85% de la rentabilité de votre agence dépend de la bonne gestion du temps passé sur vos projets. Même si son importance est identifiée par de nombreux dirigeants, peu mettent en œuvre une stratégie d’optimisation efficace.
Un accès en temps réel aux plannings et aux tâches de chacun facilite la coordination et améliore la productivité. Surmonter ces défis émotionnels et techniques est essentiel pour capturer les bonnes métriques, éviter le gaspillage de ressources et renforcer la rentabilité de votre agence.
Grâce au retour de milliers d’agences que nous avons accompagnées, nous avons réuni 5 étapes essentielles à appliquer pour maîtriser la gestion du temps dans votre organisation.
Mesurez la rentabilité en direct : votre agence gagne-t-elle de l’argent ?
Les outils traditionnels comme Excel ou Google Sheets sont pratiques, mais ils atteignent vite leurs limites lorsqu’une équipe croît rapidement, passant de 5 à 20 collaborateurs en peu de temps. La saisie des données devient alors un défi, nécessitant une simplification pour gérer efficacement l’expansion.
Transformez les devis en temps facturable instantanément dès leur validation, et intégrez-les directement dans vos plannings. Cette automatisation simplifie le processus et économise du temps précieux pour chaque membre de l’équipe.
Contrôlez les performances de vos projets en temps réel pour voir si vous vendez à perte ou à profit dès la génération du devis. Cela vous offre la possibilité de renégocier avec les clients ou d’activer la facturation à l’avancement pour mieux gérer votre trésorerie.
L’introduction d’outils de gestion adaptés peut transformer le quotidien de votre agence, en simplifiant les opérations et en offrant une vue claire des métriques essentielles pour un pilotage efficace. L’expérience de l’agence Pop for You(entité du groupe Humanskills – plus de 400 employés), a montré que l’introduction et l’utilisation d’une solution sur mesure a amélioré son efficacité et sa rentabilité.
Le premier step pour diriger une agence rentable est enclenché : vous avez dompté les subtilités efficaces pour introduire outils et process précis, concis et efficaces.
Affinez votre ratio de temps vendu : les prestations facturables, pour la rentabilité, c’est indispensable !
Optimisez votre rentabilité en affinant le ratio de temps vendu : ciblez entre 70 et 80% de temps facturable pour assurer une rentabilité soutenue. Quand les activités non facturables comme le marketing ou la comptabilité s’accumulent, elles peuvent grignoter vos profits. Un suivi précis et en temps réel de ce ratio vous aide à ajuster rapidement la balance entre les tâches facturables et non facturables.
Si votre taux d’utilisation tombe en dessous de 70%, cela signifie souvent une surcharge de tâches non facturables. Dans ce cas, il est crucial de réajuster vos opérations pour augmenter la part du facturable, soit en augmentant les ventes, soit en réduisant les projets internes qui absorbent trop de ressources.
À l’inverse, un taux supérieur à 80% peut indiquer une bonne rentabilité, mais aussi une possible sous-estimation des coûts ou un sous-investissement pour développer des secteurs clés de votre agence.
Assurez-vous que chaque membre de votre équipe travaille sur des tâches qui maximisent la valeur ajoutée pour votre entreprise. Une analyse détaillée par compétence peut révéler des inefficacités, comme des développeurs passant trop de temps en support plutôt qu’en développement actif.
En ajustant ces ratios, vous pouvez améliorer significativement votre rentabilité globale.
En fin de compte, maintenir une vue claire et continue sur vos prestations facturables par rapport à celles qui ne le sont pas est essentiel pour identifier rapidement les zones à améliorer et ajuster votre stratégie commerciale en conséquence.
Une communion indispensable entre la production et la force commerciale
Aligner la production et la force commerciale est crucial pour maximiser la rentabilité de votre agence. Une fois la gestion des prestations facturables maîtrisée, assurer une coordination parfaite entre le taux de staffing et les ventes devient plus simple avec les bons outils.
L’imputation des temps joue un rôle crucial, mais surveiller de près votre taux de staffing pour maximiser l’occupation de vos équipes et stimuler la force de vente est tout aussi important pour la rentabilité. Il est essentiel de maintenir un pipeline commercial aligné avec le planning global de l’agence pour que les capacités de production et les besoins de prospection commerciale soient clairement visibles.
Anticiper le staffing est crucial ; savoir à l’avance si vous devez engager des compétences externes ou utiliser des ressources internes peut grandement influencer votre rentabilité. Une parfaite harmonie entre la force de vente, la capacité de production, et le staffing est la clé.
Une synchronisation réussie répond non seulement aux attentes des clients puisque vous pourrez respecter plus rigoureusement les délais de vos projets, mais optimise également l’utilisation de toutes vos ressources, permettant d’augmenter les ventes et de planifier les recrutements nécessaires, renforçant ainsi directement votre rentabilité.
Manager son cashflow à la perfection
Beaucoup d’agences ne disposent que d’une visibilité de 1 à 2 semaines sur leur planning, risquant ainsi de compromettre leur agilité financière et leur capacité à investir sereinement.
L’anticipation des flux de votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR) est cruciale pour naviguer avec succès à travers les défis financiers, permettant de financer des projets, de réinvestir et de maintenir l’opérationnel sans crainte pour l’avenir financier de votre entreprise.
Pour maîtriser cette gestion, il est essentiel de prévoir et ajuster votre capacité de production en temps réel, de maintenir une réactivité commerciale et d’analyser continuellement les données avec des outils intelligents et prédictifs. Cela inclut le suivi des marges brutes et des FNP.
En centralisant les données de votre entreprise sur une seule plateforme, vous bénéficiez d’un suivi précis et réaliste, simplifiant ainsi la gestion du BFR. Une gestion efficace de ces éléments assure la santé financière de votre agence, soutenant sa croissance et la sérénité de vos équipes dans la gestion des projets.
Dans ce contexte, l’utilisation d’un outil de gestion adapté devient indispensable, non seulement pour simplifier les opérations quotidiennes mais aussi pour assurer une croissance durable de votre entreprise.
Furious, véritable co-pilote des dirigeants ayant fait le choix de la rentabilité
Furious est le co-pilote indispensable pour les dirigeants engagés dans une démarche de rentabilité durable. Vous pouvez automatiser la majorité de vos processus, du transfert des devis signés dans votre planning aux relances automatiques de factures, éliminant ainsi les tâches répétitives.
Avec Furious vous accédez en temps réel aux informations cruciales vous permettant une gestion optimale de votre agence, grâce à une plateforme offrant plus de 200 widgets métiers. Notre interface intuitive facilite la gestion de vos projets, pour les structures simples ou multi-agences.
Posez-vous les bonnes questions : chacun de mes projets est-il rentable, y compris l’avant-vente ? Mon staffing est-il adapté pour répondre rentablement à la demande ? Mes process de vente sont-ils suffisants pour soutenir notre croissance ?
Déjà adopté par des milliers de clients agences, ESN, cabinets de conseil, sociétés d’ingénierie, PME, Furious remplace en moyenne sept outils traditionnels et réduit de 20% le temps consacré à la gestion administrative.
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