Porque é bom aprender com os nossos erros, mas é mais barato aprender com os dos outros, Davy Tessier, CEO fundador da Furious Squad, partilha a sua experiência e a dos outros!
Gestores e patrões, aqui está o top 20 dos erros mais comuns na gestão de uma agência. Estão avisados!
Os erros mais comuns do lado comercial
- Não dominar o timing do pipeline comercial: dezenas de tabelas, horas de reunião, litros de cafés, as piadas do Jipé e, no entanto, continua a não haver visibilidade… E, claro, a gestão do planeamento no último momento, senão não tem piada.
- Não conhecer em tempo real o custo exato de uma pré-venda: é útil, no entanto, para o comparar com a probabilidade de ganho e evitar o burnout da Sylvie, que, além disso, não vai render um tostão.
- Não historiar e analisar os motivos de perda de uma competição “, quando” uma tabela muito simples mostra rapidamente, no final do ano “, onde não” somos bons. É o básico!
- Não acompanhar a sua taxa de transformação. Seria útil, no entanto. Porque, com o dedo molhado, existem frequentemente verdadeiros desvios insuspeitos (setorial, cliente, comercial ou ofertas).
Os erros mais comuns do lado da produção
- Multiplicar as ferramentas de gestão de projetos. Cada um usa a sua ferramenta e o seu método. Por isso, é impossível ter uma consolidação e ver que vai descarrilar antes que seja tarde demais… Ai!
- Centralizar o planeamento numa só pessoa. O gestor de tráfego é frequentemente quem faz o planeamento para os outros, em vez de resolver os conflitos. E, de repente, criamos um belo gargalo, muitas vezes na origem de lentidão, atrasos e de uma ausência total de visão para além da semana do planeamento.
- Não conhecer a rentabilidade de um projeto. Raras são as agências capazes de dizer precisamente se ganham ou perdem dinheiro com os seus projetos (nomeadamente por não acompanharem a sua taxa de margem bruta) e, muito menos, se vão ganhar ou não no caso das pré-vendas.
- Não acompanhar a sua produção em curso (a maioria das agências acompanha-a na faturação, geralmente). Resultado: verdadeiros desvios de gestão e um mês de dezembro que, por acaso, é o melhor do ano na contabilidade. #OnVousVoit.
- Não associar as compras a um projeto. Impossível, por isso, conhecer o custo real de um projeto e, consequentemente, quem nos faz ganhar dinheiro e quem nos faz perder.
- Não acompanhar a qualidade dos projetos. Poucas agências pensam em associar de forma automatizada classificações qualitativas aos seus projetos (inquéritos a clientes, por exemplo).
Os erros mais comuns do lado dos RH
- «Quem está aqui hoje?» Esta é uma frase que ouvimos frequentemente numa agência e que testemunha a falta de ferramentas na gestão do teletrabalho…
- O medo do reporting nas equipas. É curioso ouvir, com demasiada frequência, equipas receosas da implementação de uma nova ferramenta, devido ao facto de esta poder mostrar à direção coisas pouco lisonjeiras. Pelo contrário, é também uma oportunidade de destacar a eficácia daqueles que menos ouvimos.
- Associar uma pessoa a vários gestores: é o B-A-BA do erro de gestor.
- Não escrever e enquadrar os objetivos individuais. Quantos, numa agência, não têm um objetivo claro atribuído pela sua gestão? É bastante útil, no entanto, para saber para onde vamos.
- Não acompanhar a satisfação dos colaboradores de forma automatizada. Quem solicita a opinião das suas equipas sobre os projetos ou as condições de trabalho? E quantos gestores descobrem (tarde demais) essa opinião no Twitter ou numa story do Instagram?
- Não ser reativo aos pedidos diários dos colaboradores para lhes fornecer as ferramentas certas para trabalhar corretamente (material…). Além de os tornar mais eficazes, também ajuda a diminuir o turnover demasiado elevado numa agência. Um colaborador que se sabe ouvido é um colaborador que vai querer ficar.
Os erros mais comuns do lado financeiro
- Tornar tudo demasiado complicado: códigos contabilísticos por tipo de projeto que exigem novas introduções em todos os sentidos, por exemplo, holdings a torto e a direito… SIM-PLI-CI-DA-DE, dizemos-lhe nós.
- Não ter quadros de antecipação (cash, aterragem…).
- Não automatizar (faturação, lembrete, lembrete interno). Isto evita os esquecimentos, sem falar na poupança de tempo.
- Não saber classificar os seus clientes (margem bruta vs rentabilidade, dependência…).
Reconhece-se em alguns destes erros? Faça evoluir os seus métodos adotando uma estratégia de gestão de projeto mais estruturada e adaptada aos seus objetivos. É também o momento certo para construir um plano de ação claro, para rever a sua organização e criar bases mais sólidas com as suas equipas e os seus clientes.
Este top foi partilhado na Stratégies em 25 de agosto de 2020.
