70% der Projekte scheitern laut einer Studie des PMI (Project Management Institute)* aufgrund eines schlechten Zeit- und Ressourcenmanagements.
Ob Sie eine Kommunikationsagentur, eine schnell wachsende Beratungsfirma oder ein Dienstleistungsunternehmen sind, diese Statistik ist besonders besorgniserregend. Es ist die Rentabilität dieser Projekte, die Ihre Fähigkeit, Gewinne und Wachstum zu erzielen, beeinflusst.
Ihre Fähigkeit, den Fortschrittsgrad eines Projekts genau zu berechnen, ist daher nicht nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit, um den Erfolg und die Rentabilität von Geschäften zu gewährleisten.
Projekte, die ihren Fortschritt strikt verfolgen, haben eine um 30 % höhere Chance, ihre Ziele innerhalb der vorgegebenen Zeit und des Budgets zu erreichen (McKinsey-Bericht**).
Diese Statistiken verdeutlichen die entscheidende Bedeutung eines guten Projektmanagements und einer genauen Überwachung desFortschritts.
Welche Methoden gibt es, um diese Fortschrittsratezu berechnen?
Die Bedeutung der einzelnen Methoden nach Art der Geschäftseinheit oder des Teams? Entdecken Sie mit uns, wie Sie diese Praktiken in Ihren Unternehmen, verbessern die Leistung und die Kundenzufriedenheit.
Die Fortschrittsberechnung korreliert die für ein Projekt aufgewendete Zeit, die Rechnungsstellung und die Planung mit dem tatsächlichen Fortschritt des Projekts. Es gibt verschiedene Methoden, um diesen Fortschritt zu messen, wobei jede Methode ihre Vor- und Nachteile hat.
Die verschiedenen Arten des Projektfortschritts verstehen
Manuelle Vorwärtsbewegung
Die Voraussetzung für die Beherrschung eines manuellen Fortschritts ist, dass man über Ressourcen – Tools oder Dateien – verfügt, die es ermöglichen, die projektbezogenen Attribute korrekt zu verfolgen: zu Beginn geschätzte Abgabetermine, verkaufte Zeit pro Projekt und Kompetenz, Typologie der zu erledigenden Aufgaben, verbrauchte Zeit etc.
Kleine Strukturen (< 10 Mitarbeiter) schaffen es, all diese Informationen relativ leicht zu verfolgen (die internen Informationen sind oft allen Teammitgliedern weitgehend bekannt). Wenn Sie mehr als 15 Mitarbeiter haben, wird es sehr komplex, kein geeignetes Tool zu verwenden, selbst wenn Sie den Fortschritt manuell messen: Jedes Team beginnt, ein anderes Tool zu verwenden, die Informationen kreuzen sich zwischen den Mitarbeitern, die Urlaube vermischen sich mit den Rechnungsperioden… An diesem Punkt ist es Zeit zu reagieren!
- Vor- und Nachteile des manuellen Voranschreitens
In diesem Rahmen hängt der Fortschritt des Projekts von der Person ab, die die Anzeige für den geschätzten tatsächlichenprozentualen Fortschritt desProjekts manuell bewegt . Der Vorteil dieses Modus ist, dass dieFortschritt ist völlig unabhängig von den anderen Elementen des Projekts (Termine, Auslastung, Geplantes und Abrechnung). Dies ermöglicht einen genauen Vergleich des Ist-Zustands mit allen anderen Indikatoren.
- Praktisches Beispiel im Furious-Tool
Um denFortschritt des Projekts anzuzeigen, klicken Sie einfach auf die Anzeige des Elements„Fortschritt“. Furious zeigt dann die verkauften Tariflinien des betreffenden Angebots an, und Sie können den Fortschritt jeder Tariflinie anpassen. Wenn Sie beispielsweise eine Tariflinie von 1500 Euro mit 100% Fortschritt und eine andere von 500 Euro haben, beträgt der Gesamtfortschritt des Projekts 75%.
Manuelles Vorrücken auf der Grundlage von Tariftabellen in Furious
Um denFortschritt des Projekts anzuzeigen, müssen Sie auf die Anzeige des Elements „Fortschritt“ klicken.„. Furious zeigt dann die verkauften Preislinien des betreffenden Angebots an. Sie können die Der Fortschritt jeder einzelnen Tariflinie.
Beispiel: Ich habe zwei Tariflinien für einen Gesamtbetrag von 2000 Euro: eine Linie mit einem Betrag von 1500 Euro und eine Linie mit einem Betrag von 500 Euro. Wenn ich angebe, dass meine Tarifzeile für 1500 Euro zu einem Wenn ich einen Fortschritt von 100% habe, wird derFortschritt meines Projekts auf 75% sinken.
Automatische Vorwärtsbewegung basierend auf der Last
Die Voraussetzung für die Messung des automatisch berechneten Fortschrittsgrads eines Projekts ist ein geeignetes Business-Tool.
Ihr Tool muss in der Lage sein, alle grundlegenden Elemente zu berücksichtigen: Datum des Projektbeginns, Datum des Projektendes, festgelegte Rechnungsmeilensteine (bei 30% Projektfortschritt, bei 60% usw.), synchronisiert zu sein mit dem Projektplan der Mitarbeiter (um die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit und die verkaufte Zeit automatisch messen zu können).
Verwendung und Nutzen
Der Aufwand entspricht der von den Mitarbeitern aufgewendeten Zeit. Dieser Modus wird bevorzugt für Projekte wobei die aufgewendete Zeit der verkauften Zeit entspricht. Das bedeutet, dass, wenn Zeit hinzugefügt wird, der Prozent des Projektfortschritts automatisch erhöht.
Vorsicht bei Pauschalverkäufen
ACHTUNG: Verwenden Sie diesen Modus niemals für Pauschalverkäufe, da Sie erst dann eine Fortschrittsdifferenz zum Aufwand feststellen werden, wenn Ihr gesamtes Projekt verbraucht ist.
Automatischer Fortschritt auf der Grundlage von Projektdaten
Funktionsprinzip
Automatischer Fortschritt basierend auf den in der Projektkonfiguration eingegebenen Start- und Enddaten ist einfach und effektiv. Wenn zum Beispiel ein Projekt beginnt am 1. Januar 2022 und endet am 30. Januar 2022, am 15. Januar wird derProjektfortschritt 50% betragen.
Automatischer Fortschritt auf der Grundlage der Rechnungsstellung
Methodik und Anwendung
In diesem Modus wird derFortschritt des Projekts steigt mit der Anzahl der Rechnungen. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung für einen Projekt, das aus einem Fälligkeitsplan mit einer einzigen Rechnung besteht, wird derProjektfortschritt auf 100% steigen.
Automatischer Vorschub auf der Grundlage der produzierten Einheiten
Prozess und Überwachung
Dertatsächliche Fortschritt des Projekts hängt von den produzierten Einheiten ab. Es kann angegeben werden, dass eine Einheit produziert wird, wodurch sich der Aufstieg beim Hinzufügen einer Zeit. Wenn Sie beispielsweise zwei Einheiten für insgesamt 10.000 Euro zu produzieren haben (eine Einheit zu 9.000 Euro und eine Einheit zu 1.000 Euro) und angeben, dass Sie die Einheit zu 1.000 Euro produziert haben, wird die Die Anzahl der Vorrückungen wird 10% betragen.
Auswirkungen der Wahl der einzelnen Fortschrittsarten auf die Teams einer Agentur
Die Wahl der Fortschrittsart für ein Projekt kann erhebliche Auswirkungen auf die verschiedenen Teams innerhalb einer Agentur haben.
Jedes Team hat seine eigenen Bedürfnisse und Prioritäten, und die Art der gewählten Förderung kann ihre Effektivität und ihre Fähigkeit, ihre Ziele zu erreichen, beeinflussen.
Projektteam (operatives Team)
Für das Projektteam , das direkt an der Ausführung der Aufgaben beteiligt ist, kann einmanueller Fortschritt auf der Grundlage von Tariftabellen oder ein automatischer Fortschritt auf der Grundlage der Auslastung besonders vorteilhaft sein.
Mithilfe dieser Fortschritts-Typologien kann das Team genau verfolgen, wie viel Zeit und Ressourcen in jede Aufgabe investiert wurden, und erhält so einen genauen Überblick über die verbleibende Arbeit.
Dies erleichtert die tägliche Verwaltung, die Ressourcenplanung und die Anpassung von Prioritäten.
Bei komplexen Projekten, die eine ständige Anpassung erfordern, bietetder manuelle Vortrieb zudem die nötige Flexibilität, um die Schätzungen an die tatsächlichen Gegebenheiten vor Ort anzupassen.
Finanzielle Leitung in der Agentur
Die Finanzabteilung bevorzugt die Messung im automatischen Fortschritt, der auf der Rechnungsstellung und den produzierten Einheiten basiert .
Diese Arten vonVorschüssen ermöglichen eine genaue Erfassung der Einnahmen, die in jeder Phase des Projekts generiert werden, aber auch nach Typologie der Geschäftseinheit, wenn dies erforderlich ist, und richten die Anstrengungen des Teams an den finanziellen Zielen der Agentur aus.
Durch die Anwendung dieser Methoden kann die Finanzabteilung den Cashflow besser vorhersagen, die Budgets verwalten und eine optimale Rentabilität gewährleisten.
Die Genauigkeit der Finanzdaten in jedem Projekt ist entscheidend, um zuverlässige Finanzberichte zu erstellen und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.
Produktionsleitung in einer Agentur
Für die Produktionsleitung ist derautomatische Fortschritt auf der Grundlage von Projektdaten und Meilensteinen besonders hilfreich.
Diese Methoden ermöglichen es, denFortschritt anhand der wichtigsten Meilensteine des Projekts und der festgelegten Fristen zu verfolgen.
Durch die Verwendung dieser Arten der Fortschrittsmessung kann die Produktionsleitung sicherstellen, dass die Projekte gemäß der ursprünglichen Planung voranschreiten, wobei Verzögerungen und potenzielle Hindernisse schnell erkannt werden.
Dies ermöglicht ein proaktives Management, bei dem die Ressourcen und Prioritäten angepasst werden, um das Projekt auf Kurszu halten.
Allgemeine Leitung einer Agentur
Die Generaldirektion wiederum benötigt einen integrierten und genauen Überblick über denFortschritt der Projekte.
Ein Fortschritt, der auf einer Kombination von Methoden wie Projektterminen, Rechnungsstellung und Aufwand beruht , kann ein umfassendes Bild von der Leistung der Agentur vermitteln.
Dieser hybride Ansatz ermöglicht es dem Topmanagement , operative, finanzielle und zeitliche Daten zu vergleichen , was die strategische Entscheidungsfindung erleichtert.
Durch den Zugang zu Berichten detaillierten und genauen Berichten kann die oberste Leitung die Ziele der Agentur besser ausrichten, die Prozesse optimieren und ein nachhaltiges Wachstum sicherstellen.
Beste Methoden zur Messung des Fortschritts in der Agentur
Die Wahl der Fortschrittsart für die ordnungsgemäße Durchführung von Projekten in der Agentur muss an die spezifischen Bedürfnisse jedes Teams angepasst werden, wobei der Bedarf an genauer Steuerung und die mit der Leitung des Teams verbundenen Herausforderungen zu berücksichtigen sind.
Wenn eine Agentur die Auswirkungen jeder Fortschrittsmethode auf die verschiedenen Funktionen versteht, kann sie ihr Projektmanagement verbessern Sie müssen ihre Leistung optimieren und eine maximale Kundenzufriedenheit gewährleisten. Kurz gesagt: Vermeidung von häufige Fehler in der Agentur. Anpassung der Methode derDas Vorantreiben von Projekten entsprechend den Anforderungen der Teams ermöglicht eine bessere Koordination, mehr Transparenz und ein effizienteres Projektmanagement. . Diese Wahl muss natürlich mit der richtigen Wahl für den Verkauf Ihrer Dienstleistung korreliert werden: nach Zeitaufwand, pauschal oder in Eigenregie ?
Auswirkungen der Wahl der einzelnen Fortschrittsarten für die Teams einer Beratungsfirma, eines NSE oder eines Ingenieurbüros
Bei dieser Art von Geschäft verkaufen Sie Ihre Projekte sehr oft auf Pauschalbasis oder in Eigenregie.
Die Wahl der Fortschrittsart für ein Projekt ist also unterschiedlich, jedes Team behält seine spezifischen Prioritäten, aber es ist leichter, die Bedürfnisse aller zu vereinheitlichen.
Fortschritte für das operative Team
Für das operative Team , die Berater, die direkt an den Kundeneinsätzen beteiligt sind,basiert der automatische Fortschritt auf der Auslastung ist besonders vorteilhaft. In einer Beratungsfirma oder einem ESN können sich die Aufträge über einen längeren Zeitraum erstrecken und erfordern ein genaues Ressourcen- und Zeitmanagement. Ein Kunde kann den Berater nicht regelmäßig um längere Anwesenheitszeiten oder mehr Zeit bitten, wenn diese nicht in einer genauen Planung festgehalten werden.
Für die Finanzabteilung
Die Finanzabteilung einer Beratungsfirma oder eines Ingenieurbüros profitiert stark vonautomatischen Fortschritten auf der Grundlage von Rechnungen und produzierten Einheiten. Diese Fortschrittsarten ermöglichen eine genaue Verbuchung der Einnahmen, die in jeder Phase des Beraterauftrags generiert werden, und richten die Anstrengungen des Teams an den finanziellen Zielen der Organisation aus.
Mithilfe dieser Methoden kann die Finanzabteilung den Cashflow besser vorhersagen, die Budgets verwalten und eine optimale Rentabilität sicherstellen. Die Genauigkeit der Finanzdaten ist entscheidend, um zuverlässige Finanzberichte zu erstellen und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.
Darüber hinaus ist in einem Beratungsumfeld, in dem die Gewinnspannen eng sein können, ein genaues Finanzmanagement unerlässlich, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu erhalten.
Für die Einsatzleitung
Für die EinsatzleitungDie automatische Fortschrittsanzeige,die auf Auftragsdaten und Meilensteinen basiert, ist besonders nützlich.
Diese Methoden ermöglichen es, den Fortschritt anhand der wichtigsten Meilensteine des Projekts und der festgelegten Fristen zu verfolgen.
Durch die Verwendung dieser Fortschrittsarten kann die Betriebsleitung sicherstellen, dass die Projekte gemäß der ursprünglichen Planung voranschreiten, wobei Verzögerungen und potenzielle Hindernisse schnell erkannt werden.
Dies ermöglicht ein proaktives Management, bei dem die Ressourcen und Prioritäten angepasst werden, um das Projekt auf Kurs zu halten.
In einem Ingenieurbüro oder einem NSE, wo Projekte komplexe technische Auswirkungen haben können, ist dieser Ansatz von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Fristen und technische Anforderungen eingehalten werden.
Und für die Generaldirektion
Die Geschäftsleitung einer Beratungsfirma oder eines Ingenieurbüros benötigt eine gute Steuerung ihrer Teams und insbesondere deren Besetzungsquote, um rentabel zu sein.
Ein Fortschritt, der auf einer Kombination von Methoden wie Projektdaten, Rechnungsstellung und Auslastung beruht, kann ein umfassendes Bild der Leistung ihrer Organisation vermitteln und es ihnen ermöglichen, potenzielle Neueinstellungen zu antizipieren, um auf eine wachsende Kundennachfrage zu reagieren.
Indem Sie Zugang zu Berichten haben detailliert und genau sind, kann die oberste Leitung die Ziele der Organisation besser ausrichten, die Prozesse optimieren und ein nachhaltiges Wachstum gewährleisten. Die Fähigkeit, sich einen Überblick über die Die Kenntnis der laufenden Missionen und ihrer Fortschritte ist entscheidend, um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen und einen Wettbewerbsvorteil zu behalten.
Tipps und Tricks für eine optimale Verwaltung Ihrer Beförderungen
Eine branchenspezifische ERP-Software wie Furious verwenden
Für Kommunikationsagenturen, Beratungsfirmen und Dienstleistungsunternehmen ist eine Software ERP, ein echter All-in-One-Co-Pilot wie Furious, ist unverzichtbar. Es zentralisiert nicht nur alle Daten Ihrer Projekte, sondern ermöglicht es Ihnen auch, denFortschritt in Echtzeit zu verfolgen, Prozesse zu automatisieren und genaue und detaillierte Berichte zu erstellen.
Zeitersparnis und Effizienz
Mithilfe von Furious können Sie die meisten Verwaltungsaufgaben automatisieren, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Darüber hinaus ist die Genauigkeit der gesammelten und analysierten Daten ermöglicht eine schnellere und fundiertere Entscheidungsfindung.
Verbesserung der Zusammenarbeit
Ein ERP-System wie Furious erleichtert auch die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Die Da dieDaten zentralisiert und in Echtzeit zugänglich sind, kann sich jedes Mitglied einen klaren Überblick über denProjektfortschritt und die ihm zugewiesenen Aufgaben verschaffen.
Kosten senken
Durch die Optimierung des Projektmanagements und die Reduzierung von Fehlern trägt Furious zur Senkung der Betriebskosten bei. Darüber hinaus ermöglicht die Möglichkeit, Kosten und Einnahmen genau zu verfolgen, eine bessere Budgetverwaltung.
Andere Methoden, um den Fortschritt eines Projekts in verschiedenen Geschäften zu berechnen
Die physische Fortschrittsmethode
Die physische Fortschrittsmethode basiert auf greifbaren Messungen der geleisteten Arbeit. Dies kann die Menge des verwendeten Materials, die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden oder den physischen Fortschritt der Arbeit umfassen. Diese Methode wird häufig bei Bauprojekten verwendet, bei denen der Fortschritt konkret gemessen werden kann.
Vor- und Nachteile
Einer der größten Vorteile der physischen Methode ist ihre Genauigkeit. Indem Sie greifbare Dinge messen, erhalten Sie ein klares Bild vom tatsächlichen Fortschritt des Projekts. Allerdings kann diese Methode mühsam sein und eine sorgfältige Datenerhebung erfordern.
- Die Meilenstein-Methode
Meilensteine sind wichtige Orientierungspunkte in einem Projekt, die auf wichtige Meilensteine oder bestimmte Liefergegenstände hinweisen. Wenn Sie klare Meilensteine festlegen, können Sie den Fortschritt anhand der Erreichung dieser Meilensteine verfolgen.
Praktisches Beispiel
Ein Softwareentwicklungsprojekt könnte z. B. Meilensteine haben wie den Abschluss der Entwurfsphase, denAbschluss der Entwicklung von Schlüsselmodulen und die Lieferung des Endprodukts. Indem Sie diese Meilensteine verfolgen, können Sie den Fortschritt des Projekts strukturiert bewerten.
Bedeutung der Genauigkeit bei der Berechnung des Fortschritts
Auswirkungen auf das Budget und die Kosten
Eine genaue Schätzung des Fortschritts eines Projekts ist für die Kostenrechnung und die Verwaltung des Budgets von entscheidender Bedeutung. Fehler bei der Berechnung des Fortschritts können zu Budgetüberschreitungen, Verzögerungen und unzufriedenen Kunden führen.
Andere Auswirkungen
Die richtige Wahl der Methode zur Berechnung des Fortschritts kann sich natürlich auch auf die Moral und die Organisation Ihrer Teams auswirken – und damit auf deren Produktivität.
Nehmen wir als Beispiel die Entscheidung für einen manuellen Fortschritt, der in einer Agentur mit 30 Mitarbeitern angewandt wird, die ihre Kompetenzen auf Pauschalbasis verkauft. Die Projekte werden nicht optimal verfolgt und abgerechnet, und es kann sein, dass im Laufe der Zeit Ihr Pauschalprojekt nicht rentabel istDie Kompetenzen wurden an die Erfüllung präziser und bereits definierter Aufgaben verkauft. In diesem Fall wäre ein automatischer Fortschritt bei der Rechnungsstellung über mehrere Meilensteine, wenn es sich um große Projekte (in Bezug auf die Fertigstellungszeit) handelt, vielleicht besser geeignet gewesen.
Kurz gesagt: be Furious!
Die Berechnung des Fortschrittsgrads Ihrer Projekte ist entscheidend für die Rentabilität, das Wachstum und den Fortbestand Ihrer Struktur.
Durch die Verwendung der richtigen Berechnungsmethoden und die Integration einer spezialisierten branchenspezifischen ERP-Software wie Furious können Sie nicht nur die Genauigkeit Ihrer Berechnungen verbessern sondern auch die Organisation, das Wohlbefinden Ihrer Teams. Ob Sie sich für die Wichtig ist, dass Sie die Methode wählen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen und der Art Ihres Projekts passt .
Scheuen Sie sich nicht, verschiedene Ansätze zu testen und Ihre Prozesse entsprechend anzupassen, um den Erfolg Ihrer Initiativen zu gewährleisten.
Mit einem effektiven Projektmanagement kann Ihr Unternehmen die Erwartungen Ihrer Kunden nicht nur erfüllen, sondern sogar übertreffen, während Sie gleichzeitig Ihre Rentabilität und Effizienz maximieren.
Sind Sie bereit, Ihr Projektmanagement mit Furiouszu optimieren ?
*Studie Pulse of the profession des PMI
** McKinsey-Bericht – Menschen als Kapital im Zentrum der nachhaltigen Unternehmensleistung
Vielleicht stellen Sie sich diese Fragen?
01 Warum sollte man die Fortschrittsrate eines Projekts verfolgen?
Dies ermöglicht es, den tatsächlichen Fortschritt zu sehen, Verzögerungen oder Abweichungen zu erkennen und Ressourcen, Kosten und Termine besser zu steuern.
02 Welche Methoden werden am häufigsten verwendet, um ihn zu berechnen?
Die gängigsten sind: physischer Fortschritt (basierend auf den erbrachten Leistungen), chronologischer Fortschritt (verstrichene Zeit vs. geplante Zeit) und Budgetfortschritt (realisierte Kosten vs. geplantes Budget).
03 Welche Methode soll ich für mein Projekt wählen?
Das hängt von der Art des Projekts ab. Der physische Fortschritt ist oft am repräsentativsten, aber ein Mix mit dem Budgetfortschritt kann einen genaueren Einblick bieten.
04 Wie oft sollte die Fortschrittsrate aktualisiert werden?
Dies hängt von der Dauer und der Kritikalität des Projekts ab. Für eine gute Nachverfolgung wird eine wöchentliche Aktualisierung oder eine Aktualisierung bei jedem Schlüsselmeilenstein empfohlen.
05 Gibt es Tools, um die Fortschrittskontrolle zu automatisieren?
Ja, Lösungen wie Furious integrieren die Überwachung des Fortschrittsgrads in das gesamte Projektmanagement, mit Echtzeitindikatoren und konsolidierten Ansichten.
