Le 10 insidie da evitare durante la migrazione di un ERP

Ce l’abbiamo fatta! La direzione ha finalmente dato il via libera all’acquisto di un software di gestione aziendale nuovo di zecca. Un ERP.

Questo fantastico strumento che ti ha conquistato (speriamo sia Furious😉) dovrebbe permetterti di automatizzare i processi tra i vari reparti, risparmiare tempo ogni giorno e, in definitiva, anche un po’ di soldi.

Ti stai quindi preparando a trasferirti e l’impazienza si mescola a una leggera ansia:

Come fare in modo che questa migrazione, fondamentale per l’azienda, vada nel miglior modo possibile?

Sappiamo bene quanta pressione possa comportare tutto questo e quali siano i potenziali rischi, quindi noi di Furious accompagnamo i nostri clienti passo dopo passo, per tutto il tempo necessario.

E possiamo già elencarti i 10 errori più comuni da evitare durante una migrazione:

Dimenticarsi di chiedersi perché si cambia strumento

Detto così può sembrare ovvio, ma è importante fare il punto della situazione prima di avviare qualsiasi cambiamento. Alcuni dei nostri clienti partono praticamente da zero: qualche file Excel e nessun vero e proprio strumento. Altri hanno già familiarità con strumenti monofunzionali (CRM, gestione progetti) che non sempre comunicano tra loro. Altri ancora hanno già una certa esperienza nell’uso di un ERP della concorrenza e non ne sono soddisfatti.

In ogni caso, dato che un ERP è per definizione uno strumento trasversale, è fondamentale raccogliere le esigenze e i vincoli dei team che lo useranno, ma soprattutto stabilire gli obiettivi di questa migrazione. Hai individuato i “punti critici” che vuoi risolvere e definito una griglia di valutazione?

Non nominare un responsabile per questo progetto di migrazione

Cambiare lo strumento alla base del funzionamento dell’azienda coinvolge tutti i collaboratori.

Il successo di questo progetto interno – davvero fondamentale – richiede un coordinatore che faccia da ponte tra i vari reparti e servizi.

Proprio come un project manager permette di coordinare tutte le persone che lavorano alla buona realizzazione del progetto, un intermediario tra i team di sviluppo e i tuoi è un requisito fondamentale per il successo della tua migrazione.

Non tutti possono essere responsabili. Chi ricoprirà questo ruolo dovrà, in particolare,preparare un programma e assicurarsi che venga rispettato.

Affidare il progetto a uno stagista

… E questo responsabile non può essere uno stagista. Proprio come non affideresti il budget e il progetto più importanti della tua azienda a Corentin, lo stagista, è ovvio che affidargli la migrazione dello strumento che gestirà tutta la tua attività non sia la cosa migliore da fare. Anche se pensi che sarai l’ultimo a usarlo (il che non è vero, ma questo è un altro discorso!).

Per quanto Corentin possa avere tutta la buona volontà del mondo, non ha né l’esperienza né una visione d’insieme di tutti gli aspetti di questo progetto e dell’azienda. E probabilmente non ha nemmeno l’autorità necessaria per imporre un cambiamento.

Non coinvolgere la direzione

Un ERP come Furious ha un ambito di applicazione molto ampio. Riguarda e facilita il lavoro del personale operativo, dei manager, del back-office e così via. Ma non è tutto. Oltre alla gestione operativa dei progetti e dell’azienda, è anche uno strumento formidabile per guidare la tua azienda in modo efficace e anticipare le decisioni strategiche. E quando si parla di guida, si parla di pilota, CQFD.

La dirigenza deve quindi essere sia il motore del cambiamento (che tiene il timone, mille milioni di mille portelli!?) sia un attore attivo in questo processo.

Non approfittarne per rivedere da zero i processi

Un esempio concreto che tutti capiranno: quando traslochi, ne approfitti per fare ordine, buttare via le cose e pulire? Cambiare ERP è la stessa cosa.

È l’occasione perfetta per ripensare l’organizzazione, fare il punto su cosa funziona e cosa appesantisce il lavoro quotidiano. Insomma, rivedere i processi ERP, semplificarli e/o ottimizzarli.

In questo modo, scoprirai subito un ulteriore valore aggiunto di questa migrazione.

Un buon ERP di solito ti offre una struttura che ottimizza le migliori pratiche.

Cercare di riprodurre esattamente ciò che avevamo nel nostro/nei nostri strumento/i precedente/i

Di solito, se non sei caduto nella trappola n. 1, saprai evitare anche questa.

Ma può capitare che, nonostante una reale volontà di cambiamento e nonostante siano stati messi in chiaro i punti su cui migliorare e modificare, la nostra naturale tendenza a orientarci verso ciò che conosciamo e padroneggiamo (anche se a volte è tutt’altro che logico) interferisca con una transizione serena.

Se usi Excel fin da quando eri adolescente, è probabile che il tuo nuovo ERP non visualizzi i tuoi KPI esattamente allo stesso modo.

Furious è un ERP di nuova generazione, quindi all’avanguardia sia in termini di funzionalità che di tecnologia. Per sua natura, la sua filosofia è diversa dagli strumenti ERP sviluppati negli anni 2000. Il nostro supporto durante la fase di apprendimento ti permetterà di scoprire funzionalità e ottimizzazioni che non avresti mai immaginato!

Affida il progetto solo ai tuoi finanziatori

Un sistema ERP ha ovviamente un impatto sul reparto finanziario. Quindi ha voce in capitolo.

D’altra parte, proprio come tu non ti affidi solo a loro per la realizzazione dei progetti dell’agenzia o per la gestione commerciale della tua società di consulenza, Michel-il-Direttore Finanziario e il suo team non possono essere gli unici a decidere e a occuparsi della scelta e della migrazione del tuo ERP.

Una buona gestione dei progetti è fondamentale in Furious, e il suo ambito di applicazione, molto ampio, riguarda tutti i reparti della tua azienda. I moduli si integrano tra loro per permetterti di gestire, anticipare e coordinare al meglio i tuoi progetti e l’azienda.

Le nostre esperienze con iniziative guidate esclusivamente dai finanziari non riscuotono sempre il massimo consenso da parte dei team (a meno che, ovviamente, quel finanziario non faccia parte del Comex).

Voler mettere tutti d’accordo

Se hai già organizzato un seminario aziendale, una festa di fine anno o semplicemente una cena tra colleghi, sai bene che è impossibile accontentare tutti al 100%.

Per un ERP è la stessa cosa. Innanzitutto, si parla di cambiamento. E l’essere umano non ama il cambiamento (nemmeno i gatti, tra l’altro: un’informazione inutile ma vera).

A seconda dei profili interni, delle loro personalità e delle difficoltà che hanno con gli strumenti attuali, incontrerai più o meno resistenza. Alcuni si mostreranno estremamente entusiasti (e saranno ottimi ambasciatori), altri invece opporranno una forte resistenza.

Torniamo ai punti 2 e 3: un leader nel campo della migrazione deve essere il motore del cambiamento e avere l’autorità necessaria ( eccole lì, il punto 4) per convincere anche i più restii 🙂

Non aver mappato i propri dati / i propri diritti di accesso / la procedura di recupero.

Lasciamo da parte l’aspetto psicologico della migrazione per passare alla parte pratica.

Passare da uno strumento (o da più strumenti) a un altro comporta un trasferimento di dati piuttosto consistente: che si tratti di informazioni sui progetti, sui clienti, sui collaboratori, sui dati finanziari, ma anche su chi ha accesso a cosa.

Il responsabile della migrazione deve poter recuperare tutti i dati, sia dal fornitore attuale che dai manager.

Per tua informazione, tutti i dati presenti nel tuo Furious sono di tua proprietà. Possono essere esportati in qualsiasi momento dai dipendenti dell’azienda che ne hanno l’autorizzazione, senza costi aggiuntivi.

E durante il passaggio al nostro strumento, i nostri team ti aiuteranno a importare i tuoi dati e ti daranno una mano a configurare e personalizzare al meglio il tuo Furious. Sempre gratis e senza limiti di tempo.

Hai un’idea chiara di dove si trovano i tuoi dati? Chi deve o non deve accedere a determinate informazioni? Qui capita molto spesso che passiamo lunghe ore a discutere con i clienti per verificare queste informazioni.

Non imporre un piano d’azione e una metodologia di migrazione.

L’abbiamo detto e ridetto: si tratta di un progetto strategico per la tua azienda.

E ogni progetto ha bisogno di un piano, perché“Nessun vento è favorevole a chi non sa dove andare”.

Inserire la migrazione in un calendario permette di fissare gli obiettivi giusti in termini di tempistiche.

La metodologia, invece, è fondamentale per portare a termine il progetto: noi di Furious offriamo ai nostri clienti un piano di implementazione chiaro e collaudato. Ovviamente lo adattiamo ad ogni fase, ma questo permette di ottimizzare i tempi di implementazione. Il nostro tempo di implementazione è tra i più brevi sul mercato!

Speriamo che questi 10 consigli ti aiutino a superare la fase della migrazione in modo fluido e sereno (sì, è possibile, credici!).

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