Kurz gesagt
- Rasantes Wachstum: Von 0 auf über 50 Mitarbeiter in 4 Jahren.
- Jährliches Wachstum von 50 %, mit der Einstellung von 22 Personen pro Jahr.
- Zusammenarbeit mit Unternehmen von 10 bis 100 Mitarbeitern (90 % der Neukunden werden durch Mundpropaganda gewonnen).
- Furious ermöglichte die effiziente Bewältigung der schnellen Expansion bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung eines qualitativ hochwertigen Services.
- Nachhaltige Entwicklung dank optimiertem Management über Furious.
Anfängliche Herausforderungen & Ziele
Angesichts eines schnellen Wachstums, von 0 auf 55 Mitarbeiter in vier Jahren, spürte die SMASH Group die Notwendigkeit, ihr Zeitmanagement zu optimieren und ihre Tools zu zentralisieren, um die ihren Kunden gebotene Servicequalität aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Zeitüberschreitungen sowie potenzielle zusätzliche Personalbedarfe flexibel zu antizipieren.
Ihr Hauptziel
- Verbesserung der Transparenz und des Zeitmanagements der Teams um Arbeitsüberlastung zu vermeiden und die Rentabilität zu optimieren.
Ihre sekundären Ziele
- Besser planen können
- Konkrete Metriken für Kunden bezüglich der projektebezogenen Zeit liefern.
Wer sind sie?
- Beratungsunternehmen, geteilte Teilzeitfunktionen (HR, Recht, Finanzen)
- Frankreich – Paris / Marseille
- Gegründet 2018
- 55 Mitarbeiter (+22 Mitarbeiter pro Jahr)
Ergebnisse mit Furious
— Klare Transparenz
Beim Personal, der Planung, der pro Kunde aufgewendeten Zeit in 2 Klicks.
— 1 einziges Tool
Zum Management von Projekten und Mitarbeiterverfügbarkeiten (Von 0 auf 50 Mitarbeiter in 4 Jahren) sowie zur Steuerung des Umsatzes / der Marge
— Eine Ansicht der wesentlichen KPIs
Dynamisch, mit der Möglichkeit, Daten zu überwachen und zu sichern
Vor Furious
Vor der Integration von Furious arbeitete SMASH hauptsächlich mit Excel-Dateien, um die Arbeitszeit zu verfolgen und administrative Aufgaben zu verwalten. Obwohl praktisch, fehlte dieser Methode ernsthaft an Dynamik und sie ermöglichte keine Echtzeit-Ansicht der Arbeitslast der Teams. Das Ergebnis: eine allgemeine Ineffizienz im Projektmanagement und ein Mangel an Flexibilität, der sich besonders in einem Kontext starken Wachstums schmerzlich bemerkbar machte. Jean-Baptiste, Mitbegründer von SMASH, erzählt uns:
Wir sind vom Mittelalter ins digitale Zeitalter gewechselt. Mit der Einführung von Furious sind wir in ein viel dynamischeres Zeitalter eingetreten, das auch Monitoring und natürlich Datensicherheit bietet.
SMASH hatte klare Ziele: antizipieren, planen und besser besetzen, den Stress der Teams reduzieren aufgrund von Arbeitsüberlastung und sicherstellen, dass jede geleistete Minute korrekt erfasst und zugeordnet wird, um die Rentabilität zu optimieren.
Die Geschäftsleitung wollte auch sicherstellen, dass die Teams selbst ihre zukünftige Arbeitslast sehen und planen können (einer der Schlüssel, um unangenehme Überraschungen und Verzögerungen zu vermeiden).
Nach Furious
Die Integration von Furious hat mehrere Probleme bei SMASH gelöst.
Echtzeit-Überwachung
Diese Funktion war entscheidend für SMASH, das sicherstellen wollte, dass seine Teams nicht überlastet werden, potenzielle Neueinstellungen noch vor der Unterzeichnung neuer Kunden antizipieren und ihre Aufgaben optimal planen können. Jean-Baptiste erklärt:
Jean-Baptiste Cousin, Mitbegründer von SMASH
Wir überwachen die Zeit dank Furious sehr präzise, zunächst, um sicherzustellen, dass wir sie nicht überlasten und in Stresssituationen bringen.
Planung und Aufgabenverteilung
Zusätzlich zur Echtzeit-Überwachung wurden detaillierte Team- und Projektpläne eingeführt. Dank dieser geteilten Pläne und der automatischen Erinnerungen, die für bestimmte Aktionen konfiguriert wurden (Aufgabenerinnerung, Rechnungsstellung, Urlaubszeit usw.), wurden die Aufgabenverteilung und die Antizipation von Arbeitsspitzen erheblich verbessert.
Es gibt nichts Schlimmeres, als nicht zu wissen, wie und woran man in Zukunft arbeiten wird. Daher ist dies auch eine Planungsherausforderung.
Tracking in 2 Klicks und einfache Steuerung für die Geschäftsleitung
Die Geschäftsleitung der SMASH Group stand vor einem anhaltenden Problem des Mangels an Transparenz darüber, was wirklich in den Teams geschah, insbesondere angesichts des schnellen Teamwachstums. Dieses Problem wurde durch die Einführung von Furious gelöst.
Mit Furious wurde es möglich, die Leistungen und Arbeitslasten der Teams mit nur wenigen Klicks zu verfolgen, was eine präzisere und effizientere Steuerung ermöglicht. Die Geschäftsleitung kann nun in Echtzeit sehen, wo die Projekte stehen, welche Teams überlastet sind und wo Anpassungen erforderlich sind, was eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung erleichtert.
Die 3 Lieblingsfunktionen von Jean-Baptiste
Funktion #1: Der Projektfortschritt
Meine erste Lieblingsfunktion ist das kleine Widget zum Bewegen des Cursors, das es ermöglicht, seine Zeit auf spielerische Weise zu erfassen, mit einer Makroansicht über alle Projekte.
Diese Funktion macht die Zeiterfassung für die Teams einfach und ansprechend, was die Akzeptanz und Nutzung des Tools verbessert und indirekt eine erhöhte Transparenz über den Rentabilitätsstatus pro Projekt ermöglicht. Der Beweis im Bild:
Dieses Widget ermöglicht es Benutzern, einfach und schnell die projektebezogene Zeit zu erfassen. – genauer gesagt den Fortschrittsstatus pro Projekt, der eine klare und intuitive Übersicht für jedes einzelne bietet: Sind Sie im Verzug? Müssen Sie die Rechnungsstellung starten? Die verkaufte Zeit hinzufügen? Automatische Benachrichtigungen können dort auch konfiguriert werden.
Funktion #2: Die Teampläne
Die zweite Funktion, die ich sehr schätze, ist die gesamte Makroansicht des Unternehmens, also die Teampläne, um diese Makroansicht darüber zu haben, wie viele Tage besetzt wurden, wie viel Urlaubszeit genommen wurde usw.
Diese globale Planungsansicht ermöglicht ein effizientes Personalmanagement und eine bessere Antizipation des Personalbedarfs. Die Teampläne erleichtern die Aufgabenverteilung und Projektorganisation und stellen sicher, dass die Arbeitslasten ausgeglichen sind und die Ziele koordiniert erreicht werden.
Funktion #3: Die Zuordnung pro Person
Es gibt eine dritte, die ich sehr mag, die sich „Zuordnung pro Person“ nennt, die es ermöglicht, eine Art wirtschaftliche Realität festzustellen, sobald abgerechnet wurde, nämlich von der gesamten verfügbaren Zeit, wie viel Zeit ich abgerechnet habe und wie viel Zeit ich nicht abgerechnet habe.
Diese Funktion ermöglicht es, genau die Zeitnutzung jedes Mitarbeiters zu verfolgen, die abgerechnete Zeit mit der gesamten verfügbaren Zeit zu vergleichen und Abweichungen zu erkennen. Dies hilft, Ineffizienzen zu identifizieren und die Rechnungsstellung zu optimieren, wobei sichergestellt wird, dass die Mitarbeiterzeit rentabel genutzt wird.
Ergebnisse
Die Auswirkungen von Furious auf SMASH waren sofort und signifikant. Das Unternehmen stellte eine deutliche Verbesserung der Zeiterfassung pro Projekt fest und konnte die Einstellung von Mitarbeitern abhängig von Zeiten hoher Arbeitslast oder der Unterzeichnung neuer Kunden, die betreut werden müssen, genauer antizipieren. Jean-Baptiste erklärt:
Der Wechsel zu Furious war offensichtlich. Sowohl um uns zu ersparen, zu viel Zeit damit zu verbringen, zu verstehen, was in den Teams geschah, als auch für die Teams, damit sie Transparenz über ihre Arbeitslast haben.
Schließlich, auf Seiten der Teams, ist es ein voller Erfolg — trotz einiger „Reibereien“ bei der Implementierung des Tools: sie profitieren von einer erhöhten Vorhersehbarkeit ihrer Arbeitslast, was es ihnen ermöglicht, ihre Woche besser zu organisieren und Verzögerungen zu vermeiden.
Dank dieser Lösung hat SMASH sein Zeitmanagement transformiert, von einer manuellen und statischen Überwachung zu einem dynamischen und proaktiven Management. Diese Transformation hat Fehler und Verzögerungen in Projekten reduziert und so die Kundenzufriedenheit und das Wohlbefinden der Teams verbessert.
Augustin Marcotte, Mitbegründer von SMASH
Heute können wir dank Furious unsere Leads gut verfolgen, die konvertierten Leads, die Interessenten, die wir in der Pipeline haben, die Konversionszeit des Interessenten (...), das hat uns geholfen, Fortschritte zu machen und genau zu analysieren, warum wir den einen oder anderen Lead verloren haben und unsere Leistungen zu verstehen.
Schulung & Begleitung
Um eine erfolgreiche Einführung des Tools zu gewährleisten, haben wir alles gegeben! Zuerst haben wir Schulungssitzungen ultradynamische Schulungssitzungen organisiert, um alle Funktionen und Vorteile unseres Tools zu zeigen. Und das ist noch nicht alles! Wir bieten kontinuierlichen technischen Support damit, selbst wenn ein Problem auftaucht, es schnell gelöst wird.
Aber das ist noch nicht alles. Wir bleiben in regelmäßigem Kontakt mit SMASH, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft und um ihr Feedback zu berücksichtigen. Schließlich können wir dank dieses Feedbacks weiterhin unser Tool verbessern und noch leistungsfähiger machen.
