TOP 20 DOS ERROS MAIS COMUNS NA GESTÃO DE UMA AGÊNCIA

Porque é bom aprender com os próprios erros, mas sai mais barato aprender com os erros dos outros, o Davy Tessier, CEO e fundador da Furious squad, partilha a sua experiência e a dos outros!

Gestores e patrões, aqui estão os 20 erros mais comuns na gestão de uma agência. Já vos avisámos!

Os erros mais comuns na área comercial

• Não conseguir controlar o ritmo do processo comercial: dezenas de tabelas, horas de reuniões, litros de café, as piadas do Jipé e, mesmo assim, continuas sem ter uma ideia clara do que se passa… E, claro, gerir o calendário à última da hora, senão não tem graça nenhuma.
• Não saber em tempo real o custo exato de uma pré-venda: no entanto, isso é útil para comparar com a probabilidade de ganho e evitar que a Sylvie fique esgotada, já que, além disso, isso não vai render nem um kopek.
• Não analisar e não fazer um balanço das razões da derrota numa competição, quando basta um quadro bem simples para vermos rapidamente, no final do ano, onde é que não estamos a dar conta do recado. É o básico!
• Não acompanhar a tua taxa de conversão. No entanto, isso seria útil. Porque, se te baseares em suposições, muitas vezes há diferenças reais que nem imaginas (por setor, cliente, comercial ou ofertas).

Os erros mais comuns na produção

• Há uma profusão de ferramentas de gestão de projetos. Cada um usa a sua ferramenta e o seu método. Por isso, é impossível ter uma visão global e perceber que as coisas vão descarrilar antes que seja tarde demais… Ai!
• Centralizar o planeamento numa única pessoa. O gestor de tráfego acaba muitas vezes por ser quem faz o planeamento para os outros, em vez de resolver os conflitos. E pronto, criamos um belo gargalo que muitas vezes está na origem de lentidões, atrasos e de uma total falta de visão para além da semana do planeamento.
• Não saber qual é a rentabilidade de um projeto. São poucas as agências capazes de dizer com precisão se ganham ou perdem dinheiro nos seus projetos (sobretudo por não acompanharem a sua margem bruta) e, muito menos, se vão ter lucro ou não no caso das pré-vendas.
• Não acompanhar a produção com base no andamento dos trabalhos (a maioria das agências acompanha-a com base na faturação). Resultado: verdadeiras discrepâncias na gestão e um mês de dezembro que, por coincidência, é o melhor do ano na contabilidade. #OnVousVoit.
• Não associar as compras a um projeto. Assim, torna-se impossível saber o custo real de um projeto e, por isso, quais nos fazem ganhar dinheiro e quais nos fazem perder.
• Não acompanhar a qualidade dos projetos. Poucas agências pensam em associar de forma automatizada avaliações qualitativas aos seus projetos (por exemplo, inquéritos aos clientes).

Os erros mais comuns na área de RH

• «Quem está aqui hoje?» É uma frase que se ouve muitas vezes na agência e que mostra a falta de ferramentas para gerir o teletrabalho…
• O medo dos relatórios por parte das equipas. É curioso ouvir, com demasiada frequência, equipas com receio da implementação de uma nova ferramenta, por acharem que esta poderá revelar à direção aspetos pouco lisonjeiros. Pelo contrário, é também uma oportunidade para destacar a eficiência daqueles de quem menos se ouve falar.
• Atribuir uma pessoa a vários gestores: é o erro mais básico que um gestor pode cometer.
• Não basta escrever e definir os objetivos individuais. Quantos, na agência, não têm um objetivo claro definido pela direção? No entanto, isso é bastante útil para sabermos para onde vamos.
• Não acompanhes a satisfação dos colaboradores de forma automatizada. Quem pede a opinião das suas equipas sobre os projetos ou as condições de trabalho? E quantos gestores descobrem (tarde demais) essa opinião no Twitter ou numa história do Instagram?
• Não dar atenção aos pedidos diários dos colaboradores para lhes fornecer as ferramentas certas para trabalharem bem (equipamento…). Além de os tornar mais eficientes, isso também ajuda a reduzir a rotatividade, que é demasiado elevada na agência. Um colaborador que se sente ouvido é um colaborador que vai querer ficar.

Os erros mais comuns na área financeira

• Complicar demais: códigos contabilísticos por tipo de projeto que exigem introduzir dados várias vezes, por exemplo, holdings a todo o vapor… SIM-PLI-CI-DADE, é o que te dizemos.
• Não ter quadros de previsão (caixa, aterragem…).
• Não automatizes (faturação, cobranças, cobranças internas). Isso evita esquecimentos, para não falar na poupança de tempo.
• Não saber classificar os clientes (margem bruta vs. rentabilidade, dependência…).

Reconheces-te em alguns destes erros? Evolui os teus métodos adotando uma estratégia de gestão de projetos mais estruturada e adaptada aos teus objetivos. É também o momento certo para traçar um plano de ação claro, para rever a tua organização e criar bases mais sólidas com as tuas equipas e os teus clientes.

Este artigo foi publicado na Stratégies a 25 de agosto de 2020.

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