85 % Ihrer Rentabilität hängen davon ab, ob Sie die Zeit im Griff haben. Viele Führungskräfte wissen das, aber zu wenige wenden eine wirklich wirksame Strategie an, um nicht mehr auf Sicht, sondern gezielt zu steuern. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die vier wichtigsten Hebel, mit denen Sie Ihre Projekte optimieren und die folgenden Probleme vermeiden können ManagementfallenSo können Sie Ihre Projektziele erreichen, Ihre Fristen einhalten, die Organisation Ihrer Teams verbessern und die Rentabilität Ihrer Agentur steigern.
Schlüsselpunkte :
- Ein schlechtes Zeitmanagement führt zu Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und geringeren Gewinnspannen.
- Ressourcen vorauszusehen und zu optimieren steigert die Produktivität, indem Über- oder Unterforderung vermieden und gleichzeitig die Einhaltung von Terminen und die Zufriedenheit der Kunden sichergestellt werden.
- Spezialisierte Tools bieten eine Echtzeitverwaltung von Metriken, sodass Strategien angepasst, Kosten besser kontrolliert und die Gesamtleistung verbessert werden können.
- Die Beherrschung des Verhältnisses von abrechenbarer zu nicht abrechenbarer Zeit ist für eine nachhaltige Rentabilität von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie unproduktive Aufgaben identifizieren, können Sie die Zeit, die Sie für abrechenbare Projekte aufwenden, maximieren.
- Die effektive Verwaltung Ihres Cashflows sorgt für finanzielle Stabilität, sodass Sie reinvestieren und Ihre Agentur ausbauen können, ohne Angst vor unvorhergesehenen Ereignissen haben zu müssen.
Die Herausforderungen des Zeitmanagements
Interne Widerstände überwinden
Die Einführung einer Zeiterfassung kann kulturelle Widerstände aufdecken: Niemand fühlt sich gerne überwacht. Ihre Mitarbeiter befürchten vielleicht, dass sie zu reinen Befehlsempfängern degradiert werden. Wenn Sie ihnen jedoch erklären, dass sie dadurch lange Arbeitstage vermeiden können – wie z. B. das „Ja“ zu einer Kundenanfrage um 17 Uhr an einem Donnerstag -, werden Sie ihre Zustimmung gewinnen. Indem Sie die aufgewendete Zeit analysieren, können Sie auch den Bedarf an Schulungen ermitteln. Außerdem kann jeder mit einem klaren Überblick über die Zeitpläne ohne ständige Koordination gelassen voranschreiten.
Den emotionalen Aspekt beherrschen
Sicherlich sind Sie schon einmal in eine solche Situation geraten: Sie akzeptieren unbezahlte Verlängerungen von einem langjährigen Kunden oder geben 80 % des Projektbudgets für den Vorverkauf aus, um einen großen Werbekunden an Land zu ziehen. Um diese Fallen zu vermeiden, ist es entscheidend, die Verluste an Zeit und Ressourcen genau zu messen. Diese Erkenntnis wird Ihnen helfen, strategischere Entscheidungen zu treffen und die Rentabilität Ihrer Agentur zu steigern.
Die richtigen Metriken erfassen
Für einen effektiven Zeitmessungsprozess ist es entscheidend, die richtigen Daten zu sammeln. Allzu oft verwendet jedes Team seine eigenen Tools oder Methoden, was die Gesamtanalyse erschwert. Wenn Sie der Vielzahl von Tools, die Sie nur zu 10 oder 20 % ihres Potenzials nutzen, ein Ende setzen und unnötige Lizenzen bezahlen, können Sie die Daten zentralisieren, die Kosten optimieren und die Prozesse vereinfachen.
Erscheint Ihnen das kompliziert? Keine Sorge, das ist kein Problem. Furious hat die Erkenntnisse von Tausenden von Agenturen in vier wichtigen Schlüsseln zusammengefasst, um die Rentabilität von Beratungsagenturen durch ein feineres und strategischeres Zeitmanagement zu optimieren.
Die 4 Hebel, die es zu nutzen gilt
Hebel #1: Messen Sie die Rentabilität direkt
Verdient Ihre Agentur mit jedem Projekt Geld? Jede Minute und jede Ressource muss optimiert werden. Eine Software zur Zeiterfassung verschafft Ihnen einen sofortigen und transparenten Überblick über die für jede Aufgabe vorgesehene Zeit und ermöglicht es Ihnen, Abweichungen zwischen der geplanten und der tatsächlich verbrauchten Zeit zu erkennen. Diese Transparenz ist entscheidend, um Ihre Strategien in Echtzeit anzupassen, Budgetüberschreitungen zu vermeiden und Ihre Rentabilität zu maximieren.
Um Ihnen zu helfen, die Rentabilität Ihrer Projekte besser zu veranschaulichen, hier eine einfache Formel, die die Schlüsselgleichung zusammenfasst:
Mit dieser Berechnung der Rentabilität einer Agentur können Sie die finanzielle Leistung jedes Projekts schnell messen, indem Sie die verkaufte Zeit, die durchschnittlichen Tageskosten und die weiterverkauften Einkäufe berücksichtigen. Und wenn Sie sich fragen, wie hoch die Gewinnspanne sein muss, um rentabel zu sein, hilft Ihnen dieser Indikator dabei, konkrete Anhaltspunkte zu setzen, die Rentabilität einer Beratungsagentur zu berechnen und Ihre Rentabilitätsziele zu verfeinern.
- Der Fall von Pop for you
Vor der Einführung von Furious im Jahr 2021 hatte die Agentur Schwierigkeiten, die für jedes Projekt aufgewendete Zeit genau einzuschätzen, was sich direkt auf die Rentabilität auswirkte. Mithilfe von Furious wurde dieses Problem gelöst, sodass die Zeit besser geschätzt und genauer nachverfolgt werden konnte. Das Ergebnis: eine Einsparung von 5 Stunden pro Woche und eine Verbesserung des Staffings durch eine vorausschauende Ressourcenplanung.
Caroline Vignand-Olivier - Geschäftsführende Gesellschafterin der Agentur Pop ForYou - Humanskills Group
Mithilfe von Furious haben wir unser Projektmanagement umgestaltet. Wir sind von einer Steuerung auf Sicht zu einer vorausschauenden Strategie übergegangen, mit der wir fünf Stunden pro Woche einsparen, unser Staffing verbessern und unsere Rentabilität optimieren konnten. Dies ist ein kompletter Spielwechsel für Pop For You.
Heute nutzt Pop For You – ein 15-köpfiges Team, das von den 500 Experten der Humanskills Group unterstützt wird – die Vorteile von Furious‘ Planungsmanagement und Sales Pipe voll aus, um eine nachhaltige Rentabilität zu erhalten.
Hebel #2: Verfeinern Sie Ihr Verhältnis von verkaufter Zeit
- Die Auswirkungen von nicht abrechenbaren Transaktionen
Durch die Vernachlässigung der nicht fakturierbaren Vorgänge (Marketing, Buchhaltung, Backoffice) leidet Ihre Rentabilität. Das ideale Ziel ist ein Verhältnis von 70-80 % fakturierbarer Zeit, um eine nachhaltige Rentabilität zu gewährleisten.
- Die zwei möglichen Szenarien
- Ihre Nutzungsrate liegt unter 70%. : Sie sind mit einer Überlastung durch nicht abrechenbare Aufgaben konfrontiert. Sie müssen entweder den Umsatz steigern oder die Belastung durch interne Projekte verringern, um die produktive Zeit zu maximieren.
- Ihre Nutzungsrate liegt weit über 80% : Dies kann ein Zeichen für eine gute Rentabilität sein, könnte aber auch auf eine mangelnde Nachvollziehbarkeit nicht in Rechnung gestellter Aufgaben oder auf zu geringe Investitionen in das Wachstum (Pre-Sales, zentrale Funktionen) hindeuten. Dieses Szenario kann auch bedeuten, dass Sie Ihre Leistungen nicht teuer genug verkaufen.
- Mit der richtigen Dosierung die Rentabilität maximieren
Widmen Ihre Talente ihre Zeit Aufgaben, die für Ihre Agentur einen hohen Mehrwert darstellen? Konzentriert sich z. B. Ihr bester Art Director auf abrechenbare Projekte oder wird er von Nebenaufgaben wie Support absorbiert? Ebenso sind Ihre Entwickler eher mit (nicht abrechenbarem) Support beschäftigt als mit der Entwicklung der Website oder von Funktionen?
Es ist entscheidend, unterscheiden zu können, wie viel Zeit jedes Team für den Vorverkauf, das interne Marketing oder die Rechnungsstellung aufwendet. Eine Echtzeitanalyse Ihrer abrechenbaren vs. nicht abrechenbaren Leistungen hilft Ihnen dabei, Verschwendungspunkte zu identifizieren und Ihre Strategien entsprechend anzupassen.
- Analysieren Sie das abrechenbare Potenzial nach Kompetenzen
Unser Tipp: Messen Sie die in Rechnung zu stellende Zeit nach der Typologie der Fähigkeiten.
Bei Furious trafen wir eine Agentur mit 60 Mitarbeitern, darunter 6 Entwickler.
Ihr Problem? Ein viel zu niedriger Anteil an fakturierbarer Zeit, um eine nachhaltige Rentabilität zu gewährleisten. Bei der Analyse der Zielvorgaben für die fakturierbare Zeit jedes Mitarbeiters stellten wir fest, dass die Entwickler 80 % ihrer Zeit mit fakturierbaren Projekten verbrachten, den Rest aber mit nicht fakturierbarem Support.
Die Lösung war einfach: Wir stellten einen Mitarbeiter ein, der sich zu 100 % dem Support widmete. Dadurch konnte die Zeit der Entwickler zu 100 % auf abrechenbare Projekte umverteilt werden, was zu einer Steigerung des abrechenbaren Potenzials um +100 %, mehr gehaltenen Projekten und einer erheblich verbesserten Rentabilität führte.
Ähnlich verhält es sich, wenn Ihre Projektmanager ein abrechenbares Potenzial von nur 50 % aufweisen, dann ist es an der Zeit, sich Fragen zu stellen. Verkaufen Sie ihre Leistungen ausreichend? Im Idealfall sollten sie zwischen 80 % und 100 % abrechnen, um die Rentabilität Ihrer Agentur zu gewährleisten.
Hebel #3: Optimieren Sie die abrechenbare vs. nicht abrechenbare Zeit
Sobald Sie die Verwaltung der abrechenbaren Leistungen beherrschen, wird die Verwaltung der Staffingrate viel einfacher – vorausgesetzt, Sie sind gut ausgerüstet. Die Zeitverrechnung ist nach wie vor von entscheidender Bedeutung, aber um die Rentabilität zu maximieren, ist es ebenso entscheidend, Ihre Besetzungsquote richtig zu messen und den Bedarf zu antizipieren. Eine mit der Agenturplanung synchronisierte Commercial Pipe zu haben, ist unerlässlich. So können Sie effektiv vorhersagen, ob Sie interne Mitarbeiter einstellen oder externe Ressourcen in Anspruch nehmen müssen, und so Ihre Kosten optimieren.
Hebel #4: Managen Sie Ihren Cashflow
Die Kontrolle des BFR (Bedarf an Umlaufvermögen) ist für das finanzielle Überleben Ihrer Agentur von entscheidender Bedeutung. Vielen Agenturen fehlt es an mittelfristiger Sichtbarkeit, sie planen nur ein bis zwei Wochen im Voraus, was ihre Agilität und Investitionsfähigkeit einschränkt. Der Schlüssel liegt in der Abstimmung von Außendienst, Produktion und Staffing. Eine erfolgreiche Synchronisierung sorgt nicht nur dafür, dass Ihre Kunden zufrieden sind – Sie reagieren rechtzeitig auf Projekttermine und können sogar Inbiz-Aktionen durchführen, um den von Ihnen ermittelten Bedarf zu decken -, sondern optimiert auch die Nutzung Ihrer Ressourcen – jeder ist maximal ausgelastet, und Sie können bei Bedarf Outbiz-Aktionen starten sowie Neueinstellungen vornehmen – und trägt so direkt dazu bei, Ihre Rentabilität zu steigern.
Alexandre Vernier - Gründer der Agentur ODW
Furious bei ODW einzuführen war eine strategische Entscheidung, die es uns ermöglichte, unsere BFR mit beispielloser Genauigkeit zu verwalten. Dadurch wurden Unsicherheiten in klare Chancen umgewandelt, was unser Unternehmen zu nachhaltigem Erfolg antrieb.
Die Vorausschau auf den Cashflow ist daher das letzte Puzzleteil, um eine nachhaltige Rentabilität zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, ist es entscheidend, die Produktion in Echtzeit anpassen zu können, die Reaktionsfähigkeit des Handels aufrechtzuerhalten und sich auf vorausschauende Tools zu stützen, die Ihnen helfen, Ihre Gewinnspannen anzupassen und die Anhäufung von FNP (unbezahlten Rechnungen) zu vermeiden.
Indem Sie alle Unternehmensdaten – nicht nur die Finanzdaten – auf einer einzigen Plattform aggregieren, gewährleisten Sie eine realitätsnahe Finanzüberwachung. Genau das hat die Agentur ODW mit Furious getan und es ihnen ermöglicht, ihre BFR mit einer nie dagewesenen Genauigkeit zu verwalten und Unsicherheiten in Chancen zu verwandeln.
Furious, der Kopilot für profitable Führungskräfte
Als echter Copilot der größten französischsprachigen Agenturen (Ceetadel, Adveris, HulaHoop…) wissen wir, wie man das Zeitmanagement in einen Schlüsselhebel zur Steigerung Ihrer Gewinnspannen verwandelt.
Mit Furious können Sie :
- Automatisieren : von der Verwaltung von Angeboten bis zur automatischen Mahnung von Rechnungen.
- Visualisieren Sie in Echtzeit : Ihre Schlüsselindikatoren mit wenigen Klicks auf den neuesten Stand bringen.
- Passen Sie Ihre Ansichten an. : dank mehr als 200 Business-Widgets.
- Vereinfachen Sie das Projektmanagement. : mit einer intuitiven Benutzeroberfläche für alle Ihre Mitarbeiter, unabhängig davon, ob Sie eine einzelne Einheit oder mehrere Agenturen haben.
Mit Furious können Sie außerdem sicherstellen, dass jedes Projekt rentabel ist (unabhängig davon, ob Sie in Eigenregie oder auf Pauschalbasis arbeiten), indem Sie alle kritischen Aspekte Ihres Geschäfts unter Kontrolle haben.
Furious wird bereits von Tausenden von Agenturen eingesetzt, ersetzt durchschnittlich 7 Tools und spart Ihnen bis zu 20 % Zeit bei Ihren Verwaltungsaufgaben.
Sind Sie bereit, den Schritt zu wagen?
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