Vous aussi, vous avez déjà vu vos chefs de projets jongler entre trois plannings, deux freelances en panique et un client « très pressé mais flou sur le brief » ? Bienvenue dans la réalité d’une agence où le staffing est souvent improvisé… et rarement optimisé.
Et si on vous disait qu’un staffing bien orchestré pouvait transformer ce chaos en performance ? Pas en théorie, mais concrètement, sur vos marges, vos délais… et vos équipes.
Le mauvais staffing, ce coût caché qui plombe vos marges
Un collaborateur sous-staffé, c’est une facture qui dort. Un collaborateur surstaffé, c’est une bombe à retardement. Dans les deux cas, vous perdez de l’argent.
- Selon une étude menée par Wrike, le temps improductif lié à une mauvaise allocation des ressources représente en moyenne 20 % du temps des équipes.
- Autre indicateur : un jour/homme non vendu coûte entre 400 et 800 € selon les profils. Faites le calcul sur un mois…
Et on ne parle même pas de la perte d’engagement des équipes ou du coût des freelances appelés en urgence, avec un brief flou et une deadline pour avant-hier.
Bon staffing = meilleure anticipation = moins d’urgences
Un bon staffing, ce n’est pas simplement « caser les bons profils dans les bons projets ». C’est anticiper les besoins à venir, prioriser les projets critiques et calibrer la charge de travail.
En pratique :
- Vous visualisez qui est disponible, quand, et à quel taux.
- Vous détectez les surcharges et les trous d’air bien avant qu’ils ne deviennent des urgences.
- Vous sécurisez les deadlines sans sacrifier vos équipes.
Résultat : moins de pompiers pyromanes, plus de chefs de projet sereins (ou presque).
Et entre nous, vous avez déjà essayé de faire du bon travail dans l’urgence totale, un vendredi soir à 18h ? Vos clients non plus.
Mieux staffer, c’est aussi mieux vendre
Un staffing précis vous donne une vision claire de votre capacité réelle. Vous savez ce que vous pouvez vendre, quand, et à quel prix.
- Vous arrêtez de signer des projets que vous ne pourrez pas absorber sans exploser vos marges (ou vos équipes).
- Vous pouvez aussi optimiser vos taux d’occupation pour maximiser votre rentabilité sans surcharger vos équipes.
Bref, vous reprenez le contrôle sur vos plannings et vos prévisions commerciales.
Le staffing, un levier de fidélisation (oui, vraiment)
Les talents fuient les agences où tout devient urgent, tout le temps. À l’inverse, quand vos équipes sentent que :
- leur planning est respecté,
- leurs compétences sont bien utilisées,
- leurs temps morts ne sont pas systématiquement aspirés par des projets mal gérés…
… vous créez un climat de confiance. Et ça, c’est votre meilleur argument RH, bien plus efficace qu’un baby-foot ou une énième formation LinkedIn Learning.
Et concrètement, on s’y prend comment ?
Voici 4 actions simples pour améliorer votre staffing dès maintenant :
- Centralisez la vision de vos ressources (interne et externe, dispo, compétences).
- Mettez à jour les charges projet en temps réel (plus question de naviguer à vue).
- Priorisez les projets stratégiques, en fonction de vos marges, de la charge et du potentiel commercial.
- Anticipez les besoins à +30 / +60 jours pour éviter les urgences de dernière minute.
Pas besoin de recruter une armée de planificateurs pour ça. Le bon outil fait 80 % du boulot (le reste, c’est de l’organisation et du bon sens).
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