I 20 ERRORI PIÙ COMUNI NELLA GESTIONE DI UN’AGENZIA

Perché va bene imparare dai propri errori, ma costa meno imparare da quelli degli altri: Davy Tessier, CEO e fondatore di Furious squad, condivide la sua esperienza e quella degli altri!

Manager e titolari, ecco la top 20 degli errori più comuni nella gestione di un’agenzia. Vi abbiamo avvertito!

Gli errori più comuni nel settore commerciale

• Non riuscire a gestire bene i tempi del processo di vendita: decine di tabelle, ore di riunioni, litri di caffè, le battute di Jipé, eppure ancora nessuna chiarezza… E ovviamente, gestire il programma all’ultimo minuto, altrimenti non è divertente.
• Non sapere in tempo reale il costo esatto di un’offerta in prevendita: eppure sarebbe utile per confrontarlo con la probabilità di vincita ed evitare che Sylvie vada in burnout, visto che tanto non frutterà nemmeno un kopek.
• Non fare un’analisi storica e non analizzare i motivi della sconfitta in una competizione, quando basta una semplice tabella alla fine dell’anno per capire subito dove non vai bene. È la base!
• Non tenere traccia del proprio tasso di conversione. Eppure sarebbe utile. Perché, a occhio e croce, spesso ci sono delle vere e proprie discrepanze insospettabili (a livello di settore, cliente, venditore o offerte).

Gli errori più comuni in fase di produzione

• Si moltiplicano gli strumenti di gestione dei progetti. Ognuno usa il proprio strumento e il proprio metodo. Di conseguenza, è impossibile avere una visione d’insieme e rendersi conto che le cose stanno andando a rotoli prima che sia troppo tardi… Ahi!
• Concentrare la pianificazione su una sola persona. Il responsabile del traffico spesso finisce per essere quello che fa la pianificazione per gli altri, invece di risolvere i conflitti. E voilà, ecco che si crea un bel collo di bottiglia, spesso all’origine di rallentamenti, ritardi e una totale mancanza di visione oltre la settimana di pianificazione.
• Non sapere se un progetto è redditizio. Sono poche le agenzie in grado di dire con precisione se guadagnano o perdono soldi sui propri progetti (soprattutto perché non tengono traccia del margine lordo), e ancora meno se ci guadagneranno o meno nel caso delle prevendite.
• Non monitorare la produzione in base allo stato di avanzamento (la maggior parte delle agenzie la monitora in base alla fatturazione). Risultato: vere e proprie discrepanze gestionali e un mese di dicembre che, guarda caso, in contabilità risulta essere il migliore dell’anno. #OnVousVoit.
• Non collegare gli acquisti a un progetto. Di conseguenza, è impossibile conoscere il costo reale di un progetto e quindi capire quali ci fanno guadagnare e quali ci fanno perdere soldi.
• Non monitorare la qualità dei progetti. Poche agenzie pensano di associare in modo automatizzato valutazioni qualitative ai propri progetti (ad esempio, sondaggi tra i clienti).

Gli errori più comuni nel settore delle risorse umane

• «Chi c’è oggi?» È una frase che si sente spesso in agenzia e che dimostra la mancanza di strumenti per gestire il telelavoro…
• La paura dei report da parte dei team. È strano sentire troppo spesso i team preoccupati per l’introduzione di un nuovo strumento, perché potrebbe far emergere alla direzione aspetti poco lusinghieri. Al contrario, è anche un’occasione per mettere in luce l’efficienza di chi si sente meno.
• Assegnare una persona a più manager: è l’errore più elementare che un manager possa commettere.
• Non mettere per iscritto e definire gli obiettivi individuali. Quanti, in agenzia, non hanno un obiettivo chiaro assegnato dai propri superiori? Eppure è piuttosto utile per sapere dove si sta andando.
• Non monitorare la soddisfazione dei collaboratori in modo automatico. Chi chiede l’opinione dei propri team sui progetti o sulle condizioni di lavoro? E quanti manager scoprono (troppo tardi) questa opinione su Twitter o nelle storie di Instagram?
• Non rispondere alle richieste quotidiane dei collaboratori per fornire loro gli strumenti giusti per lavorare bene (attrezzature…). Oltre a renderli più efficienti, questo aiuta anche a ridurre il turnover, che in agenzia è decisamente troppo alto. Un collaboratore che si sente ascoltato è un collaboratore che vorrà restare.

Gli errori più comuni in ambito finanziario

• Non complicare troppo le cose: codici contabili per tipo di progetto che richiedono di reinserire i dati in tutti i modi possibili, per esempio, holding a non finire… SEMPLICITÀ, vi diciamo.
• Non avere tabelle previsionali (liquidità, atterraggio…).
• Non automatizzare (fatturazione, solleciti, solleciti interni). Così eviti di dimenticare qualcosa, per non parlare del risparmio di tempo.
• Non saper classificare i propri clienti (margine lordo vs redditività, dipendenza…).

Ti riconosci in alcuni di questi errori? Cambia il tuo modo di lavorare adottando una strategia di gestione dei progetti più strutturata e in linea con i tuoi obiettivi. È anche il momento giusto per mettere a punto un piano d’azione chiaro, rivedere da zero la tua organizzazione e creare basi più solide con i tuoi team e i tuoi clienti.

Questo articolo è stato pubblicato su Stratégies il 25 agosto 2020.

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