DIE 20 HÄUFIGSTEN FEHLER BEI DER LEITUNG EINER AGENTUR

Denn es ist zwar gut, aus eigenen Fehlern zu lernen, aber es ist kostengünstiger, aus den Fehlern anderer zu lernen. Deshalb teilt Davy Tessier, Gründer und CEO von Furious squad, seine Erfahrungen – und die anderer!

Führungskräfte und Geschäftsführer, hier sind die 20 häufigsten Fehler bei der Leitung einer Agentur. Wir haben Sie gewarnt!

Die häufigsten Fehler im Vertrieb

• Das Timing des Vertriebsprozesses nicht im Griff zu haben: Dutzende von Tabellen, stundenlange Besprechungen, literweise Kaffee, Jipés Witze – und dennoch immer noch keine Klarheit … Und natürlich die Terminplanung in letzter Minute – sonst macht es ja keinen Spaß.
• Die genauen Kosten eines Vorverkaufs nicht in Echtzeit zu kennen: Dies ist jedoch nützlich, um sie mit der Gewinnwahrscheinlichkeit abzugleichen und ein Burn-out von Sylvie zu vermeiden, das zudem keinen Kopek einbringen wird.
• Man sollte die Gründe für eine Niederlage in einem Wettkampf nicht historisch betrachten und analysieren, wo doch eine ganz einfache Tabelle am Jahresende schnell aufzeigt, wo die Schwachstellen liegen. Das ist die Grundlage!
• Die Konversionsrate nicht im Auge zu behalten. Das wäre jedoch sinnvoll. Denn bei einer groben Schätzung gibt es oft echte, unerwartete Abweichungen (nach Sektor, Kunde, Vertriebsmitarbeiter oder Angebot).

Die häufigsten Fehler auf der Produktionsseite

• Die Vielzahl an Projektmanagement-Tools nimmt zu. Jeder setzt sein eigenes Tool und seine eigene Methode ein. Dadurch ist es unmöglich, einen Gesamtüberblick zu gewinnen und zu erkennen, dass etwas aus dem Ruder läuft, bevor es zu spät ist … Autsch!
• Die Planung bei einer einzigen Person bündeln. Der Verkehrsmanager ist letztendlich oft derjenige, der die Planung für die anderen übernimmt, anstatt Konflikte zu lösen. Und schon entsteht ein schöner Engpass, der häufig zu Verzögerungen, Verspätungen und einem völligen Mangel an Weitsicht über die Planungswoche hinaus führt.
• Die Rentabilität eines Projekts nicht zu kennen. Nur wenige Agenturen sind in der Lage, genau anzugeben, ob sie bei ihren Projekten Gewinne oder Verluste erzielen (insbesondere, weil sie ihre Bruttomarge nicht im Blick behalten), und noch weniger, ob sie bei Vorverkäufen Gewinne erzielen werden oder nicht.
• Die Produktion wird nicht nach Fortschritt erfasst (die meisten Niederlassungen erfassen sie meist erst bei der Rechnungsstellung). Die Folge: echte Abweichungen in der Verwaltung und ein Dezember, der – wie es der Zufall so will – in der Buchhaltung der beste Monat des Jahres ist. #OnVousVoit.
• Die Anschaffungen nicht an ein Projekt zu knüpfen. Dadurch ist es unmöglich, die tatsächlichen Kosten eines Projekts zu ermitteln und somit festzustellen, bei welchen Projekten wir Geld verdienen und bei welchen wir Geld verlieren.
• Die Qualität der Projekte wird nicht nachverfolgt. Nur wenige Agenturen denken daran, ihren Projekten automatisch qualitative Bewertungen zuzuordnen (beispielsweise Kundenbefragungen).

Die häufigsten Fehler im Personalwesen

• „Wer ist heute da?“ Das ist ein Satz, den man in Agenturen oft hört und der den Mangel an Hilfsmitteln für die Steuerung der Telearbeit verdeutlicht…
• Die Angst der Teams vor der Berichterstattung. Es ist bemerkenswert, wie oft man hört, dass Teams vor der Einführung eines neuen Tools zurückschrecken, weil dieses der Geschäftsleitung möglicherweise wenig schmeichelhafte Erkenntnisse liefern könnte. Im Gegenteil: Es ist auch eine Gelegenheit, die Leistungsfähigkeit derjenigen hervorzuheben, von denen man am wenigsten hört.
• Eine Person mehreren Vorgesetzten zuzuordnen: Das ist das A und O der Fehler, die Führungskräfte begehen.
• Die individuellen Ziele nicht schriftlich festhalten und klar definieren. Wie viele Mitarbeiter in Agenturen haben kein klares Ziel, das ihnen von der Geschäftsleitung vorgegeben wurde? Dabei ist dies doch sehr hilfreich, um zu wissen, wohin die Reise geht.
• Die Mitarbeiterzufriedenheit nicht automatisiert zu erfassen. Wer fragt seine Teams nach ihrer Meinung zu Projekten oder den Arbeitsbedingungen? Und wie viele Führungskräfte erfahren (zu spät) von dieser Meinung auf Twitter oder in einer Instagram-Story?
• Nicht auf die täglichen Anliegen der Mitarbeiter einzugehen, um ihnen die richtigen Arbeitsmittel (Ausrüstung usw.) zur Verfügung zu stellen. Dies steigert nicht nur ihre Effizienz, sondern trägt auch dazu bei, die viel zu hohe Fluktuation in der Agentur zu senken. Ein Mitarbeiter, der das Gefühl hat, dass man ihm zuhört, ist ein Mitarbeiter, der bleiben möchte.

Die häufigsten Fehler im Finanzbereich

• Es zu kompliziert machen: Buchhaltungscodes nach Projektart, die beispielsweise immer wieder neue Eingaben erfordern, oder Holdinggesellschaften am laufenden Band … EINFACHHEIT, sagen wir Ihnen.
• Es liegen keine Prognosetabellen vor (Liquidität, Landung …).
• Bitte nicht automatisieren (Rechnungsstellung, Mahnung, interne Mahnung). Dadurch werden Versäumnisse vermieden, ganz zu schweigen von der Zeitersparnis.
• Die Unfähigkeit, seine Kunden einzustufen (Bruttomarge vs. Rentabilität, Abhängigkeit …).

Erkennen Sie sich in einigen dieser Fehler wieder? Passen Sie Ihre Vorgehensweisen an, indem Sie eine strukturiertere und auf Ihre Ziele abgestimmte Projektmanagementstrategie einführen. Dies ist auch der richtige Zeitpunkt, um einen klaren Aktionsplan zu erstellen, Ihre Organisation grundlegend zu überarbeiten und eine solidere Grundlage für die Zusammenarbeit mit Ihren Teams und Kunden zu schaffen.

Dieser Beitrag wurde am 25. August 2020 auf „Stratégies“ veröffentlicht.

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