Diriger une agence, c’est un peu comme piloter un avion : il ne suffit pas d’avoir les mains sur le manche, encore faut-il lire les bons instruments au bon moment. Et en matière de staffing, les turbulences ne préviennent jamais. Heureusement, quelques KPIs bien choisis permettent d’anticiper les trous d’air avant que l’équipage ne panique.
Voici les 7 indicateurs clés à suivre pour garder votre trajectoire sous contrôle… et éviter de devoir recruter un parachutiste en urgence.
1. Taux d’occupation (ou de charge)
Pourquoi c’est crucial : c’est LE thermomètre de votre activité. Trop bas ? Vos ressources sont sous-utilisées. Trop haut ? Vous frôlez le burn-out collectif.
À suivre de près :
- En dessous de 65 %, vos équipes risquent de s’ennuyer… ou de partir.
- Au-dessus de 85 %, attendez-vous à une montée des tensions, des erreurs, voire des départs.
Le bon réflexe : suivez ce KPI par profil, par pôle et par individu. Et posez-vous la question : « Ai-je assez de ressources disponibles pour répondre à la prochaine demande client sans casser mon équipe ? »
2. Taux de staffing prévisionnel
C’est le petit frère du taux d’occupation, mais avec une boule de cristal. Il vous indique si vos équipes seront bien occupées… dans 1, 2 ou 3 mois.
Pourquoi c’est stratégique : anticiper, c’est gagner. Un planning qui se remplit progressivement, c’est une agence qui dort tranquille.
Objectif idéal : un taux prévisionnel supérieur à 70 % à 3 semaines, et 50 % à un mois. Sinon, il est temps de remettre un coup de collier commercial ou de préparer un plan d’optimisation interne.
On commence à suivre la criticité des projets et à visualiser facilement les dépassements. C’est précieux pour réagir vite.
3. Périodes d’intercontrats
Derrière ce mot à rallonge se cache un coût silencieux. Une ressource sans mission, c’est un talent qui stagne… et une ligne de coût qui grimpe.
À surveiller :
- Durée moyenne des intercontrats
- Fréquence par profil
- Coût mensuel global
Le bon KPI à viser : maintenir une durée moyenne d’intercontrat inférieure à 5 jours. Au-delà, le risque est double : démotivation côté collaborateurs, pression côté rentabilité.
4. Taux de turnover sur les profils clés
On vous le dit souvent : un bon consultant est dur à trouver… et très facile à perdre. Un turnover élevé sur vos experts ou vos chefs de projet, c’est un signal d’alerte rouge.
Ce que ça dit de votre agence :
- Votre organisation est-elle soutenable ?
- Offrez-vous assez de visibilité et de perspectives ?
À viser : un turnover inférieur à 10 % par an sur les profils stratégiques. Au-delà, posez-vous la question : « Pourquoi partent-ils… et pourquoi restent-ils ? »
5. Taux de polyvalence des équipes
Un profil capable d’intervenir sur plusieurs types de missions, c’est un peu comme un couteau suisse en période de rush : vital.
Ce que ça mesure : votre capacité à repositionner rapidement une ressource en cas d’urgence ou de changement de scope client.
KPI malin : % de collaborateurs ayant travaillé sur au moins 2 typologies de missions au cours des 6 derniers mois.
Objectif : favoriser une agilité réelle, pas seulement déclarative. Parce que non, tout le monde ne peut pas « donner un coup de main sur le branding » du jour au lendemain.
6. Temps moyen entre une demande client et l’affectation d’une ressource
Votre réactivité, c’est un avantage concurrentiel. Ou un cauchemar logistique.
Pourquoi c’est parlant :
- Plus le délai est long, plus vous ratez des opportunités.
- Plus il est court, plus vous êtes en tension… ou bien organisé.
À viser : un délai inférieur à 5 jours ouvrés pour les demandes standard. Pour les profils rares, le délai peut s’étirer, mais pas sans justification claire.
7. Taux d’adéquation profil / mission
Un indicateur souvent sous-estimé, et pourtant capital : affecter une ressource, c’est bien. L’affecter au bon projet, c’est mieux.
Comment le mesurer :
- Feedback post-mission
- Évaluation par le client
- Auto-évaluation de la ressource
Pourquoi c’est stratégique : un mauvais match peut vous coûter cher en satisfaction client, motivation interne et qualité livrable.
On a un cockpit, un GPS et un copilote garde-fou. C’est parfait pour piloter notre activité en amont, pas juste en urgence.
En résumé : pilotez avant la panne sèche
Les problèmes de staffing ne tombent pas du ciel : ils s’installent petit à petit, souvent dans les angles morts. Suivre ces KPIs, c’est comme allumer les phares avant un virage serré.
Un bon tableau de bord vous permet de :
- Prioriser vos actions RH et commerciales
- Anticiper les creux ou les pics d’activité
- Mieux répartir la charge pour préserver l’énergie de vos équipes
Et si vous avez l’impression que vos fichiers Excel sont plus épuisés que vos consultants… il est peut-être temps d’investir dans un vrai copilote.
Faites le choix d’un outil pensé pour les agences
Chez Furious, on sait qu’un bon pilotage des ressources commence par une vision claire, centralisée et actionnable. Notre plateforme vous permet de suivre en temps réel tous ces KPIs, de détecter les tensions à venir et d’agir avant qu’il ne soit trop tard.
Curieux de voir comment ça fonctionne ? Demandez une démo personnalisée : vous verrez, vos équipes vous diront merci (et votre DAF aussi).
