Vous avez raté une deadline ? Mal anticipé une montée en charge ? Oublié que vos équipes n’étaient pas (encore) composées de clones infatigables capables de tout livrer à temps avec le sourire ? Parfait. C’est justement ce que nous allons transformer en avantage stratégique.
Les erreurs de planification sont inévitables dans la vie d’une agence. Mais ce qui distingue une organisation performante d’une autre, ce n’est pas l’absence d’erreurs. C’est sa capacité à en tirer des apprentissages durables, au service de l’équipe, de la rentabilité et de la satisfaction client.
Voici comment.
Pourquoi vos erreurs valent de l’or (si vous savez les lire)
Selon le cabinet PMI, les projets mal planifiés coûtent en moyenne 11,4 % de budget supplémentaire. Et pourtant, peu d’agences capitalisent réellement sur leurs couacs.
Pourquoi ? Parce qu’on préfère souvent « passer à autre chose » plutôt que de regarder dans le rétroviseur. Mauvaise pioche. Une erreur non analysée est une erreur qu’on paiera… deux fois.
Voici 3 bonnes nouvelles :
- Une erreur est rarement le fait d’un individu isolé (ouf !).
- Une erreur répétée signale une faiblesse systémique (et donc réparable).
- Une erreur bien exploitée crée une culture de l’amélioration continue (et renforce la cohésion d’équipe).
Top 5 des erreurs de planification
1. Surestimer les capacités de vos équipes
Vous l’avez peut-être déjà pensé (ou dit) : “Ils peuvent gérer, ce n’est pas si lourd.”
En réalité ? La surcharge chronique est l’un des premiers facteurs de burn-out en agence.
Une ressource n’est pas disponible à 100 %. Charge mentale, changements de priorité, imprévus… tout cela grignote du temps.
À faire : basez vos plannings sur une capacité réaliste (70 à 80 % max), surtout pour les profils clés.
2. Sous-estimer les charges invisibles
Réunions, reporting, validations internes, coordination…
Ces tâches ne sont jamais dans le rétroplanning, mais elles coûtent très cher en temps réel.
Une étude du cabinet McKinsey révèle que les cadres passent en moyenne 62 % de leur semaine en coordination plutôt qu’en production réelle.
À faire : intégrez les charges indirectes dans chaque planning, comme vous le feriez pour n’importe quelle tâche livrable.
3. Oublier la dimension humaine
Vos collaborateurs ne sont ni interchangeables, ni infaillibles, ni disponibles 365 jours/an.
Un congé, une maladie, une baisse de régime ? Rien d’exceptionnel… sauf si tout repose sur cette personne.
À faire : planifiez avec un buffer humain. Et pensez redondance sur les compétences critiques.
4. Négliger les validations client
“On attend juste un petit go du client.” — Vous avez déjà entendu ça.
Sauf qu’un “petit go” se transforme souvent en va-et-vient sur 10 jours, voire plus.
À faire : intégrer explicitement les délais de retours et de modifications dans vos plannings. Et négocier en amont un nombre maximum d’allers-retours.
On commence à suivre la criticité des projets et à visualiser facilement les dépassements. C’est précieux pour réagir vite.
5. Reproduire les mêmes schémas sans remise en question
Le projet précédent s’est terminé en sprint de nuit ? Mais on garde le même planning pour le suivant ?
Rien n’est plus coûteux que de répéter des erreurs prévisibles.
À faire : mettez en place une boucle de feedback systématique à la fin de chaque projet. Même 30 minutes suffisent pour capitaliser à chaud.
Transformer l’erreur en intelligence collective
Plutôt que de sanctionner, mettez vos erreurs en scène. C’est un formidable levier pour faire monter toute l’équipe en compétence.
1. Organisez des “revues projet” à froid
Prenez 45 minutes, quelques post-its et mettez tout sur la table : ce qui a marché, ce qui a coincé, pourquoi. Faites parler les équipes, pas les chefs. Objectif : lucidité + bienveillance.
2. Créez une base d’enseignements partagée
Un Notion, un Drive ou un outil interne, peu importe. Chaque retour d’expérience y est consigné sous forme de fiche : “Erreur – Impact – Leçon – Nouvelle pratique”.
Votre bibliothèque de bourdes devient une mine d’or.
3. Faites évoluer vos processus, pas juste vos plannings
S’il manque systématiquement deux jours pour les maquettes, c’est peut-être votre méthode de chiffrage qu’il faut revoir, pas juste “ajouter de la marge”.
Situation | Réaction instinctive | Réaction apprenante |
Campagne livrée en retard | On blâme l’équipe ou le client | On revoit l’allocation des ressources et la validation interne |
Sprint explosé dès le 2e jour | “On fera mieux la prochaine fois” | On analyse les écarts entre prévisionnel et réel |
Tâche oubliée dans le rétroplanning | “Pas grave, on l’a faite à l’arrache” | On met à jour les templates de planning |
Retour client imprévu | “C’était pas prévu” | On revoit le process de validation et les marges |
Surcharge d’un profil clé | On déplace une tâche “à l’arrache” | On repense la répartition et les alertes de charge |
Bénéfices d’une culture apprenante autour des erreurs
- Moins de charge mentale pour vos chefs de projet
- Des plannings plus réalistes = des clients mieux servis
- Une montée en compétence transversale des équipes
- Une ambiance plus saine : on ose dire quand ça coince
- Une meilleure rentabilité grâce à l’optimisation continue
Et cerise sur le gâteau : vos équipes ne fuient plus les bilans de projet comme la peste. Elles les attendent comme un bon moment d’échange utile. Dingue, non ?
La méthode Furious
Vous voulez aller plus loin ? Avec Furious, chaque projet devient une source de vérité. L’outil vous permet :
- D’analyser les écarts entre prévu et réalisé, projet par projet
- De repérer les goulets d’étranglement récurrents
- De fluidifier vos feedbacks post-projet avec des données fiables
- D’améliorer vos chiffrages futurs grâce à l’historique
Bref, fini le pilotage à l’aveugle. Vous transformez chaque plantage passé en avantage concurrentiel futur.
Envie de voir comment ça se traduit dans votre contexte ? Demandez votre démo personnalisée :
Vous vous posez peut-être ces questions ?
01 Comment éviter que les erreurs ne soient vécues comme des échecs ?
En les intégrant dans une logique d’amélioration continue. On analyse, on comprend, on ajuste. Pas de blâme, que de l’apprentissage.
02 Faut-il organiser un bilan sur tous les projets ?
Pas nécessairement. Concentrez-vous sur les projets significatifs ou ceux qui ont connu des écarts importants. L’objectif, c’est l’impact, pas la bureaucratie.
03 Comment impliquer les équipes dans cette démarche ?
En les mettant au centre du processus. L’erreur ne vient pas “du haut” ni “du terrain” : elle est collective. Vos équipes ont souvent les meilleures idées pour la corriger.
04 Que faire si les mêmes erreurs se répètent ?
C’est un signal fort. Soit le problème est mal identifié, soit les solutions proposées ne sont pas appliquées. Dans les deux cas, une remise à plat plus large s’impose.
05 Existe-t-il des outils pour mieux suivre les erreurs de planification ?
Oui, notamment Furious, qui vous permet de tracker les écarts, les temps passés, les charges réelles, et d’ajuster vos méthodes avec des indicateurs concrets.
