Le staffing, ce n’est pas qu’un casse-tête RH. C’est un levier stratégique redoutable pour piloter — et surtout améliorer — la rentabilité de vos projets. Vous en doutez encore ? Alors posez-vous cette question : connaissez-vous précisément le temps passé sur vos projets… ou seulement ce que vous aviez prévu au départ ?
Si la réponse est floue, c’est probablement que votre rentabilité l’est aussi. Bonne nouvelle : on peut y remédier.
La rentabilité, ce n’est pas (seulement) une affaire de budget
Beaucoup de dirigeants pensent que rentabilité = bon devis + bonne marge. C’est partiellement vrai. Mais si vos équipes passent 30 % de temps en plus que prévu sur un projet, vous avez beau avoir signé un beau contrat, votre marge s’effondre.
C’est là que le staffing entre en jeu.
Il permet d’aligner les bonnes personnes, au bon moment, sur les bonnes missions. Ni plus, ni moins. C’est cette adéquation qui vous donne une vision réelle du temps consommé et donc du coût réel de vos projets.
Les 3 indicateurs clés à suivre (et pourquoi ils valent de l’or)
Voici les trois KPI que tout dirigeant d’agence devrait suivre pour piloter la rentabilité via le staffing :
1. Le taux d’utilisation facturable
C’est le pourcentage de temps passé sur des missions facturables par rapport au temps total disponible. En dessous de 70 %, alerte rouge. Vous avez un problème de sous-charge ou de mauvaise allocation.
2. Le coût journalier moyen par profil
Combien vous coûte réellement un chef de projet par jour ? Une UX designer ? Si vous ne le savez pas, vous pilotez à vue. Or, sans maîtrise des coûts internes, pas de rentabilité fiable.
3. Le reste à faire (RAF) projet par projet
C’est LE thermomètre pour anticiper les dérapages. Si le RAF explose et que vous continuez à staffer en mode “on verra bien”, vous risquez de transformer un projet rentable en gouffre financier.
Petite règle d’or : un projet qui dépasse 10 % de son temps prévu commence déjà à rogner sérieusement sur la marge.
Les dérives fréquentes (et comment les éviter)
On ne va pas se mentir, même les agences les mieux structurées tombent parfois dans l’un de ces pièges :
- Staffing “au doigt mouillé” : basé sur l’intuition plutôt que sur les données. Résultat ? Sur-staffing ou sous-staffing chronique.
- Affectations rigides : un UX prévu 10 jours y reste 10 jours… même s’il a terminé en 6.
- Pas de lien entre pilotage projet et staffing : deux mondes qui s’ignorent alors qu’ils devraient dormir dans le même lit.
La solution ? Piloter en temps réel. Mettre en place une vision unifiée du staffing et de l’avancement projet, avec des alertes claires en cas de déviation.
Le lien direct entre staffing optimisé et rentabilité
Quand vous staffez intelligemment, vous :
- Réduisez les temps improductifs (et donc les coûts cachés).
- Maximisez le temps facturable par collaborateur.
- Anticipez les dérives et adaptez en temps réel.
- Accélérez vos projets rentables… et osez dire non à ceux qui ne le sont pas.
Résultat ? Une meilleure rentabilité moyenne par projet et une charge plus équilibrée pour vos équipes. Moins de stress, plus de marge. Pas mal, non ?
Passez à l’action (et équipez-vous intelligemment)
Vous vous demandez comment suivre tout cela sans y passer vos soirées ? C’est justement là qu’un outil comme Furious entre en scène.
Furious vous permet de :
- Visualiser en un clin d’œil les temps consommés par projet.
- Suivre la rentabilité réelle en temps réel (pas à la fin du projet quand il est trop tard).
- Simuler différents scénarios de staffing.
- Alerter automatiquement en cas de surcharge ou de sous-performance.
Bref, un copilote indispensable pour transformer vos intuitions en décisions rentables.
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