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Diriger une agence rentable en 2024 : les clefs d’une gestion du temps maîtrisée

Souvent mise de côté, passée sous le tapis, voire ignorée, la maîtrise du temps passé sur les projets est pourtant la clef de votre rentabilité, de la croissance et de la réussite de votre agence. 

Nombreuses sont les directions à en avoir conscience, pourtant trop peu passent le pas de la mise en place d’une stratégie efficace pour un pilotage, non plus à vue, mais pointu.

85% de votre rentabilité dépend de la maîtrise du temps : le chiffre est fort. 

On sait bien que les enjeux qui se cachent derrière la mise en place de process de la mesure du temps passé n’en sont pas moindre. 

  • Les résistances culturelles d’abord, parce que oui, personne n’a envie de se sentir surveillé, épié, considéré comme une simple “force de travail” sans âme ni intelligence. C’est certainement le premier sentiment qu’ont eu les collaborateurs lorsqu’on leur a annoncé que dorénavant, ils allaient devoir imputer leur temps. 

Pourtant, il va bien falloir les sensibiliser de la bonne manière, car ils constituent la première force pour vous permettre d’atteindre une rentabilité durable et maîtrisée.

En imputant les temps, fini les journées à rallonge, où ils acceptent à n’importe quel prix une demande client à 17H un jeudi.

Satisfaire le client oui, mais pas au prix de la rentabilité. 

Mieux prendre conscience des forces et faiblesses de chacun, concrètement, en analysant les temps passés pour déclencher d’éventuelles formations complémentaires peut aussi être un argument entendable par ces derniers. 

Et puis, avoir accès en temps réel aux plannings, absences et tâches de chaque membre de l’équipe permet à chacun d’avancer sereinement sans toujours devoir se coordonner constamment.

  • Le second rempart à franchir, c’est le sempiternel aspect émotionnel. Garder le client que l’on a depuis plusieurs mois (mais qui nous demande toujours des rallonges sur le projet sans payer) à qui on n’arrive pas à dire non, faire le choix d’aller sur un appel d’offre avec un gros annonceur (en dépensant 80% du budget du projet en avant-vente, vous connaissez ?).

Tout ça se mesure concrètement, et oui il le faut. Il faut prendre conscience et localiser précisément vos points de perte en temps passé et dépensé, pour grandir et en ressortir plus fort niveau rentabilité. 

  • L’ultime enceinte, le bastion à franchir pour la mise en place d’un process de mesure du temps efficace, c’est la capture des bonnes métriques.

Chaque équipe mesure, à sa façon et à sa sauce, sans trouver une recette qui finalement ravira les papilles de tous, pour longtemps et avec le bon recul. Mettre fin à la multiplication des outils que vous n’utilisez qu’à 10 ou 20% de leur potentiel en payant des licences inutiles, oui c’est possible ! 

Cela vous paraît compliqué ? On vous donne les clefs d’une gestion du temps maîtrisée en 4 points clefs à chapeauter. 

Mesurez la rentabilité en direct : votre agence gagne-t-elle de l’argent ?

Rappelez-vous : 85% de la rentabilité de votre agence est directement liée à la performance financière de chaque projet.

L’importance de cette réalité ? Absolue. Chaque minute investie, chaque ressource utilisée doit être optimisée. Avoir une vision instantanée et transparente de la rentabilité vous donne le pouvoir de réagir avec agilité, d’ajuster vos stratégies sur-le-champ.

Excel, google sheet. A ses jeunes heures (ou peut-être encore aujourd’hui ?), votre agence y est forcément passée.

C’est pratique, simple à remplir… mais pas forcément pratique quand l’équipe passe de 5 à 10 en 1 an, ou de 30 à 70 collaborateurs en 6 mois.

Vous vous sentez vite débordé pour agréger les données et maîtriser les métriques indispensables à chacun de vos projets. 

Lorsque vos équipes entrent un projet l’idée est simple : la saisie doit être simplifiée – l’indispensable c’est de gagner du temps.

Vous avez des grilles tarifaires ? Vous faites des devis ?

Et si c’était possible de les transformer directement en temps vendus une fois le devis validé – imputable au planning ?

Ce serait juste parfait pour faire gagner du temps à chacun.e.

Cette fonctionnalité existe chez les outils de gestion de projet métier spécialisés pour les agences.

Une fois les projets créés, vous devez maîtriser les forces allouées, votre ressource la plus précieuse : le temps de vos collaborateurs. 

En quelques mots : contrôle des métriques projet en 1 clic, gestion à l’avancement, facturation automatique et capacité à évaluer la qualité des livrables (côté satisfaction client, mais aussi collaborateur – fidélisation des talents oblige !) 

L’équation, finalement, est simple : pour savoir où vous en êtes à l’heure actuelle dans chacun de vos projets – autrement dit si vous gagnez de l’argent, ou pas, sur chacun d’entre eux, vous devez maîtriser les indicateurs qui leurs sont propres : avancement, charge, planifié, facturé.

Mais aussi avoir la possibilité de contrôler en temps réel si vous vendez à perte ou à gain au moment même de la génération de devis. 

Sur cette base vous allez soit pouvoir renégocier avec votre client si vous êtes à perte – en vous référant à du concret, planifié, référencé et visible, soit activer au bon moment la facturation de ce client à l’avancement pour maîtriser au mieux vos apports en trésorerie – plus uniquement à échéance mais à l’avancement (ce qui changera tout ou partie de votre la capacité à anticiper sereinement vos BFR).

Introduire une solution de gestion sur mesure, ça peut changer la vie, pas seulement de vos collaborateurs, pas seulement de votre capacité à anticiper votre BFR et maîtriser en 2 clics vos cut-off. 

Caroline Vignand-Olivier Directrice Associée - Agence Pop ForYou - Groupe Humanskills

Grâce à Furious, nous avons transformé notre gestion de projet. Nous sommes passés d’un pilotage à vue à une stratégie anticipative qui nous a permis de gagner 5 heures par semaine, d’améliorer notre staffing et d’optimiser notre rentabilité. C’est un changement de jeu complet pour Pop For You

Pop for You, agence créative du groupe Humanskills – plus de 400 employés sur différents savoir-faire, n’a pas uniquement introduit un outil métier adapté pour maîtriser ses temps, mais aussi et surtout avait pour objectif d’enclencher une simplification dans les opérations du quotidien, incluant une plus grande clarté sur les métriques indispensables pour un pilotage efficace. 

Le premier step pour diriger une agence rentable est enclenché : vous avez dompté les subtilités efficaces pour introduire outils et process précis, concis et efficaces.

Affinez votre ratio de temps vendu : les prestations facturables, pour la rentabilité, c’est indispensable !

A trop vouloir grandir, on se perd en formalités. Et si ce mantra à la rime facile n’était finalement que vérité ? 

A force de ne pas les comptabiliser, on finit par s’y perdre, et perdre en productivité.

Lorsque les opérations non facturables de votre agence – marketing, comptabilité, back office – prennent trop de place, trop de temps, votre rentabilité en pâtit forcément. 

Un objectif compris entre 70 et 80% de temps facturable est le bon ratio pour garantir une rentabilité soutenue pour votre agence.

Indicateur vital de la santé financière de votre agence, encore faut-il pouvoir mesurer correctement le temps passé facturé et son inverse.

Si l’on fait machine arrière, et qu’on reprend la recette de la rentabilité parfaite, qu’on l’applique au ratio temps facturable / non facturable on pourrait aisément dresser un menu goûtu en dosant savamment les deux scénarios suivants : 

  • Votre taux d’utilisation est sous le seuil des 70% : votre agence fait face à une surcharge de tâches non facturables.

Vous devrez alors rééquilibrer l’équilibre des épices, et des forces en présence, soit pour vendre plus et occuper vos équipes de prod pleinement, ou diminuer la charge de projets internes / staffing interne qui mine la capacité globale qu’à votre structure à aller chercher plus de potentiel facturable 

  • Votre taux d’utilisation est bien au-delà des 80%..

Cela peut être signe d’une rentabilité maîtrisée, mais pourrait aussi signaler une mauvaise traçabilité des investissements non facturés ou d’un sous-investissement dans la croissance de votre agence (fonctions centrales, avant-vente), ce scénario peut aussi vouloir dire que vous ne vendez pas vos prestations assez cher.

Le savant dosage est loin d’être aussi simple que de goûter le gratin dauphinois cuisiné par votre fille (ou grand maman) et ajuster la teneur en sel ou poivre. Il nécessite bien entendu d’avoir quelques ressources et métriques clefs à disposition. 

S’agissant de vos talents d’abord : êtes vous certains qu’ils passent leur temps sur des tâches à forte valeur ajoutée pour votre structure ? Le meilleur DA de l’équipe consacre-t-il l’essentiel de son temps à des projets facturables ? Est-ce que vos développeurs ne sont pas plus occupés par du support (non facturable) plutôt que de développer des sites ou des fonctionnalités à proprement parlé ? 

Puis, pouvez-vous distinguer clairement combien de temps chaque équipe, chaque business unit consacre à l’avant-vente, au marketing interne, à la bonne tenue de la facturation ? Cela vous aidera grandement à y voir plus clair, à identifier les domaines d’efficacité et les potentiels gaspillages. 

Le saint graal, c’est d’avoir à disposition une analyse simple et en temps réel résumant l’état de vos prestations facturables VS celles qui ne le sont pas. Vous identifierez les points problématiques, pour mieux les ajuster ensuite. 

Une Furious astuce / retour d’expérience quant au temps facturable : n’hésitez pas à les mesurer par typologie de compétence. 

Avoir connaissance du potentiel facturable par catégorie métier est essentiel. 

  • Nous avons pu rencontrer une agence d’une soixantaine de collaborateurs qui incluait 6 développeurs dans l’équipe.
  • Leur ratio de temps vendu facturable était trop faible pour assurer une rentabilité sur le long terme.
  • En analysant les objectifs de temps facturable par collaborateurs nous nous sommes rendu compte que les développeurs, fonctions pourtant opérationnelle, étaient vendus en temps facturable uniquement à 80% sur les projets, et occupaient le reste de leur temps à du support.
  • Le levier de switch a vite été trouvé : embaucher un collaborateur supplémentaire pour du support à 100% de son temps, et réattribuer 100% de potentiel facturable sur les 5 développeurs. Un gain de potentiel facturable cumulé de +100%, plus de potentiel projets à tenir, plus de rentabilité. 

 

De même, lorsque le seuil de potentiel facturable de vos chefs de projet se situe à 50%, posez-vous des questions… Vendez-vous assez ? Ils devraient être à 80 voire 100% de potentiel facturable 

La communion indispensable entre la production et la force commerciale : la grand messe de votre rentabilité a sonné

Après avoir dompté la balance pimentée des prestations facturables, arriver à la grand-messe de la maîtrise du taux de staffing ne sera qu’une formalité, si vous êtes bien équipé !

On en revient toujours à la base, la sempiternelle ritournelle de l’imputation des temps y joue un rôle primordial, mais mesurer votre taux de staffing pour occuper vos équipes en permanence, ou pousser la force de vente, joue aussi dans la cours des grand lorsque l’on parle de maîtrise de rentabilité. 

Pour ne pas rouler sur une bille et tomber dans le manque d’anticipation s’agissant de l’occupation des équipes et de l’exploitation pleine du temps de chacun.e, votre ardoise doit comprendre plusieurs check-points simples. 

Ça coule de source, mais il est bon de le rappeler : avoir un pipe commercial synchronisé avec le planning de l’ensemble de l’agence, c’est indispensable.

Capacités de production et éventuels besoins de relance / prospection commerciale n’en seront que plus visibles. 

Anticipez le staffing, oui, avec de la visibilité c’est mieux.

Parce qu’embaucher des collaborateurs en interne coûte de l’argent, et embaucher sans pouvoir staffer à 100% coûte beaucoup plus.

Pouvoir prévoir en fonction de votre pipe commercial et des projets à venir si vous vous tournerez plutôt vers des compétences externes ou des ressources internes, cela change tout dans la maîtrise de votre rentabilité.

Quand la rentabilité durable prend tout son sens : manager son cashflow à la perfection

Le contrôle du BFR c’est comme le phare de Brest pour les paquebots de frêt – sans sa lumière on risque de planter sa cargaison dans les rochers, ou ne jamais arriver à rentabiliser – façon Manuréva – peu importe les capacités hors pair du pilote de navire et de ses seconds. 

Balayées dans l’œil des tempêtes tropicales des projets à tenir en urgence à chaque rentrée, ou des projets à closer avant les vacances d’été, nombreuses sont les agences qui n’ont une visibilité que de 1 à 2 semaines sur leur planification future – faute de temps pour anticiper. 

Cela devient un souci quand on sait tous que le cœur du réacteur, celui qui nous donne la possibilité d’être agile et d’investir c’est la capacité qu’a chaque entité à pouvoir financer des projets, réinvestir ou plus simplement faire tourner la structure actuelle sans craintes à avoir sur l’avenir financier. 

Finalement, la clé pour votre agence est d’avoir une parfaite harmonie entre la force de vente, la capacité de production, et le staffing.

Une synchronisation réussie assure non seulement la satisfaction de vos clients – vous répondez dans les temps aux échéances projets et pouvez même faire de l’inbiz en fonction des besoins que vous aurez identifiés –  mais optimise également l’utilisation de vos ressources – chacun.e est occupé un maximum, et vous pouvez lancer de l’outbiz si besoin, ainsi que les éventuels recrutements concomitants – contribuant ainsi directement à faire croître votre rentabilité.

L’anticipation des flux de votre BFR, c’est donc la dernière clef de voûte, l’ultime maîtrise à enclencher pour aller vers une rentabilité durable. 

Pour faire sauter la porte de la cabine du trois mâts, vous allez devoir voguer à travers plusieurs subtilités, éviter la fosse aux sirènes de l’analyse faussée et gérer vos moussaillons à la baguette. 

Si l’on attache les amarres et que l’on revient sur terre, pour passer cette dernière étape et anticiper au mieux votre trésorerie, vous devrez être en capacité de prédire et ajuster au mieux la production (prévoir votre capacité de production, l’ajuster en temps réel), maintenir une réactivité commerciale (on l’a dit précédemment, la balance avec les taux de staffing est à maîtriser en permanence), prévoir et analyser (avec l’aide d’outil intelligents et prédictifs qui vont vous alerter aux bons moments pour ajuster le tir – sur votre marge brute à ajuster par exemple, ou encore sur des FNP qui s’accumulent …). 

Pour assurer votre suivi financier de manière pointue, agréger les données de toute l’entreprise sur une seule et même plateforme – pas uniquement les données financières – c’est s’assurer un suivi au plus proche de la réalité, et donc un pilotage de BFR simple et sans accros.

Alexandre Vernier - Fondateur de l'Agence ODW

Adopter Furious chez ODW a été une décision stratégique, nous permettant de gérer notre BFR avec une précision sans précédent. Cela a transformé les incertitudes en opportunités claires, propulsant notre entreprise vers une réussite durable

État des lieux sur les forces et faiblesses en présence dans votre structure, maîtrise des balances de prestations facturables / non facturables et de l’équilibre entre force commerciale et production, l’ensemble sert finalement la bonne santé de votre trésorerie, la vie de votre agence.

Une fois l’ensemble bien ficelé, votre rentabilité ne pourra que se développer en permanence, les équipes être plus sereine dans la tenue des projets. 

Nous en avons beaucoup parlé, l’importance de disposer d’un outil métier adapté est, dans ce contexte, plus qu’indispensable.

Furious, véritable co-pilote des dirigeants ayant fait le choix de la rentabilité

Vous avez navigué en eaux troubles, piloté les meilleurs coucous du monde pour finalement faire le choix d’une rentabilité durable. 

Nous, Furious, vous offrons ce confort. 

Véritable pilote automatique des plus grandes agences francophones (Groupe Ceetadel, Adveris, HulaHoop, Rébellion, La Haute Société…) nous transformons la gestion du temps en un allié de poids vous permettant de booster vos marges. 

Concrètement avec Furious vous pourrez : 

  • Automatiser : Tout – ou presque. Du passage du devis signé en temps sur le planning, aux relances automatiques des factures. Dites adieu aux tâches répétitives.
  • Visualiser en temps réel : accédez aux informations clefs de pilotage de votre agence, toujours à jour, en quelques clics.
  • Configurer vos vues sur-mesure : plus de 200 widgets métiers configurés pour vous aider à piloter votre agence en toute simplicité 
  • Gérer facilement vos projets : une interface intuitive pour tous vos collaborateurs, gérée en mode entité “simple” ou “multi-agence” les possibilités sont nombreuses et infinies ! 

Êtes-vous certain de vendre chaque projet à profit si vous incluez l’avant-vente?

Êtes-vous correctement staffé pour répondre à la demande entrante en étant rentable ?

Vendez-vous suffisamment bien pour croître ? 

Si un doute subsiste sur l’une de ces questions, n’hésitez pas à découvrir l’ensemble des Furious fonctionnalités de notre ERP tout-en-un. 

Furious est déjà adopté par des milliers de clients sociétés de services (agences, ESN, cabinets de conseil, sociétés d’ingénierie, PME…), remplace en moyenne 7 outils (CRM, gestion de projet, facturation, gestion RH…) et fait économiser en moyenne 20% de temps de gestion back office ! 

Captain, prêt pour le décollage ? Demandez votre démo et testez Furious gratuitement dès maintenant ! 

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