabili, ma sono possibili anche notifiche automatiche e ricorrenti, per alleggerire ulteriormente il tuo carico mentale!

Fatturazione

Con Furious, non hai bisogno di copiare e incollare i dati dal tuo strumento di gestione aziendale al software di fatturazione.

Furious ti consente di generare fatture con un clic, automatizzare invii e solleciti ed eliminare così il rischio di errori umani durante la fatturazione mensile.

Abbiamo anche condiviso i nostri tips su come ridurre i tempi di fatturazione!

E se utilizzi tariffe predefinite, è ancora più veloce!

L’aumento dei margini di profitto dell’azienda è solo uno dei tanti vantaggi di una buona gestione delle operazioni. Con una pianificazione ottimizzata e una visione chiara delle esigenze e dei rischi, si creano le basi per un migliore processo decisionale e quindi un futuro migliore per l’azienda.

Gestisci le operazioni con Furious

L’aumento dei margini di profitto dell’azienda è solo uno dei tanti vantaggi di una buona gestione delle operazioni. Con una pianificazione ottimizzata e una visione chiara delle esigenze e dei rischi, si creano le basi per un migliore processo decisionale e quindi un futuro migliore per l’azienda.

Richiedi una demo con il team Success e scopri come trarre il massimo vantaggio da Furious!

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