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Gestire un’agenzia redditizia nel 2024: gli step chiave per un time management efficace

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Trascurata, messa da parte o addirittura ignorata: alla gestione del tempo impiegato nei progetti non viene sempre riservata l’attenzione che si merita, nonostante, a conti fatti, rappresenti la chiave della redditività, della crescita e del successo della tua agenzia. 

Molti team di direzione ne sono consapevoli, eppure sono troppo pochi quelli che si impegnano ad attuare una strategia efficace per gestire i progetti in modo puntuale e preciso.

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L’85% della tua redditività dipende dal time management.

Introdurre un processo di time tracking non è un’operazione da sottovalutare, perché può rivelare insidie e resistenze da trattare con la massima attenzione.

All’inizio ci sarà sempre una componente di resistenza culturale di fondo, perché nessuno vuole sentirsi sorvegliato, spiato, considerato come una semplice “forza lavoro” senza anima né intelligenza. 

A primo impatto è sicuramente questa la sensazione più comune tra i collaboratori che si vedono richiedere l’imputazione del loro tempo; per questo motivo è necessario sensibilizzarli nel modo giusto, perché sono la tua risorsa più importante per ottenere una redditività sostenibile.

Utilizzando il time tracking, infatti, potranno dire addio alle lunghe giornate dove si ritrovano ad accettare a qualsiasi prezzo una richiesta alle 17:00 di un venerdì.

Inoltre, prendendo coscienza dei punti di forza e di debolezza di ciascuno, e analizzando concretamente il tempo impiegato, possono essere avviate eventuali formazioni complementari.

Avere accesso in tempo reale ai planning, alle assenze e alle attività di ogni membro del team significa che ognuno può procedere serenamente senza doversi sempre coordinare con il resto del team.

Il secondo ostacolo da superare è l’aspetto emotivo. Mantenere il cliente su cui stai lavorando da diversi mesi (ma che continua a chiederti modifiche del progetto senza pagare) a cui non riesci a dire di no, scegliere di partecipare a una gara per un grande inserzionista (spendendo l’80% del budget del progetto in presale, tra l’altro)… tutto questo può essere misurato in termini di time tracking ed è necessario farlo. 

Devi prendere consapevolezza e individuare i punti in cui stai perdendo tempo e denaro, in modo da poter crescere in termini di redditività.

L’ultimo ostacolo da superare se si vuole mettere in atto un processo efficace di misurazione del tempo, è quello di rilevare le statistiche corrette

Ogni team misura il tempo a modo suo e con i propri strumenti, senza impegnarsi troppo a trovare un metodo unico che vada bene per tutti a lungo termine. 

Proprio in virtù di questo, ti sei mai chiesto se è possibile porre fine alla proliferazione di strumenti che si utilizzano solo al 10 o 20% del loro potenziale e di pagare licenze inutili? Sappi che sì, è possibile.

Ti sembra complicato? Non ti preoccupare, ci pensiamo noi a fornirti la chiave per un time management organizzato in 4 step fondamentali.

Monitorare in tempo reale la redditività: la tua agenzia sta davvero guadagnando?

L’85% della redditività della tua agenzia deriva dalla performance finanziaria di ogni progetto

Ogni minuto investito di ogni risorsa utilizzata conta e deve essere ottimizzato al massimo. Avere una visione istantanea e trasparente della redditività ti dà la possibilità di reagire con agilità per adattare le tue strategie al momento.

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In agenzia avrai sicuramente utilizzato, almeno agli inizi, Excel, Google Sheets, … (o forse ancora oggi?), ma non sono poi così pratici quando il team cresce da 5 a 10 collaboratori in un anno, o da 30 a 70 in 6 mesi. 

Ci si sente presto sopraffatti quando si tratta di aggregare i dati e di padroneggiare le metriche essenziali per ogni progetto. 

Quando i membri del tuo team sono assegnati a un progetto, la priorità è risparmiare tempo e, di conseguenza, l’inserimento dei dati deve essere semplificato. 

Hai dei rate card? Fai dei preventivi? 

E se fosse possibile convertirli direttamente in tempo venduto sul planning, una volta approvati? 

Una volta creati i progetti dovrai gestire le risorse allocate, ovvero il tempo dei tuoi collaboratori (che è la tua risorsa più preziosa). 

Queste funzionalità esistono già nei software di gestione progetti professionali specifici per le agenzie.

In poche parole: controllo in un clic dei KPI del progetto, gestione dello stato di avanzamento, fatturazione automatica e possibilità di valutare la qualità dei risultati (in termini sia di soddisfazione dei clienti, ma anche dei collaboratori – perché la fidelizzazione dei talenti è un must).

Le metriche di un progetto aggiornate in tempo reale su Furious.

Nell’immagine: le metriche di un progetto aggiornate in tempo reale su Furious.

È semplice: per sapere a che punto sei con ciascuno dei tuoi progetti – e quindi se stai guadagnando o perdendo denaro su ognuno di essi – devi monitorare dei KPI specifici: stato di avanzamento, load, pianificato, fatturazione; ma devi anche essere in grado di verificare in tempo reale se stai vendendo in perdita o in profitto al momento della generazione dei preventivi.

In questo modo potrai sia rinegoziare con il tuo cliente se sei in perdita – facendo riferimento a dati concreti, pianificati, referenziati e visibili – sia attivare al momento opportuno la fatturazione anticipata di questo per gestire al meglio il tuo cash flow non solo a ridosso delle scadenze, ma in anticipo (il che potrebbe cambiare del tutto o parte della tua capacità di anticipare serenamente i tuoi bisogni finanziari a breve termine).

L’introduzione di una soluzione di time management su misura ti permette di anticipare il tuo cash flow e controllare i tuoi cutoff con soli 2 clic, una vera rivoluzione per la tua vita lavorativa e quella dei tuoi collaboratori.

Il primo step per dirigere un’agenzia redditizia è stato superato: hai imparato a fare attenzione ai giusti dettagli per introdurre gli strumenti e i processi precisi ed efficaci.

Perfeziona il tuo rapporto di tempo fatturato: le attività fatturabili sono essenziali per la redditività!

Affrontare una forte crescita a volte non permette di avere la giusta lucidità su aspetti importanti. 

La tua redditività e la tua produttività ne risentono inevitabilmente quando perdi di vista le attività fatturabili e le attività non fatturabili della tua agenzia – marketing, contabilità, back office – occupano troppo spazio e troppo tempo nel planning del tuo team.

Un obiettivo compreso tra il 70% e l’80% di tempo fatturabile è il giusto rapporto per garantire una redditività sostenuta. 

Questo rappresenta un indicatore fondamentale della salute finanziaria della tua agenzia, ma devi essere in grado di misurare correttamente il tempo dedicato alla fatturazione e il suo valore inverso.

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Se torniamo alla formula della redditività e la applichiamo al rapporto tra tempo fatturabile e non fatturabile, potremmo ottenere un risultato ideale combinando abilmente i due scenari seguenti:

La tua agenzia si trova di fronte a un sovraccarico di attività non fatturabili.

A questo punto devi regolare le forze in campo, sia per vendere di più e occupare al massimo il tempo del tuo team di produzione, sia per ridurre il carico di progetti interni/staffing interno che mina la capacità complessiva della tua agenzia di sfruttare appieno il potenziale fatturabile.

Questo può essere segno di redditività controllata, ma potrebbe anche indicare una scarsa tracciabilità degli investimenti non fatturati o un sottoinvestimento nella crescita della tua agenzia (funzioni centrali, presale).

Ottenere il giusto mix non è così semplice come sembra e, naturalmente, è necessario disporre di determinate risorse e KPI fondamentali

In primo luogo, i tuoi talenti: sei sicuro che stiano impiegando il loro tempo in attività ad alto valore aggiunto per la tua società? Il miglior Art Director del tuo team dedica la maggior parte del suo tempo a progetti fatturabili? I tuoi sviluppatori sono più occupati a fornire assistenza (non fatturabile) che a sviluppare siti o nuove funzionalità?

Riesci a distinguere chiaramente quanto tempo ogni team, ogni business unit, spende in presale, marketing interno e fatturazione? Questo ti aiuterà a vedere le cose più chiaramente, a identificare le aree di efficienza e i potenziali sprechi.

La vera svolta è avere a disposizione un’analisi semplice e in tempo reale che riassuma lo stato dei tuoi servizi fatturabili e di quelli non fatturabili e con questo essere in grado di identificare le aree critiche, in modo da poterle ottimizzare in modo più efficace.

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Conoscere il potenziale fatturabile per competenza può rivelarsi essenziale. 

Abbiamo avuto modo di incontrare un’agenzia con circa sessanta dipendenti tra cui 6 sviluppatori

Il loro rapporto di tempo fatturabile venduto era troppo basso per garantire una redditività a lungo termine.

Quando abbiamo analizzato gli obiettivi di tempo fatturabile per ciascun collaboratore, ci siamo resi conto che gli sviluppatori, pur essendo personale operativo, vendevano solo l’80% del loro tempo fatturabile sui progetti e dedicavano il resto del tempo al supporto.

Come alternativa abbiamo subito proposto di ricollocare uno dei collaboratori affinché dedicasse il 100% del suo tempo al supporto e riassegnare il 100% del potenziale fatturabile ai 5 sviluppatori rimasti. Il risultato? Un aumento cumulativo del potenziale fatturabile del +100%, più potenziale per i progetti, più redditività

Allo stesso modo poniti alcune domande quando la soglia del potenziale fatturabile dei tuoi project manager è del 50%… Stai vendendo abbastanza? Perché dovrebbe essere almeno all’80 o addirittura al 100% del potenziale fatturabile.

Forza di vendita: sincronizzare le offerte con la capacità produttiva e lo staffing

Dopo aver bilanciato le attività fatturabili, arrivare al controllo del tasso di staffing sarà solo una formalità, se hai gli strumenti giusti!

Si ritorna sempre alle basi, alla pratica di assegnazione del tempo, che svolge un ruolo fondamentale nel controllo della redditività, ma anche nella misurazione del tasso di staffing del personale, che sia per tenere sempre occupato il team o per spingere la forza vendita.

Per una previsione adeguata dell’occupazione del tempo di ciascun membro del tuo team non devi sottovalutare tre punti fondamentali:

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Nell’immagine: Tasso di occupazione per mese e per competenza su Furious

Redditività sostenibile: gestire il cashflow alla perfezione

Il controllo del cashflow ha la stessa utilità di un faro in una notte di tempesta: senza la sua luce, si corre il rischio di rimanere incagliati tra gli scogli o, in questo caso, che non si raggiunga mai la redditività, nonostante le eccezionali doti del capitano e del suo equipaggio.

Travolte dalla frenesia dei progetti da realizzare in fretta e furia all’inizio di ogni nuovo anno, o dei progetti da chiudere prima delle vacanze estive, molte agenzie hanno solo 1-2 settimane di visibilità sulla loro pianificazione futura, proprio a causa della mancanza di tempo per anticipare

Questo diventa preoccupante quando sappiamo tutti che il cuore di ogni attività, quello che le permette di essere agile e di investire, è proprio la capacità che ognuna di esse ha di poter finanziare progetti, reinvestire o, più semplicemente, gestire la struttura attuale senza doversi preoccupare del futuro finanziario.

Anticipare i flussi connessi al business (costi fissi e variabili e le entrate) è quindi l’ultimo step per ottenere una redditività sostenibile

Per navigare con successo tra le complessità e le sfide organizzative dovrai padroneggiare l’arte di analizzare i dettagli con precisione, evitare le trappole delle analisi scorrette e gestire il tuo team con decisione e lungimiranza.

Mollati gli ormeggi e tornati a terra, per superare questa fase finale e anticipare al meglio il tuo cashflow, dovrai essere in grado di prevedere e regolare al meglio la produzione (prevedere la tua capacità produttiva e adattarla in tempo reale), mantenere la reattività commerciale (come abbiamo detto prima, l’equilibrio con il tasso di occupazione del tempo del personale deve essere tenuto costantemente sotto controllo), anticipare e analizzare (con l’aiuto di strumenti intelligenti e predittivi che ti avviseranno nei momenti giusti per riallineare i tuoi obiettivi – ad esempio se il margine lordo è da sistemare o se si stanno accumulando fatture non ricevute rispetto a servizi già erogati dai fornitori…).

Nell’immagine: vista di una dashboard finanziaria personalizzata su Furious con fatturazione, acquisti inseriti nel periodo, margine lordo fatturato (con stima del non creato) e margine lordo firmato in un determinato periodo.

Aggregare tutti i dati aziendali su un’unica soluzione software – non solo quelli finanziari – ti permette di avere un controllo della tua attività il più vicino possibile alla realtà, in modo da poter gestire il tuo cashflow in modo semplice e senza intoppi e garantire un monitoraggio finanziario preciso.

Avere una panoramica dei punti di forza e di debolezza della tua attività, controllare l’equilibrio tra attività fatturabili e non fatturabili e tra forza di vendita e produzione serve a garantire la salute del cashflow e la vita dell’agenzia. Una volta che l’intero quadro è ben delineato, la tua redditività non può che crescere costantemente e i tuoi team possono acquisire maggiore sicurezza nel gestire i loro progetti.

 Lo abbiamo ripetuto tante volte, ma ora più che mai l’importanza di avere il giusto strumento di lavoro è più che essenziale.

Furious, un vero partner per i manager che hanno scelto la redditività

Furious può essere il compagno di viaggio perfetto per navigare in acque agitate e raggiungere una redditività sostenibile.

Come partner di più di 1800 società di servizi sparse in tutto il mondo, trasformiamo il time management in un potente alleato per aumentare i tuoi margini. 

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Sei sicuro di poter vendere ogni progetto con profitto se includi la fase di presale?

Hai un organico adeguato per rispondere alla domanda in entrata mantenendo la redditività? 

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