L’article «Vous êtes sous l’eau et pourtant votre projet au forfait n’est pas rentable ?» a mis en lumière le développement de votre mission d’entreprise. Il a également offert des perspectives sur la façon d’optimiser la rentabilité de votre entreprise.
Aujourd’hui, notre objectif est de vous guider dans le choix des meilleures pratiques de gestion des projets à prix fixe, quel que soit le type de projet.
Pour mener à bien une telle mission, vous devez tenir compte de :
- du budget
- du périmètre
- du calendrier
- du logiciel de gestion
Il est possible d’ajuster l’un de ces quatre points, mais jamais au détriment des autres. Cette loi, bien connue des chefs de projet chevronnés et des consultants, a un effet direct sur la livraison de votre projet.
Jusqu’ici, tout va bien.
Cependant, derrière cette théorie se cache un défi quotidien : l’évaluation dynamique du budget, du périmètre et du calendrier au fur et à mesure de l’avancement du projet.
C’est généralement à ce stade que les complications surviennent.
Pour réussir, vous devez éviter de vous enliser dans des réunions interminables de comité de pilotage, qui, en elles-mêmes, peuvent parfois consommer près de la moitié du temps alloué à certains projets.
Contrats de gestion
Définition et caractéristiques des contrats de « régie »
Les contrats en régie sont une forme de prestation de services dans laquelle le client paie en fonction du temps passé et des ressources mobilisées par le prestataire. Cette approche offre une grande flexibilité, car le client peut ajuster le projet au fur et à mesure de son avancement. Les principales caractéristiques des contrats en régie sont les suivantes :
- Flexibilité : le client peut apporter des modifications au projet au fur et à mesure de son développement.
- Transparence : les coûts sont basés sur le temps et les ressources réellement utilisés.
- Adaptabilité : idéal pour les projets où les besoins changent fréquemment.
Avantages et inconvénients des partenariats public-privé
Les partenariats public-privé présentent à la fois des avantages et des inconvénients :
Avantages :
- Flexibilité totale : le client peut apporter des modifications au projet au fur et à mesure de son développement.
- Transparence des coûts : les clients savent exactement ce qu'ils dépensent.
- Réactivité : des ajustements peuvent être apportés rapidement, pour répondre aux besoins changeants du projet.
Inconvénients :
- Difficulté à prévoir le coût final : le coût total peut être difficile à estimer à l'avance.
- Risque de dérapage budgétaire : si le projet est mal géré, les coûts peuvent augmenter.
- Suivi constant : les clients doivent être activement impliqués dans le suivi du projet.
Comment fonctionne une prestation en mode projet ?
Une prestation en régie fonctionne comme suit :
- Définition des objectifs : le client et le fournisseur définissent les objectifs du projet et les ressources nécessaires.
- Estimation du temps : le prestataire estime le temps nécessaire pour chaque tâche.
- Mise en œuvre : le projet démarre et le client peut apporter des modifications au fur et à mesure.
- Suivi et facturation : le temps réellement passé et les ressources utilisées sont suivis et facturés.
- Ajustements : le projet peut être ajusté pour répondre aux besoins changeants.
Les contrats en régie permettent une gestion de projet flexible, idéale pour les situations où les exigences changent fréquemment.
Contrats à prix fixe
Définition et caractéristiques des contrats à prix fixe
Les contrats à prix fixe sont une forme de prestation de services dans laquelle le client et le prestataire conviennent d’un prix fixe pour un projet donné, quels que soient le temps ou les ressources nécessaires. Les principales caractéristiques des contrats à prix fixe sont les suivantes :
- Prix fixe : le client paie un montant convenu à l'avance, quel que soit le temps passé.
- Engagement de résultats : le prestataire s'engage à fournir un résultat spécifique.
- Périmètre défini : le projet est clairement défini, avec des objectifs précis.
Avantages et inconvénients des contrats à prix fixe
Les contrats à prix fixe ont leurs propres avantages et inconvénients :
Avantages :
- Prévisibilité budgétaire : le client sait exactement combien coûtera le projet.
- Engagement de résultats : le prestataire est encouragé à fournir un travail de qualité.
- Gestion simplifiée : moins de suivi pour le client.
Inconvénients :
- Manque de flexibilité : les changements peuvent être coûteux et complexes.
- Risque d'estimation incorrecte : si les exigences sont mal estimées, le projet peut dépasser le budget.
- Pression sur les délais : le respect des délais peut devenir une priorité au détriment de la qualité.
Comment fonctionne une prestation à prix fixe ?
Une prestation à prix fixe fonctionne comme suit :
- Définition des exigences : le client et le fournisseur définissent clairement les exigences du projet.
- Tarification : les deux parties conviennent d'un prix fixe pour le projet.
- Mise en œuvre : le prestataire travaille sur le projet dans le cadre du périmètre convenu.
- Vérification des résultats : le client évalue si les résultats correspondent aux exigences.
- Finalisation : une fois les objectifs atteints, le projet est clôturé.
Les contrats à prix fixe sont bien adaptés aux projets dont les exigences sont stables et bien définies, offrant un degré élevé de prévisibilité budgétaire pour le client.
Contrats mixtes : une alternative polyvalente
Explication des contrats mixtes combinant la gestion en régie et les contrats à prix fixe
Les contrats mixtes sont une approche polyvalente qui combine des éléments des contrats en régie et des contrats à prix fixe. Ils offrent une flexibilité accrue en permettant des ajustements tout en garantissant un certain niveau de prévisibilité budgétaire. Les caractéristiques des contrats mixtes sont les suivantes :
- Combinaison de flexibilité et de prévisibilité : ces contrats permettent des modifications tout en définissant un périmètre et un prix fixes.
- Adapté aux projets complexes : pour les projets dont les exigences évoluent, mais où une certaine structure est nécessaire.
Contrats mixtes pour projets complexes
Les contrats mixtes offrent des avantages significatifs pour les projets complexes :
- Flexibilité contrôlée : des ajustements sont possibles, mais dans des limites prédéfinies.
- Prévisibilité budgétaire : les clients peuvent gérer leurs budgets de manière plus stable.
- Adaptabilité au changement : adapté aux projets où les exigences changent, mais une structure est nécessaire.
Flexibilité et contrôle budgétaire
Les contrats mixtes combinent flexibilité et contrôle budgétaire. Ils sont idéaux pour les projets complexes où l’agilité est requise tout en respectant les contraintes budgétaires.
Avantages de travailler en régie par rapport à un contrat à prix fixe
Avantages de travailler en interne
Il y a de nombreux avantages à travailler en régie, notamment :
- Adaptabilité aux besoins changeants : la gestion de projet nous permet de répondre aux changements fréquents dans les exigences du projet.
- La difficulté de définir un livrable mesurable : dans les projets où le résultat final est difficile à prévoir, la régie offre une solution flexible.
Maximiser les avantages de la gestion par la priorisation et les tests
Pour maximiser les avantages de la gestion, il est essentiel de :
- Définir un budget et une date limite pour une première version du produit : cela vous permet de fixer des objectifs clairs.
- Tester régulièrement les fonctionnalités et revoir les priorités en conséquence : cela garantit une progression efficace du projet.
- Définir des échéances importantes : la planification est essentielle pour le suivi du projet.
Travailler en régie est particulièrement bien adapté aux projets où les exigences changent fréquemment et où la flexibilité est cruciale pour le succès.
Comment choisir entre la gestion en régie et les contrats à prix fixe ?
Lorsque vous choisissez entre un contrat en régie et un contrat à prix fixe, il est essentiel de comprendre les différences et de tenir compte des besoins spécifiques de votre projet. Voici une comparaison des contrats à prix fixe et en régie pour vous aider à faire le meilleur choix.
Comparaison des contrats en régie et à prix fixe
Pour prendre une décision éclairée, il est essentiel de comprendre les caractéristiques distinctives des contrats en régie et à prix fixe. Voici une comparaison des deux approches :
Contrats en régie :
- Adapté aux projets dont les besoins évoluent fréquemment.
- Flexibilité pour ajuster la portée du projet.
- Le client paie en fonction du temps et des ressources réellement utilisés.
- Idéal pour les projets où il est difficile de définir un livrable précis dès le départ.
Contrats à prix fixe :
- Adapté aux projets dont les exigences sont stables et dont la portée est bien définie.
- Le prix est fixe, offrant une prévisibilité budgétaire.
- Moins flexible pour les changements pendant le projet.
- Le client paie un montant prédéfini, quels que soient le temps ou les ressources utilisés.
Comparer les contrats en régie et à prix fixe vous aidera à déterminer quelle approche est la mieux adaptée à votre projet. Une fois que vous avez une compréhension claire des deux méthodes, vous pouvez examiner les questions essentielles à poser pour un projet à prix fixe.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière de gestion de projet à prix fixe ?
Gestion de projet à prix fixe : les bonnes questions à se poser
Tout d’abord, pouvez-vous répondre à quelques questions sur vos projets les plus récents ? (Si vous répondez « oui » à toutes les questions, alors vous êtes un MAÎTRE AMBASSADEUR GUERRIER CHEF DE PROJET).
- Le périmètre est-il clair ? Avez-vous détaillé tout ce qui doit être fait, et pouvez-vous attribuer une valeur temporelle à chaque élément ?
- Ce premier document périmètre vs. temps est-il partagé avec le client ?
- Est-il partagé avec la personne qui doit le faire ?
- Avez-vous intégré tout cela dans un calendrier ?
- Cela correspond-il au calendrier de la personne qui devra le faire ?
Jusqu’à présent, vous avez échappé à la guerre entre le commerce et la production #bravo
Pour orienter efficacement la stratégie de l’entreprise, ces éléments doivent être rigoureusement suivis et intégrés dans une vision globale du projet.
- Avez-vous identifié les achats potentiels pour le projet ? Les avez-vous budgétisés ? En d'autres termes, avez-vous un objectif de marge brute écrite pour votre projet ?
- Partagez-vous des rapports d'avancement avec votre client chaque semaine ?
Furious automatise les contrôles et le suivi... et vous fait gagner du temps !
Avec Furious, toutes ces questions trouvent une réponse automatiquement et sans travail supplémentaire.
Vous pouvez suivre les principaux critères en temps réel :
- charge (temps passé vs. temps vendu)
- planification (ce que j'ai dit à mon client)
- avancement (où j'en suis réellement)
- facturation (où j'en suis)
Le défi pour vous est d’être toujours en phase avec ces 4 critères, et de les partager avec votre client chaque semaine. De cette façon, vous anticipez tout réajustement possible du calendrier, du périmètre ou du budget.
Vous vous posez peut-être ces questions ?
01 Quelle est la différence entre la gestion en régie et la prestation au forfait ?
La régie repose sur un suivi du temps passé et des moyens engagés, alors que le forfait fixe un prix global pour une prestation définie dès le départ.
02 Dans quels cas privilégier la gestion en régie ?
La régie est idéale pour les projets complexes ou évolutifs, où les besoins peuvent changer en cours de route et nécessitent de l’agilité.
03 Quels sont les avantages et limites du forfait par rapport à la régie ?
Le forfait apporte de la visibilité budgétaire au client mais peut générer des risques de dépassement pour le prestataire. À l’inverse, il limite la flexibilité si le projet évolue.
04 Comment décider entre la régie et le forfait selon le type de projet ?
Le choix dépend du niveau de cadrage : un projet bien défini se prête au forfait, tandis qu’un projet incertain ou innovant sera plus adapté à la régie.
05 Un outil comme Furious peut-il faciliter la gestion de ces deux modèles ?
Oui. Furious centralise le suivi des temps, des budgets et des marges, permettant de piloter aussi bien des contrats en régie que des missions au forfait.
