Der Wechsel von Excel zu Furious: Die Entscheidung der SMASH Group zur Unterstützung ihres Wachstums
Geprüfter Autor
3. Juni 2024
Kurz gesagt
- Rasantes Wachstum: von 0 auf über 50 Mitarbeiter in 4 Jahren.
- Ein jährliches Wachstum von 50 % bei einer Einstellung von 22 Mitarbeitern pro Jahr.
- Zusammenarbeit mit Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern (90 % der Neukunden werden durch Mundpropaganda gewonnen).
- Dank Furious gelang es, das rasante Wachstum effizient zu bewältigen und gleichzeitig einen hochwertigen Service aufrechtzuerhalten.
- Nachhaltiges Wachstum dank optimierter Verwaltung über Furious.
Anfängliche Herausforderungen und Ziele
Angesichts eines rasanten Wachstums – von 0 auf 55 Mitarbeiter innerhalb von vier Jahren – erkannte die SMASH Group die Notwendigkeit, ihr Zeitmanagement zu optimieren und ihre Tools zu zentralisieren, um die Servicequalität für ihre Kunden aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Zeitüberschreitungen sowie den potenziellen Bedarf an zusätzlichem Personal zu antizipieren, das flexibel eingesetzt werden kann.
Ihr Hauptziel
- Verbesserung der Transparenz und des Zeitmanagements der Teams, um Arbeitsüberlastung zu vermeiden und die Rentabilität zu optimieren.
Ihre sekundären Ziele
- Besser planen können
- Den Kunden konkrete Kennzahlen zur pro Projekt aufgewendeten Zeit zur Verfügung stellen.
Wer sind sie?
- Beratungsunternehmen, Teilzeitstellen (Personalwesen, Rechtsabteilung, Finanzabteilung)
- Frankreich – Paris / Marseille
- Gegründet im Jahr 2018
- 55 Mitarbeiter (+22 Mitarbeiter pro Jahr)
Ergebnisse mit Furious
— Eine klare Übersicht
Personalplanung, Terminplanung und Zeitaufwand pro Kunde mit nur zwei Klicks.
— ein einziges Werkzeug
Zur Steuerung von Projekten und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter (von 0 auf 50 Mitarbeiter in 4 Jahren) sowie zur Steuerung von Umsatz und Marge
— Ein Überblick über die wichtigsten Kennzahlen
Dynamisch, mit der Möglichkeit, Daten zu überwachen und zu sichern
Vor Furious
Vor der Einführung von Furious arbeitete SMASH hauptsächlich mit Excel-Dateien, um die Arbeitszeiten zu erfassen und administrative Aufgaben zu verwalten. Diese Methode war zwar praktisch, ließ jedoch deutlich an Flexibilität zu wünschen übrig und ermöglichte keinen Echtzeit-Einblick in die Arbeitsbelastung der Teams. Das Ergebnis: eine allgemeine Ineffizienz im Projektmanagement und ein Mangel an Flexibilität, der sich besonders in einem Umfeld starken Wachstums schmerzlich bemerkbar machte. Jean-Baptiste, Mitbegründer von SMASH, berichtet:
Wir sind vom Mittelalter ins digitale Zeitalter übergegangen. Mit der Einführung von Furious sind wir in eine weitaus dynamischere Ära eingetreten, in der auch die Überwachung und natürlich die Datensicherheit eine wichtige Rolle spielen.
Jean-Baptiste Cousin
SMASH hatte klare Ziele: vorausschauend zu planen und die Personalbesetzung zu optimieren, den durch Arbeitsüberlastung verursachten Stress der Teams zu verringern und sicherzustellen, dass jede geleistete Arbeitsminute korrekt erfasst und zugeordnet wird, um die Rentabilität zu optimieren.
Die Geschäftsleitung wollte zudem sicherstellen, dass die Teams selbst ihre künftige Arbeitsbelastung einsehen und planen können (ein entscheidender Faktor, um böse Überraschungen und Verzögerungen zu vermeiden).
Nach Furious
Die Integration von Furious hat mehrere Probleme bei SMASH gelöst.
Echtzeit-Verfolgung
Diese Funktion war für SMASH von entscheidender Bedeutung, da das Unternehmen sicherstellen wollte, dass seine Teams nicht überlastet werden, potenzielle Neueinstellungen bereits vor der Unterzeichnung neuer Kundenverträge vorhersehen und ihre Aufgaben optimal planen können.
Jean-Baptiste Cousin, Mitbegründer von SMASH
Mit Furious lassen sich die Zeiten sehr genau messen, vor allem, um sicherzustellen, dass wir die Tiere nicht überlasten und sie nicht in Stresssituationen bringen.
Planung und Aufgabenzuteilung
Zusätzlich zur Echtzeit-Überwachung wurden detaillierte Zeitpläne nach Teams und Projekten erstellt. Dank dieser gemeinsam genutzten Zeitpläne und der für bestimmte Vorgänge konfigurierten automatischen Erinnerungen (Aufgabenerinnerungen, Rechnungsstellung, Urlaubszeiten usw.) konnten die Aufgabenverteilung und die Vorausschau auf Zeiten mit hoher Arbeitsbelastung erheblich verbessert werden.
Es gibt nichts Schlimmeres, als nicht zu wissen, wie man arbeiten wird und woran man in Zukunft arbeiten wird. Es ist also auch eine Frage der Planung.
Jean-Baptiste Cousin
Verfolgung mit nur zwei Klicks und einfache Steuerung für die Geschäftsleitung
Die Geschäftsleitung der SMASH Group sah sich mit einem anhaltenden Problem konfrontiert: Es fehlte an Transparenz darüber, was in den Teams tatsächlich vor sich ging, insbesondere angesichts des raschen Wachstums des Teams. Dieses Problem wurde durch die Einführung von Furious gelöst.
Mit Furious ist es nun möglich, die Leistung und die Arbeitsauslastung der Teams mit nur wenigen Klicks zu verfolgen, was eine präzisere und effizientere Steuerung ermöglicht. Die Geschäftsleitung kann nun in Echtzeit sehen, wie weit die Projekte fortgeschritten sind, welche Teams überlastet sind und wo Anpassungen erforderlich sind, was eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung erleichtert.
Verwalten Sie Ihre Teams mit nur wenigen Klicks
Die drei beliebtesten „Killing Features“ von Jean-Baptiste
Feature Nr. 1: Projektfortschritt
Meine erste Lieblingsfunktion ist das kleine Widget zum Verschieben des Cursors, mit dem man auf spielerische Weise seine Arbeitszeit erfassen kann und dabei einen Überblick über alle Projekte erhält.
Jean-Baptiste Cousin
Diese Funktion macht die Zeiterfassung für die Teams einfach und motivierend, was die Akzeptanz und Nutzung des Tools verbessert und damit auch einen besseren Überblick über die Rentabilität der einzelnen Projekte ermöglicht.
Mit diesem Widget können Nutzer schnell und einfach die pro Projekt aufgewendete Zeit erfassen – genauer gesagt den Fortschritt der einzelnen Projekte –, wodurch für jedes Projekt ein klarer und intuitiver Überblick entsteht: Liegen Sie im Rückstand? Müssen Sie die Rechnungsstellung einleiten? Die verkaufte Zeit hinzufügen? Außerdem können automatische Benachrichtigungen konfiguriert werden.
Funktion Nr. 2: Team-Dienstpläne
Die zweite Funktion, die mir sehr gut gefällt, ist der Gesamtüberblick über das System, also die Schichtpläne, um einen Überblick darüber zu erhalten, wie viele Tage bereits besetzt sind, wie viel Urlaub beantragt wurde usw.
Jean-Baptiste Cousin
Dieser Gesamtüberblick über die Dienstpläne ermöglicht ein effizientes Personalmanagement und eine bessere Vorausplanung des Personalbedarfs. Die Schichtpläne erleichtern die Aufgabenverteilung und die Projektorganisation und gewährleisten, dass die Arbeitsbelastung ausgewogen ist und die Ziele koordiniert erreicht werden.
Funktion Nr. 3: Abrechnung pro Person
Mit dieser Funktion lässt sich die Zeitaufwendung jedes einzelnen Mitarbeiters genau nachverfolgen, die abgerechnete Zeit mit der insgesamt verfügbaren Zeit vergleichen und Abweichungen erkennen. Dies hilft dabei, Ineffizienzen aufzudecken und die Rechnungsstellung zu optimieren, wodurch sichergestellt wird, dass die Arbeitszeit der Mitarbeiter gewinnbringend genutzt wird.
Ergebnisse
Die Auswirkungen von Furious auf SMASH waren unmittelbar und erheblich. Das Unternehmen verzeichnete eine deutliche Verbesserung bei der Erfassung der pro Projekt aufgewendeten Zeit und konnte den Personalbedarf in Abhängigkeit von Spitzenauslastungszeiten oder der Gewinnung neuer Kunden, die betreut werden mussten, genauer vorhersagen. Jean-Baptiste erklärt:
Der Umstieg auf Furious war eine logische Entscheidung. Zum einen, um uns nicht zu viel Zeit damit zu verbringen, die Abläufe in den Teams zu verstehen, und zum anderen, damit die Teams einen Überblick über ihr Arbeitspensum haben.
Jean-Baptiste Cousin
Was die Teams betrifft, so ist das Ergebnis durchweg positiv – trotz einiger „Reibereien“ bei der Einführung des Tools: Sie profitieren von einer besseren Vorhersehbarkeit ihrer Arbeitsbelastung, wodurch sie ihre Woche besser planen und Verzögerungen vermeiden können.
Dank dieser Lösung hat SMASH sein Zeitmanagement von einer manuellen und statischen Erfassung auf ein dynamisches und proaktives Management umgestellt. Diese Umstellung hat Fehler und Verzögerungen bei Projekten reduziert und damit die Kundenzufriedenheit sowie das Wohlbefinden der Teams verbessert.
Augustin Marcotte, Mitbegründer von SMASH
Dank Furious können wir heute unsere Leads, die konvertierten Leads, die potenziellen Kunden in der Pipeline sowie die Zeit bis zur Konvertierung eines potenziellen Kunden gut nachverfolgen (…); dies hat es uns ermöglicht, Fortschritte zu erzielen, genau zu analysieren, warum wir den einen oder anderen Lead verloren haben, und unsere Leistung besser zu verstehen.
Schulung & Betreuung
Um eine erfolgreiche Einführung des Tools zu gewährleisten, haben wir keine Mühen gescheut! Zunächst haben wir äußerst dynamische Schulungen organisiert, um alle Funktionen und Vorteile unseres Tools zu demonstrieren. Und das ist noch nicht alles! Wir bieten kontinuierlichen technischen Support, damit auch bei auftretenden Problemen diese schnell gelöst werden können.
Aber das ist noch nicht alles. Wir stehen in regelmäßigem Kontakt mit SMASH, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft, und um deren Rückmeldungen zu berücksichtigen. Schließlich können wir dank dieser Rückmeldungen unser Tool weiter verbessern und noch leistungsfähiger machen.
Sind Sie bereit, Ihre Unternehmensführung zu optimieren und Ihre Leistung zu steigern?
Die SMASH Group hat sich für Furious entschieden, um ihr Wachstum voranzutreiben und ihre Prozesse zu optimieren. Warum nicht Sie? Steigern Sie Ihre Sichtbarkeit, vereinfachen Sie Ihre Verwaltung und maximieren Sie die Rentabilität Ihrer Projekte mit einer Lösung, die speziell auf die Anforderungen ambitionierter Unternehmen zugeschnitten ist.
Wechseln Sie noch heute zu Furious