Che siate un’azienda, una ESN o un’agenzia, quando lavorate a prezzo fisso, il monitoraggio del tempo impiegato è la chiave per calcolare la redditività di un progetto.
Ciò consente di confrontare ciò che è stato venduto rispetto a ciò che è stato fatto, e quindi il famoso “lavoro residuo”.
Naturalmente, questa conoscenza è direttamente collegata alla capacità di monitorare l’avanzamento del progetto.
Quindi ci chiediamo:
Quali sono i modi migliori per tenere traccia del tempo impiegato in un progetto a prezzo fisso?
Quali sono gli ostacoli che impediscono un’efficace tracciabilità del tempo?
In effetti, sebbene si tratti di un aspetto cruciale per il corretto monitoraggio dell’attività, si scopre che spesso sorgono diversi problemi:
- È una me**a!!! Non mentiamo a noi stessi: la registrazione del tempo trascorso quotidianamente è spesso percepita dai team come un compito noioso e poco interessante. Questo è comprensibile, poiché i problemi di redditività sono spesso lontani da chi deve registrare il proprio orario ogni giorno…
- Il dichiarativo è spesso giudice e giuria. Chi fa è colui che dice, quindi se dice qualcosa è un problema. Oppure come far pagare al cliente le pause caffè più che il reale avanzamento del progetto…
- La difficoltà di monitoraggio. In effetti, questo tipo di dichiarazione richiede che qualcuno verifichi regolarmente (idealmente ogni settimana) che ciò che viene registrato sia stato effettivamente fatto.
Ma allora come registrare correttamente il tempo sul vostro progetto a prezzo fisso?
Noi di Furious abbiamo immaginato una moltitudine di scenari possibili, in modo che tutti possano orientarsi, con allegria e buon umore!
Tenere traccia dei tempi:
- Dal vostro calendario Outlook o Gmail con sincronizzazione automatica.
- Con un fantastico widget in cui potete indicare tutte le cose che avete fatto durante la settimana (vedi immagine)
- Con un potente tracker del tempo: riproduci / pausa / riproduci / pausa… “al telefono con un cliente” ecc…
- Direttamente dal piano con le notifiche intelligenti produzione vs. gestione del progetto
- Con la registrazione del tempo direttamente alla fine di un ticket.
E dal punto di vista delle risorse umane?
Dal punto di vista interno, potremmo non darvi abbastanza consigli per coordinare l’intero processo. Per scoprirlo, ponetevi queste domande:
>Date valore a coloro che registrano il loro tempo? Per esempio, accesso prioritario al programma di produzione, ecc.
-> Verifichi sistematicamente che i fogli presenze siano completati?
>Cosa fate se non viene fatto? In una nota società di consulenza, di cui non faremo il nome, se le assegnazioni non vengono fatte il venerdì sera, spetta al manager farle per il dipendente il lunedì successivo… In genere, questo non accade due volte!
-> Avete reso il processo un gioco per renderlo divertente?
-> Avete dato un senso “progettuale” all’azione di assegnazione?Ad esempio, bonus sulla redditività del progetto, ecc…
In breve, poiché la rilevazione del tempo è un prerequisito indispensabile per una gestione proficua dei vostri progetti, è essenziale dotarsi di strumenti che consentano ai vostri team di rilevare il loro tempo in modo semplice ed efficiente, ma anche pensare a una comunicazione interna valorizzante e motivante!
