Die 10 häufigsten Fallstricke, die Sie bei der Migration eines ERP-Systems vermeiden sollten

Es ist soweit! Die Geschäftsleitung hat endlich ihre Zustimmung zum Erwerb einer brandneuen Unternehmenssoftware erteilt. Ein ERP-System.

Das großartige Tool, das Sie überzeugt hat (wir hoffen, es ist „Furious“😉), sollte es ermöglichen, die Abläufe zwischen den verschiedenen Bereichen zu automatisieren, im Alltag Zeit zu sparen und damit letztendlich auch Geld.

Sie stehen also kurz vor dem Umzug, und Ihre Vorfreude geht mit einer leichten Beklemmung einher:

Wie kann sichergestellt werden, dass diese für das Unternehmen strategisch wichtige Migration reibungslos verläuft?

Da wir wissen, welchen Druck dies mit sich bringen kann und welche potenziellen Gefahren damit verbunden sind, begleiten wir bei Furious begleiten wir unsere Kunden Schritt für Schritt und so lange, wie es nötig ist.

Und wir können Ihnen bereits die 10 häufigsten Fehler auflisten, die Sie bei einer Migration vermeiden sollten:

Zu vergessen, sich zu fragen, warum man das Werkzeug wechselt

Das mag so formuliert selbstverständlich klingen, doch es ist wichtig, den Ist-Zustand genau zu erfassen, bevor man Veränderungen in Angriff nimmt. Einige unserer Kunden beginnen quasi bei Null: ein paar Excel-Tabellen und keinerlei echte Tools. Andere sind bereits mit Einzweck-Tools (CRM, Projektmanagement) vertraut, die nicht unbedingt miteinander kommunizieren. Wieder andere verfügen bereits über Erfahrung im Umgang mit einem konkurrierenden ERP-System und sind damit nicht zufrieden.

Da ein ERP-System per Definition ein bereichsübergreifendes Werkzeug ist, ist es in jedem Fall von entscheidender Bedeutung, die Anforderungen und Rahmenbedingungen der Teams zu erfassen, die es nutzen werden. Vor allem aber müssen die Ziele dieser Umstellung festgelegt werden. Haben Sie die „Schwachstellen“ identifiziert, die Sie beheben möchten, und einen Bewertungsrahmen definiert?

Keinen Verantwortlichen für dieses Migrationsprojekt benennen

Die Umstellung auf ein neues Werkzeug, das für den Geschäftsbetrieb von zentraler Bedeutung ist, betrifft alle Mitarbeiter.

Für den Erfolg dieses – überaus strategisch wichtigen – internen Projekts ist ein Koordinator erforderlich, der als Bindeglied zwischen den verschiedenen Bereichen und Abteilungen fungiert.

So wie ein Projektleiter die Koordination aller an der erfolgreichen Umsetzung des Projekts beteiligten Personen gewährleistet, ist ein Vermittler zwischen den Software-Teams und Ihren Teams eine Voraussetzung für den Erfolg Ihrer Migration.

Nicht jeder kann die Verantwortung übernehmen. Diese Person wird insbesondere dafür zuständig sein,einen Zeitplan zu erstellen und sicherzustellen, dass dieser eingehalten wird.

Das Projekt einem Praktikanten anvertrauen

… Und diese verantwortliche Person darf kein Praktikant sein. Genauso wie Sie das größte Budget und das wichtigste Projekt Ihres Unternehmens nicht Corentin, dem Praktikanten, anvertrauen würden, liegt es auf der Hand, dass es nicht die beste Entscheidung ist, ihm die Migration des Tools anzuvertrauen, das Ihre gesamte Geschäftstätigkeit steuern wird. Selbst wenn Sie glauben, dass Sie der Letzte sein werden, der es nutzt (was zwar nicht stimmt, aber das ist ein anderes Thema!).

Corentin mag zwar den besten Willen der Welt haben, doch ihm fehlen sowohl die Erfahrung als auch der umfassende Überblick über die Zusammenhänge dieses Projekts und des Unternehmens. Und wahrscheinlich verfügt er auch nicht über die nötige Autorität, um eine Veränderung durchzusetzen.

Die Geschäftsleitung nicht einbeziehen

Ein ERP-System wie Furious deckt einen breiten Anwendungsbereich ab. Es betrifft und erleichtert die Arbeit von Mitarbeitern im operativen Bereich, von Führungskräften, im Backoffice usw. Doch das ist noch nicht alles. Über das operative Projekt- und Unternehmensmanagement hinaus ist es auch ein hervorragendes Werkzeug, um Ihr Unternehmen effizient zu steuern und strategische Entscheidungen vorausschauend zu treffen. Wer von Steuerung spricht, meint natürlich den Steuerer – CQFD.

Die Unternehmensleitung muss daher sowohl Motor des Wandels sein (die das Ruder in der Hand hält, um Himmels willen!) als auch aktiv daran mitwirken.

Nutzen Sie diese Gelegenheit nicht dazu, die Prozesse von Grund auf zu überarbeiten

Ein konkretes Beispiel, das jedem einleuchtet: Wenn Sie umziehen, nutzen Sie die Gelegenheit, um auszumisten, Dinge wegzuwerfen und aufzuräumen? Bei einem Wechsel des ERP-Systems verhält es sich genauso.

Dies ist die ideale Gelegenheit, die Organisation zu überdenken, Bilanz darüber zu ziehen, was gut funktioniert und was den Arbeitsalltag erschwert. Kurz gesagt: die ERP-Prozesse zu überprüfen, zu vereinfachen und/oder zu optimieren.

Auf diese Weise werden Sie schnell einen zusätzlichen Mehrwert dieser Migration erkennen.

Ein gutes ERP-System bietet Ihnen in der Regel eine Strukturierung, die bewährte Verfahren optimal nutzt.

Der Versuch, genau das nachzubilden, was wir in unserem/unseren vorherigen Tool(s) hatten

Wenn Sie nicht bereits in die Falle Nr. 1 getappt sind, werden Sie diese normalerweise vermeiden können.

Es kann jedoch vorkommen, dass trotz eines echten Willens zur Veränderung und trotz klar definierter Verbesserungs- und Änderungsmöglichkeiten unsere natürliche Neigung, uns auf das zu konzentrieren, was wir kennen und beherrschen (auch wenn dies manchmal alles andere als logisch ist), einen reibungslosen Übergang behindert.

Wenn Sie Excel bereits seit Ihrer Jugend nutzen, ist es gut möglich, dass Ihr neues ERP-System Ihre KPIs nicht ganz auf dieselbe Weise darstellt.

Furious ist ein modernes ERP-System und entspricht somit den neuesten Anforderungen und technologischen Standards. Seine Philosophie unterscheidet sich von Natur aus von den ERP-Lösungen, die in den 2000er Jahren entwickelt wurden. Dank unserer Unterstützung bei der Einarbeitung werden Sie Funktionen und Optimierungen entdecken, von denen Sie nie zu träumen gewagt hätten!

Das Projekt ausschließlich Ihren Finanzpartnern anvertrauen

Ein ERP-System hat natürlich erhebliche Auswirkungen auf die Finanzabteilung. Diese hat daher ein Mitspracherecht.

Genauso wie Sie sich bei der Umsetzung der Projekte der Agentur oder bei der kaufmännischen Leitung Ihrer Beratungskanzlei nicht allein auf diese verlassen, können auch Michel, der Finanzvorstand, und sein Team nicht die einzigen Entscheidungsträger und Akteure bei der Auswahl und Umstellung Ihres ERP-Systems sein.

Ein gutes Projektmanagement spielt bei Furious eine zentrale Rolle, und sein umfassender Anwendungsbereich erstreckt sich auf alle Bereiche Ihres Unternehmens. Die Module sind miteinander vernetzt, damit Sie Ihre Projekte und Ihr Unternehmen optimal verwalten, vorausschauend planen und steuern können.

Unsere Erfahrungen zeigen, dass ausschließlich von Finanzfachleuten geleitete Projekte nicht immer die größte Akzeptanz bei den Teams finden (es sei denn natürlich, dieser Finanzfachmann ist Mitglied des Comex).

Einhellige Zustimmung erzielen wollen

Wenn Sie bereits einmal ein Firmenseminar, eine Weihnachtsfeier oder einfach nur ein gemeinsames Essen mit Kollegen organisiert haben, wissen Sie, dass es unmöglich ist, alle vollständig zufrieden zu stellen.

Bei einem ERP-System verhält es sich genauso. Zunächst einmal geht es um Veränderung. Der Mensch mag jedoch keine Veränderungen (Katzen übrigens auch nicht – eine zwar nutzlose, aber wahrheitsgemäße Information).

Je nach den internen Profilen, den Persönlichkeiten der Mitarbeiter und deren Erfahrungen mit den derzeitigen Tools werden Sie auf mehr oder weniger Widerstand stoßen. Einige werden sich äußerst begeistert zeigen (und gute Fürsprecher sein), andere hingegen werden sich mit aller Kraft dagegen wehren.

Damit kommen wir zurück zu den Punkten 2 und 3: Eine Führungskraft im Bereich Migration muss die treibende Kraft des Wandels sein und über die nötige Autorität verfügen ( siehe Punkt 4) , um auch die größten Skeptiker zu überzeugen 🙂

Die Daten / Zugriffsrechte / den Wiederherstellungsprozess nicht erfasst zu haben.

Lassen Sie uns die psychologische Dimension der Migration hinter uns lassen und uns nun dem praktischen Teil zuwenden.

Der Wechselvon einem Tool (oder mehreren Tools) zu einem anderen ist mit einem umfangreichen Datentransfer verbunden: Dies betrifft sowohl Projekt-, Kunden- und Mitarbeiterdaten als auch Finanzdaten und die Zugriffsrechte der einzelnen Nutzer.

Der Migrationsverantwortliche muss in der Lage sein, sämtliche Daten sowohl vom derzeitigen Dienstleister als auch von den Führungskräften abzurufen.

Zu Ihrer Information: Alle Daten in Ihrem Furious gehören Ihnen. Sie können jederzeit von den dazu berechtigten Mitarbeitern des Unternehmens ohne zusätzliche Kosten exportiert werden.

Im Rahmen Ihrer Umstellung auf unser Tool unterstützen Sie unsere Teams beim Import Ihrer Daten und helfen Ihnen dabei, Ihr Furious optimal zu konfigurieren und anzupassen. Dies geschieht stets kostenlos und ohne zeitliche Begrenzung.

Haben Sie eine klare Vorstellung davon, wo sich Ihre Daten befinden? Wer darf auf bestimmte Informationen zugreifen und wer nicht? Wir führen hier sehr oft stundenlange Gespräche mit den Kunden, um diese Informationen abzugleichen.

Legen Sie keinen Zeitplan und keine Vorgehensweise für die Migration fest.

Wir haben es bereits mehrfach betont: Es handelt sich um ein strategisches Projekt für Ihr Unternehmen.

Und jedes Projekt erfordert eine Planung, denn„Kein Wind ist günstig für den, der nicht weiß, wohin er will“.

Indem man die Migration in einen Zeitplan einordnet, kann man sich die richtigen zeitlichen Ziele setzen.

Die Methodik ist wiederum unverzichtbar, um das Projekt erfolgreich umzusetzen: Bei Furious bieten wir unseren Kunden einen klaren und bewährten Einführungsplan an. Selbstverständlich passen wir diesen in jeder Phase an, doch dadurch lässt sich die Implementierungszeit optimieren. Unsere Einführungszeit gehört übrigens zu den kürzesten auf dem Markt!

Wir hoffen, dass diese 10 Tipps Ihnen dabei helfen werden, die Migration reibungslos und gelassen zu bewältigen (ja, das ist tatsächlich möglich, glauben Sie uns!).

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