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I modi migliori per tenere traccia del tempo trascorso su un progetto a prezzo fisso

Che tu sia una software House, un’agenzia o persino un consulente freelance nel campo dello sviluppo informatico, monitorare il tempo dedicato ai tuoi progetti è essenziale, specialmente quando ti impegni in un progetto a prezzo fisso. Ciò è di estrema importanza, non solo per il monitoraggio della redditività, ma anche per mantenere una relazione sana e trasparente con i tuoi clienti. Avere un’idea chiara e precisa dell’entità del lavoro svolto rispetto a quanto concordato inizialmente nel piano di lavoro ti consente di mettere in evidenza ciò che rimane da fare e di evitare sorprese o malintesi. Questo è tanto più importante nel settore dell’informatica dove i progetti possono evolvere rapidamente e diventare complessi, richiedendo assistenza tecnica e un rigoroso monitoraggio. 

Naturalmente, il successo di questa iniziativa è legato alla tua capacità di integrare queste pratiche di monitoraggio dell’avanzamento del progetto nella routine quotidiana della tua azienda, garantendo nel contempo il potenziamento delle competenze dei tuoi team in modo che possano evolvere in linea con questi nuovi metodi di lavoro.

Probabilmente ti starai chiedendo: 

Quali sono i modi migliori per tenere traccia del tempo impiegato in un progetto a prezzo fisso?

Implementando i mezzi necessari, sarai in grado di affrontare con successo le sfide legate al time tracking nei progetti a prezzo fisso, riducendo al minimo i rischi di penalità e massimizzando le tue possibilità di successo.

Effettivamente, nonostante sia centrale per un buon monitoraggio delle attività, ci sono spesso diversi problemi che si presentano:

Perché l'inserimento del tempo trascorso è spesso percepito come una seccatura dai team?

L’inserimento del tempo trascorso sui progetti può rapidamente diventare una fonte di frustrazione per i team. Ecco alcune ragioni per cui questa attività è spesso vista come una seccatura:

Mancanza di comprensione: i membri del team non vedono sempre chiaramente come inserire il loro tempo beneficerà il progetto o l’azienda. Possono avere l’impressione che serva solo a sorvegliare e non a migliorare i processi.

Attività ripetitive e noiose: inserire il proprio tempo tutti i giorni o tutte le settimane può sembrare ripetitivo e noioso, specialmente se il sistema utilizzato non è user-friendly.

Mancanza di tempo: paradossalmente, i membri del team possono sentirsi troppo impegnati dalle loro attività quotidiane per dedicare del tempo all’inserimento corretto del loro tempo.

Percezione negativa: può esserci la paura che le informazioni inserite vengano utilizzate contro di loro, soprattutto se il progetto è in ritardo o supera il budget.

Come superare il problema della dichiarazione nel time tracking?

La dichiarazione, sebbene essenziale, presenta una serie di difficoltà nel time tracking. Ecco alcune strategie per superare questi problemi:

Formazione e sensibilizzazione: assicurati che i tuoi team comprendano l’importanza dell’inserimento del loro tempo e come questo possa beneficiare tutti, migliorando la trasparenza e consentendo una migliore gestione dei progetti.

Utilizzo di strumenti user-friendly: investi in sistemi di time tracking che siano facili da usare e consentano un inserimento rapido e senza sforzo.

Incentivare la regolarità: incoraggia i tuoi team ad inserire il loro tempo regolarmente, ad esempio alla fine di ogni giornata o di ogni attività, in modo che diventi un’abitudine.

Coinvolgimento dei team: dai ai tuoi team la possibilità di partecipare alla scelta degli strumenti e dei metodi di time tracking, in modo che si sentano più coinvolti e responsabili.

Dare il buon esempio: i leader e i manager devono dare il buon esempio inserendo il loro tempo in modo rigoroso e trasparente.

Feedback positivo: sottolinea l’importanza del time tracking e congratulati con i membri del team che lo fanno correttamente e regolarmente.

Affrontando questi aspetti, contribuirai a creare una cultura positiva intorno all’inserimento del tempo, trasformando un compito percepito come una seccatura in un elemento chiave per il successo dei progetti.

Come inserire correttamente il tempo sul tuo progetto a prezzo fisso?

Noi di Furious abbiamo immaginato molteplici scenari possibili affinché tutti si trovino bene!

Segui i tuoi tempi e ottimizza la tua produttività:

Come utilizzare il tuo calendario e gli strumenti di sincronizzazione per monitorare il tempo?

L’utilizzo del tuo calendario può essere un modo efficace e intuitivo per monitorare il tempo trascorso sui tuoi progetti. Ecco come massimizzarne l’utilizzo:

Sincronizzazione automatica: assicurati che il tuo calendario sia sincronizzato con i tuoi strumenti di time tracking. Che tu utilizzi Outlook, Gmail o qualsiasi altro calendario, la sincronizzazione automatica consente di registrare il tempo senza sforzo aggiuntivo.

Creazione di eventi dedicati: crea eventi specifici per ogni attività o progetto. Assicurati di nominarli chiaramente e di includere tutti i dettagli necessari.

Utilizzo di categorie e colori: utilizza categorie e colori per differenziare i tipi di attività e progetti. Ciò renderà il tuo monitoraggio visivamente intuitivo e facile da analizzare.

Revisione: prenditi il tempo, alla fine di ogni settimana, per rivedere il tuo calendario e assicurarti che tutto sia registrato correttamente e per apportare eventuali correzioni.

Come utilizzare i widget e time tracker per un inserimento ottimizzato del tempo?

I widget e i time tracker sono strumenti preziosi per un inserimento ottimizzato del tempo. Ecco come utilizzarli al meglio:

Widget: utilizza widget accessibili direttamente dal tuo desktop o dal tuo cellulare per inserire il tuo tempo rapidamente e senza interruzioni del tuo flusso di lavoro.

Categorizzazione: assicurati che il tuo widget o time tracker ti permetta di categorizzare le tue attività. Questo faciliterà l’analisi del tuo tempo e ti aiuterà a identificare le aree in cui puoi aumentare l’efficienza.

Report e analisi: scegli uno strumento che offra funzionalità di report e analisi. Questo ti permetterà di visualizzare i tuoi dati di tempo in modo comprensibile e utile.

Come integrare l'inserimento del tempo nel workflow di chiusura dei ticket?

Integrare l’inserimento del tempo direttamente nel workflow di chiusura dei ticket può notevolmente ottimizzare il tuo processo. Ecco come procedere:

Automazione: metti in atto un’automazione che ricorda all’utente di inserire il suo tempo al momento della chiusura del ticket.

Campi obbligatori: rendi l’inserimento del tempo obbligatorio per chiudere un ticket. Ciò assicura che il tempo venga conteggiato per ogni attività completata.

Guide e suggerimenti: fornisci guide e suggerimenti a livello del campo di inserimento del tempo per aiutare gli utenti a capire come e perché inserire il loro tempo.

Feedback e miglioramenti continui: raccogli i feedback degli utenti e migliora continuamente il processo per renderlo il più fluido e intuitivo possibile.

Seguendo questi consigli, ottimizzerai l’inserimento del tempo all’interno del tuo team, contribuendo così a una migliore gestione dei progetti e a una maggiore produttività.

E dal punto di vista delle risorse umane?

Internamente, non possiamo che consigliarti di organizzare l’intero processo. Per saperlo, poni a te stesso queste domande:

Come valorizzare e motivare correttamente i tuoi team ad inserire il loro tempo?

Valorizzare e motivare correttamente i tuoi team ad inserire il loro tempo correttamente è importante per il successo e la precisione della tua gestione del progetto. Ecco come farlo:

Ricompense: metti in atto un sistema di riconoscimento per i membri del team che inseriscono il loro tempo correttamente e regolarmente. Questo può assumere la forma di congratulazioni pubbliche, ricompense o accesso prioritario a determinati vantaggi.

Formazione: assicurati che ogni membro del team sappia come e perché è importante inserire il suo tempo. Organizza sessioni di formazione e metti a disposizione risorse per guidarli.

Semplificazione del processo: rendi il processo di inserimento del tempo il più semplice e rapido possibile. Più è facile, più i tuoi team saranno inclini a farlo.

Feedback positivo: mostra ai tuoi team come l’inserimento corretto del loro tempo contribuisce al successo dei progetti e alla salute finanziaria dell’azienda.

Quali misure adottare per garantire la completezza e l'accuratezza del timesheet?

Assicurare la completezza e l’accuratezza del timesheet è essenziale per una gestione efficace del tempo e delle risorse. Ecco le misure da adottare:

Controlli regolari: metti in atto verifiche regolari del timesheet per assicurarti che siano complete e accurate. Questo può essere fatto dai manager o da un team dedicato.

Promemoria automatici: utilizza promemoria automatici per incoraggiare l’inserimento regolare del tempo.

Trasparenza e comunicazione: sii trasparente sull’importanza della completezza e dell’accuratezza del timesheet e comunica regolarmente su questo tema.

Formazione continua: offri formazioni continue per ricordare le buone pratiche e gli errori comuni da evitare.

La trasformazione del time tracking in un’esperienza ludica: una strategia efficace?

La trasformazione del time tracking in un’esperienza ludica può essere una strategia innovativa e motivante per incentivare l’inserimento preciso del tempo. Ecco come implementarla:

Sistema di punti e premi: metti in atto un sistema di punti e premi per premiare i membri del team che inseriscono il loro tempo in modo regolare e preciso.

Competizioni amichevoli: organizza competizioni amichevoli all’interno del team per incoraggiare l’inserimento del tempo.

Dashboard e classifiche: utilizza dashboard e classifiche per rendere visibili le performance di ciascuno e creare uno spirito di competizione sana.

Feedback immediato: assicurati che il sistema offra un feedback immediato in modo che i dipendenti possano vedere in tempo reale le conseguenze positive delle loro azioni.

Mettendo in atto queste strategie, creerai un ambiente in cui l’inserimento del tempo è non solo valorizzato, ma anche incentivato e premiato, contribuendo così a una cultura aziendale positiva e produttiva.

Strategie e strumenti per un monitoraggio efficiente del tempo

Un monitoraggio efficace del tempo è essenziale per garantire la redditività e il successo dei tuoi progetti. Ecco alcune strategie e strumenti che possono aiutarti:

Confronto e scelta tra progetto One shot e altri modelli

La scelta tra un progetto One shot e altri modelli contrattuali dipende da numerosi fattori, tra cui la natura del progetto, le esigenze del cliente e le capacità interne.

Progetto a forfait o one shot: come fare la scelta giusta?

Valuta la portata del progetto: un progetto a forfait è spesso più adatto quando la portata e i deliverable sono chiaramente definiti. Nel caso del contratto one shot, il cliente paga per il tempo trascorso, il che può essere più flessibile se le esigenze cambiano.

Considera i rischi: il forfait implica che tu assuma più rischi, poiché ti impegni su un prezzo fisso. Nel caso del contratto One shot, i rischi sono più equamente condivisi con il cliente.

Valuta i vantaggi finanziari: il forfait può offrire una migliore marginalità se gestito correttamente, ma può anche comportare perdite in caso di cattiva stima.

Quali sono i vantaggi specifici del progetto a forfait?

Prevedibilità finanziaria: il cliente e il fornitore sanno in anticipo quanto costerà il progetto.

Amministrazione semplificata: una volta stabilito il prezzo, la gestione finanziaria del progetto è semplificata.

Incentivo all’efficienza: il fornitore è incentivato a lavorare in modo efficiente per massimizzare la propria marginalità.

Quali sono le differenze principali tra un contratto a forfait e un contratto One shot?

Modello di fatturazione: in un contratto a forfait, il prezzo è fissato in anticipo, mentre in One shot il cliente paga in base al tempo trascorso.

Ripartizione dei rischi: i rischi sono più dal lato del fornitore in un contratto a forfait e più condivisi nel contratto one shot.

Flessibilità: il contratto One shot offre maggiore flessibilità per regolare la portata e le risorse durante il progetto.

Tenendo conto di questi elementi, sarai meglio attrezzato per scegliere il modello contrattuale più adatto al tuo progetto e alle tue esigenze.

In breve, il time tracking è un prerequisito indispensabile per una buona gestione redditizia dei tuoi progetti. Tuttavia, può essere una sfida implementarlo in modo efficace e motivare i tuoi team a inserire correttamente il loro tempo. Utilizzando le giuste strategie, strumenti e incentivi, puoi superare queste sfide e creare un ambiente in cui il time tracking è valorizzato e incentivato, contribuendo così al successo dei tuoi progetti e dell’azienda nel suo complesso.

FAQ - Risposte alle domande più frequenti

Cos'è un progetto a forfait?

Un progetto a prezzo fisso è un modello contrattuale in cui ti impegni a realizzare una prestazione definita per un prezzo fisso, stabilito in anticipo. Questo modello è spesso preferito quando la portata del progetto, i deliverable e i tempi sono chiaramente definiti. Il principale vantaggio per te è la prevedibilità dei costi, mentre devi gestire efficacemente le risorse per garantire la redditività del progetto.

Qual è la differenza tra un contratto a forfait e un contratto One shot?

La differenza principale risiede nel modo di fatturazione e nella ripartizione dei rischi.

 

Contratto a forfait: prezzo fisso, definito in anticipo, indipendentemente dal tempo impiegato. Tu assumi la maggior parte dei rischi.

Contratto One shot: fatturazione basata sul tempo effettivamente impiegato e sulle risorse utilizzate. I rischi sono più condivisi tra te e il cliente.

Questa differenza comporta anche una variazione nella flessibilità e nella gestione del progetto, con il contratto One shot che di solito offre maggiore flessibilità.

Cos'è un progetto One shot?

Un progetto One shot è un modello contrattuale in cui il cliente paga in base al tempo effettivamente impiegato e alle risorse utilizzate per realizzare la prestazione. Questo modello offre grande flessibilità, consentendo di adattare le risorse e la portata del progetto in base all’evoluzione delle esigenze. È spesso preferito per progetti con esigenze fluttuanti o poco definite all’inizio.

Come si fattura un forfait?

Fatturare un contratto a prezzo fisso comporta diverse fasi chiave per garantire trasparenza e soddisfazione del cliente:

 

  • Definisci chiaramente la portata e i deliverable: prima di iniziare, assicurati che tutti gli aspetti del progetto siano compresi e accettati da entrambe le parti.
  • Stabilisci un piano di pagamento: definisci quando e come devono essere effettuati i pagamenti, spesso con un acconto all’inizio, seguito da pagamenti dilazionati o un pagamento finale alla consegna.
  • Fornisci fatture dettagliate: ogni fattura deve indicare chiaramente i servizi resi, gli importi dovuti e le modalità di pagamento.
  • Sii pronto a giustificare i tuoi costi: anche in un modello a prezzo fisso, il cliente potrebbe chiedere spiegazioni su come è stato definito il prezzo, quindi sii trasparente e pronto a giustificare la tua tariffa.

 

Seguendo questi passaggi, faciliterai il processo di fatturazione e contribuirai a stabilire una relazione di fiducia con il tuo cliente.

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