Ultrapassagem de prazos, explosão de orçamentos, insatisfação dos clientes… Como gestor de projeto, uma má gestão de projeto em empresas de TI pode ter consequências desastrosas para a empresa.
Segundo um estudo do Project Management Institute (PMI), cerca de 11,4% dos projetos falham completamente devido a uma gestão ineficaz. Num setor onde os requisitos técnicos são complexos e as margens de manobra reduzidas, uma gestão rigorosa não é uma opção, mas uma necessidade.
Está a perguntar-se por onde começar? Descubra as três primeiras etapas para o conseguir.
As 3 primeiras etapas
Definir objetivos claros
Antes de mergulhar na ação, estabeleça bases sólidas. Defina objetivos precisos que orientarão cada etapa do seu projeto.
Estes objetivos não são simplesmente caixas para marcar: eles concentram a equipa no essencial e evitam distrações. Quando todos sabem para onde vão, as hipóteses de sucesso disparam.
Coordenar as suas equipas e recursos
Uma coordenação eficaz das equipas e dos recursos faz toda a diferença entre um projeto que avança e um que estagna. Distribua as tarefas de forma estratégica para que cada membro da equipa utilize as suas competências onde elas mais importam.
Planeie as fases do projeto, antecipe os riscos, e mantenha-se flexível face aos imprevistos. Quando tudo está bem alinhado, o seu projeto tem todas as hipóteses de decorrer sem problemas.
Utilizar as ferramentas de gestão adequadas
Não complique a sua vida: utilize as ferramentas. adequadas. Soluções como Furious centralizam todas as informações do projeto, automatizam as tarefas repetitivas e permitem-lhe acompanhar o progresso em tempo real.
Quer que todos estejam na mesma página? Utilize uma ferramenta que facilite a comunicação entre as partes interessadas e garanta que o seu projeto permanece no caminho certo do início ao fim.
Agile, Scrum, Kanban, Lean... escolher a metodologia certa
Agile VS Scrum para projetos informáticos
Quando se trata de projetos informáticos, escolher entre Agile e Scrum pode parecer complicado. Agile oferece-lhe uma abordagem flexível com ciclos curtos chamados “sprints”, ideais para se adaptar ao feedback das partes interessadas. É perfeito para uma equipa que precisa de colaborar estreitamente e reagir rapidamente às mudanças.
Por outro lado, Scrum é uma versão estruturada do Agile. Com sprints de duas a quatro semanas, Scrum guia-o através de fases de planeamento, realização, revisão e retrospetiva, garantindo uma melhoria contínua em cada etapa.
Kanban VS Lean para otimizar os processos
Quando se trata de otimizar os seus processos e reduzir desperdícios, dois métodos destacam-se: Kanban e Lean.
- Kanban: Com o seu quadro visual, Kanban permite-lhe acompanhar o progresso das tarefas num relance. Este método oferece uma gestão fluida e adaptável, ideal para manter o controlo sobre os projetos em tempo real.
- Lean: Por seu lado, Lean concentra-se na eliminação de ineficiências e na otimização dos recursos. O seu objetivo é maximizar o valor acrescentado para o cliente, reduzindo os desperdícios em cada etapa do projeto.
O nosso conselho Furious?
Combinar estas metodologias permite aproveitar as suas respetivas vantagens.
Por exemplo, estruture os seus sprints com Scrum para manter um quadro claro, e depois utilize Kanban para visualizar as tarefas dentro de cada sprint.
As ferramentas indispensáveis para uma gestão eficaz
As 3 vantagens dos softwares de gestão
Utilizar um software de gestão de projeto simplifica a sua vida em várias frentes:
- Centralização das informações: Todos os dados do seu projeto são agrupados num único local, o que facilita a comunicação e a colaboração entre as equipas. Isto reduz os erros e alinha todas as partes interessadas nos mesmos objetivos.
- Automatização das tarefas: As tarefas repetitivas são automatizadas, fazendo-o ganhar tempo e reduzindo os erros humanos. Assim, pode concentrar-se nos aspetos estratégicos dos seus projetos.
- Acompanhamento em tempo real: Pode acompanhar o progresso dos projetos em tempo real, identificar rapidamente os problemas e ajustar os seus planos em conformidade. Esta visibilidade permite-lhe tomar decisões proativas.
Furious: uma solução tudo-em-um
Na gestão de projeto em empresas de TI, Furious destaca-se como uma solução completa que centraliza as informações, automatiza as tarefas, e assegura uma coordenação fluida.
Com Furious, pode:
- Acompanhar o progresso dos seus projetos graças a painéis de controlo intuitivos.
- Gerir os seus recursos de forma otimizada, atribuindo as tarefas certas às pessoas certas.
- Planear eficazmente com ferramentas avançadas de planeamento.
- Facilitar a comunicação entre os membros da equipa e com os clientes, centralizando todas as interações e documentos relacionados com o projeto.
Em resumo, Furious é uma plataforma integrada que ajuda as empresas de TI a gerir os seus projetos de forma mais eficaz, reduzindo os riscos e aumentando as hipóteses de sucesso.
Superar os desafios na gestão de projetos
Fluidificar a comunicação e a colaboração dentro da equipa
Os seus projetos sofrem de mal-entendidos ou atrasos? Certifique-se de que a sua equipa dispõe de canais de comunicação claros e abertos como Furious para trocar informações, resolver problemas, e coordenar as tarefas.
- Reuniões regulares: Faça um ponto de situação regularmente sobre o progresso e os obstáculos.
- Ferramentas de comunicação: Acelere as trocas com plataformas instantâneas.
- Documentos partilhados: Centralize todas as informações para um acesso fácil por toda a equipa.
Respeitar os prazos e os orçamentos
Os prazos que explodem e os orçamentos que derrapam são os pesadelos de qualquer gestor de projeto. Com o método correto de gestão de prioridades, pode manter o controlo do seu projeto e minimizar os imprevistos:
- Estabeleça prazos realistas: Tenha em conta os imprevistos e preveja margens de manobra.
- Monitorize o orçamento em tempo real: Utilize ferramentas de acompanhamento como Furious para ajustar as previsões quando necessário.
- Antecipe os riscos: Identifique as armadilhas potenciais desde o início e prepare planos de ação para as contornar.
Utilizar ferramentas de acompanhamento em tempo real
Imagine descobrir um excesso de orçamento ou um atraso crítico demasiado tarde para reagir eficazmente. Sem uma visibilidade em tempo real, estes problemas podem escapar ao seu controlo. É aqui que ferramentas como Furious fazem toda a diferença. Permitem-lhe acompanhar o progresso dos projetos instantaneamente, identificar os desvios assim que ocorrem, e tomar decisões informadas. Mantém-se no controlo do projeto ajustando as suas estratégias no momento certo.
O caso da agência Pop for you
Pop for you, uma agência especializada em campanhas de marketing inovadoras, utiliza Furious desde 2021 para otimizar a gestão dos seus projetos. Caroline Vignand Olivier, fundadora e diretora, explica como Furious transformou a sua forma de trabalhar.
Antes do Furious, Pop for you debatia-se com uma gestão fragmentada e aproximada. Após a sua adoção, a agência beneficia de uma gestão integrada, precisa e otimizada, melhorando tanto a produtividade como a rentabilidade.
Com Furious, a agência conseguiu:
- Centralizar as informações: Todos os dados estão agora acessíveis num único local, simplificando a comunicação e a coordenação.
- Melhorar o planeamento: A gestão dos horários tornou-se mais precisa graças a uma visão geral do “pipeline de vendas” e à capacidade de probabilizar facilmente os projetos.
- Ganhar tempo: Furious permitiu economizar cerca de 5 horas por semana, reinvestidas em tarefas de elevado valor acrescentado.
- Antecipar e otimizar o staffing: Uma melhor antecipação dos recursos transformou o staffing, tornando a agência mais reativa e eficiente.
Porque escolher o Furious?
Como gestor de projeto, precisa de ferramentas poderosas para gerir as suas responsabilidades. Furious oferece-lhe painéis de controlo intuitivos, ferramentas de planeamento avançadas, e atualizações em tempo real para respeitar os seus prazos. Com opções de partilha fluidas entre todas as partes interessadas, Furious é a solução ideal para garantir o sucesso dos seus projetos.
Não deixe mais os seus projetos derrapar. Teste Furious hoje e descubra como a nossa ferramenta pode garantir o sucesso dos seus projetos informáticos.
