El 85% de su rentabilidad depende del control del tiempo. Muchos directivos son conscientes de ello, pero muy pocos adoptan una estrategia realmente eficaz para dirigir su empresa en la dirección correcta. Descubra en este artículo las 4 palancas esenciales que le permitirán optimizar sus proyectos, evitar las trampas de la gestióny aumentar la rentabilidad de su agencia.
Puntos clave:
- Una mala gestión del tiempo provoca retrasos, costes adicionales y márgenes más bajos.
- Anticipar y optimizar los recursos mejora la productividad, evitando sobrecargas o infrautilizaciones, al tiempo que garantiza el cumplimiento de los plazos y la satisfacción de los clientes.
- Las herramientas especializadas permiten gestionar en tiempo real las métricas, ajustar las estrategias, controlar mejor los costes y mejorar el rendimiento global.
- Controlar la proporción de tiempo facturable y no facturable es esencial para una rentabilidad sostenible. Identificar las tareas improductivas permite maximizar el tiempo dedicado a proyectos facturables.
- La gestión eficaz de su tesorería le garantiza estabilidad financiera, lo que le permite reinvertir y desarrollar su agencia sin temor a imprevistos.
Los retos de la gestión del tiempo
Vencer las resistencias internas
La implantación del control del tiempo puede revelar una resistencia cultural: a nadie le gusta sentirse vigilado. Sus empleados pueden temer verse reducidos a meros ejecutores. Sin embargo, si les explica que esto les permitirá evitar largas jornadas -como decir “sí” a la petición de un cliente un jueves a las 5 de la tarde- se ganará su apoyo. El análisis del tiempo invertido también permite identificar las necesidades de formación. Además, con una visión clara de los horarios, todo el mundo puede avanzar sin necesidad de una coordinación constante.
Controlar el aspecto emocional
Seguro que alguna vez te has encontrado en esta situación: aceptar prórrogas sin pagar de un cliente de toda la vida o gastar el 80% del presupuesto de un proyecto en preventas para conseguir un anunciante importante. Para evitar estos escollos, es crucial medir con precisión la pérdida de tiempo y recursos. Esta toma de conciencia le permitirá tomar decisiones más estratégicas y aumentar la rentabilidad de su agencia.
Obtener las métricas adecuadas
Para que un proceso de medición del tiempo sea eficaz, es fundamental recopilar los datos adecuados. Con demasiada frecuencia, cada equipo utiliza sus propias herramientas o métodos, lo que complica el análisis global. Poner fin a la proliferación de herramientas que solo utilizas al 10 o 20% de su potencial pagando licencias innecesarias te permitirá centralizar los datos, optimizar los costes y simplificar los procesos.
¿Le parece complicado? Que no cunda el pánico. Furious ha resumido lo que miles de agencias han aprendido en 4 claves esenciales para optimizar la rentabilidad de la consultoría a través de una gestión del tiempo más refinada y estratégica.
Las 4 palancas que hay que explotar
Palanca nº 1: Medir directamente la rentabilidad
¿Su agencia gana dinero con cada proyecto? Hay que optimizar cada minuto y cada recurso. El software de seguimiento del tiempo le ofrece una visión instantánea y transparente del tiempo asignado a cada tarea, lo que le permite identificar las discrepancias entre el tiempo previsto y el tiempo realmente empleado. Esta visibilidad es esencial para ajustar sus estrategias en tiempo real, evitar excesos presupuestarios y maximizar su rentabilidad.
Para ayudarle a visualizar mejor la rentabilidad de sus proyectos, he aquí una sencilla fórmula que resume la ecuación clave:
Con este cálculo de la rentabilidad de una agencia, podrá medir rápidamente los resultados financieros de cada proyecto, teniendo en cuenta el tiempo vendido, los costes medios diarios y las compras revendidas. Y si te preguntas qué porcentaje de margen necesitas para ser rentable, este indicador te ayudará a establecer puntos de referencia concretos, calcular la rentabilidad de una asesoría y afinar tus objetivos de rentabilidad.
- El caso de Pop para usted
Antes de adoptar Furious en 2021, la agencia tenía dificultades para estimar con precisión el tiempo dedicado a cada proyecto, lo que afectaba directamente a la rentabilidad. Gracias a Furious, este problema se ha resuelto, permitiendo una mejor estimación del tiempo y un seguimiento más preciso. El resultado: un ahorro de 5 horas semanales y una mejora de la dotación de personal gracias a la planificación anticipada de los recursos.
Caroline Vignand-Olivier - Directora Asociada Pop ForYou Agency - Humanskills Group
Gracias a Furious, hemos transformado nuestra gestión de proyectos. Hemos pasado de un enfoque de “gestión a la vista” a una estrategia de anticipación, lo que nos ha permitido ahorrar 5 horas a la semana, mejorar nuestros niveles de personal y optimizar nuestra rentabilidad. Es un cambio radical para Pop For You.
Hoy en día, Pop For You -un equipo de 15 personas apoyado por los 500 expertos del grupo Humanskills- aprovecha al máximo la planificación y la gestión de las ventas en curso de Furious para mantener una rentabilidad sostenible.
Palanca nº 2: Perfeccione su ratio de tiempo de venta
- El impacto de las transacciones no facturables
Si descuida las operaciones no facturables (marketing, contabilidad, back office), su rentabilidad se resentirá. El objetivo ideal es mantener un ratio del 70 al 80% de tiempo facturable para garantizar una rentabilidad sostenible.
- Los dos escenarios posibles
- Su tasa de utilización es inferior al 70%. Se enfrenta a una sobrecarga de tareas no facturables. Necesita aumentar las ventas o reducir la carga de trabajo en proyectos internos para maximizar el tiempo productivo.
- Su tasa de utilización supera ampliamente el 80%: Esto puede indicar un buen nivel de rentabilidad, pero también una falta de trazabilidad de las tareas no facturadas o una inversión insuficiente en crecimiento (preventa, funciones centrales). Este escenario también podría significar que no estás vendiendo tus servicios a un precio suficientemente alto.
- Maximizar la rentabilidad con la combinación adecuada
¿Están sus talentos dedicando su tiempo a tareas que añaden gran valor a su agencia? Por ejemplo, ¿su mejor director artístico se concentra en proyectos facturables o está absorbido por tareas auxiliares como el soporte? Del mismo modo, ¿sus desarrolladores están más ocupados con el soporte (no facturable) que con el desarrollo del sitio o las funciones?
Es crucial poder distinguir cuánto tiempo dedica cada equipo a la preventa, el marketing interno o la facturación. Un análisis en tiempo real de tus servicios facturables frente a los no facturables te permitirá identificar las áreas de despilfarro y ajustar tus estrategias en consecuencia.
- Análisis del potencial de facturación por competencias
Nuestro consejo: mida el tiempo facturable por tipo de habilidad.
En Furious, conocimos a una agencia con 60 empleados, incluidos 6 desarrolladores.
¿Su problema? Un ratio de tiempo facturable demasiado bajo para garantizar una rentabilidad sostenible. Cuando analizamos los objetivos de tiempo facturable de cada miembro de la plantilla, descubrimos que los desarrolladores dedicaban el 80% de su tiempo a proyectos facturables, pero el resto a soporte no facturable.
La solución era sencilla: contratar a un miembro de la plantilla dedicado al 100% al soporte. Esto permitió reasignar el 100% del tiempo de los desarrolladores a proyectos facturables, lo que se tradujo en un aumento del 100% de su potencial de facturación, más proyectos terminados y una mejora significativa de la rentabilidad.
Del mismo modo, si sus gestores de proyectos tienen un potencial de facturación de sólo el 50%, es hora de hacerse algunas preguntas. ¿Estás vendiendo suficientes servicios? Lo ideal es que su tasa de facturación se sitúe entre el 80% y el 100% para garantizar la rentabilidad de tu agencia.
Palanca nº 3: Optimizar el tiempo facturable frente al no facturable
Una vez dominada la gestión de los servicios facturables, gestionar la tasa de personal resulta mucho más sencillo, siempre que se esté bien equipado. La distribución del tiempo sigue siendo esencial, pero para maximizar la rentabilidad, es igualmente crucial medir correctamente la tasa de personal y anticiparse a las necesidades. Disponer de un plan de ventas sincronizado con el calendario de la agencia es esencial. Así podrá planificar eficazmente si necesita contratar internamente o recurrir a recursos externos, y optimizar así sus costes.
Palanca nº 4: Gestione su tesorería
Controlar las necesidades de capital circulante es esencial para la supervivencia financiera de su agencia. Muchas agencias carecen de visibilidad a medio plazo, planificando sólo con 1 o 2 semanas de antelación, lo que limita su agilidad y capacidad de inversión. La clave está en armonizar la fuerza de ventas, la producción y la dotación de personal. Una buena sincronización no sólo garantiza la satisfacción de sus clientes -cumple a tiempo los plazos de los proyectos y puede incluso lanzar ofertas externas en función de las necesidades que haya identificado-, sino que también optimiza el uso de sus recursos -todo el mundo se mantiene plenamente ocupado y puede lanzar ofertas externas si es necesario, así como cualquier contratación-, todo lo cual contribuye directamente a aumentar su rentabilidad.
Alexandre Vernier - Fundador de la Agencia ODW
Adoptar Furious en ODW fue una decisión estratégica, que nos permitió gestionar nuestro capital circulante con una precisión sin precedentes. Ha convertido las incertidumbres en claras oportunidades, impulsando nuestro negocio hacia el éxito sostenible.
Anticipar la tesorería es, por tanto, la última pieza del rompecabezas para garantizar una rentabilidad sostenible. Para ello, es crucial poder ajustar la producción en tiempo real, mantener la capacidad de reacción comercial y apoyarse en herramientas predictivas que le ayuden a ajustar sus márgenes y evitar acumulaciones de FNP (Facturas Impagadas).
Al agregar todos los datos de la empresa en una única plataforma -no solo los financieros- se puede garantizar que el seguimiento financiero sea lo más cercano posible a la realidad. Eso es lo que ODW hizo con Furious, permitiéndoles gestionar su WCR con una precisión sin precedentes y convertir las incertidumbres en oportunidades.
Furious, el copiloto de los directivos rentables
Como copiloto de algunas de las mayores agencias del mundo francófono (Ceetadel, Adveris, HulaHoop…), sabemos cómo convertir la gestión del tiempo en una palanca clave para aumentar sus márgenes.
Con Furious, puedes :
- Automatice Desde la gestión de presupuestos hasta la reclamación automática de facturas.
- Visualización en tiempo real Sus indicadores clave están a sólo unos clics de distancia.
- Personalice sus vistas Personalice sus vistas: con más de 200 widgets empresariales.
- Simplifique la gestión de proyectos Simplifique la gestión de proyectos: con una interfaz intuitiva para todo su personal, tanto si se trata de una sola entidad como de varias.
Furious también le permite asegurarse de que cada proyecto sea rentable (tanto si trabaja a precio fijo como si lo hace por tiempo y material) controlando todos los aspectos críticos de su negocio.
Ya adoptado por miles de agencias, Furious sustituye a una media de 7 herramientas y le ahorra hasta un 20% de tiempo en tareas administrativas.
¿Listo para dar el paso?
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